【正文】 友好協(xié)商、主動支持、積極配合的原則開展工作。4．當(dāng)緊急情況下，本級和上級領(lǐng)導(dǎo)都不在位時，應(yīng)根據(jù)具體情況，盡可能與同級相關(guān)部門和人員商量，并認(rèn)真主動地開展工作，不得推脫、放置，造成延誤時機、失誤，處理完畢，應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。1．一般情況下，應(yīng)由下級領(lǐng)導(dǎo)向上級領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作。行文必須由發(fā)文者簽字生效。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。6．收文登記后，及時呈送總經(jīng)理室，機要文件、簡報、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。3．來文拆封時應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。 酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專人保管，對其正確使用負(fù)責(zé)。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請單》報總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)印；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店文件的管理，各部門負(fù)責(zé)本部文件的管理。 技術(shù)文件的控制 日常經(jīng)營管理計劃、成果等文件由財務(wù)部及各部門提供，財務(wù)部辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、匯總，并做好存檔工作； 餐飲菜譜檔案由餐飲部負(fù)責(zé)管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)由工程部負(fù)責(zé)管理；各部門作業(yè)指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理并定期進行有效性判斷，及時撤出過期失效文件。 文件的更改識別與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識別修訂狀態(tài)。3. 程序內(nèi)容 文件的分類： 管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)等； 技術(shù)文件：日常經(jīng)營管理計劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo)書等； 外來文件：國家和當(dāng)?shù)卣靶袠I(yè)主管部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料； 質(zhì)量記錄：各類質(zhì)量記錄表格。 其他所有文件統(tǒng)一使用A4紙，字體統(tǒng)一為仿宋體，題頭為加粗小二號，置中。e) 流水序號：001999。年份為四位數(shù)。b) 部門英文縮寫。 文件編號 文件編號分文字文件編號和表格文件編號。 合同章的使用合同審批同意后，須法定代表或委托人簽字、簽署時期、蓋章后才正式生效。抄報、抄送及下發(fā)視需要而定。辦公會、日常工作例會常常作出決定，需將這些決定事項加以歸納，扼要寫出。主要包括會議時間、召開地點、主持人、參加人、領(lǐng)導(dǎo)參加情況、會議議題等。 各部門收發(fā)文件，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時間、文件編號、文件內(nèi)容、簽收人姓名、簽收日期。行文內(nèi)容由本部門文員或行文者擬定，核稿由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。2 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)酒店下行文、上行文、酒店會議紀(jì)要以及對外行文的編發(fā)； 各部門負(fù)責(zé)本部門平行文、上行文和下行文的編發(fā)。8．外單位借閱檔案，應(yīng)持介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。5．案卷復(fù)印借出前，必須在復(fù)印件上注明“此件只供用”。檔案文件借閱程序1．借閱檔案（包括書籍、文件、資料），必須填寫“檔案文件借閱登記表”后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 載體的購置電子文件的載體統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室購置及分配。 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。裝訂前要拆除金屬物，做好材料的檢查，如對破損、褪色的材料及傳真件，應(yīng)當(dāng)進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件； 根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列，編卷號、擬寫案卷標(biāo)題、封面、確定保管期限、編制案卷目錄等。 檔案的歸檔 收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按條款類目，分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔； 以下所列材料均需歸檔；a） 酒店及各部門召開的專題會、研討會單獨立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報、總結(jié)等；b） 各部門的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料；c） 各種基建施工圖紙及相關(guān)資料在工程結(jié)束驗收后應(yīng)專門立卷歸檔；d） 以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文；e） 主管部門、單位，各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件；f） 關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔；g） 重要的照片和底片、錄音帶、題字、題詞等；h) 酒店員工相關(guān)資料，人員培訓(xùn)相關(guān)資料；i) 財務(wù)工作涉及的各種表格、憑證等。2． 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店重要文件檔案的歸口管理； 各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的文件檔案的管理。如對方違約，應(yīng)及時向上級（含工商、公安部門）報告，積極處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；，若有異議，應(yīng)在10天內(nèi)與客戶書面聯(lián)系并解決；，應(yīng)有對方相關(guān)人員在送貨單上完整簽名；，并向總經(jīng)理報告。、協(xié)議，建立合同總臺賬。、地點、物品名、負(fù)責(zé)人等要素要具體、準(zhǔn)確。2. 各部室因業(yè)務(wù)原因要與外單位及個人簽訂的合同等文件要達到如下要求：、法律法規(guī)；，實事求是，雙方權(quán)益和責(zé)任要界定清晰；、精煉，條理要清楚，用語要規(guī)范。5. 對合同中涉及的保密事項，必須嚴(yán)密機密，起草人及有閱文資格的人員不準(zhǔn)隨便向他人泄露。，由簽訂人負(fù)責(zé)履約責(zé)任，如付款、合同執(zhí)行跟蹤，確保酒店信譽。本制度適用于酒店各類文件檔案的管理。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重者，將給予開除處分； 不得損壞、丟失或擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案； 不得將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，向酒店和檔案工作人員轉(zhuǎn)交； 不得擅自提供、抄錄公布屬于酒店檔案以及應(yīng)保密的檔案； 涂改、偽造檔案； 玩忽職守，造成檔案損失； 在檔案的收集、整理、保護和提供利用成績顯著的部門或個人，由酒店總經(jīng)理室給予獎勵。歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，并把材料按類別分組裝入一個文件夾，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找； 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分別組卷，卷內(nèi)文件要把文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右角； 立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分卷。超過保管年限的檔案； 借閱檔案（包括文件、資料），必須在《檔案借閱登記表》上登記后方可借閱；秘密級以上的檔案文件須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、翻錄、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任； 案卷一般不給借出，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可以借出的須按時歸還，檔案文件借閱期限不超過兩星期，到期如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案管理 總經(jīng)理辦公室對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件、檔案的存放、使用； 酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識； 人事檔案的管理詳見人事部《人事檔案管理制度》； 財務(wù)檔案的管理詳見財務(wù)部《財務(wù)檔案管理制度》； 檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本酒店其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定實行：保管年限文 件 類 別永久公司章程 股東名冊 規(guī)章制度類 董事會及股東會議紀(jì)錄 財務(wù)年度會計報表（決算） 政府機關(guān)及董事會核準(zhǔn)文件 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 工程設(shè)計圖 資產(chǎn)評估報告 酒店會議紀(jì)要 專題會議紀(jì)要酒店案件 簡報 消防檔案25年檔案銷毀清冊 現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年財務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿、會計移交清冊 上級主管單位有關(guān)業(yè)務(wù)的文件10年預(yù)算、決算書類 會計憑證 總結(jié)、計劃資料 廣告宣傳資料 固定資產(chǎn)盤點表 外來非酒店業(yè)務(wù)貫徹執(zhí)行的文件材料5年期滿或解除之員工合同、經(jīng)濟合同、工程合同、購銷合同等合同協(xié)議 離職員工檔案 質(zhì)量管理體系文件 離職工會會員檔案 月、季度會計報表 部門會議紀(jì)要2年結(jié)案后無保存價值的各部門收/發(fā)文 各類記錄表格 電子文件載體 載體形態(tài)存儲電子文件的載體有光盤、磁盤和磁帶。各部門管理電子文件載體