【正文】 年，企業(yè)發(fā)現(xiàn)也可以與不從事同一行業(yè)的企業(yè)進(jìn)行參照基準(zhǔn)比較。分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的活動(dòng)中，最難也最有趣的工作可能就是參照基準(zhǔn)的設(shè)定了。項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定但是，應(yīng)該將模板文件和標(biāo)準(zhǔn)視為是保持一切都簡(jiǎn)單的關(guān)鍵所在，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠通過(guò)關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域根據(jù)項(xiàng)目的具體需求對(duì)模板文件和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。用模板文件取代更加正式化的標(biāo)準(zhǔn)存在一種危險(xiǎn)：首先，因?yàn)槟０逦募欠?wù)于公眾的一種指導(dǎo)文件，可能無(wú)法滿(mǎn)足具體項(xiàng)目的需求；其次，其中存在的一種風(fēng)險(xiǎn)是，模板文件的一些使用者，特別是缺乏經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，可能會(huì)簡(jiǎn)單的拿來(lái)使用（認(rèn)為白紙黑字寫(xiě)出來(lái)的就是要求執(zhí)行的），而不考慮模板文件根本不適合所執(zhí)行的項(xiàng)目這一事實(shí)。另外，制定嚴(yán)格的政策和程序標(biāo)準(zhǔn)所需要的人力、成本投入和時(shí)間投入將會(huì)由于項(xiàng)目辦公室人數(shù)問(wèn)題而無(wú)法執(zhí)行。項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)工作的風(fēng)險(xiǎn)水平為低風(fēng)險(xiǎn)水平。其二，項(xiàng)目經(jīng)理可能因?yàn)閾?dān)心報(bào)復(fù)而不愿意與其上司討論一些問(wèn)題。其中一種方法是安排一個(gè)沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理在經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理的直接指導(dǎo)下工作（特別是在大型項(xiàng)目上）。在吸取教訓(xùn)的同時(shí)又能保護(hù)相關(guān)人員不受攻擊，這需要一個(gè)企業(yè)具有強(qiáng)有力的企業(yè)文化。在項(xiàng)目辦公室準(zhǔn)備案例分析資料時(shí)，考慮到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析內(nèi)不僅僅要包括成功因素而且也要包括失敗因素，所以案例分析內(nèi)包括了所有信息。最后，又將這些人員匯集在一起，要求他們起草一份經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析，以便用于項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程。在項(xiàng)目結(jié)束之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向管理層作了總結(jié)匯報(bào)。然而，更好的一種方法是在每個(gè)項(xiàng)目完成之后由項(xiàng)目辦公室牽頭準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析。另外，失敗信息的記錄工作可能會(huì)受到抵制，特別是在公司將失敗與特定人員聯(lián)系在一起的情況下（無(wú)論是以正式的方式還是非正式的方式）。該評(píng)估過(guò)程著重兩個(gè)層面：客戶(hù)滿(mǎn)意度和未來(lái)的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。圖3金字塔的第二層包含的是關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI），這些指標(biāo)是公司內(nèi)部共享的信息，能夠幫助公司在糾正錯(cuò)誤的同時(shí)最大程度獲取正確程序的收益。? 容易進(jìn)行監(jiān)測(cè)跟蹤嗎？? 容易按照進(jìn)度計(jì)劃衡量績(jī)效嗎？? 詳細(xì)程度適當(dāng)嗎？? 進(jìn)度計(jì)劃切合實(shí)際嗎？例如：關(guān)于時(shí)間的關(guān)鍵成功因素，一般會(huì)考慮的典型問(wèn)題包括：項(xiàng)目的目標(biāo)自上而下確定，而用以評(píng)估項(xiàng)目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。其他人擔(dān)心自己的名字會(huì)與失敗聯(lián)系在一起。之后不久，該部門(mén)得知一年前與自己競(jìng)爭(zhēng)的兄弟部門(mén)也進(jìn)行過(guò)同一個(gè)項(xiàng)目，最后也沒(méi)有取得好的成果。這可以成為項(xiàng)目完成時(shí)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)審查會(huì)的一部分內(nèi)容。第四，項(xiàng)目辦公室可能需要依賴(lài)其他部門(mén)及時(shí)提供準(zhǔn)確的完整信息。失敗報(bào)告可能會(huì)暴露額外的更加嚴(yán)肅的問(wèn)題。該系統(tǒng)必須識(shí)別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。它可以提供充足的信息，回答以下兩個(gè)問(wèn)題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來(lái)的結(jié)果。當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過(guò)程。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)，而不是著重于某個(gè)客戶(hù)。如果首先執(zhí)行低風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)，可能會(huì)更加容易獲得對(duì)建立項(xiàng)目辦公室的支持。項(xiàng)目辦公室的職責(zé)各異。? 中等風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)文化對(duì)此有些抵制，權(quán)力平衡可能會(huì)發(fā)生變化。其中多數(shù)缺點(diǎn)都可以歸因于對(duì)項(xiàng)目辦公室承擔(dān)新職責(zé)的強(qiáng)大抵制。隨著項(xiàng)目管理的價(jià)值開(kāi)始凸現(xiàn)，管理層認(rèn)識(shí)到它會(huì)對(duì)企業(yè)利潤(rùn)產(chǎn)生非常巨大的有利影響。項(xiàng)目管理開(kāi)始擴(kuò)展到非項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的領(lǐng)域。隨著項(xiàng)目辦公室之外的人員開(kāi)始接受項(xiàng)目管理培訓(xùn)，項(xiàng)目辦公室的人員配置被消減。與分派兼職人員承擔(dān)全職工作所帶來(lái)的人手不足風(fēng)險(xiǎn)相比，分派全職人員承擔(dān)項(xiàng)目辦公室的工作所發(fā)生的人員冗余成本被視為是微不足道的小筆開(kāi)支。這里講的次要責(zé)任包括，在項(xiàng)目辦公室其他人員被調(diào)離項(xiàng)目、離開(kāi)公司或生病時(shí)，作為這些人員的后備。這些所謂的項(xiàng)目中，多數(shù)實(shí)際上是投資巨大的大型項(xiàng)目，通常會(huì)涉及連續(xù)多年的政府投資。航空和國(guó)防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶(hù)歸類(lèi)，而設(shè)立了三個(gè)項(xiàng)目辦公室。實(shí)際上，從運(yùn)作方式上講，該種類(lèi)型的項(xiàng)目辦公室看起來(lái)似乎是公司內(nèi)的公司。該種類(lèi)型的項(xiàng)目辦公室可以與其它類(lèi)型的共存。對(duì)于項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡(jiǎn)單。在形成這種意識(shí)之后，伴之而來(lái)的是對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。似乎，項(xiàng)目辦公室這個(gè)概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識(shí)產(chǎn)權(quán)時(shí)優(yōu)選的方法。17 / 17項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一)在過(guò)去幾年期間，企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到自己積累的項(xiàng)目管理知識(shí)也是知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并且必須按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以對(duì)待。關(guān)鍵詞：項(xiàng)目辦公室、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃隨著企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過(guò)項(xiàng)目辦公室概念實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的專(zhuān)業(yè)化。一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來(lái)的定位以及實(shí)現(xiàn)該定位的方法。它的主要責(zé)任是對(duì)關(guān)鍵資源庫(kù)進(jìn)行管理，即：資源管理。多個(gè)客戶(hù)群項(xiàng)目辦公室可以同時(shí)并存，并且最終可以按照一個(gè)臨時(shí)組織的形式運(yùn)作。項(xiàng)目辦公室：19501990在過(guò)去將近40年的時(shí)間內(nèi)，項(xiàng)目辦公室（或大型項(xiàng)目辦公室）一直作為客戶(hù)群項(xiàng)目辦公室在運(yùn)作，它的人員配置包括分配到特定項(xiàng)目（通常是大型項(xiàng)目）上工作的項(xiàng)目管理人員。為此，項(xiàng)目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個(gè)“實(shí)實(shí)在在”的組織或一個(gè)“虛擬” 組織存在，并為特定客戶(hù)服務(wù)。項(xiàng)目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任?？蛻?hù)希望給項(xiàng)目辦公室分派多余的人員。在80年代，軍隊(duì)和政府部門(mén)的成本意識(shí)增強(qiáng)。管理層對(duì)效率和效力的追求迫使他們開(kāi)始認(rèn)真地對(duì)待非傳統(tǒng)管理技術(shù)（例如：項(xiàng)目管理）。公認(rèn)的項(xiàng)目管理優(yōu)勢(shì)（參見(jiàn)Kerzner, 2000）包括：? 在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時(shí)間內(nèi)使用更少的資源完成更多的工作；? 利潤(rùn)率增加；? 對(duì)范圍變更實(shí)現(xiàn)更好的控制；? 運(yùn)作更加高效、有效；? 客戶(hù)關(guān)系進(jìn)一步改善；? 能夠更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和更好地解決問(wèn)題；? 適用于多種項(xiàng)目（無(wú)論項(xiàng)目規(guī)模大?。? 質(zhì)量提高；? 權(quán)力爭(zhēng)斗的現(xiàn)象減少；? 信息分享得到改善；? 企業(yè)能夠更好的做出決策；? 業(yè)務(wù)量增加，企業(yè)更加具有競(jìng)爭(zhēng)力；? 成為一個(gè)方案提供者，而不再局限于簡(jiǎn)單的部件供應(yīng)商。企業(yè)開(kāi)始對(duì)將由項(xiàng)目辦公室監(jiān)管的各項(xiàng)關(guān)鍵項(xiàng)目管理活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真斟酌，考慮的內(nèi)容包括：? 項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃；? 項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定；? 項(xiàng)目管理指導(dǎo)；? 持續(xù)改進(jìn)；? 問(wèn)題解決熱線；? 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔的保存；? 方法和標(biāo)準(zhǔn)；? 培訓(xùn)和教育；這里的每項(xiàng)活動(dòng)都各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。幾乎對(duì)企業(yè)文化沒(méi)有影響。為克服抵制，需要強(qiáng)有力的高級(jí)管理層的領(lǐng)導(dǎo)和支持。對(duì)潛在的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作。雖然分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動(dòng)沒(méi)有發(fā)生變化，但項(xiàng)目辦公室又被賦予了兩項(xiàng)新的使命：項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保管所有與項(xiàng)目管理有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。在過(guò)去10年期間，項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)的收益已經(jīng)越發(fā)一目了然，這包括：? 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化；? 公司決策，而不是部門(mén)決策；? 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）；? 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；? 消除或減少公司各門(mén)各派的數(shù)量；? 運(yùn)作更加高效、有效；? 對(duì)重組的需求減少；? 占用高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；? 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；? 未來(lái)接班人的發(fā)展。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。掙值測(cè)量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使用，并且能夠針對(duì)特殊要求編