會議組織和管理要點-全文預(yù)覽
【正文】 放等等都會影響到會場效果。 ?、輿]有預(yù)留座位余量（通常20%），在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。 ?、诓シ舙owerpoint時，沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。避免過冷或過熱。 ?。涸谛枰褂靡暵犜O(shè)備時，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。 、回答問題時，應(yīng)有兩個服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。開會前一天，對電腦進行預(yù)演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預(yù)演?！ 。骸 、龠x擇與會議主題和會議議程相適應(yīng)的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽?！ ?，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補救。 評述：對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準備。 ?、谑孪葲]有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)?！ ?，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）。 會議接待 ，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負責人。 評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點?！ 、趨R總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸?！ 、蹠?wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。 ?、跁r間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接?！ ?，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應(yīng)對突發(fā)問題?！ ?，檢查任務(wù)完成進度?！ ?，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況?！ ?。（三）為與會者的返程提供方便。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內(nèi)。精心編寫會議簡報，舉行會期較長的大中型會議，依例應(yīng)編寫會議簡報。在會場之外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。要安排好座次。要布置好會場。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會者人手一份。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。它應(yīng)包括以下六項：一是標題，它重點交待會議名稱。 一、擬定會議主題。會前準備階段，要進行的組織準備工作大體上有如下四項。 二、擬發(fā)會議通知。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。會議所用的各項文件材料，均應(yīng)于會前準備完成。對于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當?shù)刈龊脺蕚洹Ｐ栌玫奈木?、飲料，亦?yīng)預(yù)備齊全。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。進行例行服務(wù)工作。在會場之內(nèi)，則應(yīng)當對與會者應(yīng)有求必應(yīng)，聞過即改，盡可能地滿足其一切正當要求。會議記錄，是由專人負責記錄會議內(nèi)容的一種書面材料。（二）處理有關(guān)會議的文件材料。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現(xiàn)什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結(jié)束？怎樣開才算成功或失??？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價
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