【正文】 。 負(fù)責(zé)公司書(shū)籍、電子文件、報(bào)刊的整理、收集、分類(lèi)、編號(hào)、保管工作。 不斷提高自己的思 維判斷、組織協(xié)調(diào)、語(yǔ)言文字和應(yīng)變處理等方面的能力 。 對(duì)下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé) 。 對(duì)總經(jīng)理辦公室行文的差錯(cuò)，收集與整理資料失實(shí)而造成的后果負(fù)責(zé) 。 對(duì)不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放 。 有權(quán)催促各部門(mén)及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作 。 2 認(rèn)真完成總經(jīng)理交辦的其它工作 。 1管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作 。 1負(fù)責(zé)對(duì)外合同的審核蓋章及對(duì)外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊 。 1按照總經(jīng)理的指示搞好專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查研究，擬寫(xiě)調(diào)查報(bào)告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù) 。 負(fù)責(zé)審批各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃，組織安排人中同按計(jì)劃實(shí)施物資采購(gòu) 。 負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門(mén)貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度 。 行政部管理資料 北京紫名都裝飾特許經(jīng)營(yíng)管理中心 網(wǎng)址： Email： 1....................................................... 2 第 1 節(jié) — 部門(mén)職責(zé) 及組織結(jié)構(gòu)框架 ................................................ 2 第 2 節(jié) — 各崗位職責(zé) ............................................................ 2 第二章 管理制度 ......................................................... 8 第 1 節(jié) 會(huì)議管理制度 ........................................................... 8 第 2 節(jié) — 辦公室規(guī)范管理制度 ................................................... 10 第 3 節(jié) — 合同管理制度 ......................................................... 11 第 4 節(jié) — 電話及傳真管理制度 ................................................... 14 第 5 節(jié) — 清潔衛(wèi)生管理制度 ..................................................... 14 第 6 節(jié) — 獎(jiǎng) 懲 制 度 .......................................................... 15 第 7 節(jié) — 檔案保密制度 ......................................................... 18 第 8 節(jié) — 書(shū)籍管理辦法 ......................................................... 19 第 9 節(jié) — 物資采購(gòu)管理制度 ..................................................... 20 第 10 節(jié) — 物資入庫(kù)及庫(kù)存管理制度 .............................................. 21 第 11 節(jié) — 物品領(lǐng)用管理制度 .................................................... 22 行政部管理資料 北京紫名都裝飾特許經(jīng)營(yíng)管理中心 網(wǎng)址： Email： 2 第一章 職位說(shuō)明書(shū) 第 1 節(jié) — 部門(mén)職責(zé)及組織結(jié)構(gòu)框架 行政部主要職責(zé)： 處理公司的行政事務(wù)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。 管理行政部人員編制 。 負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作 ，確保辦公室各項(xiàng)功能的有效發(fā)揮 。 指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作 。 1組織做好函電收發(fā)、書(shū)籍報(bào)刊征訂與保管工作 。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險(xiǎn)福利 。 2負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門(mén)和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對(duì)外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的要求 參與有關(guān)的社會(huì)活動(dòng) 。 有權(quán)催促各部門(mén)按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù) 。 對(duì)各部門(mén)以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán) 。 行政部管理資料 北京紫名都裝飾特許經(jīng)營(yíng)管理中心 網(wǎng)址： Email： 4 職責(zé)規(guī)定 ： 對(duì)得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時(shí)向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé) 。 對(duì)印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé) 。 在對(duì)外關(guān)系中要處處注意維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，在涉外活動(dòng)中要嚴(yán)格遵守涉外紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán) 。 負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄 。 負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí) 。履行領(lǐng)用簽字登記手續(xù) 。 1負(fù)責(zé)維護(hù)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動(dòng)程序等資料， 行政部管理資料 北京紫名都裝飾特許經(jīng)營(yíng)管理中心 網(wǎng)址： Email： 5 發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用 。 1遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，配合店面經(jīng)理搞好店面日常事務(wù)性工作 。 1記錄、監(jiān)督店面人員考勤，每月 1 日匯總考勤及設(shè)計(jì)師業(yè)績(jī)報(bào)相關(guān)部門(mén) 。 2對(duì)公司組織的各項(xiàng)活動(dòng)積極響應(yīng)，并做好組織、協(xié)調(diào)及安排 。側(cè)重制表匯總 ； 1維護(hù)辦公室日常秩序。側(cè)重與財(cái)務(wù)核對(duì) ； 工長(zhǎng)領(lǐng)用物品記錄（工服、材料等）并與月底匯總以報(bào)表形式報(bào)國(guó)總。過(guò)多的會(huì)議必然導(dǎo)致形式主義、官僚主義，既耽誤工作時(shí)間，影響工作效率，又增加行政管理費(fèi)用。部門(mén)經(jīng)理匯總本周的工作情況，匯報(bào)成績(jī)，指出錯(cuò)誤，并提出改進(jìn)措施，以及需請(qǐng)總經(jīng)理或其他部門(mén)協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。由具體分管的副總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，參會(huì)人員為相關(guān)部門(mén)人員及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。（如某重點(diǎn)客戶設(shè)計(jì)方案到何進(jìn)度、某合同履行進(jìn)展到何步驟等）。 時(shí)間：每周五上午 9:30 舉行，主持人為分部經(jīng)理。 由公司有關(guān)部門(mén)介紹本部門(mén)工作職責(zé)、工作流程及與各分部交叉的工作及最近工作情況。 聽(tīng)取設(shè)計(jì)師對(duì)公司工作的意見(jiàn)和建議，并給予相應(yīng)答復(fù)。董事會(huì)會(huì)議、公司例會(huì)由總經(jīng)理助理整理記錄，部門(mén)（班組）會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定人員記錄，專(zhuān)業(yè)會(huì)議由參會(huì)部門(mén)整理記錄，《會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議記錄》發(fā)放后，報(bào)行政部備案一份 ； 會(huì)議要求 ： 開(kāi)會(huì)前，會(huì)議召集人需明確會(huì)議議題，并將此議題通 知會(huì)議人員 ； 參會(huì)者提前擬好會(huì)議發(fā)言提綱，發(fā)言時(shí)簡(jiǎn)潔明了，嚴(yán)格遵守會(huì)議的限定時(shí)間 ； 會(huì)議參加者在會(huì)上要暢所欲言，各抒己見(jiàn)，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見(jiàn)。角貼墻放置，橫式主機(jī)置顯示器下，豎式主機(jī)置桌面下； 垃圾簍：罩塑料袋，置于辦公桌下右前角 ； 報(bào)刊：必須放上報(bào)架，或閱畢后放入 辦公桌內(nèi)； 飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng) ；