【正文】 而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。 要做的事 ⒈決定需要在會上提出的問題。如果你希望 18 在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會者的同意。會議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。 ● 議程中關(guān)于會議的主要目的應(yīng)盡量明確 ● 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求 ● 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 ● 時(shí)間。 編寫議程 在為類似會議 編寫議程時(shí)，可把這份簡單的議程作為模板。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計(jì)是有用的。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。 ● 會前向全體與會者提供書面的背景材料。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會議，在重新安排會議時(shí)間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。 授權(quán)行動：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場授權(quán)這個(gè)行動。 ● 他們能否實(shí)施已獲得同意的行動？例如，在一個(gè)預(yù)算會議上的一位財(cái)務(wù)主管。若某些與 會者只需參加會議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會者的時(shí)間，并使會議易于控制。另一些人可以提供專門的技巧或建議。 小提示 21： 考慮與會者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。 舉行會議 積極的行為 消極的行為 會議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見 果斷而積極地開始 與會者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會者有效地提出建議 與會者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 14 第 2 章 準(zhǔn)備會議 花費(fèi)在準(zhǔn)備會議上的時(shí)間很少會浪費(fèi)。 當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以 ” 其他事宜 ” ）開始進(jìn)行時(shí)，與會 者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。 13 小提示 18： 會前爭取來自可能的同盟者的支持。 公開的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會 解決問題 例如應(yīng)付不滿。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會議對于交流想法是非常有益的。 有多種類型的會議 正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特定的目的，因此在你開始安排會議和通知與會者之前，決定哪種類型的會議最能達(dá)到你和目的。然而非必要的信息會快速地積累。英語的廣泛使用，會在正式交往中妨礙其母語不是英語的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對簡短并且是非正式的，較少 11 需要熟練的語言運(yùn)用。 小提示 12： 通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會議。視頻會議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。電話會議、實(shí)時(shí)視頻在線會議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對面的會議。你可利用這些高科技工具減少出席會議的時(shí)間。規(guī)則能決定會前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。臨時(shí)股東大會可以在兩次年會之間 的 任何 時(shí)候 召開。 所有的成員被邀請出席公眾會議。 ●年會允許股東向公司董事提問，并要求他們京公司的業(yè)績做出解釋。與整個(gè)董事會相比，這個(gè)小組會更加頻繁地召開會議。 司董事會報(bào)告，然后采取必要的行動。 ●公司董事會可以授權(quán)常務(wù)委員會代為采取行動。 會議通常在董事會的會議室舉行—— 這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場合。 正式會議 會議類型 特點(diǎn) 會議類型 特點(diǎn) 董事會會議由公司的董事們參加—— 董事會通常由董事組成。會議期間避免評論或批評任何想法，因?yàn)檫@會妨礙提出建議；會后再判斷這些想法的可行性。如果你 正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會議， 8 安排專人記下與會者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。恰當(dāng)?shù)乜刂茣h，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會者之間進(jìn)行坦誠的討論。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會議中理解其他人的反應(yīng)。這些臨時(shí)會議對于坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。 布置環(huán)境 盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會者感覺不 服，或者要他們在開放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。 確定會議目的 決定會議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 非正會議可以有多種不同的形式，并且 可以采取討論會的形式。如果你僅是會議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。另一個(gè)需要考慮的問題是你能否減少花費(fèi)在 會議上的時(shí)間。一定要安排好會議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會者能夠出席。要預(yù)先決定所要召開會議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會者明 了。按此計(jì)算，這個(gè)會議每小時(shí)的費(fèi)用是 178英鎊。兩項(xiàng)之和是會議每小時(shí)的成本。如果與會者還需長途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。然而，有許多會議沒有必要召開，例如小組會議。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。 ？ 大 多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會上的時(shí)間之多感到有壓力。散見于全書的 101個(gè)簡明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。欣德爾（ Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“ Working Words” 的創(chuàng)建人。 1 目 錄 引 言 ..................................................................... 3 第 1章 有效利用會議 ....................................................... 3 ？ ...................................................... 3 ...................................................... 5 .......................................................... 6 ............................................................ 8 ................................................... 10 ........................................................... 11 ........................................................... 12 第 2章 準(zhǔn)備會議 .......................................................... 14 ......................................................... 14 ........................................................... 16 ........................................................... 18 ........................................................... 22 ....................................................... 25 第 3章 出席會議 .......................................................... 27 ........................................................... 27 ......................................................... 28 ........................................................... 30 ........................................................... 32 ........................................................... 33 評估與會技巧 .............................................................. 35 第 4章 主持會議 .......................................................... 36 ........................................................... 36 ......................................................... 38 ....................................................... 39 ........................................................... 41 ........................................................... 44 ........................................................... 47 2 ....................................................... 49 ............................................... 52 主持能力自測 .............................................................. 54 3 會議管理 若想成功地管理會議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。 蒂姆不論是正式會議還是非正式會議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才牛绾伪３诸A(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。 第 1 章 有效利用會議 開會要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會議，并確保會議簡短而富有建設(shè)性。幾個(gè)同事在走廊 4 里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會議。 考慮成本 成功的會 議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。任何會議最大的成本通常是與會者的時(shí)間—— 從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會議。另外還需計(jì)算召開會議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。他們的年薪合計(jì) 180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì) 100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。 考慮目的 大多數(shù)會議的目的屬于下列幾種之一。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會間休息及會議總結(jié)。 自我提問 Q每個(gè)人都明確開會的目的嗎？ Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會議？ Q是否有比開會更好的方法不提出問題？ Q是否有其他人，他通常不出席你的會議，但可能會在這一次會議上提出有益的意見？ Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會議？ 6 評估個(gè)人的目的 無論你主持會議或者只是出席會議，應(yīng)事先考慮會議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁獬鰬?yīng)獲得足夠的重視。提醒與會者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且 —— 如果他們偏離這點(diǎn) —— 提醒他們注意分配給每個(gè)問題的討論時(shí)間。首先確定會議的目的及需花時(shí)間，然后邀請與會者。 7 小提示 6： 要遠(yuǎn)離你的辦公室召開會議，這樣你就可以輕易地離開會議。 臨時(shí)會議 只有簡短的通知并且是順便或立即召集的會議，稱為“臨時(shí)會議”。在同事之間，臨時(shí)會議傾向于以非正式的語言風(fēng)格和輕松的身體語言為特征。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會議，也要記住會議的目的和時(shí)間限制。 交流思想 小型的頭腦風(fēng)暴會議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。由一小群各具特長的人參與的頭腦風(fēng)暴會議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。 小提示 7： 讓自己熟悉各種正式會議的程序。董事會