【正文】 信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向?qū)Ψ降狼?。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。專業(yè)好文檔 打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意?！? 陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？ 答 :(1)該問的沒有問 (指對方情況 ,手套的需要量 )。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是。 五、案例分析題： 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。（ 10）歡送來賓、接待小結(jié)。（ 6）正式會談。（ 2）了解來賓、制訂計劃。（ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。確定名單， 再請上司核定。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫。（ 5）考慮行李問題。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘泻蛧颐?，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。 8）； （ 3） S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。以作查證。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；專業(yè)好文檔 墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2021 院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀(jì)要。 1 按照 2021 年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、專業(yè)好文檔 查找和催辦。（ 3）認(rèn)真閱讀。拆封時，不要損壞郵票、郵戳 和其他書寫內(nèi)容的地方。 什么是文書的立卷特征？通?？?以按照哪幾種特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。（ 7）用印。（ 5）繕印。（ 3）簽發(fā)。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 公文的完全格式包 括哪幾項？請寫出這些項目。注意傾聽，用心判斷指示的用意。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ ） 三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 57．凡是單位撤消，原公 章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。專業(yè)好文檔 （ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng) 味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先 讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 A．歸檔時間 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 A． 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如 何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A）。 C．用來擦嘴唇嘴角 ,寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ B ） B、左上角 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 D．查證消息的可靠性 專業(yè)好文檔 54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 D． 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D ）。 B．代替上司制定約會計劃 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 D． 如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會 42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D ）。 D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機 37．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ A ）。 C．處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 33．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?？? C ）。 D．愛好 28． 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C）。 C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 24．文員在拆郵件時， 不正確的做法是（ A ）。 C．應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店 里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 20． 以下哪個接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 D．把零散 工作安排在安靜、有效的時間段里去做 16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。 B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 7．在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？? A ） 。 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 B． 決策性 2．辦公室布置要注意（ D ） 。 D．靠 近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？ （ B ） B．制 11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 15．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。 B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 D． 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。 A．初次寫信，或有過激言行的 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ C ）。 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ D ）。 A．審查功能 40． 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B） B． 發(fā)表意見 41． 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的 ？（ D ）。 A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn) 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。 D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助 49． 以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的 ？（ D ）。 B．以右為尊 53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 A．語句要簡短 62． 接受忠告的正確反應(yīng)是 （ D ）。 A． 簽發(fā)文件 66． 文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是 （ A）。 B 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致 則是典型的工作。（ ） 8．文秘人員對上司支票往來管