【正文】 待室，未經(jīng)上級同意不得準(zhǔn)入公司員工辦公 區(qū)域，嚴(yán)格遵守出入物品管理規(guī)定，對外出貨物要檢查核實無誤后才放行。會議管理制度是一項對全企業(yè)行政會議進(jìn)行統(tǒng)一管理、有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督的管理制度。秘密級以上的公文或資料須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱； 二、 秘密級文件或已解密的機(jī)密、絕密級文件及資料借出辦公室須經(jīng)行政部批后借閱；未解密級以上文件及資料不可借了辦公室； 三、 借閱期限最長為一個星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)； 四、 愛護(hù)借閱文件 及資料，不得擅自涂改、勾面、剪載、抽取、拆散或損壞；未經(jīng)同意，不得摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借； 外單位借閱本公司文件或資料，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后方能借閱，未經(jīng)允許，不得擅自帶離辦公室或公司； 第七章 印章管理制度 概念：本制度是對公司印章的保管、使用等事項進(jìn)行的一項制度； 目的：體現(xiàn)公司權(quán)威與責(zé)任； 一、 印章的種類： （ 1） 公司印章：簡稱公章，即公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章和指定業(yè)務(wù)專用的公司印章（合同專用章、財務(wù)專用章）。 （ 三 ） 公文的存檔和編號 一、 分內(nèi)部公文（ N）和外部公文（ W）； 二、 公文發(fā)文時編號： QTN（ W） 部門 年代號（ 04） 次序號 如：行政部文件編號（內(nèi)部） QTNXZ年代號 001 三、 科目代碼號： （ 1） 公文 ——G； （ 2） 文件 ——W； （ 3） 會議紀(jì)要 ——H； （ 4） 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位 ——X； （ 5） 合同 ——T； （ 6） 資料 ——z； （ 7） 其它 ——Q； 四、 公文存檔時編號： N（ W）科目代號 時間（ 0000） 部門 次序 如： 2021年 5月 12日采購部內(nèi)部公文存檔編號： N+G+（ 03512） +cg+01 五、 文件夾目錄： 六、 合同的存檔： （ 1）各類合同正本或原稿保存于財務(wù)部，其他部門用影印件代替； （ 2） 經(jīng)濟(jì)類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務(wù)部存查； （ 四 ） 公文的處理流程 一、 內(nèi)部公文 （ 1） 上行文： 均由行政部秘書負(fù)責(zé)收受、處理。（如內(nèi)部公文正反打印等） ； 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章管理制度。 六、 物品和設(shè)備使用 （ 1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用； （ 2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉； （ 3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處； （ 4）工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品； （ 5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。 （ 2）工裝分春、秋工裝各一套； （ 3）凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （ 4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （ 5）員工工裝由部門負(fù)責(zé)人向行政部申請，財務(wù)部領(lǐng)??； （ 6）員工負(fù)責(zé)定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破損或丟失，自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織購買； （ 7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）； （ 8）工裝費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工在離 職時： ① 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%，工裝歸員工所有； ② 員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的 50%，工裝歸員工所有； ③員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%，工裝歸員工所有； ④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表 —— 端莊、整潔 （ 1）頭發(fā)： —— 員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長； （ 2）指甲： —— 指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一； 設(shè)計依據(jù)： （ 1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)； （ 2）體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律； （ 3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識； （ 4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 ※第一條 工牌 （ 1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （ 2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； ※第二條 工裝： （ 1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。而且要說： “對不起，打斷您們的談話 ”； 四、 遞交物件時 （ 1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去； （ 2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著； （ 3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時要放輕腳步 無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊 里不能一邊走一邊大聲說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。（私人皮包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈 30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼； 五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、提包 /手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放置； 第四章 語言規(guī)范 一、 交往語言： （ 1）致敬打招呼 ——你好！ XX您好 ！您早！早上好！早！ XX早！ （ 2）請求協(xié)助或詢問 ——請、請問、請您、勞駕您； （ 3）表示感謝 ——謝謝！多謝！ （ 4）打擾別人 ——對不起！很抱歉！ 二、 電話語言： （ 1）總機(jī)接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過三次）：您好！高倫公司； （ 2）分機(jī)轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！ XX部，我是 XX； （ 3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！ XX部，對不起， XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？ 三 、接待語言： （ 1）您好！ （ 2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （ 3）請登記！ （ 4）請稍候！ （ 5）請坐！ （ 6）請允許我先通報一聲； （ 7）對不起； （ 8）我立即去聯(lián)系； （ 9）打擾您一下！ （ 10）好的或行； （ 11）我?guī)湍蚵犚幌拢龝o您回復(fù)； 第五章 行政辦公管理要求 一、 嚴(yán)禁在上班時間、辦公區(qū)進(jìn)餐； 二、 嚴(yán)禁在整個工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 嚴(yán)禁上班時間吃零食； 四、 嚴(yán)禁工作時間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 嚴(yán)禁工作時間看報紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 嚴(yán)禁參加會議時無故早退、交頭接耳等； 七、 嚴(yán)禁工作時間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等； 八、 會議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，使用會議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時清理干凈，關(guān)好電源、鎖門； 九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物； 十、 堅持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 上班時間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無關(guān)的事情，不將個人情緒帶到工作中去，認(rèn)真履行工作職責(zé)； 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào) ,禁止女性穿低胸等過于暴露衣裝 及穿拖鞋上班； 十三、 工作時間不得因私事打公司長途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名義發(fā)出的郵件須本人上級主管審核、報行政部批準(zhǔn)（特殊情況除外）； 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦，私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)，不準(zhǔn)使用公司電腦； 十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及時歸還原處； 十六、 愛護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜； 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、不指點、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人，不故意 損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團(tuán)結(jié)的事； 十八、 接待來訪和業(yè)務(wù)洽談，請在接待室或會議室進(jìn)行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 接待客人時面帶微笑，與賓客談話時站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話，不爭辯； 二十、 因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須通知行政部； 二十一、 無工作需要，不要擅自進(jìn)入機(jī)要地，研發(fā)技術(shù)室、財務(wù)室等、檔案室、會議室、接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 愛護(hù)辦公財產(chǎn)，正確操作辦公設(shè)備設(shè)施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。 二、 格式要求： （ 1） 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾； （ 2） 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起 草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)。外界與本公司或本公司各職能部門之間業(yè)務(wù)往來的一般性文書，或與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系的報表、宣傳函件等經(jīng)行政部秘書登記后直接交各經(jīng)辦部門處理后歸檔； （ 五 ） 公文的督辦 一、 公文的督 辦由行政部文員負(fù)責(zé)，并及時間向總經(jīng)理反饋信息； 二、 行政部具有向公司各部門索取必要的資料和情況說明的權(quán)力，具有催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作的權(quán)力； （ 六 ） 公文的借閱 一、 借閱公文或資料須到行政部秘書處辦理借閱登記。 （ 4） 財務(wù)專用章：由財務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)??； （ 5） 董事長 /總經(jīng)理職章：由董事長 /總經(jīng)理或其指定的專人監(jiān)?。? （ 6） 部門章：由部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)??； （ 7） 誤用印章由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)； （ 8） 未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用??； 五、印章使用 （ 1）各部門使用公章，先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，再報總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可使用，并填寫公章審批表； （ 2）使用財務(wù)專用章、合同 章，先經(jīng)公司法律顧問初審，交財務(wù)部復(fù)審，再報總經(jīng)理審核同意后方可使用； （ 3）董事長、總經(jīng)理職章，由本人使用或授權(quán)專人保管使用； 第八章 辦公物品管理制度 概念：是對企業(yè)各種辦公物品、工具、文具的申購、使用、保管等各方面進(jìn)行綜合管理的制度； 設(shè)計依據(jù)： （ 1） 為員工提供良好的條件和服務(wù)讓其愉快的工作； （ 2）控制辦公費(fèi)用； （一） 辦公物用品的分類 一、 低值易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、圖釘 、筆記本、軟面抄、復(fù)寫紙、檔案袋、標(biāo)簽、便簽紙、信紙、橡皮擦、圓珠筆、修正液等； 二、 耐用易耗品：計算機(jī)、訂書機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、筆筒、文件架、文件夾、合同夾、日期章、直尺、算盤等； 三、 辦公設(shè)備耗材：電池、墨盒、色帶、復(fù)印紙等； 四、 辦公印刷品：公司內(nèi)部各種管理表格與單據(jù)； 五、 聲像類：錄音帶、錄像帶、攝像帶、膠卷、光盤、 CD等； 六、 其他類； （二） 辦公用品的申購 一、 辦公物用品的申購保管統(tǒng)一由財物部負(fù)責(zé)，并根據(jù)庫存量于每月 25日填寫《申請購物單》予以組織采購補(bǔ)充 ，標(biāo)明品名、單位、數(shù)量、規(guī)格和型號，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)； 二、 特殊辦公物用品的申購由使用部門向行政部出具《辦公物品申購單》并經(jīng)其審核后呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)（如電腦的購買，根據(jù)工作性質(zhì)不同，電腦使用配置也不一樣，須按此程序?qū)徟徺I）； （三） 辦公用品領(lǐng)用 一、 行政部在公司每位員工入職時為其一次性提供符合規(guī)定的全月辦公用品，并設(shè)立 “個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”，此臺卡由財務(wù)部統(tǒng)一保管，供每月登記辦公物用品情況之用； 二、 “個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”有一定的月度領(lǐng)限額（另案討論）； 三、 個人先向行政 部申請，由財務(wù)部登記發(fā)放； 附：個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡； 四、 各項辦公物用品的發(fā)放數(shù)量有一定的基準(zhǔn)，且因工作性質(zhì)、職別的不同因人而異使用人可根據(jù)個人自身需求領(lǐng)用，具體如下： 五、 發(fā)放辦公物品時，財務(wù)部