【正文】 的“四類”積累法?！边@是歌德對鑒賞藝術(shù)作品所講的一段話，其核心思想是：無論創(chuàng)作藝術(shù)還是欣賞藝術(shù)，都離不開“悟”。悟性是每個人都具有的一種對事物的體會和認(rèn)識能力，人與人悟性的差別主要體現(xiàn)在深淺上，公文寫作中悟性的深淺與每個人的“修煉”程度成正比。因為在學(xué)習(xí)者一方面，是必須知道了‘不應(yīng)該那么寫’，這才會明白原來‘應(yīng)該這么寫’的。對公文寫作來講，這也是極有益處的學(xué)習(xí)方法。提高公文寫作能力需要一個過程，唯有艱苦付出、勤學(xué)多練、厚積善悟，才能訓(xùn)練有素，達到文思似泉奔涌、文種運用自如、材料信手拈來、文字通順流暢的境界。”作者單位：北京電子科技學(xué)院辦公室轉(zhuǎn)自：秘書工作2007年第9期提高公文寫作質(zhì)量的四點體會一、注意積累資料，是提高公文寫作質(zhì)量的“奠基石”廣泛占有資料是寫好公文的基礎(chǔ)，是提高公文寫作質(zhì)量的前提。收集資料的方法，就是要用好“兩把刀、一支筆”。從偉人傳中認(rèn)識偉人、領(lǐng)悟偉人的處事招術(shù)，從中得到啟迪，提高觀察問題、分析問題、處理問題和解決問題的能力。通過持之以恒的學(xué)習(xí)，不斷豐富業(yè)務(wù)知識，提高政策法規(guī)水平，熟練掌握有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和本級領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指上級機關(guān)和本級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于某項工作的指導(dǎo)方針、總體部署、基本要求和大致思路，是各級機關(guān)履行職能、開展工作的基本依據(jù)。由于上級機關(guān)的指示精神有時是指導(dǎo)性、原則性的，加之領(lǐng)導(dǎo)在考慮成熟某個問題前，其意見想法有時還不連貫、不集中、不清晰，因此，起草公文時要善于把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實質(zhì)，進行必要的提煉、概括、完善、拓展、創(chuàng)新，做到融會貫通。這就需要整理者提煉標(biāo)題，調(diào)整結(jié)構(gòu)，補充內(nèi)容，修正語句，規(guī)范口語，做到既不偏離領(lǐng)導(dǎo)講話的主旨，又要“商于”領(lǐng)導(dǎo)即席講話的“水平”，這才是寫作者的高招。寫提綱，就是搭建公文構(gòu)成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要點的文字體現(xiàn)形式，是公文的間架結(jié)構(gòu)和思想內(nèi)容的“藍圖”。根據(jù)不同的時限和文種要求，公文寫作提綱可分為三類：（1）粗綱，只簡略標(biāo)出公文的層次段落和各部分之間的大致關(guān)系。公文提綱寫作步驟：一是確定主旨，即要反映的主要問題。無論采取哪種方式，都要注意標(biāo)題必須涵蓋所要表達的內(nèi)容。寫作公文提綱時，盡置具體到一、二、三級標(biāo)題以下各層次的內(nèi)容，并對每一級標(biāo)題下所要表述的內(nèi)容都作相應(yīng)的注明。當(dāng)時間比較充足時，要以公文寫作質(zhì)量為主，在質(zhì)量上多下功夫，多作修改，做到“該出手時才出手”。公文的行文規(guī)則行文規(guī)則是指各級機關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。當(dāng)然，不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務(wù)的性質(zhì)。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、聯(lián)合行文的規(guī)則這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的原則。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈報機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)?，F(xiàn)實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項，由此而上報的“請示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機關(guān)，并在公文中作出說明。機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機關(guān)。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關(guān)行文；而政府機關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復(fù)報文單位。具體有以下幾個環(huán)節(jié)：①簽收、登記：首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強對公文運轉(zhuǎn)的管理，保證收到的公文件件有著落。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容：收文日期、收文編號、來文單位、來文標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。③催辦：各級國家行政機關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。對部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的，可以上門催辦；對上門催辦也解決不了的，可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后督辦部門辦理。承辦人員應(yīng)對暫存文件作適當(dāng)整理，要注意文件形成的先后次序和有機聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。公文立卷應(yīng)以本機關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。草擬文稿應(yīng)按照《國家機關(guān)公文處理辦法》和《四川省國家行政機關(guān)公文處理實施細則》的有關(guān)要求辦理。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正?！嗣⒌孛?、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤?！霉囊纫龢?biāo)題，后引發(fā)文字號。公文稿紙亦應(yīng)符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。④校對。校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。本人就具體病例加以分析。例4.省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例2的動賓搭配不當(dāng)。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。病例分析：例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。這也是文風(fēng)問題。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。因為責(zé)任心才是寫作公文的動力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動力一樣。主要是根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。這些來自實踐經(jīng)驗的認(rèn)識，是頗有見地的。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。在已經(jīng)選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。公文寫作材料的嚴(yán)格篩選秘書經(jīng)過調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。常用的16種標(biāo)點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標(biāo)點符號用法》（自1996年6月1日起實施）為標(biāo)準(zhǔn)。遣詞造句，也要規(guī)范。這就是公文的書寫規(guī)范。《辦法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。例7.關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與搭配，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。例2.高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。據(jù)此，須精心制作。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時間及時印出；急件應(yīng)在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤。一般需經(jīng)三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應(yīng)簽字，落實責(zé)任，保證校對質(zhì)量。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關(guān)”中作專題介紹，這里不再敘述。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱?！晌臅r間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進行。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。⑤立卷、歸檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不宜把已結(jié)案的文件長時間放在正在辦理類文件中。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。緊急公文應(yīng)按要求時限辦理完畢；一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內(nèi)容和性質(zhì)，分別處理。緊急文件隨到隨辦。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。發(fā)文機關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦：“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機關(guān)提出意見、建議，供上級機關(guān)決策參考。三是不同時抄送下級機關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。七、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則。六、“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則“請示”直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。如果擅自行文就?gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。所以通常情況下不越級行文。聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時，這就可以通過授權(quán)行文來解決。這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。行文的基本規(guī)則正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則：一、按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關(guān)隸屬關(guān)系行文。如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關(guān)的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。當(dāng)時間特別緊急時，可采取壓縮內(nèi)容結(jié)構(gòu)（如改“三段式”結(jié)構(gòu)為“兩段式”結(jié)構(gòu)等〕、巧設(shè)過渡方式緊急收尾等措施，盡量做到在規(guī)定的時限內(nèi)拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。公文寫作尤其是機關(guān)公文寫作，有時是“上午交任務(wù)、下午要稿子”。三是細分寫作層次。二是全面羅列素材，從素材中精心歸納提煉各層次的標(biāo)題。（3）粗細綱，就是兩者的結(jié)合，將某些部分詳細列明，有些部分只用簡略語句加以概括。寫提綱好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌磚和裝飾就不難了?！八拇笠亍保垂牡闹髦?、材料、結(jié)構(gòu)、語言：“五大步驟”，即精心設(shè)計提綱認(rèn)真擬制標(biāo)題劃好層次段落巧設(shè)過渡照應(yīng)斟酌開頭結(jié)尾?！笆斑z補缺”是指在起草公文和整理領(lǐng)導(dǎo)講話時，要完整準(zhǔn)確地歸納整理領(lǐng)導(dǎo)意圖。要做到這一點，平時就要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)會上級機關(guān)的有關(guān)指示精神，熟悉有關(guān)工作部署和要求，善于站在上級、領(lǐng)導(dǎo)和全局的角度觀察問題、分析問題、思考問題。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，寫作公文時就能達到運用自如、“信手拈來”的熟練程度，制作的公文質(zhì)量也就可以不斷提高了。從上級機關(guān)的文件中學(xué)習(xí)公文寫作知識，熟悉公文寫作規(guī)范，提高思維層次。所謂一支筆：就是采取摘錄、提要、心得式的筆記方法，摘錄文電資料，記錄會議講話等。積累資料有兩種途徑：一種是從工作和生活中收集“第一手資料”；另一種是從文件和有關(guān)材料中獲取“第二手資料”。在這里摘錄某領(lǐng)導(dǎo)同志對筆者公文寫作的一段批示，點出了公文寫作的三重境界，作為結(jié)語，與同行共勉：“藝無止境，文稿起草也大有學(xué)問。用心寫作是一方面，用心體會領(lǐng)導(dǎo)和同志們精心刪改之處，體會到了“不應(yīng)該那么寫”，明白了“應(yīng)該這么寫”的道理，便是“修煉”公文寫作的悟性。那么，不應(yīng)該那么寫這一面，恐怕最好是從那同一作品的未定稿本去學(xué)習(xí)了。魯迅先生是這么寫的：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部說明著‘應(yīng)該怎樣寫’。同樣的訓(xùn)練、同樣的工作經(jīng)歷，有些人的寫作水平只能停留在一定的層面上，有的人卻能把公文寫作升華到藝術(shù)的境界。第一類材料能幫助作者把握公文是否符合黨和國家的方針政策與法規(guī)，能解決確定公文是否有硬傷的問題；第二類材料主要用來吃透上情，決定公文的目的和用途，避免下筆千言、離題萬里；第三類材料主要用來摸清下情，