x芭絲服裝公司-文件與資料控制程序(文件)
【正文】 司級管理文件 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 文件與資料的編號、版本號、修改狀態(tài)號規(guī)則 文件版本號用大寫英文字母 A、 B、 C??依次排序。 所有經(jīng)批準的文件與資料均由文控員負責(zé)發(fā)放，并必須在“文件收發(fā)登記表”上簽字。 形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需進行大幅度修改時，由原編制部門進行換版，原文件收回作廢。 各類表單、記錄由相 關(guān)部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時交文控員按規(guī)定程序銷毀。 文件與資料的使用和更新 頒發(fā)有效版本文件時，必須同時回收失效文件，回收數(shù)量是原頒發(fā)數(shù)量，并登記“文件收發(fā)登記表”。 總經(jīng)辦資料室需準備一套文件與資料的副本，并加蓋“副本”章。 國家法律、法規(guī)、行業(yè)標準以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，總經(jīng)辦需列冊存檔。 經(jīng)批準可外發(fā)的文件，按照 執(zhí)行。 總經(jīng)辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本變化情況，如有版本升級、變更等情況，需填寫“外來文件變更報告表”，報請管理者代表批準后獲取，并按照 。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 8 頁 共 10 頁 編號： SQP01 版 /修： A/0 頁碼：第 5 頁，共 6 頁 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 9 頁 共 10 頁 總經(jīng)辦每年 6月、 12 月底或文件專管人離職時，依據(jù)“文件收發(fā)登記表”、 “受控文件清單”核查現(xiàn)場使用的文件與資料是否完整、有效。 文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等，可以用書面方式向總經(jīng)辦申請，由文控
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