【正文】 本制度。 本辦法適用于集團(tuán)公司和各項(xiàng)目公 司的公文管理。 3. 公文格式 公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定： 紙張：公文一律采用 A4 打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。 標(biāo)題：公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要 做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距適當(dāng)。數(shù)字、年份不能回行。 落款： 成文日期用漢字年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。 主題詞：主題詞用 4 號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用 4 號(hào)宋體字；詞目之間空一字。印發(fā)部門左空一字，印發(fā)日期右空一字。 制度內(nèi)容的層次結(jié)構(gòu)必須按“章”“條”“一”及 3 的層次進(jìn)行敘述，“章”“條”編號(hào)一律采用中文數(shù)字。需要簽署具體意見的要明確具體。同時(shí)，檢查文件是否有未裝訂、缺頁(yè)或手續(xù)不全等差錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向發(fā)文單位查詢，予以彌補(bǔ)。 集團(tuán)對(duì)外發(fā)文的文字均由集團(tuán)行政管理中心 負(fù)責(zé) 人 審核，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù) 管理 中心負(fù)責(zé)人（其他各公司由財(cái)務(wù)部經(jīng)理） 審核，必要時(shí)由集團(tuán)法務(wù)人員審核，從適用文體、上報(bào)程序、公文格式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴(yán)格把關(guān)，做到準(zhǔn)確無誤。 文件資料下發(fā)至非集團(tuán)所在地各公司或相關(guān)人員的，發(fā)文部門在發(fā)文當(dāng)日應(yīng)以傳真或電子郵件形式送達(dá)，并由接收人及時(shí)將文件資料送至相關(guān)部門。如果需要報(bào)（副）總裁 審批 的，應(yīng)及時(shí)交 （副） 總裁辦秘書予以呈報(bào)。 建檔： 文件反饋后， 集團(tuán)行政管理中心辦公室必須對(duì)收文進(jìn)行分類建檔，并按時(shí)向檔案管理科移交 。如果集團(tuán) 外來文，需要報(bào)（副）總裁 ，應(yīng)及時(shí)呈請(qǐng)批示。 建檔： 文件反饋后，辦公室必須對(duì)收文進(jìn)行分類建檔，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理科 存檔。 簽發(fā)：會(huì)簽結(jié)束后，由集團(tuán) 副總裁、常務(wù)副總裁、總裁或董事長(zhǎng) 簽署發(fā)布意見。 各職能部門和各公司發(fā)文程序 起草： 集團(tuán)各職能部門和各公司發(fā)文按文 件屬性指定經(jīng)辦部門、指定專人起 草。 蓋章： 文件經(jīng)負(fù)責(zé)人簽署發(fā)布意見后，由辦公室按照《印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。 絕密級(jí)：是最重要的秘密，泄露后會(huì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)安全和 合法利益遭受特別嚴(yán)重的威脅 和巨大的經(jīng)濟(jì)損失； 機(jī)密級(jí)：是重要的秘密，泄露后會(huì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)安全和合法利益遭到重 大的威脅和 經(jīng)濟(jì)損失； 秘密級(jí)：是指一般的商業(yè)秘密，泄露后會(huì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)競(jìng)爭(zhēng)加劇 ，合法經(jīng)濟(jì)利益遭受一定損失或潛伏一定的損失。 特急：是指內(nèi)容特別重要、緊急，需要立即、優(yōu)先、限時(shí)傳遞處理的文件； 緊急：是指內(nèi)容比較重要、緊急，需要優(yōu)先傳遞處理的文件； 平急：是指內(nèi)容重要，需要優(yōu)先于日常事務(wù)傳遞處理的文件。 （二 ） 印章管理規(guī)定 1. 總 則 為規(guī)范集團(tuán) 各類印章管理，規(guī)避營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)，制定本規(guī)定。 業(yè)務(wù)專用章：指集團(tuán) 對(duì)外財(cái)務(wù)收支、稅務(wù)登記、簽訂合約等業(yè)務(wù)使用的，刻有本公司名稱、法定代表人姓名及特定業(yè)務(wù)用途的印章，如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。 印章保管 各類印章刻制后，按“統(tǒng)一建檔 、集中保管、專人負(fù)責(zé)、使用”的原則，交由經(jīng)集團(tuán)指定的專人進(jìn)行登記、保管和使用。 如兩人中一人因事休假等原因不在崗時(shí)，休假前將本人負(fù)責(zé)事項(xiàng)交到行政管理中心負(fù)責(zé)人處代為行使職責(zé)。交接人員簽字，辦公室負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接并 簽字認(rèn)可后備存。 3. 印章的使用 用印程序 集團(tuán)印章，均須經(jīng)辦人填寫《用印審批單》（見附件 MJXZ004），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部 門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、（副）總裁、董事長(zhǎng)簽批后，報(bào)印章主管人登記，印章主管人用印，用印申請(qǐng)人和辦公室主任同時(shí)監(jiān)??； 集團(tuán)各中心印 章憑審批后的發(fā)文會(huì)簽單，由各中心負(fù)責(zé)人決定用印。確需帶出集 團(tuán) 或公司用印，必須經(jīng)董事長(zhǎng) 親筆 簽審后，由印章保管人攜帶印章與用印人共同外出使用；董事長(zhǎng)不在等特殊情況下，需按印章使用程序簽批，電話呈請(qǐng)董事長(zhǎng)同意后，由印章保管人攜帶印章與用印人共同外出使用。集團(tuán)職能部門印章按本規(guī)定程序?qū)?nèi)使用，一律不得超出集團(tuán)及下屬各公司范圍給第三方使用。 財(cái)務(wù)章的使用范圍： 財(cái)務(wù)專用章僅限于對(duì)外開具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)； 發(fā)票專用章僅限于對(duì)外開具發(fā)票。 未經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理書面同意，印章不得做以下用途： 在為集團(tuán)和公司以外的其他 任何公司、組織、個(gè)人出具的設(shè)有擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等經(jīng)濟(jì)責(zé)任的合同或資料上使用； 在為非集團(tuán)和公司員工開具的有關(guān)介紹信、證明等材料上使用； 在其他單位和個(gè)人以要約或要約邀請(qǐng)形式出現(xiàn)的宣傳圖紙、訂單等具有經(jīng)濟(jì)往來性質(zhì)的文書上使用； 其他非本章規(guī)定的印章使用范圍。 行政管理中心印章保管責(zé)任人應(yīng)在每月５日前將上月受理的《用印審批單》進(jìn)行整理、裝訂后，并存檔。 所有蓋章文件，須按照《檔案管理辦法》，留存一份原件歸檔，不能留存原件的須復(fù)印后歸檔。 8. 附則 本規(guī)定由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 人力資源管理中心 負(fù)責(zé)集團(tuán)及各項(xiàng)目公司內(nèi)部員工號(hào)碼的收錄及內(nèi)部聯(lián)系號(hào)簿的制作、發(fā)布及修訂維護(hù)工作。 編寫使用說明、發(fā)布日期，提高電話號(hào)簿利用效率。 內(nèi)部電話號(hào)碼按公司領(lǐng)導(dǎo)和中心分類。 第三順序：政府機(jī)關(guān)按黨委、人大、政府、政協(xié)及各部、委、辦、局辦公及負(fù)責(zé)人電話序列編排；企業(yè)按照工業(yè)類別（如房地產(chǎn)企業(yè)、管理咨詢企業(yè)、建材企業(yè)等）序列編排辦公及負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話；銀行按銀行類別（如建設(shè)銀行、工商銀行、信用社等）辦公及負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話序列編排。 單條記錄下應(yīng)列出盡可能詳細(xì)的信息，如辦公電話、住宅電話、個(gè)人手機(jī)、傳真、郵編、電子郵箱、網(wǎng)址、聯(lián)系地址等。 每本電話號(hào)簿含內(nèi)、外部電話號(hào)碼，如有必要裝訂分冊(cè)。 本辦法所 指集團(tuán)總部和各項(xiàng)目公司證照包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證、資質(zhì)證等。 檔案管理員負(fù)責(zé)公司登記、變更登記、公司注銷、證照年檢資料及證照（正、副本）的管理，并登記存檔。 3. 證照年檢 《營(yíng)業(yè) 執(zhí)照》年檢。按照經(jīng)營(yíng)許可證（資質(zhì)）辦證部門規(guī)定時(shí)間年檢，并提交年檢文件。每年《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》年檢時(shí)持《法定代表人證書》在登記機(jī)關(guān)進(jìn)行年檢。 （五） 資料報(bào)送、接收管理辦法 1. 總 則 為加強(qiáng)集團(tuán)公司資料管理，規(guī)范員工在資料報(bào)送、接收中的職務(wù)行為，嚴(yán)格資料報(bào)送、接收的程序要求，確保資料報(bào)送、接收工作合法、真實(shí)、完整和及時(shí)，規(guī)避因資料報(bào)送、接收工作不當(dāng)給集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理帶來各種風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。經(jīng)辦人員應(yīng)保持與有關(guān)部門的工作聯(lián)系，及時(shí)做好有關(guān)資料的報(bào)送和接收工作。 對(duì)外資料報(bào)送的程序 經(jīng)辦人員應(yīng)根 據(jù)不同資料的具體要求，如實(shí)填報(bào)相關(guān)內(nèi)容，對(duì)涉及多個(gè)部門 填報(bào)的資料，各部門應(yīng)積極配合，準(zhǔn)確提供資料的相應(yīng)內(nèi)容，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門核準(zhǔn)。 集團(tuán)對(duì)外往來中的一切對(duì)外書面資料，須由被賦予崗位職責(zé)的經(jīng)辦人本人送達(dá)，并對(duì)書面資料的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。 4. 資料報(bào)送、接收的 要求 如合同一方要求另一方對(duì)其提供的書面資料內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)的，雙方同意以共同協(xié)商并簽訂《確認(rèn)書》的形式進(jìn)行確認(rèn)，《確認(rèn)書》內(nèi)容按合同管理規(guī)定審批，并作為合同附件管理，對(duì)雙方發(fā)生法律效力。 5. 附 則 未正確履行上述職責(zé)要求，對(duì)責(zé)任人處以 50— 200 元的罰款，造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)賠償損失；因工作麻痹大意、履行職責(zé)明顯不當(dāng)，給集團(tuán)或公司造成重大損失的，在責(zé)任人賠償損失后應(yīng)對(duì)其進(jìn)行待崗培訓(xùn)、辭退直至開除處理。 低值易耗品：指單價(jià)在 20xx 元以下的可重復(fù)使用的實(shí)物資產(chǎn)，如辦公桌椅、電話、計(jì)算器、電扇、工（ 器）具等。單次采購(gòu)物品總價(jià)值 20xx 元以上適用招標(biāo)采購(gòu)。 單價(jià) 50 元以上（含）且單次購(gòu)置總價(jià)達(dá) 500 元以上的低值易耗品參照固定資產(chǎn)詢價(jià)采購(gòu)方式購(gòu)置；如單次購(gòu)置總價(jià) 500 元（含）以內(nèi)，單價(jià)在 50 元以下可以通過選擇信譽(yù)好、質(zhì)量?jī)?yōu)的供貨商按前次詢價(jià)結(jié)果送貨，通知送貨前應(yīng)電話了解市場(chǎng)行情是否有大的變動(dòng)，如有變動(dòng)應(yīng)重新詢價(jià)；如單次購(gòu)置單價(jià)在 50 元以下不常用的或零星物品，可以采取議價(jià)的方式購(gòu)置。 3. 資產(chǎn)的管理與維修 集團(tuán)對(duì)資產(chǎn)（以下均含低值易耗品）的管理，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，責(zé)任到人”。領(lǐng)用人再次領(lǐng)用同一資產(chǎn)或低值易耗品時(shí)，應(yīng)以舊換新。各公司盤存結(jié)果報(bào)集團(tuán)行政管理中心備案，集團(tuán)安排專人進(jìn)行抽查。 資產(chǎn)維修程序（房產(chǎn)維修按《工程維修管理辦法》辦理）： 資產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，使用人應(yīng)填寫《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，報(bào)資產(chǎn)管理人員； 資產(chǎn)管理人員根據(jù)《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查、分析，找出原因，界定責(zé)任，提出維修意見； 損壞責(zé)任界定后，如需一定費(fèi)用，資產(chǎn)管理 人員必須將結(jié)果報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)有資金使用審批權(quán)人審批后維修。其他單次維修費(fèi)用在 50 元以下的，公司資產(chǎn)管理人員可以在報(bào)本部門負(fù) 責(zé)人同意后，按議價(jià)方式找維修單位予以修理。 4. 罰 則 資產(chǎn)在使用過程中遺失或被人為損壞的，由責(zé)任人照價(jià)賠償，查不出責(zé)任人的，由領(lǐng)用人賠償。 因資產(chǎn)管理人員管理不善造成資產(chǎn)損失的，應(yīng)由其負(fù)責(zé)賠償，同時(shí)處以 50 100 元的罰款；雖未造成損失，但臺(tái)賬登記混亂、賬實(shí)不符的，對(duì)其處以 50元以內(nèi)的罰款。 2. 辦公用品的購(gòu)置 辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一配置。鋼筆、圓珠筆由員工自備。 辦公用品購(gòu)置程序： 集團(tuán)各中心文員根據(jù)工作實(shí)際需要，統(tǒng)計(jì)并擬訂下月辦公用品申購(gòu)計(jì)劃，于每月 25 日前交至資產(chǎn)管理人員（行政專員）處。 資產(chǎn)管理人員根據(jù)各部門上報(bào)的辦公用品申購(gòu)計(jì)劃，核對(duì)前期領(lǐng)用和庫(kù)存情況，擬訂下月辦公用品購(gòu)置計(jì)劃，并在 24 小時(shí)內(nèi)報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)經(jīng)（副）總裁審批后購(gòu)置到位。 辦公用品購(gòu)回后，采購(gòu)人員須將實(shí)物及票據(jù)同時(shí)交資產(chǎn)管理人員（行政專員）辦理驗(yàn)收、登記、入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)行入庫(kù)數(shù)量登記，建立明細(xì)檔案，參與驗(yàn)收工作的資產(chǎn)管理人員出具入庫(kù)單后，方可履行報(bào)銷手續(xù)。 總裁辦 秘書 副總裁 電腦 1 臺(tái)（規(guī)格一）、電話 1 部； 文件欄 1 個(gè)、文件夾 6 個(gè)、便箋 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 員工花名冊(cè)； 中性筆 2 支、高檔厚皮本 1 本、鉛筆 1 支，橡皮 1塊、筆筒 1 個(gè)等。 個(gè)人 員 工 級(jí)（有工作需要的） 電腦 1 部（規(guī)格四），入職滿七天后配備）、電話 1部； 文件夾 2 個(gè)、便箋 1 本； 相關(guān)崗位工作制度、集團(tuán)通訊錄 軟皮本 1 本，中性 筆 1 支。 員工進(jìn)行集團(tuán)或公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，辦公用品原則上隨員工轉(zhuǎn)移，對(duì)于新的崗位不需要的辦公用品，應(yīng)與接替自己崗位的員工辦理移交手續(xù)或交回資產(chǎn)管理人員（行政專員）。 辦公用品因人為損壞、遺失的，由領(lǐng)用人賠償。 （八） 公務(wù)往來禮品管理辦法 1. 總 則 為規(guī)范集團(tuán)總部及各公司禮品管理，制定本辦法 本辦法中的禮品包括：各類貴重禮品、高級(jí)工藝品和贈(zèng)品及有價(jià)證券。采購(gòu)的清單必須報(bào)財(cái)務(wù)部，以便核查。禮品驗(yàn)收合格后，禮品保管員辦理入庫(kù)手續(xù)。 各公司禮品由各公司行政管理部門在集團(tuán)辦公室按上述程序統(tǒng)一領(lǐng)用，各公司下屬各部門領(lǐng)用禮品時(shí)，禮品保管員應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)予以監(jiān)督管理。 禮品保管員負(fù)責(zé)建立禮品進(jìn)銷存臺(tái)帳，及時(shí)詳細(xì)登記各項(xiàng)禮品的品名、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、購(gòu)進(jìn)、發(fā)放、庫(kù)存情況，做到帳實(shí)相符。 按照以上規(guī)定須登記、上交的禮品饋贈(zèng)，自收受之日起（在外地接受的，自回所在單位之日起）三天內(nèi)由本人如實(shí)交集團(tuán)辦公室 登記。 對(duì)于收受后需登記、上交的禮品在規(guī)定期限內(nèi)不登記、不上交或不如實(shí)登記、上交的，由所在單位責(zé)令其登記、上交，并視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人100200 元罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，給予開除處罰。每年度末由集團(tuán)企管部根據(jù)本 年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷情況 ，調(diào)整下一年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷崗位和標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)集團(tuán)（副）總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。 新設(shè)立 崗位因工作需要使用手機(jī)申請(qǐng)?jiān)捹M(fèi)報(bào)銷，由本人提出書面申請(qǐng)，并附上一個(gè)月的話費(fèi)明細(xì)清單，將其中公務(wù)通話標(biāo)明，由 部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理簽署意見并明確核報(bào)話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)企管部經(jīng)理核實(shí)、行政管理中心負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)（副）總裁批準(zhǔn)執(zhí)行。 確因工作原因，員工公務(wù)手機(jī)話費(fèi)連續(xù)三個(gè)月超過核定標(biāo)準(zhǔn) 50 元以上的，本人可提出書面申請(qǐng)并附最近連續(xù)三個(gè)月的話費(fèi)明細(xì)清單，將其中的 公務(wù)通話詳細(xì)標(biāo)明，由部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理簽署意見，交企管部