企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧教材(文件)
【正文】 件中，然后附上答案。 ? 回信時注意保持線索 – 想回復(fù)對方的回復(fù)， 就不要 創(chuàng)建一封新郵件。 ?切勿在未經(jīng)同意前，將他人郵件轉(zhuǎn)送給第三者。 ?當(dāng)他人誤送郵件給你時，盡可能代為傳遞或通知 發(fā)件 人 。 – 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 – 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來 RE去，與發(fā)件人討論。 – 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。 有用的建議 ? 重要的郵件盡量不要選擇在周五或長假前發(fā)給對方法郵件 ? 重要的郵件發(fā)出之前再讀一遍，正文和附件中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)再核對一遍 ? 如果覺得自己郵件措辭過于激烈，不妨寫好后先不發(fā)，心情平復(fù)后重新讀一遍，改一遍 ? 非必要情況不要發(fā)過大的附件（ 5M），如果附件較大，請壓縮后發(fā)送 ? 看到別人寫得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用 注意！ ? 當(dāng)你使用職場的電子郵件對外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要撰寫或傳送與職場毫無關(guān)系的內(nèi)容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。 –說話前一定要顧及他人的面子。 ? 四忌事后沒有反饋 – 你請人家?guī)兔?，事后一定要反饋，這是對幫忙人的尊重，也是對雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。 最后，養(yǎng)成用郵箱的習(xí)慣！ ? 早上上班的第一件事情： ? 打開電腦 → 打開企業(yè)郵箱 → 查看郵件 ? 郵箱是工作的平臺 ? 使用好郵件， 遵守 一些郵件溝通規(guī)范和技巧 ，能大大提高你的工作效率 謝 謝 ！ 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH 。現(xiàn)在事情做成了，第一個告訴你。 ? 二忌不知道要人家做什么 – 你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對方做什么。 –只要對方稍有改進(jìn)即予贊賞 ?以委婉的方式指出他人的錯誤。 – 如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 ? 主動控制郵件的來往 – 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)” 。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助（如表情、肢體語言等）。 ?謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件 。 ? 回復(fù)不得少于 10個字 – 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。注意時間結(jié)點，除工作特別需要外，要顧及收件人工作的輕重緩急。 2. 不要只用一個簽名檔 – 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。 – 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 ? 一次郵件交待完整信息 – 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。 – 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。 ? 不要隨意使用 :) 之類的字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻。 ? 合理提示重要信息 – 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。 如果是中文 Email，注意拼音輸入法帶給
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