【正文】 護者，變成自己發(fā)展的一個后備團體。深入下屬領導要經(jīng)常深入群眾，傾聽他們的心聲，體諒他們的困難，了解他們的要求。愛護下屬作為領導對下屬的長處應及時地給以肯定和贊揚。 二、環(huán)境禮儀如果辦公人員走進辦公場所時的情緒是積極的、穩(wěn)定的，就會很快進入工作角色，這樣不僅工作效率高，而且質(zhì)量好；反之，情緒低落則工作效率低質(zhì)量差。特別是辦公桌，是辦公人員接觸最多的地方，使首要的工作環(huán)境。辦公用品擺放整齊辦公用品擺放整齊，桌面不得堆放與手頭無關的辦公用品，個人辦公桌及文件柜至少一個月清理一次，無價值或價值不大的東西一律丟棄。計算機硬件部分保持整潔計算機硬件部分要保持整潔，鍵盤、屏幕擦拭干凈，確保正常運轉(zhuǎn)。在用電話時長話短說，一次不得超過三分鐘。提高心理衛(wèi)生水平在日常工作中，人際關系是否融洽非常重要。因為“精神沁染”從某種意義上說要比空氣、水質(zhì)、噪聲的污染更為嚴重。領導應主動關心員工，了解他們的處境，理解他們的心情。三、辦公室溝通禮儀辦公室溝通是建立良好人際的關系，舒暢的工作環(huán)境的關鍵，要善于使所處的辦公室環(huán)境處于—種良好的溝通狀態(tài)中。一般而言，在語言溝通上要切記，多說“我們”而不是“我”，千萬不要讓對方覺得你過于自我，而無法接納他人的意見。同樣，也要讓你的主管感受到你是可以同心協(xié)力的工作伙伴，而不是動不動就“挑刺”的同事。在辦公室與人交流時，既要注意環(huán)境，也要注意對象身份，更要注意把握尺度分寸，同時還要考慮對方的理解接受程度等等，盡力做到表達的恰當?shù)皿w。說話得體可以改善人際社交的關系，強而有力的語言表達力是辦公室溝通成功的重要因素。（一）打電話的禮儀雙方打電話，總有一方為發(fā)起人，發(fā)起人為主動打電話者。（1）打電話的時間。特別是半夜或清晨如果被電話吵醒，很容易引起對方的反感。如果忽視時差打電話，把別人從睡夢中驚醒則是十分不禮貌的。因為時間過長造成電話占線，會影響辦公室的正常通訊。這樣電話一通，就可以層次分明、有條有理地把要說的事情說明白，不會出現(xiàn)丟三落四的情況。（3）及時告辭。先向?qū)Ψ降酪宦暋澳谩焙?，主動地介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。不可一言不發(fā)，或掛斷電話了事。打電話時的姿勢雖然對方看不見，但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音。接聽電話可以分為本人接聽和代接電話，兩者都要按禮儀規(guī)范的要求去做。在工作中，應注意遵守這一做法，而不要故意拖延時間。自報家門則是為了讓對方驗證一下，是否撥錯了電活找錯了人。要專心致志，不要心不在焉三心二意。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進來，不要遠離電話或者責備對方。代接電話的禮儀要求（1）誠懇熱情應答。不要輕易回答“人不在”、“不知道”之類的話。電話記錄應包括通話者的姓名、單位、通話時間、內(nèi)容、是否回電話等內(nèi)容。（一）不打擾別人在辦公室里不可以旁若無人地使用手機。不能在工作場合大聲的喧嘩，“唯恐天下不識君”。穿套裝、套裙時，最好不要將其掛在衣內(nèi)的腰帶上，否則撩衣取用時，容易出現(xiàn)不雅觀的情況。辦公室的工作人員由于崗位性質(zhì)的需要，應該以穩(wěn)重的形象示人，因此在工作場合中，如果響起“爸爸，接電話”，“汪、汪”這樣的手機鈴聲不僅會顯得很不嚴肅，而且與自身身份不符。（一）格式規(guī)范正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。（二）內(nèi)容齊全正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。（二）慎重處理文件來歷不明的信件必須謹慎處理，若不確定最好先用殺毒程序掃描殺毒載查看，以防中毒。寄件時最好注明主旨，以便讓收件人一看便知道來信的要旨。思考題：請簡述辦公室禮儀的特點及作用？辦公室里需要注意哪些方面的常規(guī)性禮儀？請談談你對未來辦公室交往是否有信心？如何處理好辦公室的人際關系？請簡述如何正確的接打電話？請簡述在使用傳真信函的時候需要注意哪些問題？使用電子信函需要注意哪些問題？38 / 38。（四）不可濫發(fā)電子信函不可濫用，現(xiàn)代人的生活、工作節(jié)奏很快，時間很寶貴，千萬不要用電子信函浪費自己和他人的時間。（三）認真撰寫電子信函要認真撰寫。在發(fā)電子信函的時候，需要遵守的禮儀規(guī)范有如下幾個方面：（一）無毒傳送送信前必須用殺毒程序掃描文件，以免不小心將“病毒”寄給對方。發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓笠幌?，以免發(fā)錯。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。 　三、傳真禮儀辦公交往中，傳真是一種迅速快捷的傳遞方式，是自動化辦公常用的重要形式。手機的鈴聲應該悅耳、文明，音量要低沉，不能太大太小。盡量不要在沒使用的時候握在手里或是掛在上衣口袋外，應當將其放在恰當之處。不管是接電話還是打電話，特別是在辦公場合，都應注意不能打擾別人。二、手機禮儀手機在辦公室上起著舉足輕重的作用，但有的工作人員往往忽略手機的使用禮儀，這主要體現(xiàn)在手機常常不分場合地響起鈴聲，以及人們在各種場合都隨時用手機。如果要找的人不在，需轉(zhuǎn)達有關事項，代接電話的人一定要認真記錄，重要事項待對方講完之后，還應該重復一遍，以驗證記錄是否準確。而應該問清楚找誰后，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。按照電話禮儀的慣例，一般要主動打電話者掛斷電話，所以在對方?jīng)]掛斷電話時，接電話一方不要搶先掛斷。接聽電話時，如果有重要內(nèi)容要認真做好筆錄，筆錄內(nèi)容要詳細。（3）集中精力積極呼應。（2）主動問好并自報家門。電話鈴一響應立即放下其他工作，及時接聽電話。用電話要輕拿輕放。舉止文明打電話時應站好或坐端正，舉止得體。（2）通話時要精力集中，嘴里千萬不要嚼東西，也不要一邊打電話一邊同旁人聊天，或一邊打電話一邊兼做其他事，給對方心不在焉的感覺。特別是在辦公室里，沒完沒了的“燙電話粥”將暗示你是一個無事可做的人，或者是一個工作效率不高的人。通電話時，在簡單的問候之后應立即進入主題，闡述通話內(nèi)容。通話內(nèi)容（1）事先準備。在正常的情況下，在辦公室里打電話的時間最好不要超過三分鐘，在國外被稱為打電話的“三分鐘原則”。在業(yè)務的交往中，如果需要打國際性的電話，就要考慮到電話的時差問題。應該選擇在上班半個小時以后，下班半個小時以前，通常是8點半以后，與國外交流則應選擇在9點以后。如果想給對方留下良好的印象，同時取得滿意的通話效果，就要注意打電話的時間和通話的內(nèi)容。第四節(jié) 辦公室通訊禮儀一、電話禮儀電話是人們在社會交往中使用最為頻繁、溝通最重要的渠道，是人們在生活和工作中所不可缺少的交際工具。語言表達的得體是指根據(jù)溝通的語境使用語言，也就是根據(jù)溝通的外部語境（各種情境條件）、內(nèi)部語境（上下文）選用恰當?shù)恼Z句來表情達意。善意地溝通與勇敢地提出見解，才能建構你與上司的良性互動。 （二）向上匯報工作管理不僅包括對下的傳達工作，也包括對上的匯報。（一）認清自我是管理工作的基礎自我管理應該先從認識自己開始，包括自我情緒的管理、工作效率的確立，以及個人處事風格的建立等。有條件的可以建立員工心理檔案，并定期組織“心理檢查”，這樣可以“防微杜漸”，避免嚴重心理問題的產(chǎn)生。為此，在辦公室內(nèi)需要不斷提高心理衛(wèi)生水平。工作人員在言談舉止、衣著裝扮、表情動作中，都可以流露并體現(xiàn)出是否擁有健康的心理素質(zhì)。桌面上雜亂的文件、記事本，電腦上厚厚的塵土，亂丟的簽字筆，會讓一切看上去都毫無頭緒，負面的情緒稍一累積，就會勾起惰性的滋生。 辦公電話應保持通暢辦公桌上的電話是用來辦公的，要保持通暢。從辦公桌的情況就可以看到當事人的狀態(tài)，會整理自己桌面的人，做起事來肯定也是干凈爽快。辦公室的桌椅及其它辦公設施，都需要保持干凈、整潔、井井有條。這就是環(huán)境因素對辦公人員工作效率的影響。這樣做可以進一步激發(fā)下屬的工作積極性，更好地發(fā)揮他們的才干。這樣既可提高領導的威信，又可避免上下關系的緊張化。對于自己下屬犯的錯誤，要多多體諒，在公司領導面前應該考慮下屬的利益，從下屬的立場出發(fā)為下屬多爭取機會，而不是僅僅就是指責懲罰。在工作方面有地位和職務的高低，但在人格上都是平等的，因而下屬也有獨立的人格，領導不能因為工作中的上下級關系就不顧及下屬的人格，不能因為是下屬就可以隨意地指責或讓其受到不公正的待遇。（三）與下屬的關系 曾經(jīng)有一份調(diào)查顯示：“僅僅得到上司的賞識，而沒有得到下屬的支持，那只能說明你成功了一半，沒有下屬的尊重和支持，你的發(fā)展前途是有限的。最好的處理方法就是采用