辦公室事務(wù)管理(20xx02)(文件)
【正文】 劉秘書接到電話才說了兩三句，就在電話里和對(duì)方爭(zhēng)吵起來，最后劉秘書大聲說道： “ 你今后要賬時(shí)，先找對(duì)人再發(fā)火。 ? ? 秘書對(duì)打出的電話都應(yīng)該記錄在案，并根據(jù)通話內(nèi)容的變動(dòng)程度及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充整理，以備日后查考。 電話機(jī)擺放在什么位置？ 撥打電話 程序 準(zhǔn)備通話提綱 核查電話號(hào)碼 確認(rèn)對(duì)方 道別、掛機(jī) 復(fù)述通話內(nèi)容 陳述內(nèi)容 整理記錄 撥出電話 問候并自 我介紹 四、 接聽 電話的程序與技巧 ? ? ? 1．迅速摘機(jī)； 2．主動(dòng)自報(bào)家門； 3．辨明對(duì)方身份； 4．聽記對(duì)方陳述； 5．及時(shí)提出疑問； 6．復(fù)述來電內(nèi)容； 7．禮貌告別對(duì)方； 8．輕輕放下聽筒。 ◆ 避免在電話中爭(zhēng)論或有不佳的情緒反應(yīng)。 ◆ 談話結(jié)束時(shí)，要表示謝意，并讓對(duì)方先掛斷 電話。 ? 如果第二個(gè)電話一時(shí)不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個(gè)電話沒有結(jié)束，建議一會(huì)兒再給他回電話；然后馬上回到第一個(gè)電話上。 ” 或 “ 我能為您帶口信，如果你告訴我你只想同他談，我會(huì)告訴他給你打電話。 應(yīng)對(duì)不同類型電話 的策略 要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。 ” “ 經(jīng)理出去了，要不我?guī)湍悴椴槟欠葙Y料 ?” 六、話費(fèi)控制 ? ? ? ? 案例 ：新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳秘書暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。 ? 來電者 :你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎 ? 陳秘書 :是。 ? 上司回來后，陳秘書也沒有把來電的事告知上司。行為失禮。 ? 必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。 (如下圖 ) 印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用，嚴(yán)禁擅自使用或外借。并清查被停用印章，及時(shí)辦理停用印章的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報(bào)了此事，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)，責(zé)成他立即追回這些介紹信。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報(bào)了這件事，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)，責(zé)成他立即追回這三封介紹信。如遇特殊情況，印章管理人應(yīng)經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后方可 ? 5．印章管理人對(duì)于借款、貸款、付款、簽訂重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、成立新公司、人 ? 6．印章原則上不準(zhǔn)攜帶出公司，如確有工作需要借用公章，應(yīng)填寫 《 公章借用登記表 》 ，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借出使用，使用人在使用期間應(yīng)對(duì)公章負(fù)全權(quán)責(zé)任，使用后應(yīng)及時(shí) ? 7．對(duì)于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑 ? ? 1 ? 2．需開具單位介紹信者，報(bào)經(jīng)部門主管審批后交由介紹信管理人統(tǒng)一填寫并加蓋公 ? 3．介紹信保管人在開具介紹信時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，對(duì)于不符合規(guī)定或手續(xù)不齊全的，可 ? 4．如情況變化，介紹信領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并及時(shí)采 ? 5．原則上不允許在空白介紹信上加蓋公章，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，未使用的空白介紹信
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