【正文】 括賬套備份、年度賬備份等。第二節(jié) 系統(tǒng)級初始化系統(tǒng)級初始化包括創(chuàng)建賬套并設置相關信息、增加操作員并設置權限、設置系統(tǒng)公用基礎信息等內容。在同一會計軟件中可以建立一個或多個賬套。如果賬套參數(shù)內容已被使用，進行修改可能會造成數(shù)據(jù)的紊亂，因此，對賬套參數(shù)的修改應當謹慎。通過設置權限，用戶不能進行沒有權限的操作，也不能查看沒有權限的數(shù)據(jù)。設置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應商、科目、存貨分類、成本對象、結算方式和地區(qū)分類等。其目的是方便會計數(shù)據(jù)按照部門進行分類匯總和會計核算。其目的是方便企業(yè)錄入、統(tǒng)計和分析客戶數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)。企業(yè)需要對涉及該項目的所有收入、費用、支出進行專項核算和管理。（四）設置憑證類別設置憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。通常在設置外幣時，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動匯率、記賬匯率和折算方式等信息。用戶可以直接引入系統(tǒng)提供的預置會計科目，在此基礎上根據(jù)需要，增加、修改、刪除會計科目。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。在對會計科目編碼時，一般應遵守唯一性、統(tǒng)一性和擴展性原則。如果增加的是二級或其以下會計科目，則系統(tǒng)將自動與其一級會計科目類型保持一致，用戶不能更改。（5）外幣核算用于設定該會計科目核算是否有外幣核算。一般情況下，資產類、成本類、費用類會計科目的余額方向為借方，負債類、權益類、收入類會計科目的余額方向為貸方。輔助核算一般設置在末級科目上。在賬務處理模塊中，常見的參數(shù)設置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結算方式和結算號、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項目、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。在期初余額錄入完畢后，用戶應該進行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。二、賬務處理模塊日常處理（一）憑證管理（1）憑證錄入的內容憑證錄入的內容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會計科目、發(fā)生金額、制單人等。校驗的內容包括：①會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設置的會計科目；②會計科目是否為末級科目；③會計科目是否符合憑證的類別限制條件；④發(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求；⑤憑證必填內容是否填寫完整；⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。（2）憑證修改的操作控制①修改未審核或審核標錯的憑證對未審核的憑證或審核標錯的憑證，可以由填制人直接進行修改并保存。④修改他人制作的憑證如果需要修改他人制作的憑證，在賬務處理模塊參數(shù)設置中需要勾選允許修改他人憑證的選項，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。（2）記賬的操作控制①期初余額不平衡、不能記賬；②上月未結賬，本月不可記賬；③未被審核的憑證不能記賬；④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬⑤記賬過程中，不應人為終止記賬。、銀行存款日記賬及資金日報表的管理出納對現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現(xiàn)金及銀行存款日記賬。（1）支票購置支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進行登記操作。會計人員應填制相關記賬憑證，并填入待報銷支票的相關信息，包括支票號、結算方式、簽發(fā)日期、收款人名稱、付款金額等。從啟用月份開始，上月對賬的未達賬項將自動加入到以后月份的對賬過程中。系統(tǒng)進行自動對賬的條件一般包括：業(yè)務發(fā)生的日期、結算方式、結算票號、發(fā)生金額相同等。（4）余額調節(jié)表的編制對賬完成后，系統(tǒng)根據(jù)本期期末的銀行存款日記賬的余額、銀行對賬單的余額對未達賬項進行調整，自動生成銀行存款余額調節(jié)表?？傎~查詢可以根據(jù)需要設置查詢條件，如會計科目代碼、會計科目范圍、會計科目級次、是否包含未記賬憑證等。（3）余額表用于查詢統(tǒng)計各級會計科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和期末余額等。查詢多欄賬時，用戶可以設置多種查詢條件，包括多欄賬名稱、月份、是否包含未記賬憑證等。輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算的輔助總賬、輔助明細賬查詢。自動轉賬的目的在于減少工作量，避免會計人員重復錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準確度。用戶應該按期末結轉的順序來執(zhí)行自動轉賬生成功能。自動生成的轉賬憑證同樣要進行后續(xù)的審核、記賬。用戶應該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進行期間損益結轉。對賬主要包括總賬和明細賬、總賬和輔助賬、明細賬和輔助賬的核對。結賬每個月只能進行一次。在結賬前，最好進行數(shù)據(jù)備份，一旦結賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復到結賬前的狀態(tài)。設置折舊相關內容一般包括：是否計提折舊、折舊率小數(shù)位數(shù)等。根據(jù)固定資產的使用狀況，某一部門內的固定資產的折舊費用可以歸集到一個比較固定的會計科目，便于系統(tǒng)根據(jù)部門生成折舊憑證。固定資產減少的方式主要有：出售、盤虧、投資轉出、捐贈轉出、報廢、毀損、融資租出等。設置折舊方法是系統(tǒng)自動計算折舊的基礎。為強化固定資產管理，企業(yè)可根據(jù)自身的特點和管理方法，確定一個較為合理的固定資產分類方法。二、固定資產管理模塊日常處理企業(yè)日常運營中，會發(fā)生固定資產相關業(yè)務，一般包括固定資產增加、減少、固定資產變動等。（三）固定資產變動固定資產變動業(yè)務包括價值信息變更和非價值信息變更兩部分內容。（四）生成記賬憑證設置固定資產憑證處理選項之后，固定資產管理模塊對于需要填制記賬憑證的業(yè)務能夠自動完成記賬憑證填制工作，并傳遞給賬務處理模塊。然后，系統(tǒng)將計提的折舊金額依據(jù)每項固定資產的用途歸屬到對應的成本、費用項目中，生成折舊分配表，并以此為依據(jù)，制作相應的記賬憑證，并傳遞給賬務處理模塊。（三）月末結賬用戶在固定資產管理模塊中完成本月全部業(yè)務和生成記賬憑證并對賬正確后，可以進行月末結賬。設置工資項目是計算工資的基礎，包括工資項目名稱、類型、數(shù)據(jù)長度、小數(shù)位數(shù)等。設置內容具體包括：基本扣減額、所得項目、累進稅率表等。由于工資數(shù)據(jù)具有來源分散等特點，工資管理模塊一般提供以下數(shù)據(jù)輸入方式：（1）單個記錄錄入。（3）按條件成批替換。（5）從外部直接導入數(shù)據(jù)。工資數(shù)據(jù)計算是指按照所設置的公式計算每位員工的工資數(shù)據(jù)。（四）生成記賬憑證根據(jù)工資費用分攤的結果及設置的借貸科目，生成記賬憑證并傳遞到賬務處理模塊。工資表主要用于對本月工資發(fā)放和統(tǒng)計，包括工資發(fā)放表、工資匯總表等。（2）壞賬處理方式設置企業(yè)應當按期估計壞賬損失，計提壞賬準備，當某一應收款項全部確認為壞賬時，應根據(jù)其金額沖減壞賬準備，同時轉銷相應的應收款項金額。（4）規(guī)則選項應收管理模塊的規(guī)則選項一般包括：核銷是否自動生成憑證、預收沖應收是否生成轉賬憑證等。（二）期初余額錄入初次使用應收管理模塊時，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有客戶的應收賬款、預收賬款、應收票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)，以便以后的核銷處理。如果應收管理模塊與銷售管理模塊同時使用，則銷售發(fā)票必須在銷售管理模塊中填制，并在審核后自動傳遞給應收管理模塊，在應收管理模塊中只需錄入未計入銷售貨款和稅款的其他應收單數(shù)據(jù)（如代墊款項、運輸裝卸費、違約金等）；企業(yè)如果不使用銷售管理模塊，則全部業(yè)務單據(jù)都必須在應收管理模塊中錄入。（3）單據(jù)核銷單據(jù)核銷主要用于建立收款與應收款的核銷記錄，加強往來款項的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。（3）應收沖應付應收沖應付是指用某客戶的應收款沖抵某供應商的應付款項。（三）壞賬處理壞賬準備計提是系統(tǒng)根據(jù)用戶在初始設置中選擇的壞賬準備計提方法，自動計算壞賬準備金額，并按用戶設置的壞賬準備科目，自動生成一張計提壞賬的記賬憑證。（四）生成記賬憑證應收管理模塊為每一種類型的收款業(yè)務編制相應的記賬憑證，并將憑證傳遞到賬務處理模塊。（三）應收賬齡分析賬齡分析主要是用來對未核銷的往來賬余額、賬齡進行分析，及時發(fā)現(xiàn)問題，加強對往來款項動態(tài)的監(jiān)督管理。（3）規(guī)則選項應付管理模塊規(guī)則選項一般包括：核銷是否自動生成憑證、預付沖應付是否生成轉賬憑證等。（二）期初余額錄入初次使用應付管理模塊時，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有供應商的應付賬款、預付賬款、應付票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，以便以后進行核銷處理。企業(yè)如果不使用采購管理模塊，則全部業(yè)務單據(jù)都必須在應付管理模塊中錄入。（3）單據(jù)核銷單據(jù)核銷主要用于建立付款與應付款的核銷記錄，加強往來款項的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。（3）應付沖應收應付沖應收是指用某供應商的應付款，沖抵某客戶的應收款項。（三）生成記賬憑證應付管理模塊為每一種類型的付款業(yè)務編。（二）票據(jù)管理票據(jù)管理用來管理企業(yè)因采購商品、接受勞務等而開出的商業(yè)匯票，包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。通過將應付款業(yè)務在供應商之間轉入、轉出，實現(xiàn)應付業(yè)務的調整，解決應付款業(yè)務在不同供應商間入錯戶和合并戶等問題。（2）付款單據(jù)處理付款單據(jù)用來記錄企業(yè)支付給供應商的款項。二、應付管理模塊日常處理（一）應付處理（1）應付單據(jù)處理企業(yè)的應付款來源于采購發(fā)票（包括專用發(fā)票、普通發(fā)票）和其他應付單。（2）設置對應科目的結算方式設置對應科目的結算方式即設置對應科目的付款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。（2）應付款核銷的設置應付款核銷是確定付款與采購發(fā)票、應付單據(jù)之間對應關系的操作，即指明每一次付款是哪幾筆采購業(yè)務款項。（二）應收賬款查詢應收賬款查詢包括單據(jù)查詢和賬表查詢。壞賬收回是指已確認為壞賬的應收賬款又被收回。（二）票據(jù)管理票據(jù)管理用來管理企業(yè)銷售商品、提供勞務收到的銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票。通過將應收款業(yè)務在客戶之間轉入、轉出，實現(xiàn)應收業(yè)務的調整，解決應收款業(yè)務在不同客戶間入錯戶和合并戶等問題。（2）收款單據(jù)處理收款單據(jù)用來記錄企業(yè)收到的客戶款項。當?shù)诙甓忍幚頃r，應收管理模塊自動將上年未處理完的單據(jù)轉為下一年的期初余額。（2）設置對應科目的結算方式設置對應科目的結算方式即設置對應科目的收款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。（3）應收款核銷方式的設置應收款核銷是確定收款與銷售發(fā)票、應收單據(jù)之間對應關系的操作，即指明每一次收款是哪幾筆銷售業(yè)務款項。工資分析表是以工資數(shù)據(jù)為基礎，對按部門、人員等方式分類的工資數(shù)據(jù)進行分析和比較，產生各種分析表，供決策人員使用。系統(tǒng)可以對不同的工資類別分別進行期末結賬。（三）工資分攤工資分攤是指對當月發(fā)生的工資費用進行工資總額的計算、分配及各種經(jīng)費的計提，并自動生成轉賬憑證傳遞到賬務處理模塊。二、工資管理模塊日常處理（一）工資計算工資變動是指對工資可變項目的具體數(shù)額進行修改，以及對個人的工資數(shù)據(jù)進行修改、增刪。（4）公式計算。（2）成組數(shù)據(jù)錄入。為此系統(tǒng)提供設置計提費用種類和設置相應科目的功能。設置工資類別所對應的部門后，可以按部門核算各類人員工資，提供部門核算資料。第五節(jié) 工資管理模塊的應用一、工資管理模塊初始化工作（一）設置基礎信息工資類別用于對工資核算范圍進行分類。（二）對賬固定資產管理模塊對賬功能主要是指與賬務處理模塊進行對賬。初次錄入固定資產原始卡片時，應將固定資產的原值、使用年限、殘值（率）以及折舊計提方法等相關信息錄入系統(tǒng)。（2）折舊要素的變更折舊要素的變更包括使用年限調整、折舊方法調整、凈殘值（率）調整、累計折舊調整等。（一）固定資產增加固定資產增加是指企業(yè)購進或通過其他方式增加固定資產，應為增加的固定資產建立一張固定資產卡片，錄入增加的固定資產的相關信息、數(shù)據(jù)。在初始使用固定資產模塊時，應該錄入當期期初（即為上期期末）的固定資產數(shù)據(jù)，作為后續(xù)固定資產核算和管理的起始基礎。系統(tǒng)一般會列出每種折舊方法的默認折舊計算公式，企業(yè)也可以根據(jù)需要，定義適合自己的折舊方法的名稱和計算公式。同時，不同使用狀況的固定資產折舊計提處理也有區(qū)別，需要根據(jù)使用狀況設置相應的折舊規(guī)則。記錄和匯總固定資產具體增減方式的數(shù)據(jù)也是為了滿足企業(yè)加強固定資產管理的需要。固定資產編碼是區(qū)分每一項固定資產的唯一標識。固定資產管理模塊的啟用會計期間不得早于系統(tǒng)中該賬套建立的期間。因此，結賬工作執(zhí)行時，系統(tǒng)會檢查相關工作的完成情況，主要包括：（1）檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結賬；（2）檢查上月是否已經(jīng)結賬，如上月未結賬，則本月不能結賬；（3）檢查總賬與明細賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結賬；（4）對會計科目余額進行試算平衡，如試算不平衡將不能結賬；（5）檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結轉到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結賬；（6）當其他各模塊也已經(jīng)啟用時，賬務處理模塊必須在其他各模塊都結賬后，才能結賬。只有對賬正確，才能進行結賬操作。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動搜索和識別需要進行損益結轉的所有科目（即損益類科目），并將它們的期末余額（即發(fā)生凈額）轉到本年利潤科目中。自定義轉賬定義允許用戶通過自動轉賬功能自定義憑證的所有內容，然后用戶可以在此基礎上執(zhí)行轉賬生成。保存系統(tǒng)自動生成的轉賬憑證時，系統(tǒng)同樣會對憑證進行校驗，只有通過了系統(tǒng)校驗的憑證才能進行保存。在系統(tǒng)中事先進行自動轉賬定義，設置的內容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發(fā)生會計科目、輔助項目、發(fā)生方向、發(fā)生額計算公式等。三、賬務處理模塊期末處理賬務處理模塊的期末處理是指會計人員在每個會計期間的期末所要完成的特定業(yè)務，主要包括會計期末的轉賬、對賬、結賬等。用戶可以查詢輸出某日所有會計科目（不包括現(xiàn)金、銀行存款會計科目）的發(fā)生額及余額情況。利用余額表可以查詢和輸出總賬科目、明細科目在某一時期內的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和期末余額；可以查詢和輸出某會計科目范圍在某一時期內的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和期末余額；可以查詢和輸出包含未記賬憑證在內的最新發(fā)生額及期初余額和期末余額。（2）明細賬查詢用于查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，用戶可以設置多種查詢條件查詢明細賬，