【正文】 使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字。第三十一條 公文管理。第三十二條 公文除密級和注明不準翻印的以外，可根據(jù)業(yè)務需要翻印。第三十五條 公文辦理完結后，應及時回收、整理(立卷)，按《檔案管理規(guī)定》歸檔及管理。第三十八條 董事會章、公司章、法定代表人章，由辦公室設專人保管；黨團工會章、財務專用章、合同專用章、內設機構章，由辦公室進行印鑒登記后提供用印部室使用，用印部室指定專人保管。第四十條 用印部室負責人只能批準并監(jiān)督用印，不得直接保管印。第四十三條 未經公司領導批準，不得擅自攜帶印章外出使用。第四十四條 因機構撤并，更名或業(yè)務變動等原因需停止使用印章的，制發(fā)單位應明令廢止，繳回印章封存，作為實物檔案管理，并在印鑒登記冊上注明廢止日期。第四章 檔案管理制度第四十七條 為加強集團檔案管理，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標準化。集團公司檔案收集應體現(xiàn)以我為主的原則。2．證、照年檢、申辦、變更、注銷資料及批(核)準文件原件。4．年度經營情況及考核情況材料。3．財務管理、稅收、財務審計、會計制度、資產清查等材料。(五)市場營銷類1．公司與客戶簽訂的采購、銷售合同、協(xié)議正本，以及合同協(xié)議執(zhí)行過程中的變更材料。2．設備儀器安裝、調試和驗收過程中技術性、憑證性資料、保修卡及產品說明書。(七)項目檔案類1．投資戰(zhàn)略、行業(yè)調研、產業(yè)研究資料。5．投資合作協(xié)議或資金安排情況。3．勘探、測繪、設計、施工、竣工驗收全套圖紙資料。2．公司董事會決議、紀要及原始記錄。6．啟用印信、公章印模及停用、廢止印章。3．表彰決定、先進事跡報告、黨紀處理及批評通報等。第五十二條 歸檔的原則：(一)完整性：歸檔材料必須完整無缺，能記載類別事項的始終及重要環(huán)節(jié)。(二)立卷文件資料的份數(shù)、頁數(shù)、附件均應齊全，并按時間前后依序排列。(四)照片、錄音、錄像、磁盤等聲像檔案，應逐件標出攝錄制時間、對象、地點、中心內容及攝錄人，按專題置入標準案卷袋并在袋面標注內容。第五十五條 歸檔時間(一)基本建設、項目檔案類目，在研究課題完成、工程或項目竣工驗收之日起三個月內完成歸檔。(四)其它類目，當年文件或文本資料，于次年6月底前完成歸檔。第五十八條檔案卷宗應設專庫或專柜存放，且具備防盜、防火、防潮、防蟲措施及條件。第六十條集團檔案保管采用雙套制保存。交接雙方應嚴格執(zhí)行交接手續(xù)。第六十五條 檔案調閱應辦理登記手續(xù)，注明調閱的卷宗題目、查閱人、批準人和查閱時間，歸還時檔案員應辦理驗收及歸還標注手續(xù)。第六十八條 到期檔案，由檔案管理部室負責人鑒定是否續(xù)存或銷毀。(三)掌握檔案管理流程的業(yè)務能力，字跡工整。(四)掌握檔案庫藏情況，按批準權限及規(guī)范手續(xù)開展檔案利用工作。第七十一條 集團將檔案管理作為經營管理的重要事項；作為各級檔案管理人員的年終考核內容；作為各部室的年度工作計劃的組成部分。(五)集團財務預決算報告、各類財務報表、統(tǒng)計報表；(六)集團掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；(七)集團聘用員工人事檔案、勞資收入資料等；(八)集團通過機要方式收取的“三密文件。第七十八條 集團的經營管理的規(guī)章制度和集團認為不宜對外以及泄露會對集團造成損害的材料和活動等屬于秘密密級。第八十一條 集團保密工作由集團全體工作人員共同承擔，各負其責，具體職責如下：(一)集團經營決策中形成的發(fā)展戰(zhàn)略、經營目標、統(tǒng)計材料、財務數(shù)據(jù)、可研報告、企業(yè)經營及管理模式等資料，未經集團領導批準不29 / 29。(一)屬集團絕密的材料，必須由各公司領導審批；(二)屬集團機密的材料，由各公司辦公室負責人或有關部室負責人審批；(三)屬集團秘密材料，由職能部室負責人審批。第七十六條 集團公司董事會會議記錄，財務狀況分析報告，產業(yè)和重大項目的發(fā)展戰(zhàn)略及其戰(zhàn)略規(guī)劃，重大投資決策事項，重大技術成果和集團所有專利技術資料以及集團認為其泄露會使集團的安全和利益受到嚴重損害的材料和活動等屬于絕密密級。第七十三條 集團保密工作的原則是‘‘嚴密制度、方便工作、內外有別、上下分級。(六)有權對調閱借出的逾期檔案實施追繳；有權對違反檔案調閱制度的行為予以制止。(二)檔案庫柜設施及鑰匙保管。第六十九條 檔案管理人員應具備的素質：(一)嚴守企業(yè)秘密的職業(yè)道德準則。調閱時間超出1天以上或查閱地點在不可控場所進行的，須經公司分管領導批準。第六十三條 檔案利用是檔案管理的根本目的，其利用主要以調閱方式進行。第六十一條 兩個以上的單位同時完成的項目，由主辦單位保存全部文件材料；協(xié)辦單位保存與承擔內容相關的文件原件。第五十九條 參照國家和有關部門的規(guī)定，集團檔案的保管期限分為永久和長期兩種。集團公司檔案，由負責建檔的職能部門按歸口類目實施保管，無保管條件的部室，在完成立卷歸檔后即向集團公司辦公室移交；二級公司檔案，可根據(jù)生產經營布局的聚散程度，實行集中或分級管理。 (三)生產、經營、辦公設備及儀器所附使用說明及質量、保修資料，在開箱驗收后即歸檔。電子公文檔案一般不加密，其存儲載體與紙質公文一同歸檔。(三)立卷材料系統(tǒng)組合后按《卷內文件目錄》(見附表)依次編排序號，目錄填寫使用黑色碳素筆或黑色墨水。(三)規(guī)律性：歸檔材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5．工會財務賬簿、憑證、票據(jù)。(十)黨群工作類1．黨委綜合性工作、組織建設、黨員教育、黨費管理、企業(yè)文化建設、宣傳工作、黨風黨紀檢查、信訪工作中形成的重要文件材料等。4．公司規(guī)章制度。5．業(yè)主資料。(八)基本建設類1．征用土地、租用土地的合同、協(xié)議、標書正本、批文原件及土地權屬法律文件。3．投資項目、技改項目的項目評估材料及可行性研究報告、項目實施方案。4．技術改造及設備報廢資料。3．產品包裝圖樣、說明書及注冊商標。(四)人力資源類1．人事發(fā)文類。(三)會計檔案類1．年度財務報表。2．年度經營管理任務書。第五十條 集團公司檔案按十一個基本類目設置，即：股權事務類、經營管理類、會計檔案類、人力資源類、市場營銷類、生產技術類、項目檔案類、基本建設類、行政管理類、黨群工作類、設備儀器類。第四十八條 集團檔案是指集團在日常經營管理運行中積累形成具有查考、利用價值的，能真實反映和記載企業(yè)歷史沿革及發(fā)展情況的文字材料、音像圖片、工程圖紙、技術數(shù)據(jù)、賬簿憑證、實物等各類重要資料的總和。因善后工作等特殊情況仍需使用時，由公司領導批準。持證人須妥善保管，返回后退還辦公室并注銷。業(yè)務專用章只允許在限定的業(yè)務范圍內使用；(七)內設機構章僅用于辦理職能范圍內的事務，由部室負責人審核用??；(八)法定代表人章及業(yè)務用途的公司領導銘章、屬公務章，由辦公室負責人根據(jù)需要安排用印。鑰匙應由專管人員隨身攜帶，不得同室存放或委托他人代管。任何個人不得私自刻制。被撤銷、廢止的公文，應從即日起在公司網絡中刪除。各級黨委、政府及部室下達的編號文件原件，以及交辦事項的依據(jù)文件，在閱畢或辦理完結后，應及時向公司辦公室清退。