【正文】 值的。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 　　善待自己。 　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。（ ） 　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。 （ ） 　　我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。 （ ） 　　1我常邊工作邊吃飯。 　　 原則之四：合理地安排時間 　　 首先我們來看看穆爾的故事： 　　案例 穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。舉例說明： 　　 80%的銷售額是源自20%的顧客； 　　 80%的電話是來自20%的朋友； 　　 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 　　 80%的財富集中在20%的人手中； …… 　　 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。一旦一項工作計劃成為危機(jī)時，犯錯的幾率就會增加。 　　 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 　　 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。 　　 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。 　　即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。 　　準(zhǔn)備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。 　　然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費(fèi)時間”上。168）100 　　檢查數(shù)目字。 　　1再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫出你對下列問題的答案： 　　我如何浪費(fèi)我的時間？未來有何算途徑可預(yù)防或減低時間的浪費(fèi)？ 　　我如何浪費(fèi)別人的時間？我浪費(fèi)了誰的時間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 　　哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 　　別人如何浪費(fèi)我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 　　我做的哪些事既重要又緊急？ 　　我做的哪些事對我的目標(biāo)很重要？ 　　我是否花費(fèi)時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 　　 這些問題的答案應(yīng)能提供許多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。 　　 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。第七章、如何制定計劃]在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個人的工作/生活目標(biāo)來制訂計劃了。 具體計劃與指導(dǎo)性計劃　　 具體的計劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。 　　 注意事項 　　事先的了解： 　　 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 　　 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 　　 3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 　　 4 、上級主管對你的期望和要求 　　 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 　　遵循5W2H原則 　　 Why: 為什么要做這項任務(wù)，對工作目標(biāo)是否有支持 　　 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) 　　 When： 在什么時間段進(jìn)行 　　 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點 　　 Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé) 　　 How to： 用什么方法進(jìn)行 　　 How much：需要多少成本 　　設(shè)置控制點（milestone）　　 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。 　　 利用計劃工具 　　 計劃管理－－WBS 　　定義 　　WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 　?。?）WBS主要反映任務(wù)的層次。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 　　計劃要素 　?。?）PERT主要反映任務(wù)的時間、資源、配合、控制等。 　　v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 　　步驟三：確定關(guān)鍵路徑 　　時間上的關(guān)鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。 　　 對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應(yīng)付，更有甚者是視而不見。 　　 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？”等等。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的重點是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 　　 雖然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！ 　　過濾電話 　　 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。 　　來自下屬的打斷 　　 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項問題： 　?。?）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？ 　?。?）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？ 　　（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ 　?。?）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 　　（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 　　來自同事的打擾 　　 在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時候，你可以將他的打擾方式加以定型化。 　?。?）不要隨意打擾對方。 省時之道 　　 有時我們經(jīng)常會聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時間。實際上，有我們的生活和工作中，有不少時間是零碎的，還有一些時間是用來等待的，浪費(fèi)的時間可以用數(shù)以萬計來說明是并不過分的。以下是如何利用無奈或無聊時間的些建議。只要能夠利用，任何時間都不要浪費(fèi)。她說：“我已經(jīng)無法自撥了，這樣做讓我非常愉快。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 　　帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。這本書的要旨是：“遠(yuǎn)離高峰時刻，避免一窩蜂。 　　 在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 　　1 為了說明的方便，請你假設(shè)一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應(yīng)，將你再度扳倒，而你基于以往的習(xí)慣全力抗拒。 　　 大多數(shù)人習(xí)慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運(yùn)動場上非贏即輸?shù)慕侵?、學(xué)習(xí)成績的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒能喚醒內(nèi)在的知覺，只為了爭1角錢，一輩子拼個你死我活，卻從來不曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。 　　最后，我們希望您能通過一點一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點位置，不斷地擴(kuò)大組織和個人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個有意義、充滿快樂的人生！。 　　 結(jié) 束 語 　　好了，我們的教學(xué)內(nèi)容到這里就結(jié)束了。在60秒結(jié)束的那一刻，你們各賺了3塊錢，改寫了只有一人能獲得1角錢的局面。 　　 追求互賴模式 　　 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時間限定在60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。 　　 逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現(xiàn)支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會在周五晚上進(jìn)超市，而會選在晚上11點或早上7點逛逛24小時開放的超市。1980年，美國人肯”琳達(dá)回答：“我就是老板。美國人琳達(dá)自己開了一家顧問公司，一年約受理130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機(jī)上度過的。一位參加某個研討會的公共關(guān)系主管告訴與會學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對方接電話時便可以翻閱。 　　 等待的時候做什么 　　 在一天的活動時間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。 　　 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。但事實上，沒有所謂“空”的時間。 　?。?）想想為什么你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 　　 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會一事無成。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點： 　?。?）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識。 　　 當(dāng)你被打斷時 　　 在前面的“時間管理的誤區(qū)”中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應(yīng)該如何處理呢？ 　　來自上司的打斷 　　 來自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。 　　 打電話的藝術(shù) 　　事先的約定與準(zhǔn)備 　　 打電話約定時間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費(fèi)。 　　技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 　　某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 　　建議： 　?。?）先畫WBS,標(biāo)明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間） 　?。?）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 　?。?）再畫PERT 　　計劃要素 　　步驟一：先畫圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 　　關(guān)鍵路徑是可以變化的 　　 計劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 　　步驟二：估計時間 　　v 工序時間=(a+4b+c)/6 　　（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間） 　　v 倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。 　　具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 　　 堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進(jìn)行調(diào)整和滾動。顯然，指導(dǎo)性計劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標(biāo)；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現(xiàn)的方法。約翰生所言：“習(xí)慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了。你知道如何做，就不會感到吃驚。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。若有些微差異，不必?fù)?dān)心。如果是負(fù)數(shù)，表示你花費(fèi)在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活動、個人活動、家庭活動與休閑