【正文】 而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。一切力量和資源都要為優(yōu)先處理這件事服務(wù)。案例分析：并不是所有的事情在任何情況下都會成為緊急而重要的事情。【案例】海嘯的預(yù)警機(jī)制在東南亞海嘯以前沒有得到應(yīng)有的重視，盡管人們早就認(rèn)識到它能夠有效疏散人員，轉(zhuǎn)移財物。案例分析：海嘯預(yù)警機(jī)制的建立并不緊急，但是對于沿海國家來說非常重要。另外還通過績效考核和獎懲激勵機(jī)制，想辦法去刺激他們，但效率為會么還是提不上不去？于是，這個專家就到這個企業(yè)進(jìn)行調(diào)查。案例分析：企業(yè)文化的改變對于企業(yè)的效率提升來說并不是緊急的事件，如果企業(yè)文化制約企業(yè)效率提升，企業(yè)文化的改變就成了提高企業(yè)效率很重要的事情。遇上什么事就管什么事，大有天下人管天下事的豪杰風(fēng)范。這些管理人員倒是很負(fù)責(zé)任，左沖右殺，把這些事情挨個處理，充分顯示了個人的能力。這些緊急但不重要的事情，處理起來要花費(fèi)一定的時間，不過，這些事情處理完以后，不會給企業(yè)帶來多大的收益。這段時間里做的事情，既不緊急也不重要，而且，做完以后也不會有意義。緊急不 緊 急重要重大項目的談判緊急問題的處理重要會議或工作接待重要的人物——必須的?。ǖ谝幌笙蓿┰妇皟r值觀的澄清計劃、準(zhǔn)備、預(yù)防學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑陪客戶逛大街——重要的?。ǖ诙笙蓿┎恢匾獰o謂的電話、信件、報告、會議、應(yīng)酬附和別人期望的事打麻將偏偏三缺一——無奈的?。ǖ谌笙蓿└鞣N瑣碎的閑雜事無用的廣告、函件發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊游蕩、逃避性活動——多余的!（第四象限）圖41 四個象限的區(qū)分198?！〉诙笙捱@一象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對于個人或者企業(yè)的存在和發(fā)展以及周圍環(huán)境的建立維護(hù)，都具有重大的意義。案例分析：未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述。計劃、準(zhǔn)備、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等事情都是重要的預(yù)防或者是重要的儲備工作。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據(jù)人們的很多寶貴時間。198。198。如果它重要就屬于第二象限的內(nèi)容；如果它不重要，就屬于第三象限的內(nèi)容。第三象限的事情是沒有意義的，但是又很難纏，因此，必須想方設(shè)法走出第三象限。走出毫無意義的第三象限，把有限的時間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了?！懊魅諒?fù)明日，明日何其多”，無所謂的，再緊急的事情也要拖到明天去做，就這樣時間一天天地過去，等時機(jī)已過，再后悔已經(jīng)來不及了。時間越少，緊急的事件越多，人感受到的壓力就越大；時間越多，緊急事件又少，人感受到的壓力就越小。第七講 優(yōu)先管理（中）壓力與時間的關(guān)系（下）3.“莫菲定律”事情往往不會像人們所想像的那么輕松，很多事情往往比想像的更加復(fù)雜和困難，往往需要投入比想像更多的時間和精力。急迫的表現(xiàn)主要有兩個：198。生活忙忙碌碌，毫無樂趣可言，就會喪失生命的價值取向。 不輕易因緊急情況改變計劃；198。在公司里，得到的多少要看對公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略意圖貢獻(xiàn)的大小。但是，他的經(jīng)理位置坐了沒一年就被撤了下來。這樣的人做事情就從來沒有多想過，從來沒有想過做事情的意義。結(jié)果：◆ 只會低頭拉車，不去抬頭看路；◆ 明明是人騎馬，卻變成了馬拖人！圖43 本末倒置5.“七”條殘酷規(guī)律注意：◆ 你最多只能擔(dān)當(dāng)七種社會角色；◆ 花花公子不是人人都能勝任的。時間就這樣被人占用，就這樣消逝了。　和他人約定在一定的時間內(nèi)不溝通；198。即使這樣，也可以通過一定的方式來減少上司的干擾。上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化?！∪绻腥苏夷憔驼酒饋斫哟@種迎接方式會使來打擾你的同事感到不安而退卻。下屬的干擾往往會把你太多的時間占據(jù)掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。 安排固定時間供下屬匯報工作；198。有效的方法是保持清醒的頭腦，學(xué)習(xí)管理和控制自己，并且爭取做到“己所不欲，勿施于人”?！∈欠袂宄e人打擾你的目的明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調(diào)侃?！【o急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。 界定工作的職責(zé)，在公司里要采用無邊界化的管理。為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜”“芝麻”每一個人在人生的旅途中，總是會遇到一些“西瓜”，也會遇到很多的“芝麻”。所以人們雖然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的誘惑讓他們控制不住。因此，在單位的時間內(nèi)，你必須做出是要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”的選擇。“芝麻”的回報力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回報的工作。【案例】有一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家做了一個實驗。人們都上前哄搶，這時就會發(fā)現(xiàn)，大家?guī)缀醵汲?張100元鈔票跑過去，去搶那張100元的鈔票。很明顯，一張一張地揀一元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張100元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產(chǎn)生很大的效益。怎樣獲取“西瓜”198。198。實現(xiàn)目標(biāo)合理的方法是在目標(biāo)確定以后，對目標(biāo)的實現(xiàn)要有一個規(guī)劃。為達(dá)到目標(biāo)就要對其進(jìn)行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準(zhǔn)備和詳細(xì)的計劃。　會議前必須擬定會議提綱；198。下一步就是確定什么時間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時間?！“阉械奈募淖雷由锨遄?；198?！≈匦職w類未審批處理的文件；198?！景咐坑幸晃皇澜缰那嗄昕茖W(xué)家經(jīng)歷了一個很不平凡的歷程。四年以后，她以全班第一名的成績畢業(yè)。在墨爾本大學(xué)畢業(yè)后又讀了博士。當(dāng)機(jī)會到來的時候，她發(fā)展性的亮點(diǎn)就變成了改變她的身份的魔棒。198。　放寬最后期限，使它被特殊化高回報活動中的重要目標(biāo)如果不能按期完成的話，可以適當(dāng)延長期限，使它特殊化。198。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作?！”３譁贤?，承擔(dān)責(zé)任，全速前進(jìn)保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進(jìn)?！『雎运鼈儯尫拍愕臅r間時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。198。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。停止揀“芝麻”活動是破，時間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報的工作并把它做好。　看清楚前進(jìn)的方向真正去做有效益的事情，停止揀芝麻的行為，就不能只低頭拉車，不抬頭看路。這是因為不良的習(xí)慣偷走了你寶貴的時間，使你在有限的時間內(nèi)不能做最有價值的工作。這項工作記的是一件一件的事和做事的時間，不必要記錄事件更為詳細(xì)的內(nèi)容。198。就能有的放矢地去改變它。　通過對時間的記錄，你會變得更清楚時間的記錄會讓你清楚地知道新的時間管理方案的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)時間方案中存在的問題。198?？傊瑫r間的記錄能夠幫助你獲得長期的效益。戰(zhàn)術(shù)的使用如果沒有戰(zhàn)略的指導(dǎo)，這些戰(zhàn)術(shù)就不會有連續(xù)性，就難以凝聚最大的力量，產(chǎn)生最大的效益。連為什么做這件事都不明確。開會的時間長效率低。一共七八個人，圍了一個圈，除了會議主持人的手不背，其他人的手都背在后面。接著會議主持人以同樣的方式又問了技術(shù)主管、質(zhì)量檢測員遇到的問題并予以了回答。我國的企業(yè)習(xí)慣于用文件傳達(dá)計劃、通知等，這種方式是單向的行為，不能和接受計劃或者通知的對象進(jìn)行溝通。企業(yè)的管理者必須對企業(yè)的工作流程重視起來，制定合理的流程計劃提高企業(yè)效益。198。因此，戰(zhàn)略目標(biāo)的清晰，能夠在最大程度上避免因決策的失誤而造成的各種損失，同時，必然能夠減。有很多的企業(yè)高層溝通成本太大，他們每天在談重大問題的決策，可就是搞不清到底是投資還是不投資，是上這個項目還是不上。198?！咀詸z61】為什么工作中會出現(xiàn)事與愿違欲速不達(dá)的情況？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案61工作計劃的流程任何企業(yè)都有它的工作流程，有的企業(yè)沒有流程計劃，工作流程處于無意識的狀態(tài)，效率很低，內(nèi)耗很大。案例分析：企業(yè)會議的目的是解決生產(chǎn)銷售方面存在的問題，會議的形式越簡單越能提高企業(yè)的效率。說完又把手背到了身后。它在車間的里面，是一個很小的房間，里面既沒桌子也沒凳子。開會的時候，有早到有晚到，喝茶聊天好不熱鬧。工作沒有目標(biāo)，盲目地工作，或者是為了工作而工作。工作和行動如果陷入了誤區(qū)，執(zhí)行力只能起到南轅北轍費(fèi)力不討好的作用。時間的記錄是一個很有意義的活動?！∮媱澞硞€工作時，記錄你的預(yù)算時間在制定某個工作計劃時，也要制定相應(yīng)的時間計劃，也就是制定相應(yīng)的時間預(yù)算。表51 時間記錄表時間日期六 七 八 九 十 十一 十二 十三……二十四星期一星期二星期三星期四星期五記錄完以后對這個表格進(jìn)行分析，很容易就能發(fā)現(xiàn)一周之內(nèi)哪些時間被有效利用了，哪些時間被浪費(fèi)了?？醋龅哪男┦虑榛貓蟾?，哪些事情回報低，是什么樣的習(xí)慣造成的。198。198。很多人都有這樣的感覺，自己工作很努力，然而沒有成就感?！“严嗤氖虑檫M(jìn)行分類把那些瑣碎的事情進(jìn)行分類，然后集中一定的時間處理這些雞毛蒜皮的事情?！」ぷ鞣诸?，在其他時間做瑣碎無序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。198?！〗档蜆?biāo)準(zhǔn)，不必追求完美有些回報率低的事情沒有必要太認(rèn)真，也沒有必要把它做得很完美?！『喕鼈?，將它們系統(tǒng)化有些活動既復(fù)雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進(jìn)行處理?！∽晕壹?，自我回報，自我激發(fā)高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。198。198。應(yīng)該集中精力確保大的目標(biāo)、主要目標(biāo)的實現(xiàn)。198。案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因為她能夠在自己現(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點(diǎn)。在澳大利亞的墨爾本大學(xué)，她為了掙夠?qū)W費(fèi)及生活費(fèi)用，一天打三份工。在農(nóng)村的時候，她始終沒有放棄對學(xué)習(xí)的渴望，邊放豬邊自學(xué)。維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復(fù)，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。　把重要文件放在固定的地方；198。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。實現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時間以及進(jìn)行資源的分配?！“磿r執(zhí)行完成每一項工作；198。案例分析：這個企業(yè)的做法是時間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達(dá)的情況。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。計劃的制定必須要考慮目標(biāo)的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來考慮才能夠制定出切實可行的計劃。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。一張一張地揀小鈔比搶那1張100元大鈔費(fèi)力多了，更何況，根本就不可能把所有1元1張的鈔票都搶到手。這100張錢里有99張是1元的，有1張是100元的?！咀詸z51】怎樣分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案51效率和效益雖然只有一字之差，但是在內(nèi)容上卻有著很大的差別?！　拔鞴稀迸c“芝麻”的區(qū)分當(dāng)然在選擇揀“芝麻”還是抱“西瓜”之前，首先要對“西瓜”和“芝麻”進(jìn)行區(qū)分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”?！　爸ヂ椤迸c“西瓜”不可兼得在相同的時間內(nèi)，人只能做一件事情，就是說要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”只能選擇一種，如果揀“芝麻”就不會再有時間抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有時間揀“芝麻”。為什么人們熱衷于揀“芝麻”呢？因為揀“芝麻”很容易，每揀到一個“芝麻”就會有一定的成就感，在短期內(nèi)獲得滿足，很過癮。第九講 “西瓜”與“芝麻”“丟了西瓜揀回芝麻”是一句俗語?！“l(fā)揚(yáng)香蕉文化，杜絕推諉?！∧康?、程序、制度是否明確有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)?！∈欠窠?jīng)常會有人打擾你的工作這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在?！“才牌渌麜r間處理非緊急事件。若認(rèn)識不到這一點(diǎn)是很可悲的?！」驹O(shè)立人人安靜一小時制度時間不夠，是因為很多時間被割裂，使本來完整的時間變成一些零零碎碎的時間。同事的干擾往往是即興的，沒有預(yù)謀，是經(jīng)常容易把你的時間割裂掉的?！≈鲃拥丶s見你的上司以減少干擾主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務(wù)?！∽屔纤厩宄滥愕墓ぷ髂繕?biāo)通過溝通，通過年度經(jīng)營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么?！∽鍪虑榉智宄p重緩急。圖45 哪個時間最難控制198。圖44 “七”條殘酷規(guī)律有效地控制時間時間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對你時間的占用就是對你的控制。整天忙碌卻不知道在做什么，也不知道能有多少收益。他很勤奮，可是沒有勤奮到重要的事情上，他被撤換掉也是情理之中的事。他還經(jīng)常下基層和員工一起工作，一起吃飯。 要遵循你心中的目標(biāo)和方向。198。 經(jīng)常感到工作和生活的節(jié)奏非常緊張，這根弦兒繃得就要斷了。如果不能做好充分的準(zhǔn)備，就可能會出大問題。壓力越大，緊急程度就越高，就會迫使人們加快辦事的速度。案例分析：當(dāng)一個人走到最后時刻的時候，當(dāng)他覺得有很多重要的事情沒有完成的時候，他就會感到有很大的壓力。越緊急的事情壓力就越大，越不緊急的事情壓力就越小，【案例】