南大辦公自動化系統(tǒng)管理手冊(文件)
【正文】 。 提供手工錄入、紙介質(zhì)的掃描錄入、網(wǎng)絡(luò)引入及各種文件的導(dǎo)入方式178。檔案管理檔案管理主要內(nèi)容包括：文件、照片、傳真、合同、協(xié)議、會議記錄、宣傳報道等多種形式。系統(tǒng)提供到文件一級的檔案管理，其中已包括目錄的處理等功能。簡捷可靠的案卷整理功能。檔案室除預(yù)先存在建立的卷宗外，可根據(jù)需要建立新卷宗。對外服務(wù)中對每種檢索均考慮模糊匹配功能,并提供一些組合檢索方式。 視圖區(qū)視圖區(qū)一般包含多個按鈕，包括[刷新] [全部展開] [全部折疊] [第一頁] [上一頁] [下一頁] [最后一頁] [全文檢索]這些按鈕在視圖上方和下方各有一行，他們的功能完全一樣，各放一行主要用來方便您的操作216。 最后一頁用來回到顯示的最后一頁216。178。15第 15 頁 共 15 頁 。選擇查看方式對所有用戶對會顯示，新建文檔操作對于沒有權(quán)限的用戶不會顯示出來。 全文檢索對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進行全文檢索由于系統(tǒng)平臺的一些局限性，[第一頁] [上一頁] [下一頁] [最后一頁]這四個按鈕在顯示內(nèi)容只有一頁時也會顯示，這時您選擇下一頁時系統(tǒng)會只顯示一條文檔，這時數(shù)據(jù)并未丟失，請不要擔(dān)心，您選擇第一頁或上一頁或者選擇刷新即可恢復(fù)正常顯示。 全部展開和全部折疊用來一次性展開和折疊所有標(biāo)題項216。左邊是大綱，用來選擇不同的查看方式或新建文檔（根據(jù)不同模塊有所不同），右邊是文檔查看視圖，根據(jù)用戶選擇不同的模式列出所有文檔，每個文檔會顯示成鏈接，您可以點擊查看他的詳細內(nèi)容。檔案摘要卡及其多個視圖創(chuàng)建、管理、維護?？焖俚奈募檎液蜋z索功能。簡捷可靠的文件整理的功能。對檔案的查詢由檔案室主任決定其查詢權(quán)限。 對發(fā)文可以進行多條件查詢，并嚴(yán)格控制公文的打印權(quán)限178。發(fā)文結(jié)束后，可將發(fā)文歸檔轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)進行管理。 對收文全過程的監(jiān)控及催辦，并提供圖形化的流程查閱178。收文管理設(shè)計要求滿足：178。 領(lǐng)導(dǎo)辦公（未啟用）該系統(tǒng)是為了方便領(lǐng)導(dǎo)對自己關(guān)心的一些數(shù)據(jù)、報表、文件進行查詢處理而提出來的，它包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排、重要電話記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話管理、綜合信息查詢、重要人物來訪登記。個人通訊錄個人通訊錄，通過它可以建立個人通訊的檔案，為工作帶來方便。個人郵件個人辦公系統(tǒng)提供了完美的電子郵件的功能，總體上來說有郵件的起草，接收，答復(fù)等功能，在郵遞選項中提供信箋的重要性、郵戳類型、郵遞的優(yōu)先級的選擇，還提供簽名、加密、回執(zhí)、防止拷貝等選項的選擇。一類是自己主動開始辦理的事務(wù)，如公文的起草、信息查詢，稱為主動辦理類事務(wù)；另一類來自于其他人員和部門需要您辦理的事務(wù)，如審批、會簽、批示等，這類事務(wù)稱為被催、督辦類事務(wù)。待辦事宜此子系統(tǒng)中分門別類儲存了所有待辦的事務(wù)，在此子系統(tǒng)中可以直接進行各種事務(wù)處理，統(tǒng)計未處理的事務(wù)。在通信錄中
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