【正文】 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的 ( D )。 A 用后跟著地走路 ． B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C．男性在任何場合都可戴著手套握手 D．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰 9．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的 ( C )。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C 機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30一 150厘米 D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 4．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的 ( C )。 1 電大 《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)資料 小抄 一、單項(xiàng)選擇題 1．以下 關(guān)于投 影機(jī) 的使 用哪 一項(xiàng)是 不適 宜的( D )。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C 每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限 5．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( C )。 A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時(shí)出席為好 D．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C 工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行 均可 D．‘午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 10．上司決定參加某個(gè)會議時(shí)，文員不應(yīng)該 ( A )。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn) 分類 C. 同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D. 可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的( A )。 A. 宴會的形式與氣氛 B．交通是否方便 C. 有無停車場 D．有無休息室 19．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜 ( B )。 A．離人口最遠(yuǎn) B．離人口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 43．在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜 ?( B ) A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條 B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 D．下班前要整理好自己的 辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 44．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn) ?( A ) A．工作人員工作盡可能專門化、單一化 B．盡可能定量控制辦公室工作 C．重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成 D．合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程 45．以 下 哪些 接 打 電話 的 行 為是 不 正確的 ?( A ) A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)? B．給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用 D．中途因有事需放下電話請 對方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置 4 6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用 ( D )。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) B．自己 到上司家里去拿 C. 讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 51. 對 新情況、新 問題 ， 無章可循 時(shí) ， 上司又沒有明確的指示， 文 員 可參照有 關(guān) 政策， 作出合乎情理的 處 理。 A. 廠 長 室 室 c. 院 長 室 D. 經(jīng) 理室 54. 請 示是文 員 工作上有疑 難 ， 無法 處 理 時(shí) ， 向上司 請 求指示， 或無 權(quán)處 理 時(shí) ， 向上司 請 求批準(zhǔn)。 向 上 司 報(bào) 告 B. 送 禮 C. 寫 信 D. 查 證 消 息 的 可 靠性 63。 √ 2．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。 √ 5．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。 X 9．女性 文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。 ( X ) 13．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。 X 17．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 (√ ) 20．拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請人遞上你的名片，以作通報(bào)。(X ) ，文 員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。(丫 ) 28．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖人抽屜。 ( X )32．文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 ( X )35．文員對于在值班期間發(fā)生的重 要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 (X ) 39．如果需要與來訪者確定會面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。 ( X ) 43．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。 (√ ) 47. 辦公室桌、椅， 特別是客人的椅子應(yīng)放在直對光源的地方。 (√ ) 51. 文 員對報(bào)紙 和 雜 志的 處 理 ， 可以 挑出上司喜 歡的 報(bào)紙 和 雜 志放在他的 辦 公桌上， 其他的放在 報(bào) 刊架上供大家 閱讀 。 (√ ) 作。 ( X) 58. 文 員 在接聽電話時(shí)，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋 :“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。 答 ： (1)擬稿。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出 。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。 (9)分發(fā)。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。 (2 分 ) 4．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是 怎樣的，有什么要求 ? 答： (1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。要直接向指示工作的人 (上司 )報(bào)告； (2 分 ) (3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是??。 (3 分 ) (3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。 (1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。 (1 分 )(5)主送機(jī)關(guān)． (1 分 ) (6)正文、附件。 (1 分 )(10)抄送單位、印發(fā)說明． (1 分 ) ?印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 ? (1 )單 位 印章、套印章 。(2分 ) (5 )公 章 一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用 。(1分 ) (9 )凡 以 單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。通告 。2分 )(6 )報(bào) 告 。(2分 )(9 )函 。 (4 分 ) (1)電話擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行 時(shí)寫下的文字依據(jù)。 (4 分 ) 13．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng) ? (1)會議名稱； (1 分 ) (2)會議記錄人的姓名、蓋章； (1 分 ) (3)時(shí)間 (開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間 )； (1 分 )(4)會議地點(diǎn)； (1 分 ) (5)議題； (1 分 )(6)主持人、主席； (1 分 ) (7)出席者 名單； (1 分 ) (8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； (1 分 ) (9)相關(guān)的資料； (1 分 ) (10)下次會議預(yù)定日期。(3分 ) (3) 上司分派兩 項(xiàng) 以上工作日才， 必 須為 工作排定優(yōu) 先 順 序。(2分 ) (2) 說 服 時(shí)，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機(jī) 。(2分 ) (5) 主 動 發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等 (明確了解對方的情況 )。 公室事 務(wù) 管理的服 務(wù) 性特征表 現(xiàn) ? 請簡 要 說明。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。 (4)決定旅行用品。為每件：行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。 (8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。如果是涉外宴請，宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。 (2分 ) (4) 擬 訂 菜單。請柬一般要提前一至二周發(fā)出 。男女賓客間隔而坐 。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (1 分 ) (7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 (2 分 ) (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。 (2 分 ) (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這 個(gè)接待方案 ? 答： (1)接受任務(wù)， (3 分 )(2)了解來賓， (1 分 )(3)制訂計(jì)劃； (1 分 )(4)預(yù)訂食宿； (1 分 )(5)迎接來賓，(1 分 )(6)商議日程， (1 分 )(7)安排會談： (3 分 )(8)陪同參觀； (1 分 )(9)送別客人； (1 分 )(10)接待小結(jié)。他應(yīng)該考慮哪些問題 ? 答： (1)會議的名稱 。(2分 ) (5)議題 (或者議事日程 )。 (2 分 ) 8. 某 個(gè) 下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新 產(chǎn)品推介會結(jié)束了。(1分 ) (4)檢查會場有無物品遺漏 。(2 分 ) (7)桌、椅早先若有移動，必須還原 。(1分 ) (10)通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度。 (3 分 ) (3)情緒激動的來訪者。必須保護(hù)公司和上司的利益。(3 分 )(3) 座 談 會上， 文秘人 員應(yīng) 與主持人密切配合 。(2 分〉 (7) 會 場 也可準(zhǔn) 備 些 飲 料、茶點(diǎn)， 邊 吃 邊談 ， 可使氣氛 輕 松。(3 分 ) (5) 附上 賀 卡寫上中國公司的名稱， 讓 上司 親 自送給 德方 總經(jīng) 理。(3 分 ) (4) 贈 送的禮物 應(yīng) 去掉包裝上的 標(biāo) 價(jià)， 并 應(yīng)請 商店用精美包裝 紙 重新包裝一下 。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。到了請問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方 ?正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? 答： (1 )應(yīng) 該 搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單 。 (2分 ) (5 )通 知 上應(yīng)寫清會議的時(shí)間 (開始到結(jié) 束時(shí)間 )、地點(diǎn) 。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。 小王處理郵件的做法是否正確 ?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? 答 ： (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； (3 分 ) (2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時(shí)可能得到答復(fù)； (3 分 ) (3)12 日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動； (3 分 ) (4)在回信上應(yīng)簽上 自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目； (3 分 ) (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (3 分 ) (6)沒有訂購的東西不能簽收； (2 分 ) (7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好； (3 分 ) 3．請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： (1)利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會議