【正文】 地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不 可。小林就滔滔不絕地講了起來。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于 是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收 件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于 3月 12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)， 12日他正好回來，一定會(huì)參加的。 4．某年 3月 5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3月 5日至 3月 12日，預(yù)定 12日上午回來。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的 ，小曹應(yīng)先同他通氣。 （ 6） 誤拆了信，應(yīng)在信封上注明 “ 誤拆 ” ，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。 （ 3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。 這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！闭f完，“啪”掛上了電話?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！掇k公室管理》期末復(fù)習(xí)練習(xí)題案例分析題部分答案 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小 姐：“是。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！? 陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè) 錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 參考答案： (1)該問的沒有問 (指對(duì)方情況，手套的需要量 )； (2)該記的沒有記錄 (對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼 )； (3)該說的沒有說 (沒有及時(shí)向上司匯報(bào) )； (4)不該說的卻說了 (價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示 )； (5)不懂得保護(hù)自己 (即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 )； (6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門； (7)不等對(duì)方說完，就 “ 啪 ” 掛上電話。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請(qǐng)講出理由并說明 正確的做法。 （ 4）不能呆板回信地址剪掉。 （ 7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。 請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 參考答案： (1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 參考答案： (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； (2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)； (3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)； (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目； (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上 缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或 寫信與寄信人聯(lián)系； (6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收； (7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批 評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。”然后，自己坐在汽車后排座位上?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有 ?? ” 問題： （ 1） 假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 參考答案 : （ 1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員； （ 2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？ （ 3）馬上向總經(jīng)理 報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程； （ 4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？ （ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）； （ 6）召開大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排； （ 7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場(chǎng)等 。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。到了請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 參考答案： （ 1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單； （ 2）打印好書面通知； （ 3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每一個(gè)人； （ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意； （ 5）通知上應(yīng)會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)； （ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi) 容，應(yīng)做好那些準(zhǔn)備； （ 7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。（ 2分）如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。代表們按原來小 組劃分展開了討論。 標(biāo)題：利華公司 2021年工作計(jì)劃、總結(jié) 案卷三： （ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知 ； （ 6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； 標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)檢查、稅務(wù)自查的通知； 案卷四： （ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； （ 9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要； 標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。 在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。我沒法告訴你詳細(xì)情況。后來德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。 （ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。 《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)練習(xí)題選擇題部分 一、單項(xiàng)選擇題 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ）。 A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面 15cm 左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品 B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí) D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150厘米 D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 A． 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)? B． 給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上 C． 做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用 D． 中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把 聽筒 朝下放置 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件 C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題 D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng) 該（ A ）。 A． 國(guó)名、地址、部門、姓名 B． 姓名、地址，部門、國(guó)名 C． 姓名、部門、地址、國(guó)名 D． 姓名、國(guó)名、部門、地址 29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。 A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂 B．對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記 C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 D．對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù) 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模浚? C ）。 A．不理睬 B．不征求主持人意見，停止筆錄 C．