【正文】 起草公文要使用好語言，力求做到順、短、活。但是無論按照哪種順序表達(dá)公文思想，總要有條理地排列，防止忽遠(yuǎn)忽近，忽主忽從，忽明忽今。但是，由于公文的內(nèi)容繁雜，文種很多，在組織材料的時(shí)候，還必須從所寫的內(nèi)容實(shí)際情況出發(fā)，采取恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)方式，以適應(yīng)公文不同文種的特點(diǎn)，做到內(nèi)容與形式相統(tǒng)一。公文的結(jié)構(gòu)組織，同公文的不同文種有一定關(guān)系。二是必須服務(wù)于公文主旨的需要。寫文章如同建房，首先是確定功能，其次是科學(xué)設(shè)計(jì)，再次是精心施工。初學(xué)公文寫作的同志，往往這抄那摘，而效果不好，原因就是所寫公文沒有自己的特色，與本單位實(shí)際結(jié)合的不緊密。有新“意”，有新“材料”，新“角度”，為之“上品”；少新“意”，但“構(gòu)思”新，有新“材料”，差強(qiáng)人意，是為“中品”；既無新“意”，又無新“例”，語言也差，就連“下品”也夠不上了。起草公文時(shí)，表達(dá)觀點(diǎn)要注意通過數(shù)字、典型事例、具體舉措來說明，避免空話、套話、虛話；部署工作要有分析、有論證，有目標(biāo)任務(wù)、有跟進(jìn)措施，讓人覺得確實(shí)應(yīng)該這樣干，不這樣做不行。如果換一個(gè)角度，突出塵土飛揚(yáng)對(duì)該廠生產(chǎn)的影響，如機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)部件上附有潤滑油，沾上很多塵土，影響產(chǎn)品質(zhì)量，加速機(jī)器磨損的程度；廠內(nèi)雨天道路泥濘，運(yùn)輸受阻，使生產(chǎn)環(huán)節(jié)銜接不上，影響生產(chǎn)進(jìn)度等等，請(qǐng)示緣由就更有針對(duì)性，請(qǐng)示的目的也就容易實(shí)現(xiàn)。例如，某汽車修配廠擬將本廠院內(nèi)的黃土地改為水泥地面，向上級(jí)主管部門行文請(qǐng)示，請(qǐng)求撥款數(shù)萬元。準(zhǔn)確是公文發(fā)揮效用的生命所在?？梢哉f，公文寫作高手與低手的區(qū)別，主要體現(xiàn)在材料的選擇使用上。（三）要精心選用材料。這種顯旨方法適用于那些內(nèi)容比較復(fù)雜的決定、決議、報(bào)告、意見、講話稿等公文。四是緣由引發(fā)法。這種標(biāo)題中的“事由”，一般即是該文的主旨。即起句立意，落筆入題，將公文的主旨展現(xiàn)于篇首。這樣，不僅可以在公文寫作中為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖，找到更充分的理論依據(jù)，而且可以針對(duì)已有的方針政策，更好地把握表述領(lǐng)導(dǎo)同志意圖的角度、重心和詳略。任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制作任何公文都是為了解決實(shí)際工作，尤其是當(dāng)前的中心工作中存在的問題。領(lǐng)導(dǎo)同志的任何思想 觀念，都不是憑空產(chǎn)生的。否則，就是無用功。它是一篇公文的“靈魂”和“統(tǒng)帥”，對(duì)材料的組織、結(jié)構(gòu)的布局、語言的運(yùn)用以及表達(dá)方式等起到制約和調(diào)控作用。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。第二，篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。會(huì)議紀(jì)要。（4）寫請(qǐng)示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇；原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要表達(dá)，要讓上級(jí)感到不批準(zhǔn)就說不過去。所謂特殊情況指：重大緊急事項(xiàng)，不越級(jí)請(qǐng)示要誤時(shí)誤事；被直接上級(jí)機(jī)關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級(jí)機(jī)關(guān)意見分歧一時(shí)難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項(xiàng)。同時(shí)，要注意報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回答詢問。要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策特別是具體通知事項(xiàng)。在擬制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意兩點(diǎn)：一是注意標(biāo)題的簡潔性。對(duì)此，中辦《條例》中有明確規(guī)定，我們要嚴(yán)格執(zhí)行。我們制發(fā)公文，首先要科學(xué)論證，看能否管用、達(dá)到效果。一方面，行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。行文規(guī)則是制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的準(zhǔn)則。在座的各位學(xué)習(xí)公文的積極性這么高，也一定會(huì)受益匪淺。對(duì)不從事公文處理工作的同志來講，公文也與其密切相關(guān)。公文寫作是一項(xiàng)綜合性智力勞動(dòng)，是一個(gè)人思想、觀點(diǎn)、知識(shí)、修養(yǎng)、能力、技巧等多種素質(zhì)的綜合反映。俗話說：干得好還須講的好。毛澤東同志講：中國革命一手靠槍桿子，一手靠筆桿子。比如請(qǐng)求上級(jí)解決問題，要寫請(qǐng)示；向上級(jí)匯報(bào)工作，要寫報(bào)告；開會(huì)，要寫講話稿；安排部署工作，要發(fā)通知；與平行單位商洽工作，要寫公函，等等。它的權(quán)威性強(qiáng)。集中體現(xiàn)著黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的意志，一旦發(fā)布實(shí)施就必須執(zhí)行。它的作用大。如果一個(gè)單位制發(fā)的公文質(zhì)量不高，就會(huì)影響工作的有效開展。從上 到下，普遍認(rèn)為“不重視公文寫作的領(lǐng)導(dǎo)，是不高明甚至是不稱職的領(lǐng)導(dǎo)”。從事公文處理工作的同志，接受的信息量大、參加的上層活動(dòng)多、與領(lǐng)導(dǎo)的思路貼得近，這對(duì)個(gè)人素質(zhì)提升、成長進(jìn)步大有好處。因?yàn)楣木哂袡?quán)威性和政策性、針對(duì)性和指導(dǎo)性、規(guī)范性和約束性，很多內(nèi)容涉及到自身的工作和生活，如果不注意學(xué)習(xí)、掌握公文，工作上就可能出偏差、個(gè)人利益就可能受損失。二、公文寫作有基本規(guī)律，我們應(yīng)認(rèn)真遵循遵循規(guī)律事半功倍，違背規(guī)律事倍功半甚至要受到懲罰。它是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職責(zé)權(quán)限及行文單位間的隸屬關(guān)系，本著有利于實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的原則而 確定的。長期以來，在行文中普遍地存在行文過多、公文過長的問題。一方面，行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要，采取合適的文種。這里，我簡要介紹一下幾種常用公文的適用范圍和寫作注重事項(xiàng)。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。比如會(huì)議通知。寫作時(shí)，要注意時(shí)效、及時(shí)迅速，按時(shí)報(bào)送；突出重點(diǎn)，主題明確；內(nèi)容真實(shí)，符合實(shí)際。請(qǐng)示。（2）請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。函。是用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)的文種。常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議號(hào)召”、“會(huì)議決定”之類。寫時(shí)要注意下行意見與指示性通知的差異，原則上，凡不需作較多理論分析，且對(duì)下級(jí)規(guī)定性強(qiáng)、要求具體的，應(yīng)用指示性通知?？茖W(xué)確立、有效表達(dá)主旨，能“見人所未見，發(fā)人所未發(fā)”，寫出“人人心中皆有，人人筆下俱無”的意思來，公文就成功了一大半。因此，公文撰寫者必須把正確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖作為寫作的首要之點(diǎn)。從根本上講，都是由社會(huì)存在決定的。公文顯著而重要的特點(diǎn)之一，就是具有鮮明的現(xiàn)實(shí)針對(duì)性和對(duì)于實(shí)際工作的明確指導(dǎo)性。主旨確定后，要直截了當(dāng)、毫不隱晦、明明白白地寫出來。可以直接交代行文的目的、依據(jù)及總的要求，也可單刀直入，直接闡明意義、主張和基本觀點(diǎn)。三是段前提要法。這是請(qǐng)求性、指令性公文主旨表達(dá)的基本方法。它們一般文字較長，內(nèi)容繁多，既有總的闡述，又有細(xì)致說明；既涉及大政方針，又牽扯具體的方法步驟。材料是公文起草者為了表現(xiàn)公文主旨，從工作、生活和學(xué)習(xí)中攝取并寫入公文中的具體內(nèi)容，包括情況、背景、根據(jù)、事例、數(shù)字等等。因此，起草公文要在這方面下大功夫。俗話說，一字入公文，九牛拉不出。文中在陳述請(qǐng)示理由時(shí)，列擺出刮風(fēng)時(shí)塵土飛揚(yáng)，下雨時(shí)道路泥濘的事實(shí)。實(shí)，就是要真實(shí)充實(shí)、言之有物。新，就是要富有時(shí)代性、言之有味。起草公文要符合新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，著力體現(xiàn)新政策、反映新情況、探索新舉措、使用新語言。我們起草公文，要重視反映本單位有特色、有創(chuàng)新的情況和工作，使人一看，就知道是你單位的公文，努力給人留下深刻印象。公文與其他文章不同，在結(jié)構(gòu)安排上主要有四點(diǎn)要求。公文主旨是一篇公文的靈魂。從公文結(jié)構(gòu)的整體分析，其外部結(jié)構(gòu)形成一般是“開頭—主體—結(jié)尾”。如綜合性的工作總結(jié)、工作情況報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹等，一般是采取基本情況概述——做法（經(jīng)驗(yàn)或體會(huì)）——存在問題和今后打算（或只講不足）的結(jié)構(gòu)；通知、通報(bào)、指示等，一般是采取提出問題——分析問題——解決問題的結(jié)構(gòu)；決定、規(guī)定、章程、條例、辦法等法規(guī)性的文件，一般是采取總則——分則——附則的結(jié)構(gòu)；公告、通告一般采取首先簡要概括地提出問題，然后把解決問題的結(jié)果或意見分別列出的結(jié)構(gòu)；批復(fù)基本是采取對(duì)解決問題的結(jié)果予以答復(fù)這樣單一的結(jié)構(gòu)。在公文的邏輯結(jié)構(gòu)上，不但講順序，還要注意結(jié)構(gòu)的順序（層次與層次、段落與段落、開頭與結(jié)尾之間）具有必然性，使全篇思路暢通、前后銜接、語意連貫、渾然一體，千萬防止上下語意斷止、跳躍和互相對(duì)立的現(xiàn)象出現(xiàn)。順，指的是邏輯緊密、文通句順，沒有語法等技術(shù)上的 錯(cuò)誤。二是搭配不當(dāng)。例如舊社會(huì)，勞動(dòng)人民吃不飽，穿不暖的生活。）四是結(jié)合混亂。）五是表意不明。六是不合邏輯。山不在高，有仙則靈；言不在多，達(dá)意則靈。特別是工作匯報(bào)，聽者多數(shù)情況下是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一般沒有太多的時(shí)間耐心聽取匯報(bào)，并且聽完匯報(bào)還會(huì)有針對(duì)性地提問一些問題。對(duì)于書面材料來說，句子長還可以，但是在領(lǐng)導(dǎo)講話中，要盡量避免使用太多的長句子。毛澤東說：“起草文件的時(shí)候，不但要注意準(zhǔn)確性，還要注意鮮明性和生動(dòng)性。這方面的例子很多，象毛澤東的“虛心使人進(jìn)步，驕傲使人落后”，鄧小平的“發(fā)展才是硬道理”等等，都成為這些名言佳句，深深地刻在了我們的心上。一是有規(guī)范的程序，二是有規(guī)范的格式，三是有規(guī)范的語言。俗話說：“巧婦難為無米之炊”。起草材料時(shí)的文思泉涌，源于平時(shí)的學(xué)習(xí)與積累。不能說白話?！凹赋婶?聚沙成塔。特別是要善于把握領(lǐng)導(dǎo)思想，找出領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)對(duì)某一問題的看法、意見。沒有好的語言外衣，再好的思想立意也表達(dá)不出來。國學(xué)大師王國維在《人間詞話》中說：“古今之成大事業(yè)、大學(xué)問者，必經(jīng)過三種之境界：‘昨夜西風(fēng)凋碧樹?！说诙骋?。第一，平時(shí)要多思。方向有時(shí)比努力更重要。一是，搞清楚誰在講，準(zhǔn)確把握講話者身份、意圖和風(fēng)格。到什么山上唱什么歌。三是，搞清楚講話主題是什么，準(zhǔn)確把握講話的目的。如果是站著講，稿子盡可能短一些。只有按照提綱寫出來的文章才顯得要點(diǎn)突出、層次分明、條理清楚、邏輯嚴(yán)密，才能做到有主有次、有詳有略，動(dòng)起筆來才得心應(yīng)手。多練。要“常練常寫”，可以圍繞一個(gè)中心、一種觀點(diǎn)、一項(xiàng)工作，有計(jì)劃、有步驟地練習(xí)寫作。多改。王安石《泊船瓜洲》中的“春風(fēng)又綠江南岸”，其中的“綠”字，初稿為“到”，后來改為“過”，又改為“入”、“滿”等十幾個(gè)字，最后才敲定為“綠”。如屬照抄、照轉(zhuǎn)上級(jí)文件的；已經(jīng)開會(huì)作了部署的；過去已有規(guī)定，可以繼續(xù)執(zhí)行的；尚屬實(shí)驗(yàn)探索階段，還沒有定型的情況，一般可不制發(fā)文件。如果同本機(jī)關(guān)已發(fā)文件不一致，應(yīng)考慮是否需要修改或廢止以前有關(guān)規(guī)定。④查要求措施是否切實(shí)可行。⑥查文字表達(dá)是否恰當(dāng)。對(duì)于核稿中發(fā)現(xiàn)的問題，必須一一糾正?！北容^，是知好壞、曉優(yōu)劣、見長短的有效方法。三是找一些內(nèi)容和體裁相同的外地文稿進(jìn)行比較，看一看各有什么特色和長短，找出哪些是可供自己學(xué)習(xí)借鑒的，哪些是自己應(yīng)該注意避免的，以博采眾家之長。希望同志們一如既往地重視公文，堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)、寫作和使用公文，進(jìn)一步發(fā)揮公文的應(yīng)有功能，在工作、生活等各個(gè)方面更加美好。一、起草公文應(yīng)具備“三要素”黨政機(jī)關(guān)的文字秘書，是黨政領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀和助手。（一）政策水平是起草公文的重要前提文秘工作者總是自覺和不自覺地在他起草的文件中表明自己的立場(chǎng)觀點(diǎn)，滲透著自己對(duì)黨的路線、方針、政策的思想感情，當(dāng)然，也反映出自己的政策水平。而一個(gè)政策水平不高的文秘密工作者，卻只能將這些素材拼湊成一篇說明不了多少問題的文字材料。衡量一個(gè)文字秘書是否成熟，首相應(yīng)以他的政策水平作為最重要的標(biāo)志。文秘工作者必須熟悉情況。搞文秘工作的同志，可能都有這樣的體會(huì)：起草文件時(shí)，假如情況了解得很全面，就會(huì)感到心里很踏實(shí)，也較有把握，尤其是起草經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和調(diào)查報(bào)告之類文件，只有掌握大量的情況，才能進(jìn)行分析和概括，從而也保證所闡述的問題的可靠性和準(zhǔn)確性。文字秘書一定要有從客觀實(shí)際出發(fā)的牢固觀念。只有對(duì)實(shí)際情況的充分掌握，才能使公文變得準(zhǔn)確扎實(shí)，以保證它的質(zhì)量。當(dāng)然對(duì)公文的要求，不僅僅是文字通順。這就是文書寫作的“三性”。文書工作的長期實(shí)踐證明了“一文一事”的必要性，所以這個(gè)制度一直沿用至今，一文一事也就是主題的單一性。擬稿人對(duì)某一事物有一理性認(rèn)識(shí)，就能住住這一事物的整體、本質(zhì)和內(nèi)部規(guī)律性，他在擬寫處理這一事物的文書就能抓住主題，做到“意在筆先”。所謂“確切”，就是說標(biāo)題要扣合主題，這正如每個(gè)人戴的帽子要扣合頭部一樣。這個(gè)標(biāo)題就是犯了籠統(tǒng)含糊和“題不對(duì)文”的毛病。（二）內(nèi)容的可行性一件文書所提出的要求、規(guī)定、措施、方案、辦法等，必須在實(shí)際工作中行得通，做了可以取得實(shí)效，這就是內(nèi)容的可行性。對(duì)方針、政策、法律、法令和規(guī)定，平時(shí)要努力學(xué)習(xí)、積累，搞好檢索：運(yùn)用必須認(rèn)真查對(duì)原文，領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì)和適用范圍。對(duì)實(shí)際情況，擬稿人在草擬文書時(shí)，首先要搞清楚有關(guān)案件的整個(gè)來龍去脈。對(duì)涉及其他部門、單位或地區(qū)的問題，特別是對(duì)涉及對(duì)方的缺點(diǎn)錯(cuò)誤的問題，在行文以前務(wù)必要同有關(guān)各方核實(shí)材料并交換意見，如有不同意見應(yīng)該在文中寫明。要使文書具有可接受性，首先，要認(rèn)清對(duì)象。平行文書則要尊重對(duì)方的職權(quán)，采取平等協(xié)商的態(tài)度：不要自以為是，越俎代庖。導(dǎo)言應(yīng)該具有“引導(dǎo)”受文者通讀全文的作用。第三、要寫得精煉?，F(xiàn)代每本長篇著作的扉頁都有一個(gè)《內(nèi)容提要》。寫大材料的提綱要立的自己滿意。指導(dǎo)思想不明確，提綱式寫不好的，材料也就無從著手。必須多下點(diǎn)功夫，多動(dòng)點(diǎn)腦筋。這是最主要的準(zhǔn)備工作。素材主要包含兩個(gè)內(nèi)容：一是能說明問題的各種情況；二是能說明問題的各種數(shù)字。有關(guān)參考資料。觀點(diǎn)從素材中來，為此，必須將大量的素材通過粗選、細(xì)選、精選，挑出最生動(dòng)、最深刻、最有說服力的部分。再將它們進(jìn)行比較，最后決定最佳結(jié)構(gòu)。應(yīng)該明確，大點(diǎn)、小點(diǎn)都是觀點(diǎn)。必須將精選出的素材恰到好處地安排在有關(guān)的大、小觀點(diǎn)中，如果把文章的觀點(diǎn)喻為紅花，那么，豐富、生動(dòng)的素材就是片片綠葉。它可以說是一臺(tái)衡量筆者業(yè)務(wù)