6提升辦公效率的信息化策略-wenkub
2024-09-25 19 本頁面
【正文】 電子郵件。 “修訂”功能而不是“改寫”來修改多人編輯的文檔。 一、文本編輯 word、wps是秘書最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書所熟知，現(xiàn)介紹一些簡單卻易被忽視的策略以提升工作效率。提升辦公效率的信息化策略 口王鳴 合理運(yùn)用信息化工具能使秘書的辦公效率明顯提高，有時甚至?xí)a(chǎn)生事半功倍的效果。 “文檔結(jié)構(gòu)圖”而不是“滾動條”來查閱文檔提綱。這樣每一修改處都有標(biāo)注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點(diǎn)審閱標(biāo)記部分，又便于恢復(fù)文檔原始內(nèi)容。 。比如為方便領(lǐng)導(dǎo)批閱草稿，一般應(yīng)將字體放大，行距加寬。將打印稿轉(zhuǎn)換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發(fā)生變化。如果填表模板有標(biāo)準(zhǔn)化要求，與其用描述性的“填表說明”，不如在發(fā)布前就對單元格格式或數(shù)據(jù)有效性作設(shè)置，尤其可對“日期”、“數(shù)值”列加以設(shè)置。如果表格欄目較多，縱橫跨度較大，要善于運(yùn)用“凍結(jié)窗格”，使表頭部分在拖動過程中始終可見，方便編寫和核對。另外，善用“頁腳”的“第amp。如果統(tǒng)計報表有多頁，加標(biāo)題行對閱稿人會顯得十分“友好”，同時又美觀、整齊、有序。“邊框”則需手工添加，且在刪除修改過程中易使邊框缺失，影響美觀。對于具體業(yè)務(wù)也可啟用專用郵箱，比如科研成果統(tǒng)計，由于每年報送成果的時間集中，報送郵件密集，因此可設(shè)置專門郵箱，業(yè)務(wù)單一，便于管理。比如可使用電子郵箱自帶的網(wǎng)盤，而不需別的存儲介質(zhì)，這樣就不存在攜帶不便、介質(zhì)損壞、
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