6文書檔案的整理交流材料-wenkub
2024-09-25 07 本頁面
【正文】 分不同價值，便于保管和利用。 貫徹強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用的業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作制度化、標準化、現(xiàn)代化。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。 四、整理方法 （一）件的確定 以件為歸檔文件的整理單位。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。 （三）分類 歸檔文件可以采用“保管期限年度機構(gòu)（問題）”、“保管期限年度”中的一種方法進行分類，其中后一種方法適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。 按年度分類 將文件按其形成年度分類。 幾份文件作為一件時，件的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。本項可視歸檔文件量的大小予以取舍。 （四）排列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。 （五）編制歸檔號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。 年度。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。按機構(gòu)分類的，用中文填寫機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱。 （六）編目 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。同一事由形成多份文件的，應分別編目。 （2）責任者。 （4）題名。外加標注。文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20060909。注釋文件需說明的情況。封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）（見圖a3），內(nèi)頁加目錄或口取紙以區(qū)分保管期限和機構(gòu)（問題）。 （七）裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
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