7行政支持部制度標(biāo)準(zhǔn)、管理控制與監(jiān)督辦法-wenkub
2024-09-19 20 本頁(yè)面
【正文】 維護(hù)公共設(shè)備及耗材（復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、硒鼓墨盒、紙張等） （ 1）每天巡視公共區(qū)域每臺(tái)機(jī)器、紙張、其他物品，確保整齊、有序。（ 3）如投訴類訪客，請(qǐng)參照 處理。 來(lái)訪客人（面試人及其他訪客）接待 （ 1）訪客進(jìn)門時(shí)，主動(dòng)說(shuō)。 （ 4）接電話時(shí)，對(duì)拿不準(zhǔn)的事情，可先記下對(duì)方聯(lián)系方式，通過(guò)詢問(wèn)自己上級(jí)，再主動(dòng)聯(lián)系來(lái)電者，及時(shí)答復(fù)，不可沒(méi)有音信，不了了之。 二、辦公室管理 前臺(tái) 電話接轉(zhuǎn) （ 1）鈴響接起，主動(dòng)說(shuō)出； “ 你好，公司品牌名 ” 。 使用公司執(zhí)照申請(qǐng)寬帶、固話，手機(jī)等，須用公司執(zhí)照申請(qǐng)，注意不使用時(shí)注銷。 ，應(yīng)向物業(yè)提交延期繳費(fèi)函，以免承擔(dān)滯納金等額外損失。 總部行政監(jiān)督，定期檢查。 第 1 頁(yè) 共 19 頁(yè) 行政支持部制度標(biāo)準(zhǔn)、管理控制與監(jiān)督辦法 行政支持部 總部標(biāo)準(zhǔn)管理控制監(jiān)督辦法 原則 各學(xué)校、分支機(jī)構(gòu)、公司根據(jù)實(shí)際情況制定行政制度。 目錄 一、物業(yè)管理 物業(yè)費(fèi) 公司通訊 控制 二、辦公室管理 前臺(tái) 辦公用品發(fā)放 快遞管理 庫(kù)房管理及調(diào)配 工位安排 各區(qū)域環(huán)境維護(hù)。 公司通訊 、固定電話號(hào)碼，須使用公司執(zhí)照申請(qǐng)， 第 3 頁(yè) 共 19 頁(yè) 切忌使用員工身份申請(qǐng)。 按月或季度走訪、電話、郵件、提供照片等方式抽查。 （ 2）時(shí)刻使用禮貌用語(yǔ)。（ 5）熟悉員工分機(jī)電話號(hào)，不公開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)和員工的座機(jī)和手機(jī)號(hào)。你好。 處理員工辦公需求（ 1）員工提出辦公需要，前臺(tái)做到 “ 當(dāng)日事，當(dāng)日畢 ” ，切忌拖延，如個(gè)別原因，須告知員工原因，并回復(fù)員工何時(shí)能解決。（ 2）嚴(yán)格控制紙張成本。（ 2）遵守大廈物業(yè) 第 5 頁(yè) 共 19 頁(yè) 管 理?xiàng)l例。（ 2）與供應(yīng)商、各部門往來(lái)的票據(jù)，包括支票、現(xiàn)金、匯款單、發(fā)票等，須在付款憑條、收款憑條簽字，避免出現(xiàn)問(wèn)題。 維護(hù)前臺(tái)區(qū)域環(huán)境 （ 1）前臺(tái)環(huán)境整理 有序，包括飲水機(jī)、家具、書(shū)刊紙張、紙杯、電話傳真、各類電線、窗簾等。 辦公用品采購(gòu) 分類里中等價(jià)位辦公用品 每次采購(gòu)數(shù)量較少，防止庫(kù)存積壓 第 6 頁(yè) 共 19 頁(yè) 簽訂合同 辦公用品發(fā)放 發(fā)放須登記（ bpm） 發(fā)放數(shù)量控制 公共物品的借用須登記 名片制作 員工申請(qǐng)名片須填寫《名片印制信息表》 信息表須員工的上級(jí)審批 反復(fù)校對(duì)名片文字，印刷格式統(tǒng)一，規(guī)范 快遞管理 出和收取，前臺(tái)須登記 對(duì)公快遞須及時(shí)交給相關(guān)負(fù)責(zé)人，不得耽誤 因私快遞盡量員工個(gè)人簽收，員工不在時(shí)，前臺(tái)可代員工寄出、接收和暫存 因私快遞或物品，但不對(duì)其負(fù)責(zé)。 對(duì)于數(shù)量較多的物品或不使用物品，可以調(diào)配給其他公司使用。 每天巡視各區(qū)域環(huán)境。 注意清點(diǎn)物品搬運(yùn)前后數(shù)量，合理安排路線，按物業(yè)時(shí)間要求進(jìn)行搬運(yùn)。 節(jié)假日常規(guī)通知須提前三天發(fā)布。 公司著裝佩戴要求 上班應(yīng)穿著較正式或商務(wù)休閑服裝。 前臺(tái)服務(wù)態(tài)度、保密工作。 按月或季度走訪、電話、郵件、提供照片等方式抽查。 根據(jù)行政人員變化、個(gè)人能力方向等方面適時(shí)修訂各行政崗位流程內(nèi)容。 遵守考勤制度，上班時(shí)間不干私活。 第 10 頁(yè) 共 19 頁(yè) 規(guī)范保潔員在清潔過(guò)程中的人身安全操作。 監(jiān)管保潔員 按月或季度走訪、電話、郵件、提供照片等方式抽查。 前臺(tái)區(qū)域如有上門投訴或者大聲吵鬧者，前臺(tái)人員須安排到會(huì)議室，不可旁觀，并及時(shí)報(bào)主管。 第 11 頁(yè) 共 19 頁(yè)
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