【正文】 方法。 在信息整理上，一旦顧慮太多，就無法發(fā)揮功效。例如：百科全書的封面，原本是為了美觀和收藏而設(shè)計(jì)的，如果你把它全部去掉，做為自己的枕頭，而且將整套書放在容易看見的地方，甚至在書架上劃上每一本書的固定位置，這是很好的做法。比如當(dāng)你在寫稿時(shí)，遇到不會(huì)寫的字時(shí)，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要的詞匯，其間所花費(fèi)的時(shí)間，便可用“檢索時(shí)間”來稱呼。雖然這樣會(huì)很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則誤用二手資料的后果都相當(dāng)?shù)膰?yán)重。所以收集前的規(guī)格統(tǒng)一整理，恐怕要多花一些時(shí)間考慮和設(shè)計(jì)。雖然各種不同功能、機(jī)型的新記錄器陸續(xù)上場(chǎng)，但這些正在發(fā)展中的媒體還無法轉(zhuǎn)換互用，在規(guī)格上更不統(tǒng)一，所以在開始收集資料時(shí)，也要選擇電子媒體的規(guī)格。無論如何，統(tǒng)一用紙規(guī)格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主。事實(shí)上，文字處理機(jī)和個(gè)人電腦果然成為新寵。 統(tǒng)一格式是制定工作規(guī)則的主要內(nèi)容，在分工越來越細(xì)的現(xiàn)代工作中，只有統(tǒng)一格式，才能同時(shí)發(fā)揮專業(yè)分工和綜合表現(xiàn)這兩種優(yōu)勢(shì)。有了這張一覽表，每個(gè)人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。 3. 進(jìn)行“工作過程管理” 一個(gè)單位如何制定合適的時(shí)間表來進(jìn)行進(jìn)度管理是讓管理者頭痛的難題。 □ 收集計(jì)劃 任何一種工作都有開頭和結(jié)尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識(shí)， 才能有效率地趕上工作進(jìn)度。當(dāng)管理者感覺思維混亂時(shí)，最好拿出紙筆來，寫下關(guān)鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來啟發(fā)自己。 (4)擴(kuò)大空間。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時(shí)也該活動(dòng)筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。 (2)親身體驗(yàn)。 □ 系統(tǒng)整理 收集動(dòng)機(jī)中的例子可能并不適用于每位管理者，不過如果仔細(xì)推敲進(jìn)行的步驟，其實(shí)可以歸納出五個(gè)原則：　 (1)發(fā)現(xiàn)不尋常的事物。 (7)報(bào)道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價(jià)值的事實(shí)，和對(duì)這事實(shí)的傳達(dá)。 (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經(jīng)驗(yàn)或理性推理而創(chuàng)造的事實(shí)或思考方法。25 / 26哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第三單元 哈佛經(jīng)理的能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 一、信息收集 □ 信息收集的基本原則 信息或資料這兩個(gè)詞因應(yīng)用領(lǐng)域不同，而有不同的定義。 (4)知識(shí)(KNOWLEDGE)：指由發(fā)現(xiàn)及思考而產(chǎn)生的系統(tǒng)化概念。 □ 收集動(dòng)機(jī) 在管理者開始收集資料前，要先回答以下幾個(gè)問題： (1)你想得到哪些具體資料? (2)哪種資料一定要有? (3)哪些意想不到的地方可能藏有目標(biāo)資料? 不分主次、漫無目的永遠(yuǎn)是收集資料的人最易犯的毛病。不用心觀察、見怪不怪是許多人喪失機(jī)會(huì)的原因。1988年，日本推出高級(jí)國(guó)產(chǎn)車SIMA，每部賣價(jià)高達(dá)500萬日元，卻離奇地暢銷，成為當(dāng)年最熱門車種。 (3)追溯既往。在狹窄的環(huán)境里，許多思考被擠壓的結(jié)果，造成其本質(zhì)逐漸泯滅，思考的敏捷性蕩然消失。其實(shí)從現(xiàn)在個(gè)人電腦的普及來看，很可能將個(gè)人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時(shí)，再利用電腦的移動(dòng)功能審視、分類這些構(gòu)想。一般地，收集資料時(shí)應(yīng)制定合理的計(jì)劃，不管是專題式資料或長(zhǎng)期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個(gè)步驟： 1. 設(shè)定“產(chǎn)品”類型 如果是長(zhǎng)期的資料收集工作，管理者要確定未來資料建檔的內(nèi)容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產(chǎn)品”的面貌： (1)是以口頭說明還是書面報(bào)告報(bào)出結(jié)果? (2)報(bào)告書用手寫就可以； (3)報(bào)告書必須打字處理嗎? (4)是否要將報(bào)告書交付印刷廠印成冊(cè)子? (5)有無附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要? 2. 合理調(diào)配時(shí)間、人才和經(jīng)費(fèi) 最簡(jiǎn)單的資料收集方法，就是打電話向有關(guān)人士請(qǐng)教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動(dòng)的方式。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)定期限是進(jìn)度管理的首要之務(wù)。 □ 收集原則 收集資料時(shí)，即使是個(gè)人的工作，也應(yīng)該有一套工作規(guī)則。一般地，統(tǒng)一格式可從下列四個(gè)方面著手： 1. 統(tǒng)一內(nèi)容規(guī)格 根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，內(nèi)容規(guī)格的設(shè)定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說明的效力是會(huì)逐漸消失的，白紙黑字才能存證。但這些機(jī)器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒辦公室。 3. 統(tǒng)一機(jī)器制造資料的規(guī)格 不管資料的形式有多少種，在進(jìn)行收集時(shí)總要選用一種媒體來記錄。此外，因?yàn)楦髅襟w優(yōu)劣各異、各有長(zhǎng)處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉(zhuǎn)換。 4. 收集到的資料最好是原始文件 資料和任何傳聞、謠言一樣，只要經(jīng)過人手，一定多少會(huì)變質(zhì)，產(chǎn)生“以訛傳訛”的效果。因此，在收集資料時(shí)，一定要找到最原始的來源，即使找不到原件，也要了解情況，確認(rèn)事實(shí)。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮，而在整理時(shí)，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當(dāng)你想要找到所需要的資料時(shí)，卻要頗費(fèi)一番周折。當(dāng)然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。在整理時(shí)，必須以“自我需求”為原則， 并且以縮短檢索時(shí)間為目的，如此才能設(shè)計(jì)出一套適合自己的整理方法。剪報(bào)時(shí)，看到認(rèn)為需要的部分，就立刻撕下來，然后把剪報(bào)貼在活頁紙上，等累積到某種程度后，再考慮重新分類整理。畢竟，在信息整理中，“完美”是無法達(dá)到的境界。例如，為了能高效地整理繁雜業(yè)務(wù)，你絞盡腦汁，設(shè)計(jì)出一位得力助手——“信息檢索秘書”，它使你在工作時(shí)能迅速獲得你所需要的信息。 5. 信息收集的標(biāo)準(zhǔn) “寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料?！毕嘈藕芏嘟?jīng)驗(yàn)豐富的人都會(huì)強(qiáng) 調(diào)這項(xiàng)原則。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實(shí)行“采用標(biāo)準(zhǔn)”，就更能符合一般人的心理狀態(tài)。完成資料的 收集，由于取舍標(biāo)準(zhǔn)不一，不能及時(shí)利用“采用標(biāo)準(zhǔn)”，這只是具有收集意識(shí)，尚稱不上有 效率地整理資料。 不管是何等重要的資料，如果僅保持剛拿到手的形式，一定會(huì)因表現(xiàn)方式和媒體的不同，而無法歸納和應(yīng)用。 有很多人無限制地剪報(bào)、貼報(bào)、建檔，這完全是嗜好。它是整理各種不同規(guī)格的第一手資料，然后加以運(yùn)用在工作上，以發(fā)揮整體的功能；資料整理的最終目的是“工作”，而不是“整理”。“資料整理”是通過歸檔、剪報(bào)和索引等方法，來從事“整理保管技術(shù)”。市面上有很多關(guān)于“資料整理”的書籍，但卻過分強(qiáng)調(diào)整理保管的技術(shù)，容易失之偏頗。它容易使思考混亂、使工作出錯(cuò)，以致浪費(fèi)時(shí)間，更嚴(yán)重的是增加工作的成本?？墒牵祟惖乃季w總是隨機(jī)而片斷的，并沒有系統(tǒng)化的管理，尤其是在令人意外的時(shí)刻經(jīng)常產(chǎn)生新構(gòu)想，緊接著又忘記。不論是文件、書籍或報(bào)紙，全都是語言的信息源。人都有惰性，都不愿意處理麻煩的事。以整理文件為例，一般市面上賣的紙制檔案夾約10元，如果有500項(xiàng)資料，要花500元，有2000項(xiàng)就要花2000元，再加上存放檔案的柜子， 僅是這些硬件就要大約幾千元，對(duì)私人資料整理來說很浪費(fèi)，而收效如何卻仍不得而知；有很多人放棄整理資料就是因?yàn)檫@個(gè)因素。一次又一次這樣的費(fèi)事耗時(shí)后，許多人都無法持久地整理資料，因此，一定得找出低成本而又不浪費(fèi)時(shí)間的資料整理保管系統(tǒng)。這種廠商缺乏相容性，幾乎就等于現(xiàn)代的“巴別塔”。而一旦熟悉了這種設(shè)計(jì)，使用人幾乎就不會(huì)使用國(guó)際通用的電腦或打字機(jī)了。整理工作的第一步是統(tǒng)一規(guī)格，不同尺寸的紙張、文件是很難處理的；至少自己公司和部門使用的電腦、文字處理機(jī)，應(yīng)該統(tǒng)一文件和報(bào)告的格式、尺寸。不管是純粹訪問還是想請(qǐng)對(duì)方配合，都要預(yù)先做準(zhǔn)備，把有關(guān)資料備齊，制定自己的拜訪目的，并寫下若干要點(diǎn)提醒自己。就對(duì)方而言，這是一個(gè)他可以不做的工作、可以不見的約會(huì)。 3. 準(zhǔn)備工作 在會(huì)面之前，要先把溝通對(duì)象的背景和專業(yè)調(diào)查清楚，要收集有關(guān)的資料；如果對(duì)方曾有著作出版，要大略瀏覽，假如對(duì)方的著作很多，就要記得翻閱第一本和最近出版的那本書刊。當(dāng)然在談話過程中，如果對(duì)方允許，也可以使用錄音機(jī)，但是一定要記筆記。除了專業(yè)人士外，一般人要買學(xué)術(shù)性的雜志，恐怕都要付出一些資金和時(shí)間成本；最好先讀自己喜歡的雜志，其它特別專業(yè)的資料則要等用時(shí)再徹底地尋找。每一個(gè)主題所能對(duì)應(yīng)到的資料已經(jīng)滿滿當(dāng)當(dāng)，有關(guān)的每篇文章未必都得保存，一定要遵守這個(gè)原則：在必要時(shí)，才徹底尋找非要不可的資料。從雜志上撕下來的資料，要立刻用釘書機(jī)釘好，記下雜志名稱和出版日期等，最后再放進(jìn)袋狀資料袋里。目前科學(xué)家爭(zhēng)取優(yōu)先權(quán)，都以在權(quán)威性學(xué)術(shù)雜志發(fā)表論文的時(shí)間為準(zhǔn)；查最新科技信息是唯一的方法。在眾多書店中，選定幾家較符合自己需要者，然后定期去“巡店”。如能找到和自己的研究主題相應(yīng)的書店，則會(huì)創(chuàng)造出許多利益。以訂書來說，一、兩星期后收到書是常事，一個(gè)月后拿到也屢見不鮮。一般來說，這樣成功的比例大約是70%，訂書時(shí)一定要向?qū)Ψ絺鬟_(dá)自己迫切需要的意圖，這樣出版社才會(huì)感到時(shí)間的壓力，快速地為你處理。 (7)查圖書目錄。在圖書館找資料時(shí)，常會(huì)找到二、三十年前的極有價(jià)值的舊書資料，想買這種書似乎只能去舊書攤找找看，能否找得到還是個(gè)未知數(shù)?，F(xiàn)在公共圖書館的閱覽室，幾乎已經(jīng)變成“不讀書的看書學(xué)生”的專用空間，這些學(xué)生拿這個(gè)公共空間寫作業(yè)、背教科書，實(shí)在很浪費(fèi)，不論如何，圖書館還是以服務(wù)讀者為宗旨。 (2)藏書豐富。 (3)封架書表示貴重圖書很多。 (5)聘用優(yōu)良的圖書管理員。一個(gè)好的圖書館，起碼一次能讓讀者借五本書。有些圖書館只對(duì)校友、在校生開放，有些則會(huì)對(duì)社區(qū)開放；會(huì)利用大學(xué)圖書館的人，大多都是精于資料收集的人?，F(xiàn)在一般圖書館都使用很傳統(tǒng)的分類法，并不能全部囊括增加的新領(lǐng)域的書種，許多人在圖書館里找不到書，有時(shí)候不是個(gè)人的錯(cuò)，而是圖書館分類的問題。同時(shí)要注意自己的復(fù)印尺寸，比規(guī)定尺寸小還好整理，要是尺寸太大，就得折疊，以后翻閱起來很不方便。這座“山”有他的采訪筆記、有關(guān)資料、收據(jù)、納稅證明、小手冊(cè)等，沒有一樣是能丟的。這些條件主要有五項(xiàng)： (1)能存放資料的空間不大。而紙袋則可使用目前最普遍的“角型2號(hào)”袋，這種紙袋到處都能買到，連A4型的資料都放得進(jìn)去。 □ 文件資料整理技巧 1. 當(dāng)機(jī)立斷的勇氣 各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進(jìn)度書、復(fù)印本、備忘錄等，正一步步淹沒管理者的工作環(huán)境。 2. “邊讀邊丟”法 “無法處理”有時(shí)候就等于“不知如何處理”，心中毫無取舍的標(biāo)準(zhǔn)?；蛘咄艘徊较?，只要把非常必要的資料剪存下來，其它的敘述不看也行。 3. 舍棄多余的復(fù)印資料 復(fù)印機(jī)愈來愈普及，功能愈多樣化，其后果之一就是“垃圾資料”愈多。 4. 注明出處 任何要保存的資料，在放進(jìn)資料袋前，都必須注明出處。其它的商業(yè)文件在保存前至少要記下日期，日后只要翻看日志就可以查出與會(huì)人。 6. 制作規(guī)格化的表格 使用規(guī)格化的表格，會(huì)讓資料處理工作進(jìn)行得更順利。 7． “文件資料的整理”注意事項(xiàng)? 文件資料的整理有七個(gè)注意事項(xiàng)： (1)信息化的社會(huì)幾乎等同于“文件社會(huì)”，因此跨入商業(yè)社會(huì)的第一步就是要善于運(yùn)用文件資料； (2)文件資料無時(shí)無刻都處于重復(fù)、泛濫的境地，為了不讓無價(jià)值的資料阻礙工作效率，當(dāng)取得資料時(shí)，要立刻判斷、決定取舍；