【正文】 未有有效的憑據(jù)平衡此帳), 財(cái)務(wù)上隱藏著很大的風(fēng)險(xiǎn). (有的采購(gòu)單據(jù)兩三個(gè)月后才報(bào)帳), 月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等. 如何徹底解決以上問題呢? 結(jié)合公司的實(shí)際情況, 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個(gè)方面 .將公司的采購(gòu)管理作為成本控制的一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃, 并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行, 下面對(duì)此進(jìn)行綜合簡(jiǎn)述.　　. 　　針對(duì)沒有專門的職能部門對(duì)公司所有的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制, 作為綜合性的管理部門, 筆者認(rèn)為, 財(cái)務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護(hù)、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購(gòu)活動(dòng)的全面管理的涵蓋面, 因?yàn)楣救魏位顒?dòng)都以資金作為介質(zhì), 所以, 以財(cái)務(wù)職能來(lái)控制公司的全盤采購(gòu)是再合適不過了. .作為采購(gòu)管理工作的開始, 首先對(duì)財(cái)務(wù)部在采購(gòu)管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位. 在其位, 謀其職, 只有名正了, 才能言順, 才能有人信服和認(rèn)可. 公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財(cái)務(wù)部為公司之采購(gòu)監(jiān)控部門的職能, 即財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)采購(gòu)政策的制訂和采購(gòu)實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作. 管理當(dāng)局明確授權(quán): 財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)公司任何采購(gòu)事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對(duì)不合理或不利于公司利益之采購(gòu)事項(xiàng)否決或終止(有必要時(shí), 報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或管理委員會(huì)決定). 財(cái)務(wù)部設(shè)專職(本文中取名采購(gòu)管理會(huì)計(jì))分管采購(gòu)控制工作, 此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任,并直接向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé). 財(cái)務(wù)部之采購(gòu)監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé).　　.　　建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序, 這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證. 有法必依, 違法必究, , 才能在公司中用法治, 而不是人治. 采購(gòu)管理程序主要包括以下方面: ① 規(guī)定采購(gòu)條件. 明確采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任, 并明確采購(gòu)主管人對(duì)下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購(gòu)物品必須是必需的不可或缺的, 而且經(jīng)查對(duì)無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存不足以滿足需要者. 采購(gòu)物品必須適量, 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購(gòu)物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià), 而且力求是最低的單價(jià). , 并在采購(gòu)事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購(gòu)買, 即不適宜隨意變更供應(yīng)商. 已有之供應(yīng)商處沒有所需采購(gòu)之物品, 或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素, 可變更或選擇新的供應(yīng)商, 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可, 同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供[新增供應(yīng)商資料卡片]、采購(gòu)物品必須保證物有所值且物有所用, 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購(gòu)的前提. ② 明確分工. 公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門，為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任, 使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人, 必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員. 采購(gòu)人員必須是該種采購(gòu)的內(nèi)行者, 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé), 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé), 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé), 工模材料由工模部負(fù)責(zé), 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé). ③ 、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行, , 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品(如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等)可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門采購(gòu), 但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說(shuō)明理由, 請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批. ④ 、發(fā)票上簽名作實(shí). 驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn). 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符, 對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu)約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé). 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù). 驗(yàn)收無(wú)誤后, 填制材料入庫(kù)單, , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí). ⑤ 退貨與索賠. 為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符, 采購(gòu)部門須立即辦理退貨, 無(wú)論貨品是否退還給了供應(yīng)商, 均須立即書面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng). 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告, 品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部, 以有效追蹤, 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生. 采購(gòu)約定中必須明確索賠條款, 對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失, 應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款. 采購(gòu)部門不能解決的, 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施, 以及時(shí)保護(hù)公司的利益. ⑥ 貨款結(jié)付政策. 所有采購(gòu)除零散性或不常用無(wú)法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外, 均為月結(jié)付款方式. 不能使用月結(jié)的, 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來(lái)公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買時(shí)直接付款外, 均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款. 禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜. 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)(每月5日前)提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳, 此政策采購(gòu)部門須明確知會(huì)供應(yīng)商. 貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付. 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失, 采購(gòu)部門應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金, 即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間. 在不影響公司商