【正文】 印刷、裝訂、分發(fā)、印發(fā)大會(huì)手冊(cè)、簡報(bào)、文件袋、發(fā)言目錄、會(huì)議名單等。附件1：行政會(huì)議決定事項(xiàng)催辦登記簿( )辦第 號(hào)會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間主持人記錄員會(huì)議決定事項(xiàng)摘要辦理部門或人員催辦情況備注山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院會(huì)議管理辦法及組織程序一、學(xué)院大型會(huì)議的籌備㈠大型會(huì)議的類別學(xué)院大型會(huì)議包括黨代會(huì)、教代會(huì)、校慶、團(tuán)代會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。 ㈡催辦范圍 ； 、黨政聯(lián)席會(huì)和院長辦公會(huì)議決定的工作； 。 五、院辦打字室管理 ㈠學(xué)院黨委和院行政文件由院辦文書統(tǒng)一登記、編號(hào)，送打字室安排打印。 ：院黨政領(lǐng)導(dǎo)、黨委和行政重大活動(dòng)用車統(tǒng)一由院辦安排。院辦人員領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間。各部門因工作需要宴請(qǐng)或?qū)碣e進(jìn)行伙食補(bǔ)貼的須先行書面報(bào)告，提前送交院辦主任報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后由主任辦理來賓用餐通知單，部門送往食堂準(zhǔn)備客飯或外出宴請(qǐng)。凡新添置的設(shè)備均須由固定資產(chǎn)管理員驗(yàn)收登記，本人簽名并注明領(lǐng)用時(shí)間，然后交給領(lǐng)用人員保管和使用。 ㈠行政經(jīng)費(fèi)的使用和管理 、出差經(jīng)費(fèi)控制，由院辦主任負(fù)責(zé)。 ㈡院內(nèi)下發(fā)的書面通知、公務(wù)信函由文書填寫好文件發(fā)送單后，按照規(guī)定必須及時(shí)送出，并請(qǐng)接件人在發(fā)文單上簽字，最后將發(fā)文單存檔備查。 ，應(yīng)問清對(duì)方單位并記錄部門、姓名、電文，然后及時(shí)報(bào)告院辦主任，轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。來電記錄表 密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、普通 ） 緩急（特急 急 一般）來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分來電號(hào)碼來電單位聯(lián) 系 人來電內(nèi)容處理意見處理結(jié)果受電單位受電人備注㈡打電話 傳達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)指示，發(fā)布電話通知，要求對(duì)方復(fù)誦內(nèi)容、通報(bào)姓名，記錄備查。 ㈢外單位寄來的公函，若需有關(guān)職能處或系承辦處理的，由文書將函件送至相關(guān)部門。 ，購買消耗品，出差借款等，均須由院辦主任事先請(qǐng)示主管院長，征得同意后，按規(guī)定的額度支出。 ，應(yīng)經(jīng)常清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，當(dāng)事人應(yīng)說明原因，院辦行政事務(wù)干事要及時(shí)報(bào)告院辦主任消耗品的需求情況。 ㈣辦公用品的管理 院辦行政事務(wù)干事負(fù)責(zé)辦公用品的購買和發(fā)放。 、打字蠟紙領(lǐng)回交打字室保管外，其余均存放于辦公室?guī)旆績?nèi)，行政事務(wù)干事一定要妥為保管，不能自行處理，領(lǐng)用時(shí)，需經(jīng)過主任同意。其它情況用車由車隊(duì)長安排。打字室系機(jī)要重地，未經(jīng)同意請(qǐng)勿進(jìn)入打字室。 ㈢催辦單的處理 催辦單(形式如后)由文書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求填寫后交院辦主任。㈡會(huì)議的組織與籌備。②行政組，負(fù)責(zé)印制會(huì)議代表證、列席(特邀)代表證、工作人員證、會(huì)議通知、安排食宿、醫(yī)療、車輛、會(huì)場、文娛活動(dòng)等。③議程安排，秘書人員應(yīng)根據(jù)初定的議程擬出日程表，應(yīng)注意安排好食宿、車輛、醫(yī)療、保衛(wèi)、文娛活動(dòng)等。應(yīng)重點(diǎn)檢查：文件材料、會(huì)場布置、主席臺(tái)、音響效果、安全保衛(wèi)、出席人員的落實(shí)等情況。①根據(jù)會(huì)議情況寫出會(huì)議紀(jì)要，編發(fā)新聞報(bào)道稿件；②總結(jié)會(huì)務(wù)工作，撰寫會(huì)議日志；③安排院外代表的離校，若是省外來賓應(yīng)提早了解登記其返程日期，并代購車、機(jī)票；④各類文件該歸檔的歸檔，該收回的收回。會(huì)議內(nèi)容一般為研究咨詢審議學(xué)院的校務(wù)、教學(xué)、科研、教師職稱等方面的重大問題；(處長)工作會(huì)議。㈡會(huì)議的組織工作學(xué)院每周主要會(huì)議(活動(dòng))安排的程序①黨、院辦每周五下午下班前向黨委書記、院長征集下周所要召開的會(huì)議內(nèi)容、要求，提出下周會(huì)議安排意見。各職能部門必須在每周五前將本部門需要在黨委會(huì)、院長辦公會(huì)議上討論的問題，書面提交黨辦、院辦。由各職能處、系提交上會(huì)討論的問題，若需人手一冊(cè)，一般應(yīng)由各職能處籌辦，院辦文書督辦。與會(huì)人員較多的會(huì)議，應(yīng)進(jìn)行簽到，會(huì)后檢查缺席的單位或人員，并把會(huì)議的主要內(nèi)容給予轉(zhuǎn)達(dá)。，對(duì)漏字丟句及文法不通之處給予修改和補(bǔ)充。并經(jīng)主管院長簽發(fā)后由院辦文書編號(hào)，然后打印下發(fā)(時(shí)間不超過一周)。，備齊附件，編寫順序號(hào)，填好檔案《卷內(nèi)目錄》。三、接待校外會(huì)議為了保證學(xué)院工作的正常開展，保證各類會(huì)議的順利進(jìn)行，應(yīng)對(duì)校外會(huì)議的接待工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理。㈡院辦根據(jù)學(xué)院情況、會(huì)議對(duì)學(xué)院的影響報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)研究是否接受。㈣會(huì)議通知必須提前15天發(fā)出，以便與會(huì)人員進(jìn)行各方面的安排。㈡優(yōu)先使用的次序；；；。　　按領(lǐng)導(dǎo)簽批意見，一般客人由工作人員直接作出安排。根據(jù)不同情況或接待方案的要求，接待人員提前到達(dá)賓館或車站、碼頭、機(jī)場迎接客人?！　∩套h活動(dòng)日程?！　〗M織好客人的各項(xiàng)活動(dòng)。安排送客的車輛，并由接待人員將客人送至車站、碼頭或機(jī)場。傳閱的范圍要合理，要寬嚴(yán)適度，對(duì)于內(nèi)容涉密的收文，其傳閱范圍更應(yīng)嚴(yán)格掌握。對(duì)于閱件，其傳閱順序?yàn)椋褐饕I(lǐng)導(dǎo)→主管領(lǐng)導(dǎo)→其他領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)于辦件，其傳閱順序?yàn)橹鞴茴I(lǐng)導(dǎo)→其他領(lǐng)導(dǎo)→主要領(lǐng)導(dǎo)。 　　四、提高閱文周轉(zhuǎn)速度，防止積壓。文書崗位的工作人員要提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)在閱批后的傳閱件上簽署姓名、時(shí)間以及不要將傳閱件從案卷中抽出、留存，杜絕文件、內(nèi)部資料失控或下落不明的情況發(fā)生。2) 文件起草（責(zé)任人：劉思寧）A. 學(xué)院黨政文件工作流程：院辦主任列提綱要點(diǎn)→院辦秘書起草文件→院辦主任核稿→分管領(lǐng)導(dǎo)審閱→主要院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文件編號(hào)(劉思寧)→文件打?。▌⑺紝帲募?duì)（劉思寧）→文件發(fā)（寄）放→上網(wǎng)→文件歸檔（于娜）。學(xué)院辦公室保密制度　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》，切實(shí)做好公文、通信、涉外、科技工作、辦公自動(dòng)化以及會(huì)議的保密工作。 　　五、不得隨意復(fù)印秘密材料和擴(kuò)大涉密范圍，如有確需復(fù)印的文件、材料，應(yīng)征得上級(jí)有關(guān)部門同意后方可復(fù)印?！　?二、負(fù)責(zé)建立和管理學(xué)院歸口設(shè)備的設(shè)備帳目，凡購進(jìn)、調(diào)入的歸口固定資產(chǎn)等都要分戶入帳?！　∥?、負(fù)責(zé)學(xué)院歸口資產(chǎn)的檢修工作。八、完成學(xué)院或辦公室主任交辦的其他有關(guān)工作任務(wù)。 　　 1．填寫“傳真機(jī)使用審批單”。 　　四、任何個(gè)人不得私自使用傳真機(jī)，確屬特殊情況者，按標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，所收款額上交院財(cái)務(wù)處。學(xué)院辦公室按照有關(guān)文件規(guī)定，確定新印章的內(nèi)容、規(guī)格、圖樣，經(jīng)辦公室主任審核后，由學(xué)院辦公室開具介紹信并負(fù)責(zé)刻制。 　　4．院內(nèi)任何單位，不能自行刻制、更換印章。印章管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)守崗位，確保印章安全。 　　6．凡屬“代章”性質(zhì)的用印，應(yīng)在文件或材料的落款處注有“代章”二字，并用括號(hào)將“代章”二字括起。 第二條 本辦法所稱檔案，是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 第二章 管理體制與機(jī)構(gòu)職責(zé) 第六條 學(xué)院成立檔案工作管理委員會(huì)，設(shè)主任委員一名，由分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副主任委員一名，委員若干名，分別由與學(xué)院檔案工作密切相關(guān)的職能部門負(fù)責(zé)人組成，檔案工作管理委員會(huì)是學(xué)院檔案工作的最高行政管理機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)全院檔案工作，其主要職責(zé)是： （一）宣傳、貫徹、執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策、法規(guī)，審查學(xué)院檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)； （二）審定學(xué)院檔案管理辦法和重要的規(guī)章制度； （三）研究決定檔案工作的重大