公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則-wenkub
2023-04-27 01:11:55 本頁面
【正文】 計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。它包括信息文本本身及其附件。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。DA/T 3220051范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護(hù)其真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。34電子文件管理系統(tǒng)electronic records management system為了收集、組織、記錄電子文件信息并對(duì)其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。44歸檔公務(wù)電子郵件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。47系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時(shí)效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。53涉密公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對(duì)發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時(shí)應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗(yàn)證。公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。612內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。對(duì)于涉及公務(wù)但以個(gè)人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。632公務(wù)電子郵件歸檔時(shí)，應(yīng)包括以下部分：a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；b)發(fā)送、接收郵件的時(shí)間；c)郵件密級(jí)；d)郵件的題名；e)郵件正文、附件；f)郵件收發(fā)日志；g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號(hào)。643采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。72歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：a)說明文件，對(duì)存儲(chǔ)載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。75存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：a)載體編號(hào)；b)立檔單位名稱；c)類別(或主題)；d)郵件起止日期；e)轉(zhuǎn)存日期；f)密級(jí)；g)文本(正本或
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