【正文】 5）具有較強(qiáng)的語言文字能力，可撰寫公文和報(bào)告；（6）具有一定的組織協(xié)調(diào)和整體控制能力。 檢查辦公室人員考勤、工資、獎(jiǎng)金、勞保福利用品的發(fā)放。 主動(dòng)與經(jīng)營部門保持經(jīng)常性聯(lián)系，掌握經(jīng)營情況，組織擬寫《經(jīng)營月報(bào)》，適時(shí)向公司董事會(huì)成員和各方股東通報(bào)情況。及時(shí)向各部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，并抓好催辦；同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映各部門的意見和建議，搞好信息反饋。第一節(jié) 部門組織機(jī)構(gòu)圖行政辦公室主任 文書秘書行政管理員醫(yī)療中心主任海天報(bào)編輯總經(jīng)理秘書兼職訓(xùn)導(dǎo)員員工美發(fā)師員工 更衣櫥和勞保用品管理員醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)員主治醫(yī)師兼計(jì)生主治醫(yī)師 第二節(jié) 行政辦公室 行政辦公室是酒店的行政管理中心，主要負(fù)責(zé)酒店與地方政府、新聞機(jī)構(gòu)的對(duì)外聯(lián)絡(luò)；文件的領(lǐng)取、登記、送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱、發(fā)送；政務(wù)的協(xié)調(diào)、督辦等工作。第 二 章 行政辦公室操作實(shí)務(wù)行政辦公室是酒店的行政管理機(jī)構(gòu)，其職責(zé)可概括為“三服務(wù)”和“四作用”，即為酒店領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為員工服務(wù)；起到上傳下達(dá)、聯(lián)系協(xié)調(diào)、溝通信息、參謀咨詢的作用。一、崗位工作說明（一） 行政辦公室主任【工作關(guān)系】直接上級(jí)：董事長、總經(jīng)理直接下級(jí)：秘書、醫(yī)療中心主任、行政管理員、海天報(bào)主編內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：中央、省、市各有關(guān)部門【崗位描述】對(duì)辦公室的工作負(fù)全責(zé)，確保董事長、總經(jīng)理及各公司領(lǐng)導(dǎo)的指令暢通和辦公室各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。 做好組織計(jì)劃工作，綜合情況，研究政策，積極提出改進(jìn)工作的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。 根據(jù)酒店工作安排和領(lǐng)導(dǎo)的指示，負(fù)責(zé)組織對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行調(diào)查研究，并及時(shí)口頭或書面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系，處理好酒店與各級(jí)政府部門和社會(huì)各界的關(guān)系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識(shí)技能：（1）掌握酒店管理專業(yè)知識(shí)；（2）具有文秘學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等方面的知識(shí)；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。 拆閱和處理總經(jīng)理的文電、信函，并進(jìn)行分類整理。 加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，掌握經(jīng)營管理和服務(wù)情況，以便迅速答復(fù)總經(jīng)理查詢。【任職資格】性別：男女不限 學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和部門之間的關(guān)系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，能準(zhǔn)確反映情況；（5）有較強(qiáng)的判斷、理解及表達(dá)能力；（6）有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。 根據(jù)辦公室主任的安排，組織并參加酒店召開的大型或?qū)ｎ}會(huì)議，并做好會(huì)議記錄，寫出紀(jì)要，催辦會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)，做好信息反饋工作。 負(fù)責(zé)酒店大事記的收集、記載。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識(shí)技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務(wù)知識(shí)和管理知識(shí)；（2）具有文秘學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等知識(shí)；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)；（4）外語水平達(dá)到酒店標(biāo)準(zhǔn)A級(jí)。 根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)部門各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃的落實(shí)和質(zhì)量體系運(yùn)行的監(jiān)督、檢查工作。 負(fù)責(zé)收集部門賓客信息，并按照《賓客信息管理系統(tǒng)》的要求對(duì)收集的賓客信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、開發(fā)、利用及做好客戶檔案的管理工作。1 負(fù)責(zé)承接外來人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的接待、聯(lián)系及實(shí)施，確保外來人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的質(zhì)量和培訓(xùn)效果?！救温氋Y格】性別：男女不限 學(xué)歷：高中以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有兩年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）了解工作部門設(shè)備設(shè)施、服務(wù)功能及各崗位工作狀況；（3）具有員工培訓(xùn)、質(zhì)量管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)。【工作內(nèi)容】 負(fù)責(zé)上級(jí)文件、酒店內(nèi)部文件及經(jīng)營報(bào)表的送閱、呈批、傳遞。 負(fù)責(zé)辦公室資產(chǎn)管理及物品采購計(jì)劃的擬訂?！救温氋Y格】性別：男女不限 學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和部門之間的關(guān)系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，能準(zhǔn)確反映情況；（5）有較強(qiáng)的判斷、理解及表達(dá)能力；（6）有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。 策劃、編排每期《海天報(bào)》。 兼任青島市僑辦系統(tǒng)的信息員及《中國名酒店組織》會(huì)刊的通訊員。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識(shí)技能：（1）熟悉報(bào)刊編輯專業(yè)知識(shí)；（2）具有酒店管理與服務(wù)業(yè)務(wù)知識(shí)；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。 負(fù)責(zé)酒店自管房和員工住房上市等有關(guān)手續(xù)的辦理。 負(fù)責(zé)公司有關(guān)行政事務(wù)。（八）員工更衣櫥和勞保用品管理員【工作關(guān)系】 直接上級(jí)：行政管理員 內(nèi)部聯(lián)系：各部門【崗位描述】負(fù)責(zé)員工更衣櫥的管理服務(wù)工作和勞保用品的計(jì)劃與發(fā)放工作。【任職資格】性別：女 學(xué)歷：職高以上 工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有三年以上酒店后勤服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)；（2）具備酒店勞保用品的計(jì)劃、管理能力；（3）熟悉各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)；（4）工作熱情主動(dòng)，責(zé)任心強(qiáng)。按衛(wèi)生防疫站的有關(guān)規(guī)定對(duì)理發(fā)工具經(jīng)常消毒，毛巾、圍布一客一更換；使用專用工具為患有皮膚病的員工理發(fā)。員工至上，做到來有迎聲、去有送語，交談時(shí)聲音適中有禮貌，為員工提供優(yōu)質(zhì)理發(fā)服務(wù)。二、工作程序與標(biāo)準(zhǔn)（一）公司董事會(huì)及酒店大型會(huì)議安排的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)：程　序標(biāo)　　　準(zhǔn)會(huì)前準(zhǔn)備① 確認(rèn)會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容；② 發(fā)出會(huì)議通知；③ 準(zhǔn)備會(huì)議材料；④ 預(yù)定會(huì)議室；⑤ 安排會(huì)議日；⑥ 準(zhǔn)備文件袋、筆記本等；⑦ 會(huì)議橫幅印制、桌簽、座次安排；⑧ 開會(huì)前一天檢查會(huì)場(chǎng)。④ 協(xié)助會(huì)議中心做好會(huì)議服務(wù)工作。迎接① 確定并通知領(lǐng)導(dǎo)前往迎接；② 安排迎賓，通知領(lǐng)導(dǎo)在大堂迎接；③ 送客人進(jìn)房間。(三)文件打印的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)：程　序標(biāo)　 　準(zhǔn)審批凡以酒店名義上報(bào)、下發(fā)的文件或以董事會(huì)名義發(fā)往各股東的文件等，均由擬稿人填寫《發(fā)文稿紙》，連同原稿一并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。復(fù)?、?按復(fù)印單審批的份數(shù)進(jìn)行復(fù)??；② 復(fù)印完后，注明實(shí)際份數(shù)、紙型、經(jīng)手人，月底匯總報(bào)財(cái)務(wù)部記入各部門費(fèi)用。批示處理① 文件返回后翻閱每份文件傳閱單，檢查領(lǐng)導(dǎo)批示；② 有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期，做到傳辦及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事；③ 無批示的文件按類別歸檔；④ 上級(jí)主管部門要求回收的文件須在指定時(shí)間交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)。(七)印鑒管理的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)：程　序標(biāo)　 　準(zhǔn)保管公司印章由機(jī)要室專人保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不準(zhǔn)委托他人代管或攜帶出辦公室使用。開信機(jī)要人員按申請(qǐng)所示地點(diǎn)、時(shí)間、聯(lián)系單位、事由填寫介紹信后，加蓋公章，并做好登記。發(fā)放① 行政辦公室主任審批后方可將BP機(jī)發(fā)放給使用部門；② 使用部門要明確使用人或使用崗位，并在發(fā)放單上簽字；③ 行政辦公室通知總機(jī)開通BP機(jī)號(hào)碼。版式設(shè)計(jì)各版?zhèn)戎攸c(diǎn)不同，但整體要嚴(yán)肅、活潑，加強(qiáng)知識(shí)性、趣味性?？偨Y(jié)提高由總編主持，每月開一次編輯部會(huì)議，總結(jié)每一期出版經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，不斷改進(jìn)，使《海天報(bào)》越辦越好。送離客人向客人致意，禮貌地送客人離開。 下列情況可使用印章：（1）對(duì)外發(fā)出的公文；（2）對(duì)外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等；（3）與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等；（4）酒店員工辦理私事，確需酒店出據(jù)證明信等。蓋章須講求質(zhì)量，印油正紅、適宜、用力適度，蓋印端正，字跡清晰，防止歪、倒、斜、偏、糊。印章須妥善保管，隨用隨取，用后立即存于原處，并及時(shí)上鎖，嚴(yán)禁將印章攜出辦公室。值班經(jīng)理負(fù)責(zé)接待夜間的VIP客人、處理夜間客人的投訴與建議及突發(fā)緊急事務(wù)，并代表總經(jīng)理對(duì)各部門夜間員工的出勤、崗位責(zé)任、服務(wù)質(zhì)量等實(shí)行督導(dǎo)、檢查。 值班經(jīng)理須認(rèn)真填寫《值班經(jīng)理值班檢查記錄表》所規(guī)定的各項(xiàng)檢查內(nèi)容，記錄夜間發(fā)生的突發(fā)與緊急情況及處理結(jié)果，并參加次日的總經(jīng)理辦公晨會(huì)，匯報(bào)值班情況；晨會(huì)結(jié)束后，須將《值班經(jīng)理值班檢查記錄表》交行政辦公室存放，以備交接使用。 值班經(jīng)理在值班期間須嚴(yán)格履行相關(guān)制度，無故不準(zhǔn)離開酒店，不準(zhǔn)做與當(dāng)班工作無關(guān)的事情。（2）臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生每柜須收取押金，正式、試用員工免收更衣柜押金。（6）回收更衣柜時(shí)，須先與離店員工本人到更衣室檢查其更衣柜的使用情況，更衣柜有損壞現(xiàn)象者，視損壞情節(jié)，扣罰相應(yīng)的現(xiàn)金；對(duì)更衣柜完好無損的，當(dāng)即退還押金。勞保用品管理規(guī)定 勞保用品是公司根據(jù)員工勞動(dòng)環(huán)境、工種發(fā)放給個(gè)人的勞動(dòng)保護(hù)用品，其管理辦法為：（1）勞保用品的采購計(jì)劃須根據(jù)酒店員工的工種、人數(shù)及人事部門核定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)提出，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購部購入并辦理入庫手續(xù)；（2）勞保用品的領(lǐng)用須由使用部門根據(jù)其工種、人數(shù)（含人員名單）及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，填寫酒店物品領(lǐng)用單（一式三份），經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，報(bào)勞保用品管理員審核后，由中心庫發(fā)放；（3）勞保用品于每季度末領(lǐng)用；（4）勞保用品的管理實(shí)行由員工所在部門管理，并由部門為員工建帳、建卡的管理辦法；（5）員工變換工種時(shí)，其勞保用品的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)須隨之變化；離店員工須憑人事部門的《離店通知》，其所在部門須停領(lǐng)、停發(fā)離店員工的勞保用品，同時(shí)其所在部門須銷帳、銷卡。 理發(fā)員要勤洗澡、勤剪指甲、勤換工作服，保持良好的精神狀態(tài)。參與醫(yī)療工作，做好對(duì)住店客人和員工的醫(yī)療服務(wù)。 協(xié)助計(jì)生辦做好計(jì)劃生育工作。（二）主治醫(yī)師【工作關(guān)系】直接上級(jí)：醫(yī)療中心主任直接下級(jí)：護(hù)士【崗位描述】