【正文】 5）具有較強的語言文字能力，可撰寫公文和報告；（6）具有一定的組織協(xié)調和整體控制能力。 檢查辦公室人員考勤、工資、獎金、勞保福利用品的發(fā)放。 主動與經營部門保持經常性聯(lián)系，掌握經營情況，組織擬寫《經營月報》，適時向公司董事會成員和各方股東通報情況。及時向各部門傳達領導的指示和要求，并抓好催辦；同時向領導反映各部門的意見和建議，搞好信息反饋。第一節(jié) 部門組織機構圖行政辦公室主任 文書秘書行政管理員醫(yī)療中心主任海天報編輯總經理秘書兼職訓導員員工美發(fā)師員工 更衣櫥和勞保用品管理員醫(yī)療保險業(yè)務員主治醫(yī)師兼計生主治醫(yī)師 第二節(jié) 行政辦公室 行政辦公室是酒店的行政管理中心，主要負責酒店與地方政府、新聞機構的對外聯(lián)絡；文件的領取、登記、送店領導傳閱、發(fā)送；政務的協(xié)調、督辦等工作。第 二 章 行政辦公室操作實務行政辦公室是酒店的行政管理機構，其職責可概括為“三服務”和“四作用”，即為酒店領導服務、為各部門服務、為員工服務；起到上傳下達、聯(lián)系協(xié)調、溝通信息、參謀咨詢的作用。一、崗位工作說明（一） 行政辦公室主任【工作關系】直接上級：董事長、總經理直接下級：秘書、醫(yī)療中心主任、行政管理員、海天報主編內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：中央、省、市各有關部門【崗位描述】對辦公室的工作負全責，確保董事長、總經理及各公司領導的指令暢通和辦公室各項工作有條不紊地進行。 做好組織計劃工作，綜合情況，研究政策，積極提出改進工作的意見和建議，為領導提供決策依據(jù)，當好領導的參謀和助手。 根據(jù)酒店工作安排和領導的指示，負責組織對重點工作進行調查研究，并及時口頭或書面向領導匯報。 負責對外聯(lián)系，處理好酒店與各級政府部門和社會各界的關系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）掌握酒店管理專業(yè)知識；（2）具有文秘學、社會學、管理學等方面的知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準。 拆閱和處理總經理的文電、信函，并進行分類整理。 加強與各部門的聯(lián)系，掌握經營管理和服務情況，以便迅速答復總經理查詢?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經驗；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務特點和部門之間的關系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務活動情況，能準確反映情況；（5）有較強的判斷、理解及表達能力；（6）有一定的協(xié)調能力，善于與同事保持良好的工作關系。 根據(jù)辦公室主任的安排，組織并參加酒店召開的大型或專題會議，并做好會議記錄，寫出紀要，催辦會議決定事項的落實，做好信息反饋工作。 負責酒店大事記的收集、記載。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務知識和管理知識；（2）具有文秘學、社會學、管理學等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準；（4）外語水平達到酒店標準A級。 根據(jù)培訓計劃和質量檢查標準，負責部門各項培訓計劃的落實和質量體系運行的監(jiān)督、檢查工作。 負責收集部門賓客信息，并按照《賓客信息管理系統(tǒng)》的要求對收集的賓客信息進行統(tǒng)計、分析、開發(fā)、利用及做好客戶檔案的管理工作。1 負責承接外來人員業(yè)務培訓的接待、聯(lián)系及實施，確保外來人員業(yè)務培訓的質量和培訓效果?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：高中以上工作經驗：（1）具有兩年以上酒店管理工作經驗；（2）了解工作部門設備設施、服務功能及各崗位工作狀況；（3）具有員工培訓、質量管理方面的工作經驗。【工作內容】 負責上級文件、酒店內部文件及經營報表的送閱、呈批、傳遞。 負責辦公室資產管理及物品采購計劃的擬訂?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經驗；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務特點和部門之間的關系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務活動情況，能準確反映情況；（5）有較強的判斷、理解及表達能力；（6）有一定的協(xié)調能力，善于與同事保持良好的工作關系。 策劃、編排每期《海天報》。 兼任青島市僑辦系統(tǒng)的信息員及《中國名酒店組織》會刊的通訊員。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）熟悉報刊編輯專業(yè)知識；（2）具有酒店管理與服務業(yè)務知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準。 負責酒店自管房和員工住房上市等有關手續(xù)的辦理。 負責公司有關行政事務。（八）員工更衣櫥和勞保用品管理員【工作關系】 直接上級：行政管理員 內部聯(lián)系：各部門【崗位描述】負責員工更衣櫥的管理服務工作和勞保用品的計劃與發(fā)放工作?！救温氋Y格】性別：女 學歷：職高以上 工作經驗：（1）具有三年以上酒店后勤服務工作經驗；（2）具備酒店勞保用品的計劃、管理能力；（3）熟悉各部門業(yè)務特點；（4）工作熱情主動，責任心強。按衛(wèi)生防疫站的有關規(guī)定對理發(fā)工具經常消毒，毛巾、圍布一客一更換；使用專用工具為患有皮膚病的員工理發(fā)。員工至上，做到來有迎聲、去有送語，交談時聲音適中有禮貌，為員工提供優(yōu)質理發(fā)服務。二、工作程序與標準（一）公司董事會及酒店大型會議安排的工作程序與標準：程　序標　　　準會前準備① 確認會期、時間、地點、內容；② 發(fā)出會議通知；③ 準備會議材料；④ 預定會議室；⑤ 安排會議日；⑥ 準備文件袋、筆記本等；⑦ 會議橫幅印制、桌簽、座次安排；⑧ 開會前一天檢查會場。④ 協(xié)助會議中心做好會議服務工作。迎接① 確定并通知領導前往迎接；② 安排迎賓，通知領導在大堂迎接；③ 送客人進房間。(三)文件打印的工作程序與標準：程　序標　 　準審批凡以酒店名義上報、下發(fā)的文件或以董事會名義發(fā)往各股東的文件等，均由擬稿人填寫《發(fā)文稿紙》，連同原稿一并報主管領導審批。復?、?按復印單審批的份數(shù)進行復印；② 復印完后，注明實際份數(shù)、紙型、經手人，月底匯總報財務部記入各部門費用。批示處理① 文件返回后翻閱每份文件傳閱單，檢查領導批示；② 有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結果及日期，做到傳辦及時，催辦有結果，防止積壓誤事；③ 無批示的文件按類別歸檔；④ 上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，并辦理相應手續(xù)。(七)印鑒管理的工作程序與標準：程　序標　 　準保管公司印章由機要室專人保管，未經領導批準，印章保管人不準委托他人代管或攜帶出辦公室使用。開信機要人員按申請所示地點、時間、聯(lián)系單位、事由填寫介紹信后，加蓋公章，并做好登記。發(fā)放① 行政辦公室主任審批后方可將BP機發(fā)放給使用部門；② 使用部門要明確使用人或使用崗位，并在發(fā)放單上簽字；③ 行政辦公室通知總機開通BP機號碼。版式設計各版?zhèn)戎攸c不同，但整體要嚴肅、活潑，加強知識性、趣味性?？偨Y提高由總編主持，每月開一次編輯部會議，總結每一期出版經驗，取長補短，不斷改進，使《海天報》越辦越好。送離客人向客人致意，禮貌地送客人離開。 下列情況可使用印章：（1）對外發(fā)出的公文；（2）對外聯(lián)系、商洽業(yè)務工作的介紹信、證明信等；（3）與有關單位簽署的合同、協(xié)議等；（4）酒店員工辦理私事，確需酒店出據(jù)證明信等。蓋章須講求質量，印油正紅、適宜、用力適度，蓋印端正，字跡清晰，防止歪、倒、斜、偏、糊。印章須妥善保管，隨用隨取，用后立即存于原處，并及時上鎖，嚴禁將印章攜出辦公室。值班經理負責接待夜間的VIP客人、處理夜間客人的投訴與建議及突發(fā)緊急事務，并代表總經理對各部門夜間員工的出勤、崗位責任、服務質量等實行督導、檢查。 值班經理須認真填寫《值班經理值班檢查記錄表》所規(guī)定的各項檢查內容，記錄夜間發(fā)生的突發(fā)與緊急情況及處理結果，并參加次日的總經理辦公晨會，匯報值班情況；晨會結束后，須將《值班經理值班檢查記錄表》交行政辦公室存放，以備交接使用。 值班經理在值班期間須嚴格履行相關制度，無故不準離開酒店，不準做與當班工作無關的事情。（2）臨時工、實習生每柜須收取押金，正式、試用員工免收更衣柜押金。（6）回收更衣柜時，須先與離店員工本人到更衣室檢查其更衣柜的使用情況，更衣柜有損壞現(xiàn)象者，視損壞情節(jié)，扣罰相應的現(xiàn)金；對更衣柜完好無損的，當即退還押金。勞保用品管理規(guī)定 勞保用品是公司根據(jù)員工勞動環(huán)境、工種發(fā)放給個人的勞動保護用品，其管理辦法為：（1）勞保用品的采購計劃須根據(jù)酒店員工的工種、人數(shù)及人事部門核定的發(fā)放標準提出，經計劃財務部審核，報總經理批準后，由采購部購入并辦理入庫手續(xù)；（2）勞保用品的領用須由使用部門根據(jù)其工種、人數(shù)（含人員名單）及發(fā)放標準，填寫酒店物品領用單（一式三份），經部門經理批準簽字，報勞保用品管理員審核后，由中心庫發(fā)放；（3）勞保用品于每季度末領用；（4）勞保用品的管理實行由員工所在部門管理，并由部門為員工建帳、建卡的管理辦法；（5）員工變換工種時，其勞保用品的發(fā)放標準須隨之變化；離店員工須憑人事部門的《離店通知》，其所在部門須停領、停發(fā)離店員工的勞保用品，同時其所在部門須銷帳、銷卡。 理發(fā)員要勤洗澡、勤剪指甲、勤換工作服，保持良好的精神狀態(tài)。參與醫(yī)療工作，做好對住店客人和員工的醫(yī)療服務。 協(xié)助計生辦做好計劃生育工作。（二）主治醫(yī)師【工作關系】直接上級：醫(yī)療中心主任直接下級：護士【崗位描述】