【正文】 整理歸檔 作業(yè)指導(dǎo)書（初稿） 內(nèi)蒙古萬(wàn)和工程項(xiàng)目管理有限責(zé)任公司 前 言 根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（ GB/T503282020）規(guī)定，對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程與現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各項(xiàng)載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。 依據(jù)我公司《施工階段監(jiān)理資料整理歸檔管理辦法》（第三次修改），按照在工程中監(jiān)理文件形成的不同階段或類型，保管期限見下表： 市政工程監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限表 表 1 序號(hào) 歸檔文件 記錄清單編 號(hào) 適用標(biāo)準(zhǔn)程序 保存單位和保管期限 建設(shè) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 1 合同文件 建設(shè)工程監(jiān)理中標(biāo)通知書 ● 長(zhǎng)期 ● 建設(shè)工程委托監(jiān)理合同 ● 長(zhǎng)期 ● 2 項(xiàng)目監(jiān)理部的組建 項(xiàng)目監(jiān)理部機(jī)構(gòu)表 ● 長(zhǎng)期 ● 員工花名冊(cè) 短期 3 施工準(zhǔn)備階段 工程圖紙（變更）登記表 短期 項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部圖紙審查意見 短期 圖紙會(huì)審紀(jì)要 ● 長(zhǎng)期 ● 監(jiān)理規(guī)劃 ● 短期 ● 第一次工地會(huì)議紀(jì)要及簽到表 短期 監(jiān)理工作交底會(huì)議紀(jì)要及簽到表 短期 工程基本概況 短期 承包單位資質(zhì)情況表 短期 分包單位資質(zhì)報(bào)審表 ● 短期 鑒證試驗(yàn)室評(píng)審表 ● 短期 建筑材料送試單（見證記錄） 短期 序號(hào) 歸檔文件 記錄清單編 號(hào) 適用標(biāo)準(zhǔn)程序 保存單位和保管期限 建設(shè) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 《施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表》 ● 短期 《 工程進(jìn)度計(jì)劃 報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 短期 《 施工測(cè)量放線 報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 長(zhǎng)期 施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄 長(zhǎng)期 《工程材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備報(bào)審表》 長(zhǎng)期 材料 /構(gòu)配件 /半成品材質(zhì)審閱登記表 長(zhǎng)期 《 施工機(jī)具、設(shè)備 報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 短期 受控文件清單 短期 記錄清單 短期 收、發(fā)文登記表 短期 4 開工審批 《工程開工報(bào)審表》 ● 長(zhǎng)期 ● 5 施工階段 監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則 ● 短期 ● 安全監(jiān)理方案 ● 短 期 ● 旁站監(jiān)理方案 ● 短期 ● 《 報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 長(zhǎng)期 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 隱蔽工程檢查記錄認(rèn)定登記表 長(zhǎng)期 混凝土 /砂漿試塊試驗(yàn)報(bào)告審閱登記表 長(zhǎng)期 監(jiān)理抽檢 /平行檢查記錄 短期 序號(hào) 歸檔文件 記錄清單編 號(hào) 適用標(biāo)準(zhǔn)程序 保存單位和保管期限 建設(shè) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 旁站監(jiān)理記錄 短期 《監(jiān)理工程師通知單》 ● 長(zhǎng)期 《監(jiān)理工程師通知回復(fù)單》 ● 長(zhǎng)期 施工監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要及簽到表 ● 長(zhǎng)期 ● 不合格項(xiàng)處置記錄 ● 長(zhǎng)期 ● 質(zhì)量事故處理報(bào)告 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程暫停令》 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程復(fù)工工報(bào)審表》 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程臨時(shí)延期申請(qǐng)表》 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程臨時(shí)延期審批表》 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程最終延期審批表》 ● 長(zhǎng)期 ● 《工程款支付申請(qǐng)表》 ● 短期 《工程款支付證書》 ● 短期 《費(fèi)用索賠申請(qǐng)表》 ● 長(zhǎng)期 《費(fèi)用索賠審批表》 ● 長(zhǎng)期 《工程變更單》 ● 長(zhǎng)期 ● 監(jiān)理月報(bào) ● 長(zhǎng)期 ● 6 其他監(jiān)理文件 監(jiān)理日記 短期 監(jiān)理工作聯(lián)系單 短期 顧客財(cái)產(chǎn)清單 短期 序號(hào) 歸檔文件 記錄清單編 號(hào) 適用標(biāo)準(zhǔn)程序 保存單位和保管期限 建設(shè)單位 監(jiān)理單位 城建 檔案館 監(jiān)理服務(wù)不 合格項(xiàng)處置記錄 短期 不合格因素處置記錄 短期 潛在不合格處置記錄 短期 公司質(zhì)量目標(biāo)考核表 短期 監(jiān)理工作階段性報(bào)告 短期 7 竣工驗(yàn)收 監(jiān)理工作總結(jié) ● 長(zhǎng)期 ● 《工程竣工報(bào)驗(yàn)單》 ● 長(zhǎng)期 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 ● 長(zhǎng)期 ● 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè) 短期 竣工移交證明 ● 長(zhǎng)期 ● 工程竣工決算審核意見書 ● ● 說(shuō)明 : “● ”的文件為監(jiān)理單位需要向建設(shè)單位及城建館檔案提供的監(jiān)理資料； ，在實(shí)際過(guò)程中，可以依據(jù)各自工程實(shí)際特點(diǎn)增添新內(nèi)容或自然消減個(gè)別文件。監(jiān)理合同一般包括以下條款： 1）監(jiān)理人的義務(wù)； 2）委托人的義務(wù)； 3）監(jiān)理人的權(quán)利； 4）委托人的權(quán)利； 5）監(jiān)理人的責(zé)任； 6）委托人的責(zé)任； 7）合同生效、變更與終止； 8）監(jiān)理報(bào)酬； 9）爭(zhēng)議的解決； 10）其他。監(jiān)理人和委托人各執(zhí)一套正、副本。 員工花名冊(cè) 本表采用公司制定的表式，按下列要求填寫： 1）本表由人力資源部 或項(xiàng)目監(jiān)理部 填寫； 2）內(nèi)容填寫齊全，不得漏項(xiàng)； 本表一份，作為四年期歸檔。 報(bào)建設(shè)單位一份，監(jiān)理部存檔一份。 監(jiān)理規(guī)劃可參照公司作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行編制，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1）工程項(xiàng)目概況； 2）監(jiān)理工作范圍； 3）監(jiān)理工作內(nèi)容； 4）監(jiān)理工作目標(biāo)； 5）監(jiān)理工作依據(jù)； 6）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織形式； 7）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的人員配 備計(jì)劃； 8）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的人員崗位職責(zé)； 9）監(jiān)理工作程序； 10）監(jiān)理工作方法及措施； 11）監(jiān)理工作制度； 12）監(jiān)理設(shè)施。 2）建設(shè)單位介紹工程開工前的準(zhǔn)備情況。 6）由總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容 。 工程基本概況 本表采用公司制定的表式，但原表 的 工程項(xiàng)目一覽表中的填寫內(nèi)容與市政工程涉及項(xiàng)目有所區(qū)別，為了讓表格在市政工程中的使用更加合理，工程概況可以一目了然，因此，建議在實(shí)際制表過(guò)程中，各項(xiàng)目監(jiān)理部可在原表的基礎(chǔ)上，根據(jù)各自工程的特點(diǎn)對(duì)工程項(xiàng)目一覽表進(jìn)行調(diào)整，以符合各自的工程特點(diǎn)。 本表由工程（質(zhì)量）管理部保存，并注明實(shí)際開、竣工日期，根據(jù)開工時(shí)間以年成冊(cè)，保存四年。 2）總監(jiān)理工程師審核意見：同意或不同意，由總監(jiān)理工程師簽字。 建筑材料送試單（見證記錄） 根據(jù)建設(shè)部建工【 2020】 221號(hào)文《關(guān)于印發(fā) 房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程實(shí)行見證取樣和送檢規(guī)定 的規(guī)定》 ，見證取樣和送檢應(yīng)按有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行，具體內(nèi)容詳見《見證取樣作業(yè)指導(dǎo)書》。 施工組織設(shè)計(jì)（方案）審核應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施前完成，施工組織設(shè)計(jì)（方案）未經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)審核、簽認(rèn)，該項(xiàng)工程不得施工。 3）先由相關(guān)專業(yè)工程監(jiān)理工程師審查并提出審查意見，總監(jiān)理工程師同 意后簽字。 6）專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見分以下幾種情形填寫： ① 總監(jiān)理工程師對(duì)專 業(yè)監(jiān)理工程師的結(jié)果進(jìn)行審核，如同意專業(yè)監(jiān)理工程師的審查意見，應(yīng)簽署同意專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見； ② 如不同意專業(yè)監(jiān)理工程師的審查意見，應(yīng)簡(jiǎn)要指明與專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見中的不同之處，簽署修改意見，并簽認(rèn)最終結(jié)論，不同意承包單位按該施工組織設(shè)計(jì)（方案）組織施工，修改后再報(bào)。 3） “ 工作 ”填寫所報(bào)進(jìn)度計(jì)劃的工程名稱及時(shí)間。 ④ 勞動(dòng)力、材料、 構(gòu)配件、施工機(jī)具及設(shè)備、施工水、電等生產(chǎn)要素的供應(yīng)計(jì)劃是否能保證進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，供應(yīng)是否均衡，需求高峰期是否有足夠能力實(shí)現(xiàn)計(jì)劃供應(yīng)。 5)通過(guò)專業(yè)監(jiān)理工程師的審核，提出審查意見 報(bào)總監(jiān)理工程師，總監(jiān)理工程師按合同要求的時(shí)間審核后如同意承包單位所報(bào)計(jì)劃，則應(yīng)簽署 “本月施工進(jìn)度計(jì)劃 ”，若不同意應(yīng)說(shuō)明原因并簡(jiǎn)要列明。 項(xiàng)目監(jiān)理部留存一份。 《工程材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備報(bào)審表》項(xiàng)目監(jiān)理部留存一份，報(bào)建設(shè)單位一份，其余報(bào)審表及附件返回報(bào)審單位。 受控文件清單 本表采用公司制定的表式，按下列要求填寫： 1）項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)指定專人填寫此表，按發(fā)放編號(hào)整理受控文件； 2）受控文件清單作為受控文件的目錄，與受控文件一并整理成冊(cè)； 保存四年。 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)建立收、發(fā)文登記制度，總監(jiān)工程師應(yīng)當(dāng)制定專人負(fù)責(zé)收、發(fā)文登記工作，凡是監(jiān)理方與他方的往來(lái)函件都必須在收文本或發(fā)文本上登記并必須簽名。 工 程開工報(bào)審表應(yīng)符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 A1表格式，按下列要求填寫： 1）用于工程開工時(shí)，將 “復(fù)工 ”劃掉； 2）工 程名稱：指相應(yīng)的建設(shè)項(xiàng)目或單位工程名稱，應(yīng)與施工圖的工程名稱一致。 5 施工階段 監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則 監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則由專業(yè)監(jiān)理工程師編制，并必須經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)。 旁站監(jiān)理方案 旁站監(jiān)理方案可參照公司作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行編制，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1）工程概況 2）旁站監(jiān)理的范圍（指必須重點(diǎn)全過(guò)程旁站） ① 道路工程：路基回 填、二灰砂礫頂層、混凝土路面、瀝青混凝土路面； ② 橋梁工程：樁基混凝土、鋼筋籠就位及焊接、樁基混凝土澆筑墩柱混凝土、蓋梁混凝土、橋臺(tái)混凝土； ③ 雨、污水工程：頂管注漿、管道嚴(yán)密性試驗(yàn)（閉水試驗(yàn)）、混凝土包封； ④ 預(yù)埋隧道工程：混凝土澆筑、止水帶安裝。復(fù)核合格后簽字蓋章。 對(duì)隱檢合格工程應(yīng)簽 認(rèn)隱蔽工程檢查記錄，項(xiàng)目監(jiān)理部留存一份或進(jìn)行審閱登記，并準(zhǔn)予進(jìn)行下一道工序施工。 項(xiàng)目監(jiān)理部留存 一份。 填寫內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確，必要時(shí)可帶附件。 3） 對(duì)旁站時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題可先口頭通知承包單位糾正，若存在問題較嚴(yán)重，應(yīng)及時(shí)簽發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》。 2） 項(xiàng)目監(jiān)理部使用監(jiān)理工程通知單時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編號(hào)，建議編號(hào)形式按照通知單內(nèi)容進(jìn)行分類，如 :WHJL200X質(zhì)量 00X 或 WHJL200X安全 00X。 5） 監(jiān)理工程師通知單在發(fā)出前宜經(jīng)總監(jiān)理工程師同意，當(dāng)總監(jiān)理工程師認(rèn)為必要時(shí)應(yīng)簽字。 《監(jiān)理工程師通知回復(fù)單》 監(jiān)理工程師通知回復(fù)單應(yīng)符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 A6 表格式，填寫要求如下： 1） 項(xiàng)目監(jiān)理部發(fā)出監(jiān)理工程師通知單時(shí)，承包單位應(yīng)當(dāng)回復(fù)，做到一通知一回復(fù)。 會(huì)議紀(jì)要按參會(huì)單位決定份數(shù)，存檔一份，與會(huì)單位各一份。 不合格項(xiàng)處置記錄 不合格項(xiàng)處置記錄采用公司制定的表式，按下列要求填寫： 1） 檢查人和被檢查人分別填寫各自的欄目； 2） 不合格項(xiàng)處置記錄由監(jiān)理單位簽發(fā) 。在《質(zhì)量事故處理報(bào)告》提交前，應(yīng)征求有關(guān)單位意見，達(dá)成共識(shí)，避免事故處理后無(wú)法做出一致的結(jié)論。 總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程暫停令時(shí)，應(yīng)根據(jù)暫停工程的影響范圍和影響程序，按照施工合同和委托監(jiān)理合同的約定簽發(fā)。 應(yīng)符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 A1 表格式，按下列要求填寫： 1）用于工程復(fù)工時(shí)，將 “開工 ”劃掉； 2） “ 工作 ”：填寫相應(yīng)停工工程項(xiàng)目名稱： 3） 附件：工程暫停原因是由承包單位造成時(shí)，承包單位應(yīng)報(bào)告整改情況和預(yù)防措施；工程暫停是由非承包單位的原因引起時(shí)，承包單位僅提供工程暫停原因消失證 明。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)未在收到承包單位復(fù)工申請(qǐng)后 48小時(shí)（或施工合同規(guī)定時(shí)間）內(nèi)提出審查意見，承包單位可自行復(fù)工。 4) 臨時(shí)批準(zhǔn)延期時(shí)間不能長(zhǎng)于工程最終延期批準(zhǔn)的時(shí)間。 ② 施工合同中規(guī)定的任何可能造成工程延期的原因，如延期交圖、工程暫停及不利的外界條件等。 《工程臨時(shí)延期審批表》 1) 工程臨時(shí)延期報(bào)審是發(fā)生了施工合同約定由建設(shè)單位承擔(dān)的延長(zhǎng)工期事件后，承包單位提出的工 期索賠，報(bào)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)審核確認(rèn)。 5) 根據(jù)合同條款 條的規(guī)定 ”：填寫提出工期索賠所依據(jù)的施工合同條目。 ③ 異常惡劣的氣候條件。 2） 總監(jiān)理工程師在簽認(rèn)工程延期前應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位協(xié)商，宜與費(fèi)用索賠一并考慮處理。根據(jù)復(fù)查結(jié)果，提出同意工期延長(zhǎng)的日歷天數(shù)、或不同意延長(zhǎng)工期的意見，報(bào)總監(jiān)理工程師最終審批，若不符合施工合同約定的工程延期條款或經(jīng)計(jì)算不影響最終工期，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)理工程師在不同意延長(zhǎng)工期前 “□”內(nèi)劃 “√”，需延長(zhǎng)工期時(shí)在同意延長(zhǎng)工期前 “□”內(nèi)劃 “√”。 9） 說(shuō)明：詳實(shí)說(shuō)明本次影響工期事件和工期拖延的事實(shí)和程度，處理本次延長(zhǎng)工期所依據(jù)的施工合同條款，工期延長(zhǎng)計(jì)算所采用的方法及計(jì)算過(guò)程等。 3) 工程量計(jì)算：指本次付款申請(qǐng)中的經(jīng)專業(yè)監(jiān)理工程師驗(yàn)收合格工程的工程量。 《工程款支付證書》 1) 《 工程款支付證書》是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在收到承包單位的《工程款支付申