【正文】 ，用戶可依照本單位的實際著錄要求進(jìn)行輸入。 6．上圖中序號為 檔號為 1 的記錄是系統(tǒng)自動添加的（ 因為剛才只添加了目錄沒有添加文件的著錄信息 ），用戶需要根據(jù)自己的使用需要添加自己的案卷或文件記錄 的著錄信息 。如下圖。 這個三級類目相當(dāng)于每條記錄的某個分類屬 性，類目依附于數(shù)據(jù)，如果沒有一份文件或案卷屬于某個特定的類目，那么這個類目也就不會存在。上圖中所設(shè)定的三級類目分別是：“ JX14”“ 2020”“信息管理系” 什么是類目？ 系統(tǒng)中，大量的檔案數(shù)據(jù)、為了便于管理，系統(tǒng)可以讓用戶對同一個檔案集下的案卷、檔進(jìn)行分類。 2． 1 添加文件 /案卷 1．用戶可根據(jù)自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息。 ◆ 不能修改“檔案表代碼”，除非重新建立新檔案表。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 5 頁 系統(tǒng)就會根據(jù)題名自動分析主題詞，分析完畢后出現(xiàn)提示框，如下圖： 標(biāo)引完成后，當(dāng)你再編輯這個檔案表下的某個文件時 ，就會看到在主題詞一欄中出現(xiàn)了分析出的主題詞。 “文件數(shù)” 是根據(jù)檔案表中的案卷或文件數(shù)量及時更新的（ 包含本表被刪除的放在回收站里的文件 ）； “所屬部門” 和 “創(chuàng)建人” 是系統(tǒng)根據(jù)創(chuàng)建新檔案表時登陸人的基本信息自動設(shè)定； “創(chuàng)建時間” 是系統(tǒng)根據(jù)用戶 創(chuàng)建新檔案表時的系統(tǒng)時間而設(shè)定； 其余信息則是系統(tǒng)根據(jù)用戶在“基本信息輸入窗體”中的所填內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定的。 10. 完成： 以上基本信息輸入完畢，用戶核對無誤后，可鼠標(biāo)左鍵點擊窗體下方的“新建”按鈕，系統(tǒng)自動彈出“檔案表建立成功！”的對話框 。用戶與部門的創(chuàng)建與設(shè)置參看“系統(tǒng)設(shè)置管理”中的“用戶管理”、“部門管理”。 6. 檔號檢查： 在新建檔案表或是對已有檔案表進(jìn)行修改的時候都可以對其“檔號檢查”進(jìn)行設(shè)置，它包括“不檢查檔號唯一性”、“表內(nèi)檔號唯一”、“類目下當(dāng)好唯一”等屬性， 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 3 頁 如下圖所示： 7. 權(quán)限設(shè)定 ：用戶可根據(jù)自身實際情況設(shè)定不同的訪問者對所建檔案表的訪問權(quán)限。 如下圖，并且可以預(yù)覽，看是否符合要求。如下圖： 注：一般用戶沒有設(shè)置檔案表分類的權(quán)限，有創(chuàng)建檔案表權(quán)限的用戶可以設(shè)置自己創(chuàng)建檔案表的分類。 2. 檔案表名稱 ：用戶自定義的新檔案表的名稱。在此接口下用戶可以實現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計、合并數(shù)據(jù)等一系列針對檔案信息的操作。 南大之星檔案管理軟件 使用說明書目 錄 第一章 檔案管理 ....................................................................................................................................................1 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 ....................................................................................................................................... 1 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 .......................................................................................................................................1 1． 2 檔案表操作 ...........................................................................................................................................4 第二節(jié) 檔案著錄 ........................................................................................................................................... 7 2． 1 添加文件 /案卷 ..................................................................................................................................7 2． 2 案卷或文件操作 ..............................................................................................................................11 2． 3 檔案信息文件的上載與管理 ....................................................................................................... 13 第三節(jié) 目錄打印 ......................................................................................................................................... 22 3． 1 打印 范圍的確定 ............................................................................................................................... 22 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 .............................................................................................. 23 第四節(jié) 檔案整理 ......................................................................................................................................... 30 4． 1 檔案信息的合并 ............................................................................................................................. 30 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 ................................................................................................................ 31 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 ......................................................................................................... 35 第五節(jié) 檔案查詢 ......................................................................................................................................... 36 5． 1 綜合查詢 .......................................................................................................................................... 36 5． 2 表內(nèi)查詢 ............................................................................................................................................ 37 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計 ................................................................................................................................ 38 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 .......................................................................................................... 42 7． 1 信息共享及權(quán)限控制 ...................................................................................................................... 42 7． 2 關(guān)于訪問權(quán)限設(shè)定的解釋 ............................................................................................................. 43 第八節(jié) 鑒定銷毀 ......................................................................................................................................... 45 第九節(jié) 檔案借閱 ......................................................................................................................................... 46 9． 1 實體借閱 ............................................................................................................................................ 46 9． 2 歸檔與借閱信息管理 .................................................................................................................... 50 9． 3 利用統(tǒng)計 ............................................................................................................................................ 52 第十節(jié) 系統(tǒng)功能常見問題及解決方案 ................................................................................................. 53 客戶端上傳打印插件安裝解決方案 ............................................................................................. 53 打印問題解決方案 ............................................................................................................................ 55 電子文件轉(zhuǎn)換失敗解決方案 .......................................................................................................... 56 第二章 其它功能 ................................................................................................................................................. 57 第一節(jié) 收件箱管理 .........................................................................................