20xx年文檔管理個人工作總結(jié)與20xx年文秘上半年工作小結(jié)匯編(已修改)
2024-10-10 18:02 本頁面
【正文】 2018年文檔管理個人工作總結(jié)與2018年文秘上半年工作小結(jié)匯編第 7 頁 共 7 頁2018年文檔管理個人工作總結(jié)在不久前我還苦于不知這方面的工作總結(jié)怎么寫，但經(jīng)過一番詳細(xì)的思考，我理清了思路。在這里，我們對如何進(jìn)行文檔管理分三個階段來闡述。生成期文件的管理生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類。按照一件事一個文件套的原則，每個人準(zhǔn)備若干個文件套。按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套。可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分。將文件套收集到輕便雜志匣中。把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上。責(zé)任人外出或離職時，務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上。用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類。由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索。每個人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標(biāo)簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里。將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料。使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。保存期文件的管理有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進(jìn)行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標(biāo)明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需
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