【正文】 新世紀挑戰(zhàn)下的突破性業(yè)務發(fā)展 方正奧德中長期發(fā)展戰(zhàn)略和項目管理 第一階段工作報告：現(xiàn)行項目管理體系評估 2023年 4月 18日 ? 北京 1 . Kearney /Founder/PM ? 項目進展回顧 ? 項目管理的現(xiàn)狀評估和差距分析 ? 項目管理改進的重點和方向 ? 下一階段的工作 ? 附錄： ? A. 項目管理中存在的主要問題 ? B. 現(xiàn)行項目管理流程概覽 ? C. 工作模板 今天的主要議題和目標 ?聽取奧德管理層對第一階段工作匯報的意見和建議 ?討論確定第二階段設計工作的方向和重點 ?項目管理設計小組動員，確定在新體系設計中的分工和工作日程 會議目標： 2 . Kearney /Founder/PM 項目進展回顧 3 . Kearney /Founder/PM 方正奧德必須加強項目管理，以適應新的市場環(huán)境的要求 ? 財務目標： — 有效的預算方法和成本控制 ? 時間目標： — 合理的進程和時序安排 — 項目進程按時完成 ? 質(zhì)量目標： — 項目達到或超過客戶的質(zhì)量要求 ? 人力資源目標： — 人力資源的有效利用 — 管理、技術人才的培養(yǎng) — 員工的個人職業(yè)發(fā)展目標 ? 業(yè)務發(fā)展目標： — 知識資本的積累 — 新產(chǎn)品 /服務的開發(fā) — 新的業(yè)務機會 方正奧德 面臨的挑戰(zhàn) 項目管理的目標 開源 （通過項目管理提高客戶滿意度，增加業(yè)務收入） ?客戶對項目的服務和質(zhì)量的要求越來越高 ?國外競爭者進入中國，引入一流的服務 ?隨著競爭的加劇，國內(nèi)競爭對手在不斷改進服務 ?僅靠一流的銷售在競爭中已無法取勝 節(jié)流 （通過項目管理降低成本） ?利潤率不斷降低，粗放性經(jīng)營已無法適應 ?對優(yōu)秀人才的競爭使項目成本不斷增加 項目進展回顧 4 . Kearney /Founder/PM 目前，項目管理小組已經(jīng)完成第一階段的工作，項目管理優(yōu)化優(yōu)化的工作已進入第四周 公共假日 公司活動 中期報告 1 中期報告 2 最終報告 項目開始 星期 主要任務 ? 第一階段：分析市場發(fā)展對公司的挑戰(zhàn) — 了解系統(tǒng)集成市場的發(fā)展狀況 — 了解公司的經(jīng)營目標 — 分析市場發(fā)展對公司的關鍵性挑戰(zhàn) ? 第二階段：評估現(xiàn)行項目管理體系 — 了解公司現(xiàn)行的項目管理體系 — 分析公司文化和價值觀對改進的阻礙 — 評估現(xiàn)行項目管理體系的績效水平 — 比較分析與主要競爭者之間的優(yōu)劣勢 — 比較分析與行業(yè)最佳表現(xiàn)之間的差距 ? 第三階段：重新設計項目管理體系 — 明確公司對新管理體系的具體要求 — 建立標準化、系統(tǒng)化的新體系 — 分析新體系實施的可行性 ? 第四階段：試點運行及完善新管理體系 — 選定實施新體系的試點項目 — 培訓、指導試點項目組及相關人員 — 監(jiān)控新體系的實施效果 — 總結分析新體系的實施效果 — 編寫項目管理手冊 4/1 4/7 4/8 4/14 4/15 4/21 4/22 4/28 4/29 5/5 5/6 5/12 5/13 5/19 5/20 5/26 5/27 6/2 6/3 6/9 6/10 6/16 3/25 3/31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 6/17 6/23 13 今天 項目進展回顧 5 . Kearney /Founder/PM 現(xiàn)行項目管 理體系評估 新管理體系試 點運行及完善 項目管理體 系重新設計 目前完成的工作基本上和我們的計劃相符 主要 工作 預期 成果 ? 選定實施新體系的試點項目 ? 培訓、指導試點項目組及相關人員 ? 監(jiān)控新體系的實施效果 ? 總結分析新體系的實施效果 ? 編寫項目管理手冊 ?分析市場發(fā)展對公司的挑戰(zhàn) ?了解公司現(xiàn)行的項目管理體系 ?評估現(xiàn)行項目管理體系的績效水平 ?比較分析與主要競爭者之間的優(yōu)劣勢 ?比較分析與行業(yè)最佳表現(xiàn)之間的差距 ?分析公司文化和價值觀對改進的阻礙 ? 明確對新管理體系的具體要求 ? 建立標準化、系統(tǒng)化的新體系 ? 分析新體系實施的可行性 ? 對方正奧德項目管理現(xiàn)狀的深入分析 ? 方正奧德與主要競爭對手及行業(yè)最佳表現(xiàn)的對比分析 ? 對項目管理體系改進目標和改進方向的初步確定 ? 實施新體系的試點項目報告 — 實施效果分析 — 改進意見 ? 修正確定的項目管理體系方案 ? 項目管理手冊 ? 對新管理體系的明確要求 ? 標準化、系統(tǒng)化的新的項目管理體系方案 ? 對成功實施新體系的主要成功因素的分析 標準化、系統(tǒng)化和高效率的項目管理體系 目前已完成的工作 項目進展回顧 3/26 4/18 5/18 6/23 6 . Kearney /Founder/PM 項目管理的現(xiàn)狀評估和差距分析 7 . Kearney /Founder/PM 方正奧德在項目管理中的主要問題是缺乏系統(tǒng)的項目管理體系和具體實施的標準 ? 項目目標和范圍難以確定 ? 對項目的盈利能力估計不足 ? 項目的范圍經(jīng)常發(fā)生變動 ? 項目的工期經(jīng)常被延長 ? 客戶對項目的實施質(zhì)量不很滿意 ? 不清楚每個項目盈虧狀況 ? 項目實施水平參差不齊，因項目經(jīng)理而異 ? 項目成員的積極性、主動性不高，素質(zhì)提升不明顯 ? 跨部門項目小組的溝通不夠暢通，較難協(xié)調(diào) ? 項目經(jīng)驗對項目管理支持的力度不顯著 ? 物流控制不力，給項目造成不必要的損失 ? 對客戶的要求反應不及時，不準確 主要問題 現(xiàn) 象 ? 缺乏完善的售前客戶溝通，不能明確確定客戶的需求 ? 缺乏詳細的客戶需求說明書以及客戶對需求說明的確認 ? 缺乏根據(jù)成本預算制定項目報價的制度 ? 缺乏有效規(guī)范的系統(tǒng)分析 ? 缺乏系統(tǒng)的客戶反饋和跟蹤的機制 ? 缺乏以項目為單位的成本管理 ? 缺乏有效的項目質(zhì)量控制和評估的體系 ? 缺乏有效的項目進度控制體系 ? 缺乏明確的項目管理職責規(guī)范 ? 缺乏規(guī)范統(tǒng)一的項目成果評估體系 ? 缺乏規(guī)范統(tǒng)一的項目成員績效評價體系 ? 缺乏員工培養(yǎng)和激勵的機制 ? 缺乏高素質(zhì)的項目經(jīng)理隊伍 ? 缺乏系統(tǒng)有效的知識積累和共享的機制 ? 缺乏整合的物流管理支持 ? 缺乏有效的項目售后管理和客戶管理 售前計劃和資源管理 項目實施管理 項目組織、人員和管控 項目支持工作 項目管理的現(xiàn)狀評估和差距分析 8 . Kearney /Founder/PM 導致的直接結果是項目延期，資源浪費和較低的客戶滿意度 項目按時完工率 客戶滿意度 ?“嚴格地按照計劃來講，我們沒有一個項目是按時完成的?！? —— 某部門主管 ?“延期的原因很多，比方說客戶需求的變化，物流跟不上，項目經(jīng)理水平低，人員調(diào)配不及時等等。” —— 某部門主管 ?有些項目嚴重延期，半年的項目變成了 2年的項目，而且也沒有因此增加項目經(jīng)費 … —— 某項目經(jīng)理 ?“讓客戶滿意的項目，我個人覺得沒有幾個。大多數(shù)項目結果是客戶不滿意的?！? —— 某項目經(jīng)理 ?“奧德可能公司太大了，對我們這個項目不急?！? —— 某客戶 IT部門主管 ?“奧德在項目總體控制方面做得不好，內(nèi)部協(xié)調(diào)不夠，這也是導致效率降低、項目拖延的原因之一。” —— 某客戶 IT部門主管 項目管理的現(xiàn)狀評估和差距分析 9 . Kearney /Founder/PM 起始日期明確，中間階段沒有細節(jié)規(guī)定 項目組得到資源分配，但未實現(xiàn)資源組合利用 與項目管理的最佳表現(xiàn)相比，方正奧德目前還處在初級階段 評價內(nèi)容 資源分配 資源利用不充分，項目沒有足夠的資源按時完成 資源按照項目的優(yōu)先級分配 公司范圍的整體資源最佳配置并適時調(diào)整 項目范圍管理 項目過程中沒有規(guī)范的方法明晰和控制項目范圍 應用系統(tǒng)的方法界定項目范圍，對項目范圍的控制能力成為項目成功的基礎 應用成熟有效的方法界定項目范圍；清晰、詳細的項目范圍將風險降低到最低限度 對項目范圍進行的界定和控制的方法不夠系統(tǒng)和成熟；使用了控制里程碑的方法 跟蹤系統(tǒng) 沒有系統(tǒng)跟蹤項目進展和結果 項目的跟蹤依賴項目組的定期報告，具有一定的滯后性 項目進展和項目結果得到系統(tǒng)的預測和跟蹤；重視客戶滿意度 跟蹤系統(tǒng)監(jiān)控了項目資源的最佳利用和客戶滿意度的不斷提升 項目管理的發(fā)展階段 階段 1: 隨機 /沒有規(guī)范 階段 2: 控制 階段 3: 功能卓越 階段 4: 整合而有組織 知識資本 沒有建立系統(tǒng)進行主動的積累，知識共享具有隨機性 鼓勵知識資本的總結和共享，但缺乏有效的方法和系統(tǒng) 系統(tǒng)化的知識資本的積累和共享推動公司競爭能力的提高 嚴整高效的知識資本系統(tǒng)成為公司的核心競爭力之一 工作計劃 項目確定了若干里程碑 項目的各個過程都建立了明確的關鍵路徑 整合的關鍵路徑明確了過程和項目組的交叉 ， 協(xié)調(diào)了項目的詳細的工作計劃 職責劃分 職責劃分不明確，存在重疊和 /或空檔 工作任務明確定義，但工作目標不明確 職責和工作成果清晰規(guī)定；共擔的責任得到確認 職責規(guī)定定期檢審，所有項目成員明確工作責任和目標 變化管理 在項目管理過程中幾乎沒有或沒有變化管理的專門技能 在項目管理過程中具有一定的變化管理的專門技能 在項目管理過程中具有較強的變化管理的專門技能 ， 項目經(jīng)理受過正規(guī)的培訓 公司整個組織內(nèi)具備廣泛的技能和專長來支持對于變化的控制和管理 項目領導能力 項目經(jīng)理領導能力低，難以得到信賴 項目經(jīng)理具有一定的領導能力 項目經(jīng)理管理能力扎實穩(wěn)健 項目經(jīng)理領導能力出眾，是最好的、最具智慧的 指導、方向和控制 高級管理層的總體控制不充分；項目組缺乏統(tǒng)一的方向 建立了項目指導委員會；項目或許有良好的啟動部分，但階段性總結不充分 較強的項目總控結構，但與公司現(xiàn)行的管理結構未經(jīng)整合；建立了階段性總結項目進展的制度 項目總控與公司管理結構協(xié)調(diào)一致；有力的項目計劃和指導機制，并通過每周的項目進程總結付諸實施 來源：科爾尼公司分析 ? 方正奧德目前的位置 項目管理的現(xiàn)狀評估和差距分析 10 . Kearney /Founder/PM 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 11 . Kearney /Founder/PM 通過對各個問題的重要性、緊迫性和實施難度的綜合分析，我們將確定待解決問題的優(yōu)先級 重要和緊迫程度 實施的難度 1. 缺乏完善的售前客戶溝通管理和流程設計，不能明確確定客戶需求 2. 缺乏詳細的需求說明書和系統(tǒng)分析 3. 缺乏系統(tǒng)的項目實施中客戶反饋和跟蹤機制 4. 缺乏明確的項目管理職責規(guī)范 5. 缺乏合適的項目經(jīng)理隊伍 6. 缺乏系統(tǒng)規(guī)范的知識積累和共享的機制 7. 缺乏以項目為單位的成本管理 8. 缺乏員工培養(yǎng)和激勵的機制 9. 缺乏統(tǒng)一的物流管理制度 需要解決的主要問題 高 中 低 低 高 中 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 待解決問題優(yōu)先級分析 問題 6 問題 2 問題 3 問題 4 問題 5 問題 1 問題 7 問題 8 問題 9 問題 10 問題 11 問題 12 示意 12 . Kearney /Founder/PM 在進行項目管理優(yōu)化設計時，觀念的轉變將是改進項目管理的基礎和出發(fā)點 ? 以人為本的管理觀念，依賴管理人員的經(jīng)驗和主觀判斷 ? 為員工創(chuàng)造自由發(fā)展的空間，任其自由發(fā)展 ? 增長是奧德的第一要務，奧德的問題都應當在公司業(yè)務的高速發(fā)展中解決 ? 以制度為本的管理觀念 ? 為員工建立個人職業(yè)發(fā)展計劃并為其實現(xiàn)創(chuàng)造條件 ? 奧德追求的增長應當是創(chuàng)造價值的增長 管理觀念的轉變 從 到 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 13 . Kearney /Founder/PM 下一步的設計將從下面這些模塊出發(fā) 項目管理體系 項目知識管理 項目范圍管理 項目進度管理 項目成本管理 項目質(zhì)量管理 項目人力資源管理 項目風險管理 項目評估管理 項目溝通管理 ?知識管理范圍定義 ?知識積累制度設計 ?知識共享機制設計 ?項目范圍管理流程 ?需求說明編寫規(guī)范 ?范圍管理職責