3-1辦公用品和設(shè)備管理(已修改)
2025-02-25 23:13 本頁面
【正文】 辦公室用品和設(shè)備管理 辦公用品的具體分類有： 一是紙簿類消耗品： A B5等辦公復(fù)印紙、信紙、信封、筆記本、直線紙、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽紙 二是筆尺類消耗品：鉛筆、刀片簽字筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳等。 三是裝訂類消耗品：大頭針、圖釘熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機 . 四是辦公設(shè)備耗材：打印機墨盒、色帶、計算機磁盤、空白光盤等。 （ 1）由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的“購買申請表”并簽字 . （ 2）由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求信息，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單或估價單，經(jīng)過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要授權(quán)人，即公司高級主管簽字批準(zhǔn)，同時要復(fù)制一份給會計部門，表示開始購貨，準(zhǔn)備付款。 （ 3）當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送會計部門。 （ 4）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。 （ 5）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數(shù)字應(yīng)相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字批準(zhǔn)，支付款額或支票。 選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時要在以下幾方面對其進行比較： （ 1）價格和費用 （ 2）質(zhì)量和交貨 （ 3）服務(wù)和位臵 （ 4）安全和可靠性 辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種： （ 1）直接去商店購買公司所需要的辦公用品 （ 2）電話訂購 （ 3）傳真訂購 （ 4）因特網(wǎng)服務(wù) （ 1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物； （ 2）發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商； （ 3）接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實數(shù)量支付貨款； （ 4）接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項中； （ 5）接收后，要及時更新庫存余額； （ 6）將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好； （ 7）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 （ 1）庫存控制卡的內(nèi)容 項目 —— 庫存項目應(yīng)準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，例如 A4白文件紙。 單位 —— 貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。 庫存參考號 —— 給每一庫存項編號，經(jīng)常與存放位臵相聯(lián)系 。 最大庫存量 —— 最大量庫存是以防物品超量存儲而保存的該項物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。 再定貨量 —— 當(dāng)庫存余額達到這個水平，必須訂購新的貨物來使余額達到最大庫存量，通過考慮多少物品需要能保證業(yè)務(wù)的運行、平均使用量、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)字。 最小庫存量 —— 最小量庫存是以防物品全部被消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。 日期 —— 必須記錄所有行動的日期。 接收 —— 記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應(yīng)商的名字。 發(fā)放 —— 記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人 /部門。 余額 —— 在每一次處理后計算物品庫存余額。 （ 2）庫存控制的必要性 （ 3）庫存控制的作用 1）精確庫存數(shù)量并防止被盜。 2）確保所需物品的充分供應(yīng)。 3）將庫存物品所占的空間減到最小。 4）避免物品被破壞或因過期而作廢。 一個庫存目錄應(yīng)該包含以下信息： （ 1）庫存目錄系列序號； （ 2）財產(chǎn)描述； （ 3）財產(chǎn)消耗； （ 4）供應(yīng)商名稱； （ 5）接收日期； （ 6）存放位臵。 （ 1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。 （ 2）各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。 （
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