【正文】 信息技術(shù)培訓(xùn)四四 川川 理理 工工 學(xué)學(xué) 院院主講人：張主講人：張 弘弘一 OFFICE系列軟件使用1. WORD使用使用2. EXCEL使用使用3. POWERPOINT使用使用WORD使用8.目錄自動生成目錄自動生成5.公式編輯器使用公式編輯器使用6.分隔符的使用分隔符的使用7.頁眉頁腳設(shè)置頁眉頁腳設(shè)置4.圖文混排圖文混排3.文檔的合并文檔的合并1.工具欄的定制工具欄的定制2.模板的使用模板的使用1.工具欄的定制對對 Word常用的操作，最簡單的方法是使用工具欄上的常用的操作，最簡單的方法是使用工具欄上的工具按鈕。工具按鈕。 Word初始設(shè)置的工具欄為初始設(shè)置的工具欄為 【【 常用常用 】】 和和 【【 格格式式 】】 兩個工具欄。兩個工具欄。 Word有二十多個工具欄，我們有兩有二十多個工具欄，我們有兩種方法可進行設(shè)置。一種是選擇種方法可進行設(shè)置。一種是選擇 【【 視圖視圖 】】 菜單中的菜單中的 【【工具欄工具欄 】】 子菜單進行設(shè)置；另一種是鼠標指針移動到子菜單進行設(shè)置；另一種是鼠標指針移動到【【 工具欄工具欄 】】 單擊右鍵進行設(shè)置；單擊右鍵進行設(shè)置；2.模板的使用在日常工作中，很多文稿都具有相對固定的格式，例如：通知、簡歷、介紹信、傳真等。在 Word中允許將這些常用的文稿格式設(shè)計成模板文件供新文檔使用。這樣，在建立新文檔時，就可以直接使用模板中已經(jīng)定義好的樣式，從而省去為新文檔設(shè)計版面的繁瑣過程，大大提高了編輯效率。（ 1）創(chuàng)建和修改模板文件所謂模板文件，就是一種用來定義固定版面格式和工具的特殊文檔類型。模板文件以 “.dot”為擴展名，存放在 Word的“template”子目錄中。模板中的主要內(nèi)容包括：文檔排版格式、所用樣式、文檔中相同的內(nèi)容（如公司名稱、公司徽標等）、以及自定義的工具欄，快捷鍵。Word中的所有文檔都是按照某種模板樣式建立的，其版面樣式由模板中設(shè)定的樣式?jīng)Q定。 Word默認的模板是 “”，用戶也可以根據(jù)需要設(shè)計自己的模板。 1）選擇 “文件 ”菜單中的 “新建 ”命令，在對話框中選擇 “模板 ”選項，單擊 “確定 ”按鈕；2）輸入文檔中相同的文字和圖形；3）定義使用的樣式、工具欄和快捷鍵；4）選擇 “文件 ”菜單中 “另存為 ”命令，為新模板取名并保存。（ 2）應(yīng)用模板創(chuàng)建新文檔1）選擇 “文件 ”菜單中的 “新建 ”命令；2）在 “新建 ”對話框中，選擇適當?shù)哪０澹ㄈ纾嚎瘴臋n）；3）在 “類型 ”選擇框中指定新建類型 “文檔 ”；4）單擊 “確定 ”按鈕，建立一個新文檔，并進入 “編輯 ”窗口 3.文檔的合并有兩種方法： 使用剪貼板進行剪切和粘貼； 首先把插入點放在當前文檔需要插入的位置，然后使用 “插入 |文件 ” 在插入文件對話框中選擇需要插入的文件名，單擊確定。注意：當兩個文檔的排版格式有差異是不能直接合并，必須先設(shè)置分節(jié)符后合并！4.圖文混排使用 “繪圖 ”工具欄單擊 “常用 ”工具欄上的 “繪圖 ”按鈕 ，可打開如圖所示的 “繪圖 ”工具欄，利用這些繪圖工具，可完成一般我們常見的圖形的繪制；插入圖形、插入圖形Word能夠支持常見的多種圖形格式。插入的方法為；先能夠支持常見的多種圖形格式。插入的方法為；先將光標定位需要插入的位置；選擇將光標定位需要插入的位置；選擇 “插入插入 ”菜單中菜單中 “圖片圖片 ”，然后，然后根據(jù)需要選擇；根據(jù)需要選擇；使用文本框、使用文本框使用文本框可實現(xiàn)圖文混排的效果，方法為：先插入一個使用文本框可實現(xiàn)圖文混排的效果，方法為：先插入一個文本框，然后在中插入所需圖片、文字，然后可在文本框，然后在中插入所需圖片、文字，然后可在 “格式格式 ”欄中欄中的的 “文本框文本框 ”選項中進行圖文混排方式的選擇。選項中進行圖文混排方式的選擇。5.公式編輯器的使用 返返 回回在寫論文和其他一些科技文獻的時候，經(jīng)常要用到數(shù)學(xué)公式、在寫論文和其他一些科技文獻的時候，經(jīng)常要用到數(shù)學(xué)公式、數(shù)學(xué)符號。利用公式編輯器數(shù)學(xué)符號。利用公式編輯器 (EquationEditor)可方便的實現(xiàn)?？煞奖愕膶崿F(xiàn)。操作步驟如下：操作步驟如下：（（ 1）將插入點定位于要加入公式的位置；選擇）將插入點定位于要加入公式的位置；選擇 “插入插入 ”菜菜單中的單中的 “對象對象 ”命令，顯示命令，顯示 “對象對象 ”對話框；對話框；（（ 2）在對話框中選擇）在對話框中選擇 “Microsoft”選項；單擊選項；單擊確定按鈕，進入確定按鈕，進入 EquationEditor狀態(tài)，顯示狀態(tài)，顯示 “公式公式 ”工具欄和菜工具欄和菜單欄，即可進行編輯；單欄，即可進行編輯； 例例6.分隔符的使用返返 回回（（ 1）分頁符的設(shè)置）分頁符的設(shè)置在在 Word中，系統(tǒng)會根據(jù)紙張大小和頁邊距等參數(shù)進行自中，系統(tǒng)會根據(jù)紙張大小和頁邊距等參數(shù)進行自動分頁。同時用戶也可以根據(jù)需要，在某個位置進行強行動分頁。同時用戶也可以根據(jù)需要，在某個位置進行強行分頁。步驟為：分頁。步驟為：1*移動插入光標到需要分頁出；移動插入光標到需要分頁出；2*選擇選擇 “插入插入 ”菜單中的菜單中的 “分隔符分隔符 ”命令，將彈出如下圖命令，將彈出如下圖所示的對話框；所示的對話框；3*選擇選擇 “分頁符分頁符 ”復(fù)選框，單擊復(fù)選框，單擊 “確定確定 ”按鈕；按鈕；注意：注意： 手工插入手工插入的分頁符，可用的分頁符，可用用用 〈〈 Del〉〉 鍵刪除鍵刪除 。(2)分節(jié)的設(shè)置分節(jié)的設(shè)置“節(jié)節(jié) ”是文檔格式化的最大單位（或指一種排版格式的范是文檔格式化的最大單位（或指一種排版格式的范圍），分節(jié)符是一個圍），分節(jié)符是一個 “節(jié)節(jié) ”的結(jié)束符號。默認方式下，的結(jié)束符號。默認方式下， Word將整個文檔視為一將整個文檔視為一 “節(jié)節(jié) ”，故對文檔的頁面設(shè)置是應(yīng)用于整，故對文檔的頁面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。若需要在一頁之內(nèi)或多頁之間采用不同的版面篇文檔的。若需要在一頁之內(nèi)或多頁之間采用不同的版面布局，只需插入布局，只需插入 “分節(jié)符分節(jié)符 ”將文檔分成幾將文檔分成幾 “節(jié)節(jié) ”，然后根據(jù)需要，然后根據(jù)需要設(shè)置每設(shè)置每 “節(jié)節(jié) ”的格式即可。的格式即可。　分節(jié)符中存儲了　分節(jié)符中存儲了 “節(jié)節(jié) ”的格式設(shè)置信息，一定要注意分節(jié)的格式設(shè)置信息，一定要注意分節(jié)符只控制它前面文字的格式。符只控制它前面文字的格式。插入插入 “分節(jié)符分節(jié)符 ”的步驟如下：的步驟如下：q單擊需要插入分節(jié)符的位置。單擊需要插入分節(jié)符的位置。q單擊單擊 “插入插入 ”菜單中的菜單中的 “分隔符分隔符 ”命令，打開命令，打開 “分隔符分隔符 ”對話框。對話框。q在在 “分節(jié)符類型分節(jié)符類型 ”中選擇需要的分節(jié)符類型，分別為：中選擇需要的分節(jié)符類型，分別為： “下一下一頁頁 ”：分節(jié)符后的文本從新的一頁開始；：分節(jié)符后的文本從新的一頁開始； “連續(xù)連續(xù) ”：新節(jié)與其前：新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當前頁中；面一節(jié)同處于當前頁中； “偶數(shù)頁偶數(shù)頁 ”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個偶數(shù)頁；一個偶數(shù)頁； “奇數(shù)頁奇數(shù)頁 ”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個奇數(shù)：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個奇數(shù)頁。頁。插入插入 “分節(jié)符分節(jié)符 ”后，要使當前后，要使當前 “節(jié)節(jié) ”的頁面設(shè)置與其他的頁面設(shè)置與其他 “節(jié)節(jié) ”不同不同，只要單擊，只要單擊 “文件文件 ”菜單中的菜單中的 “頁面設(shè)置頁面設(shè)置 ”命令，在命令，在 “應(yīng)用于應(yīng)用于 ”下拉下拉列表框中，選擇列表框中，選擇 “本節(jié)本節(jié) ”選項即可。選項即可。7.頁眉頁腳設(shè)置在 Word文檔中，可以很方便地為文檔設(shè)置頁眉和頁腳，使其更加規(guī)范和醒目，下面以 word2023為例，談?wù)勅绾螢?Word文檔設(shè)置頁眉和頁腳。 從 【 視圖 】 菜單中選擇 【 頁眉和頁腳 】 命令如下圖： 將顯示 頁眉 框和 頁眉／頁腳 工具欄。光標指向工具欄上的圖標，將顯示其功能。如下圖 可利用頁眉和頁腳工具欄上的頁碼域、日期域和時間域等圖可利用頁眉和頁腳工具欄上的頁碼域、日期域和時間域等圖標按鈕，插入頁碼、日期和時間，同時，用戶還可以象操作標按鈕，插入頁碼、日期和時間，同時，用戶還可以象操作Word中的其它文本那樣，在頁眉和頁腳中插入圖像、表格等內(nèi)中的其它文本那樣，在頁眉和頁腳中插入圖像、表格等內(nèi)容。和分節(jié)符聯(lián)合使用還可以對不同章節(jié)插入不同頁眉頁腳。容。和分節(jié)符聯(lián)合使用還可以對不同章節(jié)插入不同頁眉頁腳。 8.目錄自動生成用用 WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內(nèi)容時也很方便。具體步驟如下：查找內(nèi)容時也很方便。具體步驟如下：1）使用）使用 [格式格式 ]中的中的 [樣式與格式樣式與格式 ]對文章中的各級標題進行排對文章中的各級標題進行排版；版；2）把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選）把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選 [插插入入 ][引用引用 ][索引和目錄索引和目錄 ]，選第二個選項卡，選第二個選項卡 [目錄目錄 ]，然后點右，然后點右下的確定。下的確定。3）可以對生成的目錄進行排版。）可以對生成的目錄進行排版。4）當你重新修改文章內(nèi)容后，你需要更新一下目錄，方法是）當你重新修改文章內(nèi)容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區(qū)域內(nèi)，點右鍵，選：在目錄區(qū)域內(nèi)，點右鍵，選 [更新域更新域 ]，選第二個，選第二個 “更新整個更新整個目錄目錄 ”點確定。點確定。EXCEL使用6.常用函數(shù)使用及單元格引用常用函數(shù)使用及單元格引用4.圖表使用圖表使用5.頁眉頁腳及標題設(shè)置頁眉頁腳及標題設(shè)置2.數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選1.數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序3.分類匯總分類匯總1.數(shù)據(jù)排序主主 頁頁使用排序工具按鈕對數(shù)據(jù)進行排序“常用 ”工具欄： “升序 ”按鈕 “降序 ”按鈕 步驟：步驟：1）先選定需排序的區(qū)域（）先選定需排序的區(qū)域（ 區(qū)域應(yīng)包括表頭區(qū)域應(yīng)包括表頭 ）；）；2）將當前單元格設(shè)置為要排序的字段名所在單元格；）將當前單元格設(shè)置為要排序的字段名所在單元格；3）單擊）單擊 “升序升序 ”或或 “降序降序 ”按鈕。按鈕。缺點缺點 ：只能按：只能按 一列一列 的數(shù)據(jù)進行排序。的數(shù)據(jù)進行排序。返返 回回使用菜單命令對數(shù)據(jù)進行排序“數(shù)據(jù) ”主菜單的 “排序 ”命令（能對多個列進行排序）。操作方法：操作方法：1）選定排序的）選定排序的 區(qū)域區(qū)域 ；；2）選擇）選擇 “數(shù)據(jù)數(shù)據(jù) ”主菜單的主菜單的 “排序排序 ”命令命令 。3）設(shè)置好）設(shè)置好 “排序排序 ”對話框?qū)υ捒?各選項，單擊各選項，單擊 “確定確定 ”返返 回回超過三個關(guān)鍵字的排序在 “排序 ”對話框中：一次排序 的參照關(guān)鍵字 最多三個 ；超過三個 關(guān)鍵字則需進行 分次排序 ；例：有例：有 5個關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫的排序，過程可以如下：個關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫的排序，過程可以如下：1）確定關(guān)鍵字的順序，定義主要關(guān)鍵字，