【正文】 醫(yī)藥營銷系統(tǒng)內務控制與管理 1 內務管理的定位 內務管理與內控制度 內務管理與物流系統(tǒng) 內務管理與財務系統(tǒng) 內務管理與商業(yè)客戶系統(tǒng) 內務管理與終端客戶系統(tǒng) 內務管理與人事系統(tǒng) 內務管理與公共關系 內務管理與公司法制 2 一、內務管理的定位 3 董事會 總經(jīng)理 生產(chǎn) VP 配送 VP 營銷 VP 人事 VP 財務 VP 。 VP 專項委員會 供應 生產(chǎn) 質控 倉庫 運輸 人事 勞資 財務 會計 審計 銷售策劃部 銷售運營部 銷售內務部 4 銷售內務部 物流作業(yè) 財務作業(yè) 客戶作業(yè) 人事作業(yè) 公關業(yè)務 法制作業(yè) 需貨計劃 貨物倉儲 貨物調撥 貨流記錄 貨流報告 貨物更換 貨物報損 樣品管理 合同與發(fā)貨 ：協(xié)議合同 ：客戶供貨 ：發(fā)票管理 貨款與資信 ：客戶資信 ：債權監(jiān)控 ：回款管理 ：呆壞賬管理 銷售費用 ：費用預算、 ：費用撥付 ：費用核銷 商業(yè)客戶系統(tǒng) ：客戶征信 ：客戶檔案 ：客戶交易 ：客戶分析 ：銷售流向 ：客戶分級 終端客戶 ：醫(yī)院客戶 檔案、業(yè)績、分析、分級 ：其它客戶 檔案、分析 人事 ：招聘 ：合約 ：勞資 ：福利 ：保險 ：解聘 績效評估 人事考核 人事報告 日常辦公 ：電話 ：傳真 ：文件 ：資料 會議管理 VIP接待 作業(yè)協(xié)調 政府管制 突發(fā)事件 國家法規(guī) 公司法規(guī) 公司審計 ：業(yè)務 ：職務 ：費用 ：貨物 內控審計 訴訟 5 ? 公司的“管家”，維護公司財產(chǎn)的安全 ? 老板的“眼睛和耳朵”，提供全面的信息 ? 銷售人員的“保姆”，為銷售一線提供完善的服務 ? 客戶的“朋友”，體現(xiàn)公司文化的窗口 ? 系統(tǒng)運轉的“潤滑油”，促進銷售與各相關關系的協(xié)調運行。 6 ? 明確職務職責 ? 簽訂崗位合同 ? 明白作業(yè)內容 (崗位說明書 ) ? 制定業(yè)務流程。 ? 制定業(yè)績目標。 ? 確定事件處理的優(yōu)先級。 控制要點 7 ? 銜接公司各職能子系統(tǒng)，確保整體業(yè)務流程的通暢 ? 完整的各項銷售統(tǒng)計，確保各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時 ? 完善的客戶管理與客戶分析，輔助銷售業(yè)績的提升與銷售績效的評估 ? 高質量的人際溝通與協(xié)調，確保營銷業(yè)務政令的通暢 ? 文件、資料、檔案規(guī)范管理，確保日常辦公系統(tǒng)的順利運行 ? 。 職務職責 8 ? 公共條款 —合約方、崗位、期間、薪資、保險、福利、續(xù)聘、解聘、不可抗力、違約。 ? 崗位條款 —崗位說明書、分管作業(yè)、作業(yè)流程、說明書、。 ? 風險控制條款 —密級責任、風險責任、突發(fā)事件責任。 崗位合約 9 制定作業(yè)流程 ? 作業(yè)流程 ? 作業(yè)流程圖 ? 按照規(guī)范的流程符號表達作業(yè)準備、作業(yè)次序、作業(yè)銜接、作業(yè)結果的圖示文件。 ? 作業(yè)流程圖說明 ? 對作業(yè)流程順序事件的文字描述 ? 對作業(yè)流程控制分類的文字描述 10 業(yè)績指標的制定 ? 計量性 ? 期間性 ? 可操作性 ? 效益性 ? 約定性 11 事件處理的優(yōu)先級 ? A級：突發(fā)、外部、無延緩余地 ? B級：突發(fā)、內部、微延緩余地 ? C級：偶然、內外部、有時間限制 ? D級：循環(huán)、內外部、固定時間限制 ? E級：無規(guī)定時間限制 12 二、內務管理與內部控制制度 13 ?定義 ?目的 ?結構 ?控制要點 14 內部控制制度 定義 ? 由公司 管理部門 為有助于保證達成管理目標，在 可實施 的范圍內，有次序、有效的經(jīng)營其業(yè)務而采取的所有的 政策和規(guī)程 。 15 內部控制制度 目的 ? 保護公司資產(chǎn) ? 保護各類記錄的可靠性 ? 及時提供可靠的各類信息 ? 縮減公司成本 ? 避免公司風險 ? 確保公司目標的達成 ? 。 16 內部控制制度目的 ?經(jīng)濟性、效率與效益的統(tǒng)一 ?預防、約束與察覺差錯和舞弊 17 請思考下面的問題！ ? 要不要花一元錢去管一分錢的事！ ? 有個代表欠公司 1萬元，打官司要花 10萬元，怎么選擇？ 18 內部控制制度的結構 ?控制環(huán)境 ?控制程序 19 結構 ——控制環(huán)境 ?控制環(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策和程序效率而發(fā)生影響的各種因素。 ?控制環(huán)境體現(xiàn)了股東、董事會、管理者、業(yè)主和其他人員對控制的態(tài)度、認識和行動 20 結構 ——控制程序 ? 指管理者所制定的特別措施或日常工作程序，用以保證在業(yè)務經(jīng)營運作過程中不會出現(xiàn)事故、數(shù)據(jù)差錯或資產(chǎn)私吞或挪用或毀滅 21 主要應用控制程序 ? 將資產(chǎn)實物與其記錄核對比較 ? 授權與批準 ? 對系統(tǒng)輸出的結果的審閱 ? 對資產(chǎn)接近的限制 ? 職責分離 ? 總量控制 ? 業(yè)主與經(jīng)理的控制 ? 常規(guī)計算機控制 22 內控制度的要點 ?組織規(guī)劃 ?授權批準控制 ?文件記錄 ?實物保護 23 組織規(guī)劃 ? 對企業(yè)組織機構設置、職務分工的合理性與有效性所進行的控制。 ? 合理的組織分工是保證經(jīng)濟業(yè)務按照企業(yè)既定方針執(zhí)行、提高經(jīng)營效率、保護資產(chǎn)、以及增強計量數(shù)據(jù)可靠性的重要條件。 24 組織規(guī)劃 不相容職務的分離 ? 定義： ? 指某項職務由一個雇員擔任，既可以弄虛作假，又能夠為自己掩蓋其作弊行為的職務。 25 組織規(guī)劃 不相容職務的分離 企業(yè)的經(jīng)濟活動一般可劃分為五個步驟 ? 授權 ? 簽發(fā) ? 核準 ? 執(zhí)行 ? 記錄 若其每一人步驟分別由相對獨立的人員（或部門）實施，基本就能保證不會出現(xiàn)舞弊行為，則內控制度就能發(fā)揮作用。 26 組織規(guī)劃 不相容職務的分離 主要不相容職務的分離 ? 授權進行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與執(zhí)行該項經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離 ? 執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務要分離 ? 執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與記錄該項經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離 ? 保管某項資產(chǎn)的職務與記錄該項資產(chǎn)的職務要分離 27 組織規(guī)劃 不相容職務的分離 ? 不相容職務分離控制需要各個職務分離的員工 各守其責 ，如果擔任不相容職務的職工之間相串通勾結，則不相容職務分離的作用就會 消失殆盡 。 28 授權批準控制 ? 企業(yè)在處理經(jīng)濟業(yè)務時，必須經(jīng)過授權；每一項經(jīng)濟業(yè)務的處理都與其批準條件相符合 ? 授權次序 ? 一般授權與特定授權 ? 授權批準程序 ? 授權批準檢查 29 授權批準控制 ? 客戶的選擇授權批準制度 ? 供貨 開票授權批準制度 ? 信用 結算授權批準制度 ? 退貨、折扣授權批準制度 ? 費用結算、核算授權批準制度 30 內務文件記錄控制 ? 管理文件 ? 組織系統(tǒng)圖、工作說明書、業(yè)務程序手冊、系統(tǒng)流程圖 ? 財務與會計文件 31 實物保護 ? 限制接近（貨物、資產(chǎn)、低耗品） ? 定期盤點（賬、物相等） ? 記錄保護（登記、歸檔、備份、計算機數(shù)據(jù)保護） ? 保險 32 內部控制制度 局限性 ? 事實上，沒有一個內部控制制度能夠百分百地防止錯誤和保證資料及程序的準確性 成本與效率的考慮 突發(fā)或非常規(guī)活動 人為錯誤；執(zhí)行人員的越權 不能預測的制度的崩潰 環(huán)境干擾 33 ?期望通過內部控制制度的建立及完善，達到一個較高的、合理的保證體系：重大的錯誤在一段時間內不會出現(xiàn)或者能夠被實施的程序所察覺。 ?建立什么樣的、以及復雜程度如何的內部控制系統(tǒng)在很大程度上將取決于企業(yè)的規(guī)模、以及它的成本與效益。 34 內部控制制度報告 ? 內部控制制度風險度報告 ? 內部控制制度符合性測試報告 ? 內部控制制度調整報告 35 總結 ?企業(yè)需要結合實際情況設置合適的內部控制制度！ 36 三、內務管理與物流系統(tǒng) 37 ? 物流系統(tǒng)的定義、 ? 物流系統(tǒng)的功能 ? 物流系統(tǒng)的設計 ? 物流系統(tǒng)的動態(tài)管理 ? 物流系統(tǒng)控制要點 ? 物流系統(tǒng)相關報告 38 ? 狹義定義 在藥品貨物所有權轉移前，藥品貨物存儲、運輸?shù)人鶚嫵傻膭討B(tài)系統(tǒng)