【正文】 新世紀挑戰(zhàn)下的突破性業(yè)務發(fā)展 方正奧德中長期發(fā)展戰(zhàn)略和項目管理 第一階段工作報告：現行項目管理體系評估 2023年 4月 18日 ? 北京 1 . Kearney /Founder/PM ? 項目進展回顧 ? 項目管理的現狀評估和差距分析 ? 項目管理改進的重點和方向 ? 下一階段的工作 ? 附錄： ? A. 項目管理中存在的主要問題 ? B. 現行項目管理流程概覽 ? C. 工作模板 今天的主要議題和目標 ?聽取奧德管理層對第一階段工作匯報的意見和建議 ?討論確定第二階段設計工作的方向和重點 ?項目管理設計小組動員，確定在新體系設計中的分工和工作日程 會議目標： 2 . Kearney /Founder/PM 項目進展回顧 3 . Kearney /Founder/PM 方正奧德必須加強項目管理，以適應新的市場環(huán)境的要求 ? 財務目標： — 有效的預算方法和成本控制 ? 時間目標： — 合理的進程和時序安排 — 項目進程按時完成 ? 質量目標： — 項目達到或超過客戶的質量要求 ? 人力資源目標： — 人力資源的有效利用 — 管理、技術人才的培養(yǎng) — 員工的個人職業(yè)發(fā)展目標 ? 業(yè)務發(fā)展目標： — 知識資本的積累 — 新產品 /服務的開發(fā) — 新的業(yè)務機會 方正奧德 面臨的挑戰(zhàn) 項目管理的目標 開源 （通過項目管理提高客戶滿意度，增加業(yè)務收入） ?客戶對項目的服務和質量的要求越來越高 ?國外競爭者進入中國，引入一流的服務 ?隨著競爭的加劇，國內競爭對手在不斷改進服務 ?僅靠一流的銷售在競爭中已無法取勝 節(jié)流 （通過項目管理降低成本） ?利潤率不斷降低，粗放性經營已無法適應 ?對優(yōu)秀人才的競爭使項目成本不斷增加 項目進展回顧 4 . Kearney /Founder/PM 目前，項目管理小組已經完成第一階段的工作，項目管理優(yōu)化優(yōu)化的工作已進入第四周 公共假日 公司活動 中期報告 1 中期報告 2 最終報告 項目開始 星期 主要任務 ? 第一階段：分析市場發(fā)展對公司的挑戰(zhàn) — 了解系統(tǒng)集成市場的發(fā)展狀況 — 了解公司的經營目標 — 分析市場發(fā)展對公司的關鍵性挑戰(zhàn) ? 第二階段：評估現行項目管理體系 — 了解公司現行的項目管理體系 — 分析公司文化和價值觀對改進的阻礙 — 評估現行項目管理體系的績效水平 — 比較分析與主要競爭者之間的優(yōu)劣勢 — 比較分析與行業(yè)最佳表現之間的差距 ? 第三階段：重新設計項目管理體系 — 明確公司對新管理體系的具體要求 — 建立標準化、系統(tǒng)化的新體系 — 分析新體系實施的可行性 ? 第四階段：試點運行及完善新管理體系 — 選定實施新體系的試點項目 — 培訓、指導試點項目組及相關人員 — 監(jiān)控新體系的實施效果 — 總結分析新體系的實施效果 — 編寫項目管理手冊 4/1 4/7 4/8 4/14 4/15 4/21 4/22 4/28 4/29 5/5 5/6 5/12 5/13 5/19 5/20 5/26 5/27 6/2 6/3 6/9 6/10 6/16 3/25 3/31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 6/17 6/23 13 今天 項目進展回顧 5 . Kearney /Founder/PM 現行項目管 理體系評估 新管理體系試 點運行及完善 項目管理體 系重新設計 目前完成的工作基本上和我們的計劃相符 主要 工作 預期 成果 ? 選定實施新體系的試點項目 ? 培訓、指導試點項目組及相關人員 ? 監(jiān)控新體系的實施效果 ? 總結分析新體系的實施效果 ? 編寫項目管理手冊 ?分析市場發(fā)展對公司的挑戰(zhàn) ?了解公司現行的項目管理體系 ?評估現行項目管理體系的績效水平 ?比較分析與主要競爭者之間的優(yōu)劣勢 ?比較分析與行業(yè)最佳表現之間的差距 ?分析公司文化和價值觀對改進的阻礙 ? 明確對新管理體系的具體要求 ? 建立標準化、系統(tǒng)化的新體系 ? 分析新體系實施的可行性 ? 對方正奧德項目管理現狀的深入分析 ? 方正奧德與主要競爭對手及行業(yè)最佳表現的對比分析 ? 對項目管理體系改進目標和改進方向的初步確定 ? 實施新體系的試點項目報告 — 實施效果分析 — 改進意見 ? 修正確定的項目管理體系方案 ? 項目管理手冊 ? 對新管理體系的明確要求 ? 標準化、系統(tǒng)化的新的項目管理體系方案 ? 對成功實施新體系的主要成功因素的分析 標準化、系統(tǒng)化和高效率的項目管理體系 目前已完成的工作 項目進展回顧 3/26 4/18 5/18 6/23 6 . Kearney /Founder/PM 項目管理的現狀評估和差距分析 7 . Kearney /Founder/PM 方正奧德在項目管理中的主要問題是缺乏系統(tǒng)的項目管理體系和具體實施的標準 ? 項目目標和范圍難以確定 ? 對項目的盈利能力估計不足 ? 項目的范圍經常發(fā)生變動 ? 項目的工期經常被延長 ? 客戶對項目的實施質量不很滿意 ? 不清楚每個項目盈虧狀況 ? 項目實施水平參差不齊，因項目經理而異 ? 項目成員的積極性、主動性不高，素質提升不明顯 ? 跨部門項目小組的溝通不夠暢通，較難協調 ? 項目經驗對項目管理支持的力度不顯著 ? 物流控制不力，給項目造成不必要的損失 ? 對客戶的要求反應不及時，不準確 主要問題 現 象 ? 缺乏完善的售前客戶溝通，不能明確確定客戶的需求 ? 缺乏詳細的客戶需求說明書以及客戶對需求說明的確認 ? 缺乏根據成本預算制定項目報價的制度 ? 缺乏有效規(guī)范的系統(tǒng)分析 ? 缺乏系統(tǒng)的客戶反饋和跟蹤的機制 ? 缺乏以項目為單位的成本管理 ? 缺乏有效的項目質量控制和評估的體系 ? 缺乏有效的項目進度控制體系 ? 缺乏明確的項目管理職責規(guī)范 ? 缺乏規(guī)范統(tǒng)一的項目成果評估體系 ? 缺乏規(guī)范統(tǒng)一的項目成員績效評價體系 ? 缺乏員工培養(yǎng)和激勵的機制 ? 缺乏高素質的項目經理隊伍 ? 缺乏系統(tǒng)有效的知識積累和共享的機制 ? 缺乏整合的物流管理支持 ? 缺乏有效的項目售后管理和客戶管理 售前計劃和資源管理 項目實施管理 項目組織、人員和管控 項目支持工作 項目管理的現狀評估和差距分析 8 . Kearney /Founder/PM 導致的直接結果是項目延期，資源浪費和較低的客戶滿意度 項目按時完工率 客戶滿意度 ?“嚴格地按照計劃來講，我們沒有一個項目是按時完成的。” —— 某部門主管 ?“延期的原因很多，比方說客戶需求的變化，物流跟不上，項目經理水平低，人員調配不及時等等?！? —— 某部門主管 ?有些項目嚴重延期，半年的項目變成了 2年的項目，而且也沒有因此增加項目經費 … —— 某項目經理 ?“讓客戶滿意的項目，我個人覺得沒有幾個。大多數項目結果是客戶不滿意的?！? —— 某項目經理 ?“奧德可能公司太大了，對我們這個項目不急。” —— 某客戶 IT部門主管 ?“奧德在項目總體控制方面做得不好，內部協調不夠，這也是導致效率降低、項目拖延的原因之一?！? —— 某客戶 IT部門主管 項目管理的現狀評估和差距分析 9 . Kearney /Founder/PM 起始日期明確，中間階段沒有細節(jié)規(guī)定 項目組得到資源分配，但未實現資源組合利用 與項目管理的最佳表現相比，方正奧德目前還處在初級階段 評價內容 資源分配 資源利用不充分，項目沒有足夠的資源按時完成 資源按照項目的優(yōu)先級分配 公司范圍的整體資源最佳配置并適時調整 項目范圍管理 項目過程中沒有規(guī)范的方法明晰和控制項目范圍 應用系統(tǒng)的方法界定項目范圍，對項目范圍的控制能力成為項目成功的基礎 應用成熟有效的方法界定項目范圍；清晰、詳細的項目范圍將風險降低到最低限度 對項目范圍進行的界定和控制的方法不夠系統(tǒng)和成熟；使用了控制里程碑的方法 跟蹤系統(tǒng) 沒有系統(tǒng)跟蹤項目進展和結果 項目的跟蹤依賴項目組的定期報告，具有一定的滯后性 項目進展和項目結果得到系統(tǒng)的預測和跟蹤；重視客戶滿意度 跟蹤系統(tǒng)監(jiān)控了項目資源的最佳利用和客戶滿意度的不斷提升 項目管理的發(fā)展階段 階段 1: 隨機 /沒有規(guī)范 階段 2: 控制 階段 3: 功能卓越 階段 4: 整合而有組織 知識資本 沒有建立系統(tǒng)進行主動的積累，知識共享具有隨機性 鼓勵知識資本的總結和共享，但缺乏有效的方法和系統(tǒng) 系統(tǒng)化的知識資本的積累和共享推動公司競爭能力的提高 嚴整高效的知識資本系統(tǒng)成為公司的核心競爭力之一 工作計劃 項目確定了若干里程碑 項目的各個過程都建立了明確的關鍵路徑 整合的關鍵路徑明確了過程和項目組的交叉 ， 協調了項目的詳細的工作計劃 職責劃分 職責劃分不明確，存在重疊和 /或空檔 工作任務明確定義，但工作目標不明確 職責和工作成果清晰規(guī)定；共擔的責任得到確認 職責規(guī)定定期檢審，所有項目成員明確工作責任和目標 變化管理 在項目管理過程中幾乎沒有或沒有變化管理的專門技能 在項目管理過程中具有一定的變化管理的專門技能 在項目管理過程中具有較強的變化管理的專門技能 ， 項目經理受過正規(guī)的培訓 公司整個組織內具備廣泛的技能和專長來支持對于變化的控制和管理 項目領導能力 項目經理領導能力低，難以得到信賴 項目經理具有一定的領導能力 項目經理管理能力扎實穩(wěn)健 項目經理領導能力出眾，是最好的、最具智慧的 指導、方向和控制 高級管理層的總體控制不充分；項目組缺乏統(tǒng)一的方向 建立了項目指導委員會；項目或許有良好的啟動部分，但階段性總結不充分 較強的項目總控結構，但與公司現行的管理結構未經整合；建立了階段性總結項目進展的制度 項目總控與公司管理結構協調一致；有力的項目計劃和指導機制，并通過每周的項目進程總結付諸實施 來源：科爾尼公司分析 ? 方正奧德目前的位置 項目管理的現狀評估和差距分析 10 . Kearney /Founder/PM 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 11 . Kearney /Founder/PM 通過對各個問題的重要性、緊迫性和實施難度的綜合分析，我們將確定待解決問題的優(yōu)先級 重要和緊迫程度 實施的難度 1. 缺乏完善的售前客戶溝通管理和流程設計，不能明確確定客戶需求 2. 缺乏詳細的需求說明書和系統(tǒng)分析 3. 缺乏系統(tǒng)的項目實施中客戶反饋和跟蹤機制 4. 缺乏明確的項目管理職責規(guī)范 5. 缺乏合適的項目經理隊伍 6. 缺乏系統(tǒng)規(guī)范的知識積累和共享的機制 7. 缺乏以項目為單位的成本管理 8. 缺乏員工培養(yǎng)和激勵的機制 9. 缺乏統(tǒng)一的物流管理制度 需要解決的主要問題 高 中 低 低 高 中 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 待解決問題優(yōu)先級分析 問題 6 問題 2 問題 3 問題 4 問題 5 問題 1 問題 7 問題 8 問題 9 問題 10 問題 11 問題 12 示意 12 . Kearney /Founder/PM 在進行項目管理優(yōu)化設計時，觀念的轉變將是改進項目管理的基礎和出發(fā)點 ? 以人為本的管理觀念，依賴管理人員的經驗和主觀判斷 ? 為員工創(chuàng)造自由發(fā)展的空間，任其自由發(fā)展 ? 增長是奧德的第一要務，奧德的問題都應當在公司業(yè)務的高速發(fā)展中解決 ? 以制度為本的管理觀念 ? 為員工建立個人職業(yè)發(fā)展計劃并為其實現創(chuàng)造條件 ? 奧德追求的增長應當是創(chuàng)造價值的增長 管理觀念的轉變 從 到 項目管理體系優(yōu)化的重點和方向 13 . Kearney /Founder/PM 下一步的設計將從下面這些模塊出發(fā) 項目管理體系 項目知識管理 項目范圍管理 項目進度管理 項目成本管理 項目質量管理 項目人力資源管理 項目風險管理 項目評估管理 項目溝通管理 ?知識管理范圍定義 ?知識積累制度設計 ?知識共享機制設計 ?項目范圍管理流程 ?需求說明編寫規(guī)范 ?范圍管理職責