文秘的工作內(nèi)容要求(已修改)
2025-08-17 07:45 本頁面
【正文】 現(xiàn)代企業(yè)秘書（文員）實務(wù)一、 秘書工作職能與素質(zhì)要求職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導決策及其實施務(wù)的人員適用范圍：機關(guān)、團體、企事業(yè)、涉外機構(gòu)組織中等級：初、中、高級職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強的書面與口頭語言表達能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。秘書特性：輔助性——對上司工作起輔助作用，不能自作決定。服務(wù)性——為上司工作和上司本人服務(wù)。應處理好的幾個關(guān)系：工作的被動性與主動性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原則性與靈活性的關(guān)系秘書的職責：接待工作——日常、專門、團組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理——自己、上司會議組織——會前、會中、會后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動商務(wù)活動——營銷、市場、稅務(wù)、法律指派工作——上司安排職業(yè)道德：愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴作起要謙虛——刻苦學習，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動腦——主動思考，機智敏銳，有商業(yè)意識守紀律——遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密工作作風：熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實——做事不飄，跟進落實，檢查確認細致——準確不粗，認真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)1）、秘書的知識、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識是基礎(chǔ)；2）、智力是知識的結(jié)晶；3）、能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點：1）、專與博的兼容性。既包容多學科的面，滿足綜合服務(wù)的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當智力助手的深層次需要。2）、廣泛的適應性。知識結(jié)構(gòu)需隨領(lǐng)導工作的變化而不斷地調(diào)整，時時處在調(diào)整的動態(tài)過程中。3）、強健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動。智力結(jié)構(gòu)智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力。能力結(jié)構(gòu)能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。1）、語言文字運用能力2）、協(xié)調(diào)能力3）、管理能力4）、處理信息能力NVQ二級的13項能力考核NVQ三級的10項能力考核21世紀的企業(yè)秘書——全美秘書學會1）、像心理學家一樣善于觀察和理解他人2）、像政治家一樣有靈敏的頭腦3）、像外交官一樣有瀟灑的風度4）、有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗5）、有良好的寫作能力和文字功夫6）、熟練運用各種辦公自動化設(shè)備7）、熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識8）、迅速對文件、信息歸類、整理和查詢二、時間管理和旅行時間管理：時間管理是效率的保障?！睈鄣仙f：“世界上最重要的東西是時間?！瘪R克思說：“可支配的時間，就是財富本身。秘書一天的工作1）、 開門前后：a、取郵件報紙b、開門，定格觀看辦公室（有，無）c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器2）、常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）a、查閱日志（準備、提醒）b、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件）c、聆聽上司指示（筆記）d、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件e、制備文稿（起草、修改、審批打印、裝訂）f、接待訪客g、安排會議、約會h、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）3）、日志項目：（當日必完成）a、為上司——外出，會議，會客等（準備，參與結(jié)束）b、為自己——外出，會議，會客等（準備，參與結(jié)束）
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