【正文】 目 錄上 編 專題講座第四講 常用公文與事務(wù)文書寫作第一節(jié) 公文基礎(chǔ)知識 1一、公文概述 1（一）公文的概念和特點 1（二）公文的作用 3（三）公文的種類 3二、公文的格式 6（一）秘密等級和保密期限 6（二）緊急程度 6（三）發(fā)文機關(guān)標識 7（四）發(fā)文字號 7（五）簽發(fā)人、會簽人 7（六）標題 7（七）主送機關(guān) 8（八）正文 8（九）附件說明 9（十）印章 10（十一）成文時間 10（十二）附注 10（十三）主題詞 10（十四）抄送機關(guān) 10（十五）印發(fā)機關(guān) 11（十六）印發(fā)時間 11三、公文的行文規(guī)則 11（一）確有必要原則 11（二）不得越級原則 12（三）部門不得向下一級政府和部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文原則 12（四）聯(lián)合行文的原則 13（五）發(fā)文不升級原則 13（六）主送機關(guān)不升級的原則 14（七）發(fā)文協(xié)商一致原則 14（八）重要下行文抄送直接上級機關(guān)的原則 14（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則 15（十）不直送的原則 15（十一）雙重抄送原則 16四、公文的寫作要求 16（一）依法擬文 16（二）遵命寫作 16（三）材料真實 17（四）主旨明確 17（五）內(nèi)容單一 17（六）數(shù)詞的使用 18（七）引文的處理 18（八）簡稱的使用 18第二節(jié) 常用公文的寫作 19一、通知 19（一）通知的適用范圍和特點 19（二）通知的分類及其寫法 20（三）通知與相近文種的區(qū)別 25二、報告 27（一）報告的適用范圍和特點 27（二）報告的寫法 28（三）報告行文應(yīng)該注意的事項 32三、 請示 34（一）請示的適用范圍 34（二）請示的特點 34（三）請示的寫法 35（四）請示與報告的區(qū)別 36四、批復(fù) 38（一）批復(fù)的適用范圍 38（二）批復(fù)的特點 38（三）批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法 39（四）批復(fù)寫作注意事項 40五、函 41（一）函的適用范圍 41（二）函的特點 42（三）函的種類和寫法 42第三節(jié) 銀行常用事務(wù)文書 45一、計劃 45（一）計劃的概述 45（二）計劃的結(jié)構(gòu)與寫法 47（三）制定計劃的注意事項 48二、總結(jié) 51（一）總結(jié)的概述 51（二）總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫法 53（三）總結(jié)的寫作要求 56三、調(diào)查報告 59（一）調(diào)查報告的概述 59（二）調(diào)查報告的寫作 62（三）總結(jié)寫作的注意事項 65四、會議記錄 67（一）會議記錄概述 67（二）會議記錄的寫法 68（三）記錄的方法 69（四）注意事項 7072 / 76第四講 常用公文與事務(wù)文書寫作教學(xué)目的：了解公文的種類和基本特點，掌握銀行常用事務(wù)文書的寫作方法。第一節(jié) 公文基礎(chǔ)知識一、公文概述（一）公文的概念和特點1．公文的概念公文是公務(wù)文書的統(tǒng)稱，它是黨政機關(guān)、司法機關(guān)和企事業(yè)單位、群團組織寫作和使用的處理公務(wù)的文書，也叫文件。國務(wù)院在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，以下簡稱《辦法》）中對公文的定義為“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。這個定義專指行政機關(guān)的公文。但是，因為司法機關(guān)，企事業(yè)單位和群團組織也要按照《辦法》中的規(guī)定來辦理，所以，我們將公文的定義確定為以上的表述。我們這里所講的公文是指法定的公文。法定的公文有黨務(wù)公文和行政公文的區(qū)別。我們學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容是國務(wù)院《辦法》）中規(guī)定的公文，即行政機關(guān)使用的公文。黨務(wù)性公文中共中央辦公廳另有規(guī)定。黨務(wù)性公文因為我們使用頻率不高和與行政機關(guān)公文有許多共同之處，所以不作專門介紹。2．公文的特點公文是應(yīng)用文的一個重要組成部分，它除了具備應(yīng)用文的一般特點外，還具有自己獨自的特點。（1）政策性公文的政策性是由其反映的內(nèi)容決定的。黨和國家制定的路線、方針、政策都是以公文的形式直接下達，而國家各級行政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都負有傳達、貫徹、執(zhí)行的責(zé)任。因此，國家各級行政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位制定的公文，必須符合黨和國家的方針政策，不能具有隨意性。（2）權(quán)威性公文代表著制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威，它的內(nèi)容體現(xiàn)了某一國家，或某一機關(guān)，或某一單位、團體的意志，在它所轄的范圍內(nèi)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。這個特點是其他任何文體的文章都無法比擬的。公文的權(quán)威性還體現(xiàn)在國家從法律上和行政措施上對公文的權(quán)威性給予了可靠的保證?！掇k法》中明確規(guī)定：“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具?！惫囊笫芪恼叩乃枷?、行為必須接受文件的約束和規(guī)范。（3）特定性公文的特定性主要是指作者和讀者是特定的、法定的。公文的作者就是發(fā)文機關(guān)，而不象文學(xué)作品那樣，作者是個人。行政機關(guān)的公文多是以機關(guān)的名義發(fā)布的，以機關(guān)首長或領(lǐng)導(dǎo)人個人名義發(fā)布的公文，那也是依據(jù)法律規(guī)定，以它所在機關(guān)法定領(lǐng)導(dǎo)人身份行使職權(quán)，并不是以私人身份行事。至于機關(guān)內(nèi)部某一公文的起草者，不能視為公文的法定作者。這一點與在報刊雜志上發(fā)表個人署名文章相比較，作者的概念是不同的。作者的特定性還體現(xiàn)在，甲機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，必須由甲機關(guān)來行文，其他機關(guān)不能越俎代庖。如果和其他機關(guān)有關(guān)系，可以聯(lián)合行文。讀者的特定性是指受文者是明確的、專指的。受文者有義務(wù)有責(zé)任必須認真閱讀，不能象對待文學(xué)作品和廣告一樣，想看就看，不看也沒人追究。上行文的受文者必須認真閱讀文件，或作出決斷，或了解下情；下行文的受文者必須認真領(lǐng)會文件精神，認真貫徹落實；平行文的受文者，也必須深入了解文件意圖，在工作中積極配合。否則，貽誤工作都要相應(yīng)承擔(dān)責(zé)任，受到追究。（4）規(guī)范性公文的嚴格規(guī)范性是其他文章，包括其他應(yīng)用性文章都無法比擬的。公文是否需要行文，以什么名義行文，使用什么公文種類行文，格式如何安排都有明確的要求，任何機關(guān)、單位或團體都不能標新立異，自搞一套。隨著科技的發(fā)展和辦公自動化的普及，公文的標準化和公文處理的現(xiàn)代化水平也日益提高。工商銀行繼出臺了《中國工商銀行公文處理辦法》（工銀發(fā)[2001]291號，以下簡稱《工行辦法》）后，又出臺了《工商銀行電子公文處理辦法》，還專門對有關(guān)人員進行了培訓(xùn)。為了適應(yīng)電子化的發(fā)展和提高工作效率，對公文的規(guī)范化要求也會越來越嚴格。（二）公文的作用公文除具有一般應(yīng)用文的作用外，還具有更加直接的功用。1．領(lǐng)導(dǎo)作用下行文主要是宣傳、貫徹黨和國家的路線、方針、政策以及政府制訂的法規(guī)、條例等，它要求下級機關(guān)和人民群眾落實和執(zhí)行。2．指導(dǎo)作用各級黨政機關(guān)下發(fā)的文件，有些僅要求下級單位結(jié)合本地區(qū)、本單位具體情況參照執(zhí)行。這樣的公文具有指導(dǎo)作用。3．溝通信息作用上下級之間，通知有關(guān)事項，答復(fù)詢問，呈送請示、報告，平級和不相隸屬的機關(guān)之間，利用公文相互聯(lián)系工作，交流信息，溝通情況，商量問題都具有聯(lián)系的性質(zhì)。公文如同溝通上下，聯(lián)系左右的渠道和橋梁。通過這個渠道和橋梁的聯(lián)系，達到上下一致，左右協(xié)調(diào)的目的。4．宣傳教育作用公文通過明確的政治觀點和主張，并通過闡述為什么要實行這樣的主張，提出這樣的觀點，來使群眾了解方針政策，提高人們的思想認識，調(diào)動人民群眾的積極性，推動各項工作的向前發(fā)展。5．約束懲戒作用通報、通告等公文和司法機關(guān)的公文以及通過公文轉(zhuǎn)發(fā)的章程、條例、規(guī)則、辦法等，都是法律、法令的具體化，一經(jīng)發(fā)布，在其規(guī)定的范圍內(nèi)，人人必須遵守，否則，或受到批評教育，或被繩之以法。6．憑證及備考作用公文不僅作為收文機關(guān)開展工作的依據(jù)，而且也是事后來證實發(fā)文機關(guān)意圖的憑據(jù)。另外，任何工作都有連續(xù)性，原來的公文可以作為以后黨政機關(guān)研究歷史狀況資料和制定新的方針政策的依據(jù)。（三）公文的種類2002年8月24日，國務(wù)院《辦法》中規(guī)定了13種公文為國家法定公文。分別是：1．命令（令）適用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。2．決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3．公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定行動。4．通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。5．通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6．通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7．議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議議案。8．報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。9．請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。10．批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。11．意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12．函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。13．會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。工商銀行總行在《中國工商銀行公文處理辦法》（以下簡稱《工行辦法》）中將工商銀行主要使用的公文文種界定為11種，即排除了命令和議案。以上13種公文按照不同的標準可以區(qū)分為不同的種類。1．按照行文方向，可以分為：（1）上行文：指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文。如請示、報告。意見有時也作為上行文使用。（2）下行文：指上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文。如命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議紀要等。意見有時也可以作為下行文使用。（3）平行文。平行文主要是函和議案。通知和意見在有的時候也可以作為平行文使用。2．按照辦理的時限要求，可以分為：（1）特急公文（2）緊急公文（3）常規(guī)公文特急和緊急公文，由發(fā)文單位根據(jù)事情的緊急程度來合理確定。當(dāng)急則急，當(dāng)緩則緩。如果一味地強調(diào)緊急，那么受文單位不知所措，就都成為常規(guī)文件了。如果確實緊急，應(yīng)該標明辦理完成的時限。受文方的公文處理部門應(yīng)該跟蹤催辦。負責(zé)辦理的部門應(yīng)該按照規(guī)定的時限完成。確實有困難需要延時的，要向上級說明情況，請求批準。3．按照機密程度，可分為：（1）絕密公文（2）機密公文（3）秘密公文（4）普通公文為了保守國家機密，發(fā)文單位要根據(jù)文件的內(nèi)容合理確定密級。過寬容易泄密，過嚴不利于辦理，影響公文的辦理速度和工作效率?！豆ば修k法》中按照發(fā)文機關(guān)的標準將公文種類區(qū)分為：（1）行發(fā)文和行黨委發(fā)文總行行發(fā)文主要有工銀報、工銀發(fā)、工銀任免、工銀函、工銀復(fù)、工銀電等公文字號。中共中國工商銀行委員會發(fā)文的公文字號為工銀黨。（2）辦公室和黨委辦公室發(fā)文辦公室發(fā)文和黨委辦公室發(fā)文是行發(fā)文和黨委發(fā)文的補充形式?？傂修k公室發(fā)文主要有工銀辦發(fā)、工銀辦函等公文字號?？傂悬h委辦公室發(fā)文的字號為工銀黨辦。（3）部門發(fā)文部門發(fā)文指內(nèi)設(shè)部門在業(yè)務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)行文。它行文原則上只編一種發(fā)文代字，并由本級行辦公室統(tǒng)一規(guī)范。各一級分行、直屬分行及其以下機構(gòu)的各類公文字號應(yīng)比照總行相應(yīng)的公文字號具體確定。公文字號一經(jīng)確定，不要更換，以保持公文字號的穩(wěn)定性和連續(xù)性。二、公文的格式公文共由十六個部分組成。分別是：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。（一）秘密等級和保密期限涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標明秘密等級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標明份數(shù)序號。凡未標明或未通知保密期限的，《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施國家行政機關(guān)公文處理辦法涉及的幾個具體問題的處理意見》中規(guī)定“按照絕密級事項三十年，機密級事項二十年，秘密級事項十年認定”。《工行辦法》根據(jù)《辦法》，對工商銀行公文的秘密等級做了進一步的規(guī)定?！吧婕皣颐孛芎凸ど蹄y行商業(yè)秘密的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中國工商銀行秘密事項一覽表》、《中國工商銀行商業(yè)秘密保護辦法》的有關(guān)規(guī)定，分別標明‘絕密’、‘機密’、‘秘密’，或‘商密一級’、‘商密二級’、‘商密三級’及保密期限。其中‘商密一級’公文還應(yīng)當(dāng)和‘絕密’、‘機密’公文一樣，標明份數(shù)序號?！鄙堂芤患?、商密二級、商密三級的使用范圍是行內(nèi)發(fā)的涉及工商銀行商業(yè)秘密的文件。標注商密級次的，就不要再標注絕密、機密、秘密的級次。但是對行外發(fā)文或黨委發(fā)文，還是要標注絕密、機密、秘密的級次?！豆ば修k法》還規(guī)定，“公文密級的確定由主辦部門提出意見，辦公室審核確定?！保ǘ┚o急程度緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。2000年的《辦法》比以前的辦法將電報的緊急程度增加了“特提”一級。特提即是“特急提前”的意思。《總行辦法》規(guī)定：公文緊急程度的確定由主辦部門提出意見（“特提”、“急件”公文，應(yīng)注明原因），辦公室審核確定。（三）發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識即發(fā)文機關(guān)的名稱后加“文件”二字。正式發(fā)文時套紅色印刷。這就是人們通常所說的“紅頭”。發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。（四）發(fā)文字號發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。機關(guān)代字即發(fā)文機關(guān)的代表文字。機關(guān)代字應(yīng)當(dāng)準確，盡量減少字數(shù)。一旦確定，即約定俗成，不能輕易更換，以免造成混亂。如“國發(fā)[2003]3號”。國發(fā)，即表示國務(wù)院發(fā)文，2003是表示哪年發(fā)的文，要寫全稱，“2003”不能寫成“03”。年份要用方括號括上，不能用圓括號。序號是發(fā)文的流水號，以年為單位編寫。序號不編虛位（如“3”不能編為“003”），不加“第”字。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。聯(lián)合行文的幾個部門，原則上只標明主辦部門或排列在前部門的發(fā)文字號。也可