【正文】 目 次前 言 III1 范圍 12 規(guī)范性引用文件 13 術(shù)語和定義 14 電子公文歸檔流程 1 歸檔的流程模型 15 電子公文歸檔方式 1 邏輯歸檔 1 物理歸檔 16 電子公文歸檔的機讀目錄 27 電子公文歸檔的組成要素描述 2 歸檔組成要素 2 歸檔組成要素定義 2 歸檔 2 文件標(biāo)識 5 分類號 5 全宗號 6 件號 6 文件背景 7 文件形成單位 11 文件責(zé)任者 11 文件形成時間 11 接收單位 11 接收人 12 接收時間 12 關(guān)聯(lián) 12 文件標(biāo)題 12 主題詞 13 內(nèi)容描述 15 密級 15 用戶權(quán)限 16 保管期限 16 文件存儲 16 載體 17 載體規(guī)格 18 數(shù)據(jù)類型 18 數(shù)據(jù)格式 19 存儲位置 19 應(yīng)用環(huán)境 19 使用日志 19 文件處置 20 處置授權(quán)機構(gòu) 20 處置責(zé)任者 21 處置行為 21 處置時間 21 擴展要素 21 要素名稱 228 電子公文的歸檔格式文檔的DTD定義 229 電子公文的歸檔格式文檔的Schema定義 2210 電子公文歸檔的XML示例 22附 錄 A （規(guī)范性附錄） 電子公文的歸檔格式文檔的DTD定義 23附 錄 B （規(guī)范性附錄） 電子公文的歸檔格式文檔的Schema定義 25附 錄 C （資料性附錄） 電子公文歸檔的XML示例 30前 言本部分為杭州市標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范》的第6部分，已經(jīng)制定的標(biāo)準(zhǔn)有《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范 第1部分 總則》、《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范 第2部分 公文體》、《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范 第3部分 顯現(xiàn)》、《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范 第4部分 辦理》、《杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范 第5部分 交換》。本部分的附錄A、附錄B為規(guī)范性附錄，附錄C為資料性附錄。本部分由杭州市人民政府辦公廳、杭州市發(fā)展計劃委員會、杭州市信息化辦公室、杭州市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局提出。本部分由杭州市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局歸口。本部分主要起草單位：杭州市人民政府辦公信息處理中心、浙江大學(xué)、杭州展望科技有限公司。本部分主要起草人：XXX31杭州市國家行政機關(guān)電子公文交換格式技術(shù)規(guī)范第6部分：歸檔1 范圍本部分規(guī)定了杭州市國家行政機關(guān)電子公文的歸檔的工作流程模型、歸檔要素的定義等。本部分適用于杭州市國家行政機關(guān)制發(fā)的基于XML的電子公文。其他機關(guān)電子公文可參照執(zhí)行。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本部分的引用而成為本部分的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本部分，然而，鼓勵根據(jù)本部分達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的應(yīng)用文件，其最新版本適用于本部分。GB/T 71561987 文獻保密等級代碼GB/T 1541894 檔案分類標(biāo)引規(guī)則GB/T 97041999 國家行政機關(guān)公文格式國發(fā)[2000]23號 關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知3 術(shù)語和定義GB/T 97041999《國家行政機關(guān)公文格式》和國發(fā)[2000]23號《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中確立的術(shù)語和定義適用于本部分。4 電子公文歸檔流程 歸檔的流程模型歸檔流程見圖1。圖1 歸檔流程5 電子公文歸檔方式 邏輯歸檔通過計算機網(wǎng)絡(luò)，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現(xiàn)電子公文向檔案部門移交的過程。 物理歸檔將應(yīng)歸檔的電子公文卸載到脫機載體上向檔案部門移交的過程。6 電子公文歸檔的機讀目錄歸檔文件的機讀目錄結(jié)構(gòu)按歸檔文件的分類法分層次，第一層次為根目錄，第二層次為分類方法全稱，第三層次為分類中的第一類別，第四層次為分類中的第二類別，依次類推。例如采用“年度機構(gòu)保管期限”的分類方法，則機讀目錄的第一層次為根目錄，第二層次為“年度機構(gòu)保管期限”，第三層次為“年度”，第四層次為“機構(gòu)”，第五層次為“保管期限”。見圖2。圖2 歸檔文件的機讀目錄例子7 電子公文歸檔的組成要素描述 歸檔組成要素電子公文歸檔的組成要素一般包括分類號、全宗號、年度、組織機構(gòu)、保管期限、館編件號、室編件號、控制符、文件形成單位、文件責(zé)任者、文件形成時間、接收單位、接收人、接收時間、關(guān)聯(lián)、文件標(biāo)題、發(fā)文字號、主題詞、內(nèi)容描述、密級、用戶權(quán)限、電子公文、載體、載體規(guī)格、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、存儲位置、應(yīng)用環(huán)境、使用日志、處置授權(quán)機構(gòu)、處置責(zé)任者、處置行為、處置時間等。 歸檔組成要素定義 歸檔XML 標(biāo)記：歸檔定 義：記錄電子公文歸檔各組成要素的有序集合，是歸檔的XML根元素。命名空間為“”。值 域：不作要求。DTD 定義：!ELEMENT 歸檔 (文件標(biāo)識,文件背景,電子公文,文件存儲,應(yīng)用環(huán)境?,使用日志,文件處置?,擴展要素*)!ATTLIST xmlns CDATA FIXED “”Schema定義：見表1表1層次模型見圖3命名空間子 元 素文件標(biāo)識 文件背景 電子公文 文件存儲 應(yīng)用環(huán)境 使用日志 文件處置 擴展要素源 代 碼 xs:element name=”歸檔”xs:plexType xs:sequence xs:element ref=”文件標(biāo)識”/ xs:element ref=”文件背景”/ xs:element ref=”電子公文”/ xs:element ref=”文件存儲”/ xs:element ref=”應(yīng)用環(huán)境” minOccurs=”0”/ xs:element ref=”使用日志”/ xs:element ref=”文件處置” minOccurs=”0”/ xs:element ref=”擴展要素” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”/ /xs:sequence /xs:plexType/xs:element /xs:element圖3 電子公文歸檔的XML結(jié)構(gòu)模型圖 文件標(biāo)識XML 標(biāo)記：文件標(biāo)識定 義：記錄每個歸檔文件的分類號、全宗號、年度、件號、組織機構(gòu)、保管期限及控制符。值 域：不作要求。DTD 定義：!ELEMENT 文件標(biāo)識 (分類號?,全宗號,年度,件號,組織機構(gòu)?,保管期限?,控制符)Schema定義：見表2表2層次模型子 元 素分類號 全宗號 年度 件號 組織機構(gòu) 保管期限 控制符父 元 素element 歸檔源 代 碼xs:element name=“文件標(biāo)識”xs:plexTypexs:sequencexs:element ref=”分類號” minOccurs=”0”/xs:element ref=”全宗號”/xs:element ref=”年度”/xs:element ref=”件號”/xs:element ref=”組織機構(gòu)” minOccurs=”0”/xs:element ref=”保管期限” minOccurs=”0”/xs:element ref=”控制符”//xs:sequence/xs:plexType/xs:element 分類號XML 標(biāo)記：分類號定 義：記錄檔案分類中的類目代號。值 域：符合GB/T 1541894《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》的規(guī)定。DTD 定義：!ELEMENT 分類號 (PCDATA)Schema定義：見表3表3數(shù)據(jù)類型xs:string父 元 素element 文件標(biāo)識源 代 碼xs:element name=“分類號” type=”xs:string”/ 全宗號XML 標(biāo)記：全宗號定 義：記錄分配給每一個全宗的代碼。值 域：用四位代碼標(biāo)識，其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，用“J”表示建國后檔案，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。未進館的單位，用其相應(yīng)郵政編碼的后四位代替。DTD 定義：!ELEMENT 全宗號 (PCDATA)Schema定義：見表4表4數(shù)據(jù)類型xs:string父 元 素element 文件標(biāo)識源 代 碼xs:element name=“全宗號” type=”xs:string”/ 年度XML 標(biāo)記：年度定 義：記錄文件形成年份。值 域：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。DTD 定義：!ELEMENT 年度 (PCDATA)Schema定義：見表5表5數(shù)據(jù)類型xs:string父 元 素element 文件標(biāo)識源 代 碼xs:element name=“年度” type=”xs:string”/ 件號XML 標(biāo)記：件號定 義：記錄歸檔文件的排列順序號。值 域：不作要求。DTD 定義：!ELEMENT 件號 (館編件號,室編件號?)Schema定義：見表6表6層次模型子 元 素館編件號 室編件號父 元 素element 歸檔源 代 碼xs:element name=“件號”xs:plexTypexs:sequencexs:element ref=”館編件號”/xs:element ref=”室編件號” minOccurs=”0”//xs:sequence/xs:plexType/xs:element 館編件號XML 標(biāo)記：館編件號定 義：記錄移交進館后一個全宗內(nèi)每年度的歸檔文件的排列順序號。值 域：用五位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。DTD 定義：!ELEMENT 館編件號 (PCDATA)Schema定義：見表7表7數(shù)據(jù)類型xs:string父 元 素element 件號源 代 碼xs:element name=“館編件號