【正文】 OA辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)技術(shù)解決方案書 二〇二二二〇二二年五月 79 / 80目 錄第1部分 OA辦公管理系統(tǒng)解決方案總覽 4 需求分析 4 系統(tǒng)建設(shè)的總體思路 5 客戶價(jià)值體現(xiàn) 6. 形成、傳播、發(fā)展組織機(jī)構(gòu)習(xí)慣的好工具 6. 讓管理工作變得輕輕松松 6. 協(xié)作性、靈活性顯著提高 6. 管理效率提高 6. 規(guī)范性增強(qiáng) 6. 實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理 6 OA辦公管理系統(tǒng)的特點(diǎn) 7. 靈活的個(gè)性設(shè)置 7. 統(tǒng)一的溝通平臺(tái) 7. 在線表單設(shè)計(jì)器 7. 在線流程設(shè)計(jì)器 7. 支持在線模板引用 7. 修訂、清稿及用印 7. 先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu) 7第2部分 OA辦公管理系統(tǒng)解決方案 8(一) 公文管理平臺(tái) 8 發(fā)文管理 8 收文管理 10 內(nèi)部請(qǐng)示 11 催辦督辦 12. 催辦 12. 督辦 13 公文管理的主要功能 16. 收文/發(fā)文流程自定義 16. 公文模板自定義 16. 手寫簽名、審批意見、公章蓋章 17. 分類及綜合查詢 19. 監(jiān)控/協(xié)辦/緩辦/取回/轉(zhuǎn)流程等功能 19(二) 知識(shí)管理平臺(tái) 22 知識(shí)文檔 22. 知識(shí)發(fā)布與審核 23. 知識(shí)展現(xiàn) 23. 借閱與授權(quán) 24. 推薦與收藏 24. 評(píng)分與評(píng)論 25. 信息訂閱 25. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件 25. 發(fā)起流程 25. 移交歸檔 25. 信息安全控制機(jī)制 25. 知識(shí)目錄、知識(shí)分類管理——建立各業(yè)務(wù)部門文件庫 26 通知公告 27 會(huì)議管理 27(四) 個(gè)人事務(wù)管理平臺(tái) 29 待辦事宜 29 名片夾 29 電子郵件 30 日程管理 34 短信及音視頻溝通 36. 手機(jī)短信 36. 在線消息 36. RTX即時(shí)通訊（需另購插件支持） 38 文件傳閱 39 內(nèi)部論壇 40 網(wǎng)上調(diào)查 41 個(gè)性化設(shè)置 42. 待辦提醒方式設(shè)置 42. 個(gè)人簽名設(shè)置 43. 常用意見設(shè)置 43(五) 工作流管理平臺(tái) 43 圖形化的表單及工作流設(shè)計(jì) 44. 圖形化的工作流設(shè)計(jì)器 44. 表單設(shè)計(jì)器 44. 報(bào)表設(shè)計(jì)器 45. 流程發(fā)起及監(jiān)控權(quán)限控制 46. 批閱模式、操作按鈕、消息提醒控制 46 工作流處理方式 47 事務(wù)委托與移交 48. 事前委托 48. 事中委托 48. 撤消委托及代項(xiàng)事項(xiàng)查詢 49 提醒與催辦 49. 提醒 49. 催辦 50 流程歸檔 50第3部分 技術(shù)體系與安全解決方案 51 技術(shù)體系 51. 全面支持J2EE技術(shù)架構(gòu) 51. 技術(shù)保障 52 系統(tǒng)安全解決方案 52. 網(wǎng)絡(luò)安全建議方案 52. 信息傳遞的安全解決方案 53. OA辦公管理系統(tǒng)的安全管理機(jī)制 54. 安全管理 55 網(wǎng)絡(luò)配置方案 57. 經(jīng)濟(jì)部署方案（Scale In one） 57. 標(biāo)準(zhǔn)部署方案（Scale Out – Tier 3） 58. 網(wǎng)絡(luò)負(fù)載平衡應(yīng)用方案（Network Loading Balance） 58. OA辦公管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì) 58 硬件配置方案 59. 服務(wù)器選型建議 593） 針對(duì)對(duì)單體公司應(yīng)用，可以使用PC服務(wù)器，推薦使用： 59. 數(shù)據(jù)庫選型建議 60. 應(yīng)用服務(wù)選型建議 60. 配置清單 60OA用戶服務(wù)器配置簡(jiǎn)易參照表 60第4部分 項(xiàng)目實(shí)施方案 62 項(xiàng)目實(shí)施策略 62 對(duì)軟件實(shí)施的理解 62 項(xiàng)目實(shí)施方法論 63 實(shí)施服務(wù)理念 63 項(xiàng)目組織 64. 項(xiàng)目組織 64. 項(xiàng)目組織工作職責(zé) 64 項(xiàng)目實(shí)施流程 66. 項(xiàng)目啟動(dòng) 66. 藍(lán)圖設(shè)計(jì) 68. 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 70. 系統(tǒng)完成 72 服務(wù)介紹 73. 服務(wù)宗旨 73. 服務(wù)體系 74. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 74. 服務(wù)產(chǎn)品 75 培訓(xùn)服務(wù)介紹 76. 產(chǎn)品培訓(xùn)的策略及方式 76. 項(xiàng)目培訓(xùn)的層次與內(nèi)容 77. 培訓(xùn)教材 77. 用戶項(xiàng)目小組任務(wù) 78. 培訓(xùn)質(zhì)量與考核 78. 項(xiàng)目培訓(xùn)的組織與要求 79. 可以提供的其它培訓(xùn) 79第1部分 OA辦公管理系統(tǒng)解決方案總覽 需求分析組織機(jī)構(gòu)在日常管理中經(jīng)常會(huì)遇到以下問題：R 組織機(jī)構(gòu)分支機(jī)構(gòu)分散：各地?fù)碛卸鄠€(gè)分支機(jī)構(gòu)，迫切需要擺脫時(shí)間和地域限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公、分布式辦公和移動(dòng)辦公。R 領(lǐng)導(dǎo)常被瑣事干擾：高層領(lǐng)導(dǎo)常被各種審批簽字、材料上報(bào)等各種日常事務(wù)干擾，領(lǐng)導(dǎo)迫切需要一個(gè)協(xié)同的辦公平臺(tái)、知識(shí)的共享平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)文件/費(fèi)用/報(bào)告等材料的電子化簽批，主動(dòng)獲取組織機(jī)構(gòu)的各種決策信息。R 信息的管理效率低：組織機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料、工作報(bào)告、培訓(xùn)資料等，都分散存儲(chǔ)，沒有進(jìn)行集中管理，資料經(jīng)常丟失，經(jīng)驗(yàn)得不到傳承，新員工進(jìn)入角色慢，極大地影了信息的管理、查找、利用效率。R 工作進(jìn)度監(jiān)管不力：組織機(jī)構(gòu)缺少高明透明的辦公機(jī)制，對(duì)工作進(jìn)展、文件處理情況等缺乏監(jiān)管機(jī)制，組織機(jī)構(gòu)需要建立規(guī)范的辦事流程、建立部門之間高效協(xié)同的工作機(jī)制，有效地監(jiān)管工作辦理情況，提高執(zhí)行力。R 組織文化建設(shè)困擾：組織文化是現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)非常重視的一個(gè)管理課題，但組織機(jī)構(gòu)缺少一個(gè)多元化的溝通平臺(tái)，難以開展話題討論、意見征集、經(jīng)驗(yàn)分享、技術(shù)交流等文化建設(shè)工作，組織凝聚力迫切需要得以增強(qiáng)。OA辦公管理系統(tǒng)可以幫助客戶解決以上問題，實(shí)現(xiàn)“規(guī)范審批流程、加強(qiáng)文件管理、促進(jìn)信息流通、提高辦公效率、實(shí)現(xiàn)分布辦公”的總體目標(biāo)，并從整體上對(duì)組織機(jī)構(gòu)管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)優(yōu)化，包括決策過程科學(xué)化（決策優(yōu)化）、工作流程順暢化（流程優(yōu)化）、員工行為規(guī)范化（習(xí)慣優(yōu)化）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成化（數(shù)據(jù)優(yōu)化）。 系統(tǒng)建設(shè)的總體思路OA辦公管理系統(tǒng)建立以人為本、以流程為導(dǎo)航、以事找人的工作方式，從提高跨部門、跨地域、動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)工作效率的角度，解決組織機(jī)構(gòu)在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的管理需求。 178。 建立協(xié)同審批的平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文、請(qǐng)示、匯報(bào)、各種審批事項(xiàng)等的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化，解決協(xié)同工作及透明度的問題。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上督辦的管理機(jī)制，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行督辦管理，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。178。 建立知識(shí)共享的平臺(tái)。在保障信息的安全與使用權(quán)限基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)信息資源的共享平臺(tái)，使組織機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、收發(fā)文件、新聞報(bào)道、電子刊物、部門業(yè)務(wù)資源、技術(shù)交流、工作總結(jié)等能夠在員工之間得到廣泛的傳播。178。 建立互動(dòng)溝通的平臺(tái)。將電子郵件、系統(tǒng)消息、手機(jī)短信、在線論壇、在線會(huì)議等相結(jié)合，保障組織單位內(nèi)部信息傳遞與溝通交流的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，改變了以往人機(jī)不在一起的時(shí)拖后處理工作的現(xiàn)象。178。 實(shí)現(xiàn)輔助辦公管理。包括會(huì)議通知、活動(dòng)安排、行政公告等。178。 建立資源管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)對(duì)組織機(jī)構(gòu)的公共資源的預(yù)約及管理，包括辦公用品、車輛、圖書、會(huì)議資源管理等。178。 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享分級(jí)管理的機(jī)制，做到?jīng)Q策層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可查詢所有經(jīng)營數(shù)據(jù)和信息，各分支機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)分別對(duì)授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)等信息進(jìn)行分級(jí)查詢利用，確保業(yè)務(wù)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和安全。178。 實(shí)現(xiàn)分布式辦公。系統(tǒng)支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。 客戶價(jià)值體現(xiàn)借助OA辦公管理系統(tǒng)，提升組織的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率。. 形成、傳播、發(fā)展組織機(jī)構(gòu)習(xí)慣的好工具加強(qiáng)戰(zhàn)略及策略執(zhí)行的過程控制，形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機(jī)制，這是一種組織機(jī)構(gòu)習(xí)慣，支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。幫助客戶快速地建立起一個(gè)彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識(shí)管理環(huán)境。 . 讓管理工作變得輕輕松松信息流通快，以前兩三天處理一個(gè)報(bào)告的事，在平臺(tái)上可以壓縮在一個(gè)小時(shí)以內(nèi)；文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待半工作清晰明了。 . 協(xié)作性、靈活性顯著提高部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低，就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。Kingdee 協(xié)同辦公平臺(tái)不僅幫助你建設(shè)無邊界組織，消除信息死角，同時(shí)提高了部門間的協(xié)作能力。 . 管理效率提高通過OA辦公管理系統(tǒng)，可以了解到每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)人的進(jìn)度和狀態(tài)，分析具體環(huán)節(jié)的辦事時(shí)間和結(jié)果，并借此提高組織的工作效率和管理效率。 . 規(guī)范性增強(qiáng)在OA辦公管理系統(tǒng)上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時(shí)，相應(yīng)的責(zé)任權(quán)利對(duì)應(yīng)相應(yīng)的權(quán)利，杜絕越權(quán)操作，增加了監(jiān)督性。. 實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理文檔管理的自動(dòng)化，一方面可以使優(yōu)秀員工的思想和技能不斷積累和創(chuàng)新，同時(shí)即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料，例如客戶資料，使得組織可以減低當(dāng)人員離職時(shí)所帶來的人力資源成本等。  OA辦公管理系統(tǒng)的特點(diǎn). 靈活的個(gè)性設(shè)置每個(gè)員工可以根據(jù)個(gè)人喜好，設(shè)定常用快捷菜單、常用審批流程、常用批示意見、個(gè)性簽名、消息提醒方式、界面配色方案等。. 統(tǒng)一的溝通平臺(tái)提供即時(shí)消息、電子郵件、員工論壇、手機(jī)短信、RTX、在線公告欄等多種溝通工具，使員工可以隨時(shí)、隨地、隨意交流。. 在線表單設(shè)計(jì)器可以在線基于瀏覽器設(shè)計(jì)出符合不同單位組織規(guī)范的審批表單樣式，簡(jiǎn)單易用。. 在線流程設(shè)計(jì)器基于圖形化的Java流程圖在線設(shè)計(jì)器，支持會(huì)簽、子流程（分支）、路徑選擇、異或、批閱、歸檔、流程轉(zhuǎn)接、協(xié)辦等多種流轉(zhuǎn)機(jī)制。. 支持在線模板引用可以在線設(shè)置發(fā)文、合同等編輯模板，員工在擬文時(shí)可以直接在線引用，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部統(tǒng)一行文規(guī)范。. 修訂、清稿及用印對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的修訂記錄、批示意見提供筆跡留痕，提供在線一鍵清稿、套紅頭及電子簽章功能，實(shí)現(xiàn)文件從擬稿到用印過程可以完全基于瀏覽器進(jìn)行。. 先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)產(chǎn)品采用B/S模式，基于J2EE體系架構(gòu)，保證了產(chǎn)品技術(shù)的先進(jìn)性、開放性及與平臺(tái)的無關(guān)性等，支持多種組織機(jī)構(gòu)應(yīng)用服務(wù)器（如Apusic、Weblogic），支持集團(tuán)型分布式應(yīng)用，易于維護(hù)。 第2部分 OA辦公管理系統(tǒng)解決方案(一) 公文管理平臺(tái)公文管理系統(tǒng)是以工作流（WorkFlow）技術(shù)為核心，實(shí)現(xiàn)公文的電子化擬稿、批辦、傳閱、審批、核稿、簽發(fā)、用印、批注留痕、催辦、督辦、分發(fā)、辦理以及歸檔等功能。包括發(fā)文管理、收文管理、內(nèi)部請(qǐng)示管理等。 發(fā)文管理發(fā)文是組織機(jī)構(gòu)行政辦公的主體，需完成從文件草擬到文件下發(fā)的過程處理，如發(fā)文擬稿、會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文編號(hào)、用印簽名、傳閱、歸檔等過程。滿足集團(tuán)及下屬分支機(jī)構(gòu)的發(fā)文管理。 發(fā)文管理系統(tǒng)的應(yīng)用包括發(fā)文擬稿、審核、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、發(fā)送、辦結(jié)、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。主要功能：178。 所有部門人員都有擬稿權(quán)限；178。 提供文件自動(dòng)編號(hào)功能，可自由組合文號(hào)生成規(guī)則，避免引起的重號(hào)現(xiàn)象；178。 提供在線批注、筆跡留痕、電子簽章（用?。⒑灻?78。 發(fā)文格式模板；178。 流程詳細(xì)跟蹤記錄，支持圖形跟蹤；178。 文件到時(shí)未辦系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出催辦通知；178。 文件處理完畢，與知識(shí)文檔應(yīng)用集成，工作流的辦結(jié)文件可以進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)對(duì)辦理過程進(jìn)行查詢，歸檔的內(nèi)容包括文件正文、審批意見、辦理步驟及附件信息；178。 常用意見設(shè)置；178。 發(fā)文辦理時(shí)限；178。 查詢統(tǒng)計(jì)（根據(jù)指定條件進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)、同時(shí)條件可以由用戶在后臺(tái)自行配置）?？砂床块T、類別、時(shí)間、標(biāo)題、擬稿人等進(jìn)行組合查詢，可以輸出統(tǒng)計(jì)報(bào)表?？梢詽M足從發(fā)文起草、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、文件編號(hào)、用印、傳閱、歸檔等全過程管理； 收文管理收文是由組織單位辦公室對(duì)外單位來文進(jìn)行登記及辦理的過程，收文來源有外部來文、內(nèi)部來文。包括收文登記、分辦、傳閱、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦、辦結(jié)、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等過程。滿足組織單位及其下屬分支機(jī)構(gòu)的收文管理。主要功能：178。 收文是由辦公室對(duì)來文進(jìn)行登記，其他人員未授權(quán)無法處理收文；178。 支持文件掃描、批注、手寫簽名；178。 流程詳細(xì)跟蹤記錄，支持圖形跟蹤；178。 文件到時(shí)未辦系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出催辦通知；178。 常用意見設(shè)置；178。 來文單位維護(hù)設(shè)置；178。 收文辦理時(shí)限；178。 查詢統(tǒng)計(jì)（根據(jù)指定條件進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)、同時(shí)條件可由用戶在后臺(tái)自行配置）。收文登記批辦知識(shí)中心檔案管理來文歸檔擬辦辦理分發(fā)收文流轉(zhuǎn)過程178。 從收文登記、批辦、擬辦、分發(fā)、辦理、催辦、督辦、傳閱、歸檔等全過程管理；178。 對(duì)來文進(jìn)行數(shù)字化掃描，加載文件的內(nèi)容，可以縮短領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)部門承辦的周期；178。 提供收文自動(dòng)編號(hào)功能，可自由組合文號(hào)生成規(guī)則，避免手工編號(hào)所引起的重號(hào)現(xiàn)象；178。 提供收文轉(zhuǎn)發(fā)文流程、在線傳閱、文件歸檔等應(yīng)用集成，滿足不同文件的處理需要。 內(nèi)部請(qǐng)示內(nèi)部請(qǐng)示可以對(duì)部門和各下屬部門員工向公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作的一系列過程進(jìn)行管理，包括擬稿、審核、會(huì)簽、呈報(bào)、批示、分發(fā)、辦理、督辦、催辦、傳閱、歸檔等處理環(huán)節(jié)。 內(nèi)部請(qǐng)示擬稿信息發(fā)布檔案管理歸檔處理審核會(huì)簽呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)辦理或傳閱請(qǐng)示流轉(zhuǎn)過程功能及特點(diǎn)：178。 按照組織單位的管理規(guī)范，完善簽報(bào)管理過程；178。 從擬稿、審核、會(huì)簽、呈報(bào)、批示、分發(fā)、辦理、傳閱、歸檔等全過程管理；178。 提供文件自動(dòng)編號(hào)功能，可自由組合文號(hào)生成規(guī)則，避免手工編號(hào)所引起的重號(hào)現(xiàn)象；178。 提供在線批注、筆跡留痕、電子簽章（用?。?、簽名；1