【正文】 . . . .原材料采購管理系統(tǒng) 專業(yè)： 班級： 成員： 目錄目錄 0摘要 1一 需求分析 1 需求分析 1 1 原材料采購流程 3 系統(tǒng)信息要求 4 用戶對系統(tǒng)要求 5 系統(tǒng)功能分析 5 業(yè)務流程概述 6 數(shù)據(jù)流程圖 7 數(shù)字字典 9 9 16 18 20 23 外部實體定義 24二 概念結(jié)構(gòu)設計 24三 邏輯結(jié)構(gòu)設計 26 26 26 26 邏輯結(jié)構(gòu)定義 27四 物理結(jié)構(gòu)設計 30 30 30五 數(shù)據(jù)實施和維護 3數(shù)據(jù)表、視圖、索引 31 建立數(shù)據(jù)庫 31 建立數(shù)據(jù)表 31 建立視圖 34 建立索引 34 導入數(shù)據(jù) 35六、總結(jié) 38 參考摘要隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展,我們的生活逐漸進入了信息化時代,而信息化時代信息系統(tǒng)的作用與我們的生活息息相關，企業(yè)公司還有一些個體商戶的運營也體現(xiàn)出了信息系統(tǒng)的重要性。然而隨著業(yè)務和產(chǎn)品的數(shù)量的增加，信息系統(tǒng)變得很難管理，查詢時間和工作量也大大的增加了。采購是企業(yè)經(jīng)營的核心環(huán)節(jié)，它對于企業(yè)降低經(jīng)營成本、確保產(chǎn)品質(zhì)量、縮短生產(chǎn)周期具有非常重要的意義。而原材料的采購是企業(yè)運營的基礎，更是要認真對待以及完善整個采購流程，確保企業(yè)不出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象。因此，我們針對于一般企業(yè)的采購環(huán)節(jié)建立原材料采購管理信息系統(tǒng)。一 需求分析 需求分析采購是以各種不同的途徑，包括購買、租賃、借貸、交換等方式，取得物品及勞務的使用權(quán)或所有權(quán)，以滿足使用的需求，采購是一個商業(yè)性質(zhì)的有機體為維持正常運轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。 采購管理是指為了達成生產(chǎn)或銷售計劃，從適當?shù)墓棠抢铮诖_保質(zhì)量的前提下，在適當?shù)臅r間，以適當?shù)膬r格，購入適當數(shù)量的原材料所采取的一系列管理活動，而供應管理是為了保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時地供應生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物品，對采購、儲存、供料等一系列供應過程進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以保證企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。鑒于采購管理在企業(yè)中的巨大作用，我們說采購是企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成部分，對采購活動的管理也應該重視。 一般采購流程對于一般商品，所需要的采購過程如下：1．采購申請 當采購人員根據(jù)品類管理系統(tǒng)的信息反饋，對市場進行綜合調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了商城在品類上的欠缺，并且發(fā)現(xiàn)了填補這一空缺的目標，于是提出采購申請。2．選擇供應商對供應商進行資格的審定，也就是質(zhì)量，成本，交付與服務并重的原則。在這四者中，質(zhì)量因素是最重要的，首先要確認供應商是否建立有一套穩(wěn)定有效的質(zhì)量保證體系，然后確認供應商是否具有生產(chǎn)所需特定產(chǎn)品的設備和工藝能力。其次是成本與價格，要運用價值工程的方法對所涉及的產(chǎn)品進行成本分析，并通過雙贏的價格談判實現(xiàn)成本節(jié)約。在交付方面，要確定供應商是否擁有足夠的生產(chǎn)能力，人力資源是否充足，有沒有擴大產(chǎn)能的潛力。最后一點，也是非常重要的是供應商的售前、售后服務的紀錄。3．與供應商的接洽確定好商品之后，事先與采購部聯(lián)系，并將相關資料傳送到。在得到采購部電話通知后，于約定的時間到采購部與主管人員接洽。4．合同管理 在與供應商接洽階段，若雙方達成共識，即可商量簽約，在簽定前，請供應商認真了解合同中每一條款，對于個別部分的修改以及對合同的補充，經(jīng)雙方同意可填寫在備注欄內(nèi)。按合同要求認真填寫相關內(nèi)容，加蓋企業(yè)公章。經(jīng)批準后，供應商的所有資料在電腦系統(tǒng)內(nèi)建檔，并取得供應商合同編號。5．收貨、質(zhì)檢、退貨具體步驟：驗收廠商所持訂單或其他單據(jù)是否準確無誤。如有錯誤，則拒絕接貨；驗收進貨商品與訂單商品是否一致。如果送貨商品與訂單商品不一致，則拒絕接貨；驗收商品保質(zhì)期限、生產(chǎn)日期，不符合保質(zhì)期限要求或過期商品拒絕接收；驗收商品送貨數(shù)量，即使貨物已裝箱密封，也應打開核實。送貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異的按實收數(shù)量為結(jié)算依據(jù)。如預付款進貨數(shù)量短少，需填寫進貨短缺記錄表并由廠商簽字認可；6．付款由財務部統(tǒng)一為供應商辦理結(jié)帳手續(xù)，結(jié)帳依據(jù)與供應商簽訂的合同規(guī)定條款予以結(jié)帳。整個流程如下圖所示： 原材料采購流程我們通過分析一般采購和原材料采購流程，得出原材料采購的流程為：制定缺貨通知單、缺貨通知單的審批、選擇供應商、采購訂單的生產(chǎn)、供應商發(fā)貨、到貨單的形成、入庫或者退貨。（1）制作缺貨通知單，倉管員根據(jù)庫存情況以及企業(yè)需求情況，對原材料的缺貨情況進行統(tǒng)計，形成缺貨通知單。（2）缺貨通知單的審批，這一步對企業(yè)是相關重要的，缺貨通知單上數(shù)量的出錯、日期的出錯或其他方面的出錯都會對企業(yè)的整體運營造成影響，例如，數(shù)量過多會造成增加企業(yè)的庫存并占據(jù)企業(yè)的資金，使得資金流動減少，而數(shù)量過少，原材料不足，企業(yè)則無法生產(chǎn)，所以缺貨通知單要審批確認之后才可提交給采購員。（3）選擇供應商，企業(yè)的原材料供應不止一家，需要從供應商信息中選擇合適的供應商，并取得相應的聯(lián)系，從而為下一步的采購訂單做好準備。（4）采購訂單的生產(chǎn)，當采購員收到倉管員的缺貨通知單之后，要查找系統(tǒng)的供應商信息，制定采購訂單，發(fā)給供應商。（5）供應商發(fā)貨，供應商受到企業(yè)的采購訂單之后，會在相應的限期內(nèi)進行發(fā)貨。（6）到貨單的形成，對于供應商所發(fā)的原材料，需要對到貨的原材料的數(shù)量、日期、包裝以及合格率等做相應的檢查，形成到貨單。（7）入庫或退貨，對合格的到貨單進行入庫操作，而不合格的到貨單要退貨處理。我們的整個流程圖如下所示： 系統(tǒng)信息要求（1）操作員信息：每位操作員都需要用戶名和密碼才能登入系統(tǒng)，所以，系統(tǒng)需要對操作員進行管理、還有相關的密碼修改和操作權(quán)限設置。（2）采購員信息：每個采購員都有唯一的采購員號以及相關的基本信息，方便系統(tǒng)對采購員進行查詢和管理。（3）供應商信息：供應商信息主要是供應商號、名稱、聯(lián)系方式、地址等信息，便于采購員聯(lián)系和訂貨。（4）倉管員信息：倉管員信息主要是倉管員號、名稱、聯(lián)系方式等信息，便于采購員與其聯(lián)系和信息的審核工作。（5）原材料信息：對于所有原材料信息都需要進行統(tǒng)一管理的，包括材料的名稱、規(guī)格等屬性，使得整個系統(tǒng)的采購（退貨）環(huán)節(jié)有序的進行。 用戶對系統(tǒng)要求信息要求：操作員可以在系統(tǒng)上查詢所需要的采購信息，包括有提供所訂貨原材料的供應商信息，相關的聯(lián)系方式和地址，以及原材料的價格等，以利于對整個采購管理系統(tǒng)的全面管理。處理要求：當一些信息發(fā)生變化時，操作員需要對相應的信息進行修改和管理。如在某一時段上，供應商提供的原材料價格發(fā)生變化時，需要對價格進行修改。安全性與完整性要求：A、安全性要求：（1）系統(tǒng)應設置訪問用戶的標識以鑒別是否是合法用戶，并要求合法用戶設置其密碼，保證用戶身份不被盜用；（2）系統(tǒng)應對不同的數(shù)據(jù)設置不同的訪問級別，限制訪問用戶可查詢和處理數(shù)據(jù)的類別和內(nèi)容；（3）系統(tǒng)應對不同用戶設置不同的權(quán)限，區(qū)分不同的用戶。 B、完整性要求：（1）各種信息記錄的完整性，信息記錄內(nèi)容不能為空；（2）各種數(shù)據(jù)間相互的聯(lián)系的正確性；（3）相同的數(shù)據(jù)在不同記錄中的一致性。 系統(tǒng)功能分析：基于以上系統(tǒng)信息和系統(tǒng)要求的分析，我們將本系統(tǒng)分成以下幾個功能（如下圖）：系統(tǒng)設置、信息管理、缺貨管理、采購管理、到貨管理、退貨管理和入庫管理。其中系統(tǒng)設置包括操作員管理、操作員密碼修改；信息管理包括倉管員管理、采購員管理、原材料管理和供應商管理；缺貨管理包括缺貨通知單管理、缺貨通知單審核和缺貨通知單的查詢；采購管理包括采購訂單管理和訂單信息查詢；到貨管理包括供貨單管理、到貨單管理和到貨信息查詢；退貨管理包括退貨單管理和退貨信息查詢；入庫管理包括入庫單管理和入庫信息查詢。數(shù)據(jù)庫操作功能：查詢、刪除、修改、插入； 業(yè)務流程概述系統(tǒng)的業(yè)務是系統(tǒng)要達到的業(yè)務目標，業(yè)務流程分析是系統(tǒng)分析中的基礎環(huán)節(jié)，就是用一些規(guī)定的符號及連線來表示某個具體業(yè)務處理過程。是一種用盡可能少、盡可能簡單的方法來描述業(yè)務處理過程的方法。根據(jù)以上系統(tǒng)功能的分析，我們將采購管理系統(tǒng)分成系統(tǒng)設置、信息管理、缺貨管理、采購管理、到貨管理、退貨管理和庫存管理七個模塊，當然這其中還涉及應付賬款等問題，將交給財務部門處理。 數(shù)據(jù)流程圖數(shù)據(jù)流程圖是全面描述信息系統(tǒng)邏輯模型的工具，它抽象概括地把信息系統(tǒng)中各種業(yè)務處理過程聯(lián)系起來。根據(jù)以上的業(yè)務流程的分析，以及采購管理系統(tǒng)的特點，我們給出