【正文】 17．一個企業(yè)至少應(yīng)該設(shè)置幾冊賬？ 18．什么是建賬？建賬的基本程序是什么？ 19．會計憑證設(shè)計的原則是什么？ 20．原始憑證怎樣設(shè)計？ ZI．記賬憑證怎樣設(shè)計？ 22．總賬怎樣設(shè)置？ 23．日記賬怎樣設(shè)置？ 24．明細(xì)賬怎樣設(shè)置？ 25．備查賬簿怎樣設(shè)置？ 26．賬簿設(shè)計的一般原則是什么？ 27．怎樣選擇賬簿？ 28．怎樣設(shè)置會計報表？ 29．會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊？ 30．怎樣裝訂會計憑證？ 31．怎樣裝訂會計賬簿？ 32．什么是會計電算化？ 37．會計電算化賬務(wù)處理有什么特點？ 38．常用的會計軟件有哪些功能模塊？ 39．會計電算化核算的一般要求是什么？ 40．企業(yè)實行會計電算化前需要做哪些準(zhǔn)備工作？ 41．怎樣選擇適用的會計軟件？ 4．使用計算機(jī)進(jìn)行會計核算前需做好哪些基礎(chǔ)工作？ 43．應(yīng)建立哪些會計電算化內(nèi)部管理制度？ 44．什么是賬務(wù)初始化？ 45．會計軟件的試運行階段會計工作如何開展？ 46．替代手工記賬有哪些規(guī)定條件？ 47．替代手工記賬的申請、審批程序是什么？ 48．什么是報表定義？ 49．怎樣進(jìn)行報表定義？ 建帳篇 一個企業(yè)至少應(yīng)該設(shè)置幾冊帳？ 至少應(yīng)設(shè)置四冊帳:一冊現(xiàn)金日記帳；一冊銀行存款日記帳；一冊總分類帳；一冊活頁明細(xì)帳。 其中，活頁明細(xì)帳主要包括：庫存材料分類帳（收、發(fā)、存數(shù)量金額式）；庫存材料多欄式分類帳（收、發(fā)、存數(shù)量金額式）；低值易耗品明細(xì)分類帳（在庫、在用）；材料采購明細(xì)帳；材料成本差異明細(xì)帳；分期收款發(fā)出商品明細(xì)帳；委托加工存貨明細(xì)帳；固定資產(chǎn)明細(xì)分類帳（登記設(shè)備與計算折舊）；生產(chǎn)成本明細(xì)帳；制造費用明細(xì)帳；管理費用明細(xì)帳；銷售費用明細(xì)帳；經(jīng)營費用明細(xì)帳；工資明細(xì)帳；產(chǎn)品銷售明細(xì)帳；應(yīng)交增值稅明細(xì)帳。 　　什么是建帳？建帳的基本程序是什么？ 　新建單位和原有單位在年度開始時，會計人員均應(yīng)根據(jù)核算工作的需要設(shè)置應(yīng)用帳簿，即平常所說的“建帳”。 　　建帳的基本程序是： 　　第一步：按照需用的各種帳簿的格式要求，預(yù)備各種帳頁，并將活頁的帳頁用帳夾裝訂成冊。 　　第二步：在帳簿的“啟用表”上，寫明單位名稱、帳簿名稱、冊數(shù)、編號、起止頁數(shù)、啟用日期以及記帳人員和會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。記帳人員或會計主管人員在本年度調(diào)動工作時，應(yīng)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 　　第三步：按照會計科目表的順序、名稱，在總帳帳頁上建立總帳帳戶；并根據(jù)總帳帳戶明細(xì)核算的要求，在各個所屬明細(xì)帳戶上建立二、三級……明細(xì)帳戶。原有單位在年度開始建立各級帳戶的同時，應(yīng)將上年帳戶余額結(jié)轉(zhuǎn)過來。 第四步：啟用訂本式帳簿，應(yīng)從第一頁起到最后一頁止順序編定號碼，不得跳頁、缺號；使用活頁式帳簿，應(yīng)按帳戶順序編本戶頁次號碼。各帳戶編列號碼后，應(yīng)填“帳戶目錄”，將帳戶名稱頁次登入目錄內(nèi)，并粘貼索引紙(帳戶標(biāo)簽)，寫明帳戶名稱，以利檢索。 　　會計憑證設(shè)計的原則是什么？ 會計憑證設(shè)計，就是根據(jù)被設(shè)計單位實際情況，對憑證的種類、內(nèi)容、用途、格式、傳遞程序作出科學(xué)的規(guī)劃，繪制出科學(xué)、規(guī)范的格式，以便為完整、及時、真實地記錄經(jīng)濟(jì)活動提供所需要的信息載體。同時在設(shè)計會計憑證時，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，總的來說，會計憑證設(shè)計應(yīng)遵循以下原則： （1）清晰性原則。原始憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的寫實，記帳憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的科學(xué)分類，故清晰性原則的含義是：①能全面反映經(jīng)濟(jì)活動的真實情況，例如經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)生時間、地點、內(nèi)容、責(zé)任等情況，使人們一看便知而不致產(chǎn)生疑問；②憑證要素齊全，例如對外原始憑證中應(yīng)設(shè)計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內(nèi)容；③中心內(nèi)容或主要內(nèi)容應(yīng)排列在憑證的重要位置；④對記帳憑證而言，科目對應(yīng)關(guān)系要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細(xì)科目的位置；⑤顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯(lián)次，如收款收據(jù)一般為三聯(lián)，第一聯(lián)給交款人，第二聯(lián)記帳，第三聯(lián)為存根，各聯(lián)顏色應(yīng)有明顯區(qū)別并標(biāo)明各聯(lián)聯(lián)次。 （2）經(jīng)濟(jì)性原則。經(jīng)濟(jì)性原則要求設(shè)計者做到：①盡量考慮一證兩用或多用，以節(jié)約紙張和減少數(shù)字的轉(zhuǎn)抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結(jié)算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等；②憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內(nèi)容為原則，不宜過大或過小，過大浪費紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管；③專用憑證的常用項目應(yīng)事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。 （3）統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求，憑證的內(nèi)容和格式應(yīng)盡量做到統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。全國性使用的憑證如車船票、機(jī)票、增值稅專用發(fā)票等，有關(guān)部門設(shè)計時應(yīng)做到全國統(tǒng)一，不能大小不一、內(nèi)容不一。一個單位內(nèi)部使用的憑證更應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化，例如收款憑證中會計科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內(nèi)容更清晰，同時也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機(jī)械化操作和在全國范圍內(nèi)傳遞及使用信息。 （4）有利于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和內(nèi)部控制原則。 自制的許多原始憑證是為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和企業(yè)內(nèi)部管理服務(wù)的，設(shè)計時應(yīng)充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費用分配卡等等的設(shè)計，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內(nèi)部控制的需要。 原始憑證怎樣設(shè)計？ 原始憑證按其來源不同，分為自制憑證和外來憑證兩種。對于外來憑證，不在企業(yè)會計制度設(shè)計的范圍之內(nèi)。因而原始憑證的設(shè)計側(cè)重于自制原始憑證的設(shè)計。 在設(shè)計自制原始憑證時，應(yīng)著重考慮下列幾個問題：每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時需要記錄哪些方面的內(nèi)容；處理各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別需要經(jīng)由哪些手續(xù)；據(jù)以編制記帳憑證或登記分類帳、日記帳時各有哪些要求；審核原始憑證應(yīng)把握哪些要件等。據(jù)此規(guī)定原始憑證設(shè)計的種類、內(nèi)容、格式和聯(lián)次等。 原始憑證設(shè)計的基本內(nèi)容包括：原始憑證的名稱；接受憑證單位的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及到的數(shù)量、單價和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號；憑證的聯(lián)次、附件等。 設(shè)計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面： 第一， 確定所需原始憑證的種類。 第二， 明確各種原始憑證的用途。 第三， 擬定原始憑證的格式。 第四， 規(guī)定原始憑證的傳遞程序。 第五， 嚴(yán)格原始憑證的保管制度。 在原始憑證設(shè)計過程中，還應(yīng)注意遵循下列要求： 第一， 要適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點，兼顧統(tǒng)計部門、業(yè)務(wù)部門以及其他有關(guān)部門對業(yè)務(wù)管理的具體要求； 第二， 要適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，貫徹內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人員的責(zé)任意識，防止錯誤及舞弊行為； 第三， 要保證會計憑證簡便易行，促使會計信息及時、高效傳遞； 第四，要正確處理好借鑒與改進(jìn)的關(guān)系，尤其對于有統(tǒng)一規(guī)范格式的原始憑證，如非必要應(yīng)盡量采用，以簡化設(shè)計工作，保證會計實務(wù)規(guī)范統(tǒng)一。 以下存貨收發(fā)業(yè)務(wù)為例說明有關(guān)原始憑證的設(shè)計。 記錄存貨收發(fā)的原始憑證如原材料入庫單、領(lǐng)料單、材料耗用匯總表、產(chǎn)成品入庫單、銷貨發(fā)票等。其格式見表2表2表23。 表21 材料入庫單 材料類別： 年 月 日 第 號 供應(yīng)單位 材料名稱 編號 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 合同數(shù)量 保管倉庫號： 合計 備注： 表22 限額領(lǐng)料單 年 月 日 限額 材料名稱： 規(guī)格： 編號： 日期 領(lǐng)用數(shù) 累計領(lǐng)用 節(jié)約或超支 領(lǐng)料人 發(fā)料人 數(shù)量 單價 金額 表23 材料耗用匯總表 年 月 日 耗用產(chǎn)品或部門 領(lǐng)料單張數(shù) 數(shù)量 單 價 金 額 實際價 計劃價 實際價 計劃價 Ａ產(chǎn)品 Ｂ產(chǎn)品 Ｃ產(chǎn)品 管理部門 車間耗用 其他部門 合 計 表21中的單價指實際單價，“備注”欄登記驗收情況，如短缺、盈余、質(zhì)量是否相符等?！昂贤瑪?shù)量”欄可記錄合同中規(guī)定的數(shù)量和質(zhì)量(如一等品、合格品等)，以便與實收情況比較。 表22在右上角有限額記錄，若本月合計領(lǐng)用數(shù)低于限額則為節(jié)約，反之為超支，記入“節(jié)約或超支”欄，超支用“－”號表示，每次領(lǐng)用都必須由領(lǐng)料人和發(fā)料人簽章。 表33若領(lǐng)用某種材料，則可列示實際單價和計劃單價，若領(lǐng)用多種材料，則可只填實際價或計劃價，“實際金額”和“計劃金額”兩欄是匯總數(shù)字，無論領(lǐng)用一種或多種材料都可填列。 記帳憑證怎樣設(shè)計？ 記帳憑證的設(shè)計與記帳方法的采用密切相關(guān)，根據(jù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的要求，應(yīng)在借貸記帳法的基礎(chǔ)之上設(shè)計記帳憑證。 記帳憑證設(shè)計的基本內(nèi)容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會計科目(包括明細(xì)科目)的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數(shù)；有關(guān)經(jīng)辦人員和主管人員的簽章等。 記帳憑證設(shè)計的基本步驟與原始憑證設(shè)計的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個單位究竟設(shè)計什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調(diào)查的內(nèi)容和已設(shè)計的會計帳務(wù)處理程序以及企業(yè)活動的特點來決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設(shè)計的帳務(wù)處理程序記帳憑證帳務(wù)處理程序或日記總帳帳務(wù)處理程序，則可選擇通用記帳憑證格式（表24）；如果是大中型企業(yè)，且設(shè)計的帳務(wù)處理程序是憑證匯總的帳務(wù)處理程序(科目匯總表帳務(wù)處理程序和匯總記帳憑證帳務(wù)處理程序)，則應(yīng)選擇專用記帳憑證（收、付、轉(zhuǎn)憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表25，表26，表27，表28）；如果已設(shè)計的帳務(wù)處理程序是利用帳戶匯總的處理程序，也應(yīng)選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業(yè)務(wù)還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表29，表210，表211）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據(jù)記帳憑證的種類和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記帳憑證的內(nèi)容、格式及規(guī)模大小。（記帳憑證從填制到復(fù)核，直到據(jù)以登記有關(guān)帳簿，也涉及到一個憑證傳遞程序的問題，這個問題將在“報表篇”賬務(wù)處理程序中介紹。）最后，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設(shè)計時應(yīng)考慮的基本內(nèi)容之一。記帳憑證應(yīng)定期裝訂成冊，在法定期限內(nèi)指定專人妥為保管，期限屆滿再按規(guī)定程序銷毀。 設(shè)計記帳憑證時，應(yīng)考慮下列要求： 第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關(guān)的借貸雙方科目欄次應(yīng)清晰醒目，簡單明了； 第二，應(yīng)反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計工作的合法合規(guī)性； 第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據(jù)，記帳憑證中應(yīng)有標(biāo)明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對； 第四，記帳憑證的設(shè)計應(yīng)貫徹《會計法》和《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的要求，一律采用借貸復(fù)式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會計行為； 第五，記帳憑證的基本格式已經(jīng)約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關(guān)部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設(shè)計工作，節(jié)約人力物力。 表24 記 帳 憑 證 （通用） 年 月 日 字 號 摘 要 借方科目 金 額 貸方科目 附件 張 一級 二級 一級 二級 合 計 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證： 表25 收 款 憑 證 借： 年 月 日 字 號 摘 要 貸方一級科目 明細(xì)科目 金 額 附件 張 合 計 記帳： 出納：16