【正文】 目 錄第一章 各單位在資料歸檔工作中各自的責(zé)任和工作內(nèi)容…………1第二章 檔案資料收集整理的基本要求………………………………4第三章 檔案文件的立卷方法及立卷格式……………………………5第四章 施工原始資料組卷說(shuō)明及注意事項(xiàng)…………………………9第五章 竣工圖的編制…………………………………………………69第六章 電子影像檔案…………………………………………………82附件1：工程檔案的收集單位、收集內(nèi)容及完成時(shí)間………………86附件2：立卷格式………………………………………………………92附件3：公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表……………98104 / 105為了指導(dǎo)**公路在管理、監(jiān)理、施工過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集整理項(xiàng)目建設(shè)中各種檔案資料，并規(guī)范完成竣工文件材料的立卷歸檔工作。按照工程檔案資料收集整理及檔案管理相關(guān)要求，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況，特編制本辦法。第一章 各單位在資料歸檔工作中各自的責(zé)任和工作內(nèi)容一、建設(shè)單位的職責(zé)和工作內(nèi)容 （一）對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作負(fù)有管理和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）負(fù)責(zé)收集、整理、匯集成冊(cè)如下檔案資料竣（交）工驗(yàn)收文件單項(xiàng)工程交工驗(yàn)收文件建設(shè)依據(jù)及上級(jí)有關(guān)指示征地拆遷資料工程管理文件支付報(bào)表財(cái)務(wù)決算文件工程決算文件項(xiàng)目審計(jì)文件科研及新技術(shù)應(yīng)用資料1其他文件二、監(jiān)理單位的職責(zé)和工作內(nèi)容（一）對(duì)本單位及所轄合同段檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理文件精神負(fù)有上承下達(dá)、貫徹落實(shí)的責(zé)任。（二）對(duì)施工單位日常施工資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查。（三）對(duì)表格填寫(xiě)中的問(wèn)題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問(wèn)的地方，應(yīng)及時(shí)向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請(qǐng)示，并將答復(fù)及時(shí)反饋各施工單位。（四）完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評(píng)定資料以及所轄合同段的檔案資料工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。（五）收集、整理、匯集成冊(cè)如下檔案資料監(jiān)理管理文件工程質(zhì)量控制文件工程進(jìn)度計(jì)劃管理文件工程合同管理文件工程抽檢資料其它資料以上文件類(lèi)歸檔資料以類(lèi)別為單元、按時(shí)間先后順序排列，施工抽檢資料以工序?yàn)閱卧?、按時(shí)間先后順序排列，以分項(xiàng)、分部、單位、標(biāo)段工程為軸線(xiàn)、按200～260頁(yè)左右為標(biāo)準(zhǔn)匯集成冊(cè)，并制做扉頁(yè)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，電子版經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，將上述三項(xiàng)的電子版及竣工資料移交資料管理部門(mén)。三、施工單位的職責(zé)和工作內(nèi)容（一）對(duì)本合同段檔案資料的形成、積累、收集、整理、匯集、成冊(cè)及移交工作負(fù)有直接責(zé)任。（二）對(duì)頒布的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，要融會(huì)貫通、領(lǐng)會(huì)執(zhí)行。（三）獨(dú)立完成施工原始記錄，應(yīng)保證施工原始記錄的完整性和真實(shí)性，做到填寫(xiě)無(wú)空項(xiàng)、漏項(xiàng)，簽字齊全規(guī)范。（四）獨(dú)立完成試驗(yàn)資料、評(píng)定資料，符合規(guī)范及業(yè)主對(duì)內(nèi)業(yè)資料的相關(guān)要求。（五）工作中要注意解決涉及各種規(guī)范的各種問(wèn)題，做到日結(jié)日清，為日后交工驗(yàn)收順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。（六）收集、整理、匯集成冊(cè)如下檔案資料提供變更文件及竣工圖表。工程管理文件施工質(zhì)量控制文件施工安全及文明施工文件進(jìn)度控制文件計(jì)量支付文件合同管理文件施工原始記錄缺陷責(zé)任期資料（竣工驗(yàn)收前收集）以上文件類(lèi)歸檔資料以類(lèi)別為單元、按時(shí)間先后順序排列，施工自檢資料以工序?yàn)閱卧?、按時(shí)間先后順序排列，以分項(xiàng)、分部、單位、標(biāo)段工程為軸線(xiàn)、按200～260頁(yè)左右為標(biāo)準(zhǔn)匯集成冊(cè)，并制做扉頁(yè)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，電子版經(jīng)檢查合格后，將上述三項(xiàng)的電子版及竣工資料移交資料管理部門(mén)。四、各參建單位檔案的收集（一）竣工檔案資料內(nèi)容繁雜，數(shù)量大，載體形式多樣，涉及文件、資料、圖標(biāo)、照片等，且貫穿工程建設(shè)全過(guò)程，因此竣工文件資料的收集編制應(yīng)該從工程實(shí)施的起初就開(kāi)始，與工程建設(shè)同步進(jìn)行，對(duì)工程進(jìn)行有效的控制，保證第一手資料的齊全、完整、系統(tǒng)。（二）建設(shè)前期各參建單位成立文件管理小組，學(xué)習(xí)和討論編制辦法；建設(shè)過(guò)程中建立完善相應(yīng)管理制度，配備檔案管理人員；建設(shè)后期做好系統(tǒng)自查、整理、匯編工作。（三）各施工單位在施工過(guò)程中應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的各種原始記錄、試驗(yàn)等檢查表格。形成的各類(lèi)原始記錄、表格、承包人上報(bào)文及批文、工程變更等，其內(nèi)容要求相關(guān)當(dāng)事人簽字，規(guī)范填寫(xiě)檢查意見(jiàn)。需經(jīng)監(jiān)理工程師簽證的須有監(jiān)理確認(rèn)意見(jiàn)方為有效。（四）具體收集內(nèi)容及完成時(shí)間，見(jiàn)附件1。第二章 檔案資料收集整理的基本要求一、建設(shè)、施工、監(jiān)理單位歸檔的文件及工程各種原始資料應(yīng)為原件，施工、監(jiān)理等單位需要自行歸檔保管的資料可為復(fù)印件。二、歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合，填寫(xiě)內(nèi)容符合工程勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，符合項(xiàng)目管理歸檔資料的各種統(tǒng)一要求。三、歸檔資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的黑色碳素墨水、簽字筆書(shū)寫(xiě)。禁止使用圓珠筆，鉛筆，復(fù)寫(xiě)紙，紅色墨水等易退色，易揮發(fā)等不易長(zhǎng)期保存的材料書(shū)寫(xiě)。傳真件應(yīng)附一份復(fù)印件一同歸檔。四、各類(lèi)文件及資料的紙張應(yīng)采用韌力大，抗折耐酸，能夠長(zhǎng)期保存的紙張，幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（210mm297mm）。五、各類(lèi)圖紙一般為A3幅面（297mm420mm），竣工圖紙一般要求采用CAD制圖，應(yīng)字跡清楚，結(jié)構(gòu)部位明確，圖表整潔，標(biāo)注齊全，簽字手續(xù)完備。六、照片、錄音、錄像帶中影像應(yīng)清晰且保證其保存的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦除性光盤(pán)。七、現(xiàn)場(chǎng)辦公的口頭通知、領(lǐng)導(dǎo)指示以及其它各類(lèi)等事項(xiàng)應(yīng)以相應(yīng)資料為依據(jù)，完善簽字蓋章。有關(guān)變更草圖和復(fù)印圖紙應(yīng)出正式圖紙。八、保持復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等辦公設(shè)備正常工作，一旦發(fā)現(xiàn)有劃痕及黑斑等情況時(shí)應(yīng)及時(shí)更換部件（如硒鼓等）。第三章 工程檔案文件立卷方法及立卷格式一、立卷的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或施工順序進(jìn)行排序，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于文件材料的保管和使用。二、根據(jù)文件材料產(chǎn)生的情況，可按單位、分部、分項(xiàng)或結(jié)構(gòu)部位等組卷。一般厚度不超過(guò)3厘米（200～260頁(yè)左右），裝訂線(xiàn)應(yīng)統(tǒng)一在距文件左側(cè)邊緣一公分處。三、立卷方法（一）按文件材料類(lèi)別由各相關(guān)單位分別進(jìn)行收集整理項(xiàng)目依據(jù)性文件材料：按工程立項(xiàng)，工可研報(bào)告，環(huán)境保護(hù)等問(wèn)題組卷。設(shè)計(jì)基礎(chǔ)性文件材料：按工程、水文地質(zhì)，勘察設(shè)計(jì)，勘察報(bào)告，重要土巖樣說(shuō)明，水文氣象等問(wèn)題組卷。工程設(shè)計(jì)文件材料：按初步設(shè)計(jì)，施工圖設(shè)計(jì)，變更設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)概算、預(yù)算，公路用地圖等問(wèn)題組卷。工程管理文件材料：按項(xiàng)目管理，征地拆遷，招投標(biāo)，合同管理等問(wèn)題組卷。施工管理文件材料：按合同段，施工順序分類(lèi)組卷。如施工管理（進(jìn)度計(jì)劃管理），技術(shù)管理，質(zhì)量檢查，試驗(yàn)檢測(cè)等問(wèn)題組卷。編排時(shí)按類(lèi)別而非發(fā)文號(hào)來(lái)編排。監(jiān)理文件材料：按標(biāo)段，施工順序分類(lèi)組卷。如監(jiān)理管理，進(jìn)度計(jì)劃，技術(shù)管理，質(zhì)量控制，計(jì)量與支付，費(fèi)用與合同管理等問(wèn)題組卷。交（竣）工文件材料：按綜合性工作，質(zhì)量檢測(cè)，交工報(bào)告，竣工圖表，財(cái)務(wù)管理等組卷?？茖W(xué)研究文件材料：按課題立項(xiàng)，研究試驗(yàn)，總結(jié)鑒定，成果申報(bào)，獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段組卷。來(lái)往類(lèi)文件按問(wèn)題種類(lèi)組卷，可先按年度收集齊全，再按問(wèn)題分類(lèi)。各施工、監(jiān)理單位在整理歸檔文件材料時(shí)可剔除的文件有：（1）臨時(shí)性文件材料；（2）日常檢查的通知等文件材料；（3）單位內(nèi)部抄送文件材料；（4）非隸屬單位的文件材料；（5）重復(fù)性文件材料；普發(fā)性文件的抄送單位可以不歸檔，由發(fā)文單位和主送單位分別歸檔。涉及到本單位費(fèi)用的文件，抄送文件也要?dú)w檔。（6）轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)單位普發(fā)性文件材料；（7）成立的一些與本項(xiàng)目無(wú)關(guān)機(jī)構(gòu)的文件；（8）沒(méi)有涉及本單位且與本單位無(wú)密切關(guān)系的文件。（二）對(duì)于一份文件幾個(gè)問(wèn)題或多個(gè)事情的處理。對(duì)于一份文件涉及幾個(gè)合同段和幾個(gè)問(wèn)題的一般歸在第一個(gè)合同段主要問(wèn)題（按路基、橋涵、隧道等專(zhuān)業(yè)劃分）所在的卷中。涉及一個(gè)合同段和幾個(gè)問(wèn)題的一般歸在主要問(wèn)題（按路基、路面、橋梁、隧道、涵洞等專(zhuān)業(yè)劃分）所在的卷中。但第一個(gè)合同段（或問(wèn)題）的案卷題名必須體現(xiàn)出幾個(gè)合同段（或問(wèn)題）的內(nèi)容（無(wú)需復(fù)制后分別歸檔）。（三）卷內(nèi)文件的排序。管理性文件材料按問(wèn)題，時(shí)間或重要程度排序；施工文件材料按工序，時(shí)間，檢測(cè)步驟進(jìn)行排序。一般文字在前、圖樣在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；文件在前、附件在后，正件在前、定（草）稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。避免出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤及時(shí)間矛盾。（四）施工自檢記錄及監(jiān)理抽檢記錄按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)及單位、分部、分項(xiàng)工程分類(lèi)組卷。四、立卷格式案卷由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表和卷脊組成。（具體格式見(jiàn)附件2）（一）案卷封面及組成檔案館號(hào)： （ ）檔號(hào)：（ ）案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容。包括公路線(xiàn)路項(xiàng)目名稱(chēng)、起止樁號(hào)、單位工程（分部、分項(xiàng)）名稱(chēng)及文件名稱(chēng)，項(xiàng)目名稱(chēng)應(yīng)與批準(zhǔn)的立項(xiàng)名稱(chēng)相符。立卷單位：指案卷形成的單位或工作部門(mén)。起止日期：卷內(nèi)文件形成的起止日期（卷內(nèi)最早一份文件的日期至最晚一份文件的日期）。保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，主要分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，長(zhǎng)期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下（包括十五年），長(zhǎng)期與永久類(lèi)保管的文件材料應(yīng)分開(kāi)組卷，不得混裝。保管期限詳見(jiàn)交通部交辦發(fā)[2001]390號(hào)文。（見(jiàn)附件3）密級(jí)：暫不填寫(xiě)。（二）卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注組成，排在文件材料首頁(yè)之前，不編頁(yè)號(hào)。序號(hào)：指卷內(nèi)文件排列的位置號(hào)，一份文件、一道工序所組成的一套文件、一個(gè)結(jié)構(gòu)、一個(gè)部位或段落一個(gè)號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字由1依次編號(hào)。文件編號(hào)：即發(fā)文號(hào)（一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略）、圖號(hào)或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；聯(lián)合發(fā)文填寫(xiě)幾個(gè)發(fā)文單位的文號(hào)或主發(fā)單位的文號(hào)。施工原始記錄、監(jiān)理抽檢記錄等可不填寫(xiě)文件編號(hào)。責(zé)任者：即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。一般使用全稱(chēng)或通用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文的在主發(fā)文單位（機(jī)構(gòu)）后加等幾個(gè)單位。文件材料題名：應(yīng)填寫(xiě)文件材料標(biāo)題的全稱(chēng)。無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的（如會(huì)議紀(jì)要、通知、指令等）原標(biāo)題照寫(xiě)但需另自擬標(biāo)題外面加上中括號(hào)，會(huì)議記錄需重新擬題名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。文件材料題名內(nèi)容填寫(xiě)時(shí)要頂格。日期：填寫(xiě)文件材料的形成日期。時(shí)間用8位數(shù)表示，填寫(xiě)時(shí)省略年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如二00九年三月十一日，可表示為20090311。施工原始記錄，監(jiān)理抽撿表等工序文件材料按結(jié)構(gòu)、部位打印目錄時(shí)，可以明確日期的填寫(xiě)到日，不能明確日期的填寫(xiě)到月。頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)每份文件的起止頁(yè)號(hào)（包括文件公文處理單）。如果歸檔文件符合檔案要求的成冊(cè)（合訂本）材料，已編寫(xiě)頁(yè)號(hào)的在卷內(nèi)目錄中填寫(xiě)本冊(cè)首頁(yè)在本卷內(nèi)排列次序的位置頁(yè)號(hào)，備注欄注明從某頁(yè)至某頁(yè)為合訂本一冊(cè)。頁(yè)號(hào)用打碼機(jī)重新打碼編號(hào)，統(tǒng)一使用黑色油墨，每卷頁(yè)號(hào)由1開(kāi)始。文件材料正面打印在右下角，反面打印在左下角，距底邊和側(cè)邊15mm，空白頁(yè)不編號(hào)。備注：填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充或說(shuō)明的情況。（三）卷內(nèi)備考表 備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁(yè)之后，不編頁(yè)號(hào)。其內(nèi)容應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)，各類(lèi)文件的頁(yè)數(shù)，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。立卷人：文件材料整理組卷人手寫(xiě)簽名。檢查人：由組卷單位技術(shù)負(fù)責(zé)人檢查手寫(xiě)簽名。立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成案卷的日期。檢查時(shí)間：填寫(xiě)檢查案卷完成的日期?；ヒ?jiàn)號(hào)：反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的文件材料保管單位的檔號(hào)（可暫不填寫(xiě)）。（四）卷脊卷脊由保管期限、檔號(hào)、案卷題名組成，粘貼在文件材料盒脊背。案卷題名從右至左豎行排列，首行空兩字。（五）案卷的裝訂案卷裝訂前應(yīng)對(duì)破損文件材料進(jìn)行修復(fù)，并拆除文件材料上的訂書(shū)釘、回形針等。橫向表格材料應(yīng)把表頭向左邊方向。裝訂采用三孔一線(xiàn)方法，裝訂線(xiàn)左邊距10mm,孔距8cm，應(yīng)右下整齊，兼顧左側(cè)。第四章 施工原始資料組卷說(shuō)明及注意事項(xiàng)一、組卷說(shuō)明以標(biāo)段及單位工程為框架,以分項(xiàng)工程結(jié)合分部工程為單元編排目錄和組卷的原則，結(jié)合試驗(yàn)及工序過(guò)程中質(zhì)量檢測(cè)來(lái)編排。對(duì)于分項(xiàng)工程施工原始資料，應(yīng)按施工自然順序進(jìn)行編排目錄。（一）施工管理性文件施工單位的管理性文件歸檔范圍包括行政管理性文件、質(zhì)量技術(shù)文件、安全及文明施工文件、進(jìn)度控制文件、費(fèi)用支付文件、合同管理文件、變更批復(fù)文件。管理性文件按照問(wèn)題分類(lèi)，單位、分部、分項(xiàng)工程組卷。同一問(wèn)題批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,批復(fù)文件包括公文處理單、請(qǐng)示包括擬文定稿紙，其中紅頭文件在前、其次是定稿、最后是附件，文件的附件均不在卷內(nèi)目錄中出現(xiàn)。施工單位的管理性文件分成以下幾類(lèi)： 行政管理性文件：包括項(xiàng)目經(jīng)理部的行政管理文件、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、管理制度、規(guī)章制度、規(guī)定辦法、項(xiàng)目人員的變動(dòng)、獎(jiǎng)懲文件、會(huì)議紀(jì)要、勞動(dòng)競(jìng)賽、考評(píng)結(jié)果通知等方面內(nèi)容。質(zhì)量技術(shù)文件：包括工程施工過(guò)程中的施工要求、業(yè)主或監(jiān)理單位的巡查指令、監(jiān)理工作指令及回執(zhí)、通知、試驗(yàn)室往來(lái)文件（包含標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)批復(fù)、配合比批復(fù)、原材料批復(fù)）、質(zhì)量責(zé)任卡等方面內(nèi)容。安全及文明施工文件：包括安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)制度、安全生成操作歸程、文明施工采取措施等方面內(nèi)容。進(jìn)度控制文件：包括施工單位上報(bào)的年、階段、月計(jì)劃或調(diào)整計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃保證措施，施工月報(bào)，進(jìn)度計(jì)劃完成情況月報(bào)表，施工各階段工作總結(jié)。費(fèi)用支付文件：包括工程計(jì)量證書(shū)、支付報(bào)表、工程量清單臺(tái)帳、分項(xiàng)工程計(jì)量臺(tái)帳、索賠文件等內(nèi)容。合同管理文件：包括施工過(guò)程中形成的勞務(wù)合同、勞動(dòng)合同、材料供應(yīng)合同、機(jī)械租賃合同、與第三方（指保險(xiǎn)合同或與當(dāng)?shù)卣┖炗喌暮贤葍?nèi)容。變