【正文】 目 錄第一章 各單位在資料歸檔工作中各自的責(zé)任和工作內(nèi)容…………1第二章 檔案資料收集整理的基本要求………………………………4第三章 檔案文件的立卷方法及立卷格式……………………………5第四章 施工原始資料組卷說明及注意事項…………………………9第五章 竣工圖的編制…………………………………………………69第六章 電子影像檔案…………………………………………………82附件1：工程檔案的收集單位、收集內(nèi)容及完成時間………………86附件2：立卷格式………………………………………………………92附件3：公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表……………98104 / 105為了指導(dǎo)**公路在管理、監(jiān)理、施工過程中及時、準(zhǔn)確、完整地收集整理項目建設(shè)中各種檔案資料，并規(guī)范完成竣工文件材料的立卷歸檔工作。按照工程檔案資料收集整理及檔案管理相關(guān)要求，結(jié)合本項目實(shí)際情況，特編制本辦法。第一章 各單位在資料歸檔工作中各自的責(zé)任和工作內(nèi)容一、建設(shè)單位的職責(zé)和工作內(nèi)容 （一）對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作負(fù)有管理和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）負(fù)責(zé)收集、整理、匯集成冊如下檔案資料竣（交）工驗(yàn)收文件單項工程交工驗(yàn)收文件建設(shè)依據(jù)及上級有關(guān)指示征地拆遷資料工程管理文件支付報表財務(wù)決算文件工程決算文件項目審計文件科研及新技術(shù)應(yīng)用資料1其他文件二、監(jiān)理單位的職責(zé)和工作內(nèi)容（一）對本單位及所轄合同段檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理文件精神負(fù)有上承下達(dá)、貫徹落實(shí)的責(zé)任。（二）對施工單位日常施工資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查。（三）對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方，應(yīng)及時向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示，并將答復(fù)及時反饋各施工單位。（四）完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評定資料以及所轄合同段的檔案資料工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。（五）收集、整理、匯集成冊如下檔案資料監(jiān)理管理文件工程質(zhì)量控制文件工程進(jìn)度計劃管理文件工程合同管理文件工程抽檢資料其它資料以上文件類歸檔資料以類別為單元、按時間先后順序排列，施工抽檢資料以工序?yàn)閱卧?、按時間先后順序排列，以分項、分部、單位、標(biāo)段工程為軸線、按200～260頁左右為標(biāo)準(zhǔn)匯集成冊，并制做扉頁、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，電子版經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，將上述三項的電子版及竣工資料移交資料管理部門。三、施工單位的職責(zé)和工作內(nèi)容（一）對本合同段檔案資料的形成、積累、收集、整理、匯集、成冊及移交工作負(fù)有直接責(zé)任。（二）對頒布的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，要融會貫通、領(lǐng)會執(zhí)行。（三）獨(dú)立完成施工原始記錄，應(yīng)保證施工原始記錄的完整性和真實(shí)性，做到填寫無空項、漏項，簽字齊全規(guī)范。（四）獨(dú)立完成試驗(yàn)資料、評定資料，符合規(guī)范及業(yè)主對內(nèi)業(yè)資料的相關(guān)要求。（五）工作中要注意解決涉及各種規(guī)范的各種問題，做到日結(jié)日清，為日后交工驗(yàn)收順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。（六）收集、整理、匯集成冊如下檔案資料提供變更文件及竣工圖表。工程管理文件施工質(zhì)量控制文件施工安全及文明施工文件進(jìn)度控制文件計量支付文件合同管理文件施工原始記錄缺陷責(zé)任期資料（竣工驗(yàn)收前收集）以上文件類歸檔資料以類別為單元、按時間先后順序排列，施工自檢資料以工序?yàn)閱卧磿r間先后順序排列，以分項、分部、單位、標(biāo)段工程為軸線、按200～260頁左右為標(biāo)準(zhǔn)匯集成冊，并制做扉頁、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，電子版經(jīng)檢查合格后，將上述三項的電子版及竣工資料移交資料管理部門。四、各參建單位檔案的收集（一）竣工檔案資料內(nèi)容繁雜，數(shù)量大，載體形式多樣，涉及文件、資料、圖標(biāo)、照片等，且貫穿工程建設(shè)全過程，因此竣工文件資料的收集編制應(yīng)該從工程實(shí)施的起初就開始，與工程建設(shè)同步進(jìn)行，對工程進(jìn)行有效的控制，保證第一手資料的齊全、完整、系統(tǒng)。（二）建設(shè)前期各參建單位成立文件管理小組，學(xué)習(xí)和討論編制辦法；建設(shè)過程中建立完善相應(yīng)管理制度，配備檔案管理人員；建設(shè)后期做好系統(tǒng)自查、整理、匯編工作。（三）各施工單位在施工過程中應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的各種原始記錄、試驗(yàn)等檢查表格。形成的各類原始記錄、表格、承包人上報文及批文、工程變更等，其內(nèi)容要求相關(guān)當(dāng)事人簽字，規(guī)范填寫檢查意見。需經(jīng)監(jiān)理工程師簽證的須有監(jiān)理確認(rèn)意見方為有效。（四）具體收集內(nèi)容及完成時間，見附件1。第二章 檔案資料收集整理的基本要求一、建設(shè)、施工、監(jiān)理單位歸檔的文件及工程各種原始資料應(yīng)為原件，施工、監(jiān)理等單位需要自行歸檔保管的資料可為復(fù)印件。二、歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合，填寫內(nèi)容符合工程勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，符合項目管理歸檔資料的各種統(tǒng)一要求。三、歸檔資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的黑色碳素墨水、簽字筆書寫。禁止使用圓珠筆，鉛筆，復(fù)寫紙，紅色墨水等易退色，易揮發(fā)等不易長期保存的材料書寫。傳真件應(yīng)附一份復(fù)印件一同歸檔。四、各類文件及資料的紙張應(yīng)采用韌力大，抗折耐酸，能夠長期保存的紙張，幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（210mm297mm）。五、各類圖紙一般為A3幅面（297mm420mm），竣工圖紙一般要求采用CAD制圖，應(yīng)字跡清楚，結(jié)構(gòu)部位明確，圖表整潔，標(biāo)注齊全，簽字手續(xù)完備。六、照片、錄音、錄像帶中影像應(yīng)清晰且保證其保存的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦除性光盤。七、現(xiàn)場辦公的口頭通知、領(lǐng)導(dǎo)指示以及其它各類等事項應(yīng)以相應(yīng)資料為依據(jù)，完善簽字蓋章。有關(guān)變更草圖和復(fù)印圖紙應(yīng)出正式圖紙。八、保持復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等辦公設(shè)備正常工作，一旦發(fā)現(xiàn)有劃痕及黑斑等情況時應(yīng)及時更換部件（如硒鼓等）。第三章 工程檔案文件立卷方法及立卷格式一、立卷的文件材料應(yīng)按照時間順序或施工順序進(jìn)行排序，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于文件材料的保管和使用。二、根據(jù)文件材料產(chǎn)生的情況，可按單位、分部、分項或結(jié)構(gòu)部位等組卷。一般厚度不超過3厘米（200～260頁左右），裝訂線應(yīng)統(tǒng)一在距文件左側(cè)邊緣一公分處。三、立卷方法（一）按文件材料類別由各相關(guān)單位分別進(jìn)行收集整理項目依據(jù)性文件材料：按工程立項，工可研報告，環(huán)境保護(hù)等問題組卷。設(shè)計基礎(chǔ)性文件材料：按工程、水文地質(zhì)，勘察設(shè)計，勘察報告，重要土巖樣說明，水文氣象等問題組卷。工程設(shè)計文件材料：按初步設(shè)計，施工圖設(shè)計，變更設(shè)計，設(shè)計概算、預(yù)算，公路用地圖等問題組卷。工程管理文件材料：按項目管理，征地拆遷，招投標(biāo)，合同管理等問題組卷。施工管理文件材料：按合同段，施工順序分類組卷。如施工管理（進(jìn)度計劃管理），技術(shù)管理，質(zhì)量檢查，試驗(yàn)檢測等問題組卷。編排時按類別而非發(fā)文號來編排。監(jiān)理文件材料：按標(biāo)段，施工順序分類組卷。如監(jiān)理管理，進(jìn)度計劃，技術(shù)管理，質(zhì)量控制，計量與支付，費(fèi)用與合同管理等問題組卷。交（竣）工文件材料：按綜合性工作，質(zhì)量檢測，交工報告，竣工圖表，財務(wù)管理等組卷?？茖W(xué)研究文件材料：按課題立項，研究試驗(yàn)，總結(jié)鑒定，成果申報，獎勵和推廣應(yīng)用等階段組卷。來往類文件按問題種類組卷，可先按年度收集齊全，再按問題分類。各施工、監(jiān)理單位在整理歸檔文件材料時可剔除的文件有：（1）臨時性文件材料；（2）日常檢查的通知等文件材料；（3）單位內(nèi)部抄送文件材料；（4）非隸屬單位的文件材料；（5）重復(fù)性文件材料；普發(fā)性文件的抄送單位可以不歸檔，由發(fā)文單位和主送單位分別歸檔。涉及到本單位費(fèi)用的文件，抄送文件也要?dú)w檔。（6）轉(zhuǎn)發(fā)的上級單位普發(fā)性文件材料；（7）成立的一些與本項目無關(guān)機(jī)構(gòu)的文件；（8）沒有涉及本單位且與本單位無密切關(guān)系的文件。（二）對于一份文件幾個問題或多個事情的處理。對于一份文件涉及幾個合同段和幾個問題的一般歸在第一個合同段主要問題（按路基、橋涵、隧道等專業(yè)劃分）所在的卷中。涉及一個合同段和幾個問題的一般歸在主要問題（按路基、路面、橋梁、隧道、涵洞等專業(yè)劃分）所在的卷中。但第一個合同段（或問題）的案卷題名必須體現(xiàn)出幾個合同段（或問題）的內(nèi)容（無需復(fù)制后分別歸檔）。（三）卷內(nèi)文件的排序。管理性文件材料按問題，時間或重要程度排序；施工文件材料按工序，時間，檢測步驟進(jìn)行排序。一般文字在前、圖樣在后，批復(fù)在前、請示在后；文件在前、附件在后，正件在前、定（草）稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。避免出現(xiàn)邏輯錯誤及時間矛盾。（四）施工自檢記錄及監(jiān)理抽檢記錄按專業(yè)性質(zhì)及單位、分部、分項工程分類組卷。四、立卷格式案卷由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表和卷脊組成。（具體格式見附件2）（一）案卷封面及組成檔案館號： （ ）檔號：（ ）案卷題名：應(yīng)簡明扼要，準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容。包括公路線路項目名稱、起止樁號、單位工程（分部、分項）名稱及文件名稱，項目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的立項名稱相符。立卷單位：指案卷形成的單位或工作部門。起止日期：卷內(nèi)文件形成的起止日期（卷內(nèi)最早一份文件的日期至最晚一份文件的日期）。保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，主要分為永久、長期、短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下（包括十五年），長期與永久類保管的文件材料應(yīng)分開組卷，不得混裝。保管期限詳見交通部交辦發(fā)[2001]390號文。（見附件3）密級：暫不填寫。（二）卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注組成，排在文件材料首頁之前，不編頁號。序號：指卷內(nèi)文件排列的位置號，一份文件、一道工序所組成的一套文件、一個結(jié)構(gòu)、一個部位或段落一個號，用阿拉伯?dāng)?shù)字由1依次編號。文件編號：即發(fā)文號（一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，填寫時應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略）、圖號或設(shè)備、項目代號；聯(lián)合發(fā)文填寫幾個發(fā)文單位的文號或主發(fā)單位的文號。施工原始記錄、監(jiān)理抽檢記錄等可不填寫文件編號。責(zé)任者：即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。一般使用全稱或通用標(biāo)準(zhǔn)簡稱，不能使用“本部”、“本局”等含義不明、難以判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文的在主發(fā)文單位（機(jī)構(gòu)）后加等幾個單位。文件材料題名：應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題的全稱。無標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的（如會議紀(jì)要、通知、指令等）原標(biāo)題照寫但需另自擬標(biāo)題外面加上中括號，會議記錄需重新擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。文件材料題名內(nèi)容填寫時要頂格。日期：填寫文件材料的形成日期。時間用8位數(shù)表示，填寫時省略年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如二00九年三月十一日，可表示為20090311。施工原始記錄，監(jiān)理抽撿表等工序文件材料按結(jié)構(gòu)、部位打印目錄時，可以明確日期的填寫到日，不能明確日期的填寫到月。頁號：填寫每份文件的起止頁號（包括文件公文處理單）。如果歸檔文件符合檔案要求的成冊（合訂本）材料，已編寫頁號的在卷內(nèi)目錄中填寫本冊首頁在本卷內(nèi)排列次序的位置頁號，備注欄注明從某頁至某頁為合訂本一冊。頁號用打碼機(jī)重新打碼編號，統(tǒng)一使用黑色油墨，每卷頁號由1開始。文件材料正面打印在右下角，反面打印在左下角，距底邊和側(cè)邊15mm，空白頁不編號。備注：填寫歸檔文件需要補(bǔ)充或說明的情況。（三）卷內(nèi)備考表 備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后，不編頁號。其內(nèi)容應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)，各類文件的頁數(shù)，以及立卷單位對案卷情況的說明。立卷人：文件材料整理組卷人手寫簽名。檢查人：由組卷單位技術(shù)負(fù)責(zé)人檢查手寫簽名。立卷時間：填寫完成案卷的日期。檢查時間：填寫檢查案卷完成的日期?；ヒ娞枺悍从惩粌?nèi)容而形式不同且另行保管的文件材料保管單位的檔號（可暫不填寫）。（四）卷脊卷脊由保管期限、檔號、案卷題名組成，粘貼在文件材料盒脊背。案卷題名從右至左豎行排列，首行空兩字。（五）案卷的裝訂案卷裝訂前應(yīng)對破損文件材料進(jìn)行修復(fù)，并拆除文件材料上的訂書釘、回形針等。橫向表格材料應(yīng)把表頭向左邊方向。裝訂采用三孔一線方法，裝訂線左邊距10mm,孔距8cm，應(yīng)右下整齊，兼顧左側(cè)。第四章 施工原始資料組卷說明及注意事項一、組卷說明以標(biāo)段及單位工程為框架,以分項工程結(jié)合分部工程為單元編排目錄和組卷的原則，結(jié)合試驗(yàn)及工序過程中質(zhì)量檢測來編排。對于分項工程施工原始資料，應(yīng)按施工自然順序進(jìn)行編排目錄。（一）施工管理性文件施工單位的管理性文件歸檔范圍包括行政管理性文件、質(zhì)量技術(shù)文件、安全及文明施工文件、進(jìn)度控制文件、費(fèi)用支付文件、合同管理文件、變更批復(fù)文件。管理性文件按照問題分類，單位、分部、分項工程組卷。同一問題批復(fù)在前、請示在后,批復(fù)文件包括公文處理單、請示包括擬文定稿紙，其中紅頭文件在前、其次是定稿、最后是附件，文件的附件均不在卷內(nèi)目錄中出現(xiàn)。施工單位的管理性文件分成以下幾類： 行政管理性文件：包括項目經(jīng)理部的行政管理文件、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、管理制度、規(guī)章制度、規(guī)定辦法、項目人員的變動、獎懲文件、會議紀(jì)要、勞動競賽、考評結(jié)果通知等方面內(nèi)容。質(zhì)量技術(shù)文件：包括工程施工過程中的施工要求、業(yè)主或監(jiān)理單位的巡查指令、監(jiān)理工作指令及回執(zhí)、通知、試驗(yàn)室往來文件（包含標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)批復(fù)、配合比批復(fù)、原材料批復(fù)）、質(zhì)量責(zé)任卡等方面內(nèi)容。安全及文明施工文件：包括安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)制度、安全生成操作歸程、文明施工采取措施等方面內(nèi)容。進(jìn)度控制文件：包括施工單位上報的年、階段、月計劃或調(diào)整計劃、進(jìn)度計劃保證措施，施工月報，進(jìn)度計劃完成情況月報表，施工各階段工作總結(jié)。費(fèi)用支付文件：包括工程計量證書、支付報表、工程量清單臺帳、分項工程計量臺帳、索賠文件等內(nèi)容。合同管理文件：包括施工過程中形成的勞務(wù)合同、勞動合同、材料供應(yīng)合同、機(jī)械租賃合同、與第三方（指保險合同或與當(dāng)?shù)卣┖炗喌暮贤葍?nèi)容。變