【正文】 .. . . ..組員為：姚曉蕓、姚玲莉、周旻、錢(qián)蔚嵐、陸曉蓉、許艷萍X金屬公司系統(tǒng)分析報(bào)告一、 現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查與分析報(bào)告（1） 現(xiàn)行系統(tǒng)組織概況現(xiàn)行系統(tǒng)組織介紹：X金屬材料有限公司是原x市物資局下屬的金屬公司于2001年底轉(zhuǎn)制成立的。公司目前的注冊(cè)資金3000萬(wàn)人民幣，其中90%為國(guó)有資產(chǎn)，10%為經(jīng)營(yíng)者群體持股。公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，主要任務(wù)是對(duì)x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進(jìn)行采購(gòu)、進(jìn)貨，銷(xiāo)售及存儲(chǔ)管理，并且還負(fù)責(zé)把客戶(hù)定購(gòu)的貨運(yùn)送到目的地。公司性質(zhì)屬于流通企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍主要是通常所說(shuō)的進(jìn)銷(xiāo)存管理。公司改制后，實(shí)行一體化管理和非獨(dú)立核算，有效降低了經(jīng)營(yíng)成本，業(yè)務(wù)量穩(wěn)步擴(kuò)大。成立的五年多來(lái)，經(jīng)營(yíng)品種已達(dá)250多個(gè)大類(lèi)、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工237人，進(jìn)貨客戶(hù)及銷(xiāo)貨客戶(hù)總共達(dá)到2000多家?，F(xiàn)行系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)功能：x金屬材料公司設(shè)有辦公室、業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部、物流部、財(cái)務(wù)部和信息中心等部門(mén)。每個(gè)部下還設(shè)有若干職能部門(mén)或職能崗位。 x金屬材料公司組織機(jī)構(gòu)圖 各部室的業(yè)務(wù)范圍如下：負(fù)責(zé)處理公司日常辦公事務(wù)（如文件管理，會(huì)議安排），行政考核，后勤管理等。是x公司經(jīng)營(yíng)鋼材的核心部門(mén)，負(fù)責(zé)金屬材料的進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)，具體職責(zé)有: ① 采購(gòu)員6人，他們的職責(zé)是根據(jù)市場(chǎng)需求和庫(kù)存情況，負(fù)責(zé)鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購(gòu)，包括提出采購(gòu)申請(qǐng)、與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同，與供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行合同督催等。② 合同員2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購(gòu)員送來(lái)的進(jìn)貨合同,并完成每月的合同統(tǒng)計(jì)與分析。 ③ 核價(jià)員1人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)金屬材料到貨后的進(jìn)價(jià)核價(jià)及入庫(kù)單處理。④ 銷(xiāo)售員4人，負(fù)責(zé)金屬材料的銷(xiāo)售管理，如銷(xiāo)售開(kāi)票，保持與客戶(hù)的業(yè)務(wù)聯(lián)系等。⑤ 統(tǒng)計(jì)員2人，負(fù)責(zé)全公司的物資進(jìn)銷(xiāo)存統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作與上報(bào)工作。負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場(chǎng)開(kāi)發(fā)工作。負(fù)責(zé)鋼材的運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)工作，如鋼材倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)鋼材的驗(yàn)收、入庫(kù)、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫(kù)工作，車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)送貨和取貨。負(fù)責(zé)全公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的收款、付款、開(kāi)票和各種帳務(wù)及資金管理，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，編制財(cái)務(wù)報(bào)表等。是以財(cái)務(wù)部的機(jī)房管理人員為基礎(chǔ)新成立的部門(mén)，負(fù)責(zé)公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設(shè)。 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，可以用分層描述的現(xiàn)行系統(tǒng)功能圖進(jìn)行抽象，建立現(xiàn)行系統(tǒng)的功能模型。以業(yè)務(wù)部為例， 如果把業(yè)務(wù)部的工作用功能圖抽象出來(lái)。 金屬材料公司業(yè)務(wù)部功能圖（2） 現(xiàn)行系統(tǒng)工作目標(biāo)x金屬公司的性質(zhì)屬于流通企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍主要是通常所說(shuō)的進(jìn)銷(xiāo)存管理。現(xiàn)行系統(tǒng)的主要目標(biāo)有：l 對(duì)各種單據(jù)、合同進(jìn)行管理；l 對(duì)庫(kù)存、進(jìn)銷(xiāo)貨情況進(jìn)行管理；l 對(duì)合同和各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)；l 實(shí)現(xiàn)人員合理分工，保證業(yè)務(wù)流程順暢完善；l 進(jìn)一步提高人員的工作效率，提高業(yè)務(wù)量；l 提高物流服務(wù)水平；l 建立和擴(kuò)大經(jīng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，提高市場(chǎng)占有率；（3） 現(xiàn)行系統(tǒng)職能調(diào)查情況：分部門(mén)來(lái)說(shuō)，各個(gè)部門(mén)的工作目標(biāo)大致可列為如下：進(jìn)貨：l 采購(gòu)員判斷市場(chǎng)情況，簽訂采購(gòu)合同；l 合同員登記合同并完成合同的統(tǒng)計(jì)與分析，其分析的信息為決策作出支持；l 核價(jià)員核對(duì)合同價(jià)與發(fā)票價(jià)，并產(chǎn)生相應(yīng)的單據(jù)；l 通過(guò)電話(huà)及票據(jù)傳遞進(jìn)行各個(gè)部門(mén)之間的消息通信l 對(duì)業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行及時(shí)修改銷(xiāo)貨：l 對(duì)金屬材料的銷(xiāo)售進(jìn)行管理，保持與客戶(hù)的業(yè)務(wù)聯(lián)系；l 進(jìn)行可供資源表的維護(hù)；l 與庫(kù)存部門(mén)保持良好聯(lián)系庫(kù)存：l 對(duì)出庫(kù)及入庫(kù)的貨物進(jìn)行核對(duì)與清點(diǎn)；l 對(duì)庫(kù)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查詢(xún)；l 保持與進(jìn)貨和銷(xiāo)貨部門(mén)的良好聯(lián)系（4） 現(xiàn)行系統(tǒng)功能需求各部室的業(yè)務(wù)功能需求如下：負(fù)責(zé)處理公司日常辦公事務(wù)（如文件管理，會(huì)議安排），行政考核，后勤管理等。是x公司經(jīng)營(yíng)鋼材的核心部門(mén)，負(fù)責(zé)金屬材料的進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)，具體職責(zé)有: ① 采購(gòu)員6人，他們的職責(zé)是根據(jù)市場(chǎng)需求和庫(kù)存情況，負(fù)責(zé)鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購(gòu)，包括提出采購(gòu)申請(qǐng)、與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同，與供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行合同督催等。② 合同員2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購(gòu)員送來(lái)的進(jìn)貨合同,并完成每月的合同統(tǒng)計(jì)與分析。 ③ 核價(jià)員1人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)金屬材料到貨后的進(jìn)價(jià)核價(jià)及入庫(kù)單處理。④ 銷(xiāo)售員4人，負(fù)責(zé)金屬材料的銷(xiāo)售管理，如銷(xiāo)售開(kāi)票，保持與客戶(hù)的業(yè)務(wù)聯(lián)系等。⑤ 統(tǒng)計(jì)員2人，負(fù)責(zé)全公司的物資進(jìn)銷(xiāo)存統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作與上報(bào)工作。負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場(chǎng)開(kāi)發(fā)工作。負(fù)責(zé)鋼材的運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)工作，如鋼材倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)鋼材的驗(yàn)收、入庫(kù)、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫(kù)工作，車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)送貨和取貨。負(fù)責(zé)全公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的收款、付款、開(kāi)票和各種帳務(wù)及資金管理，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，編制財(cái)務(wù)報(bào)表等。是以財(cái)務(wù)部的機(jī)房管理人員為基礎(chǔ)新成立的部門(mén)，負(fù)責(zé)公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設(shè)。（5） 現(xiàn)行系統(tǒng)信息需求現(xiàn)行系統(tǒng)的信息需求包括進(jìn)貨合同單，供方發(fā)票，購(gòu)貨要求，物資入庫(kù)單，合同完成情況明細(xì)，客戶(hù)的付款能力，銷(xiāo)貨合同，發(fā)貨單，臨時(shí)銷(xiāo)售合同等。我們可以將信息需求用信息流程圖的形式表現(xiàn)出來(lái)，如下圖所示：、這三個(gè)處理邏輯又分解成三張第三層數(shù)據(jù)流程圖。 業(yè)務(wù)部進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)第一層DFD 業(yè)務(wù)部進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)第二層DFD “合同管理”的細(xì)化DFD “進(jìn)貨管理”的細(xì)化DFD “銷(xiāo)售管理”的細(xì)化DFD（6） 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢(xún)與決策要求現(xiàn)行系統(tǒng)查詢(xún)與決策要求包括：l 銷(xiāo)售員查詢(xún)庫(kù)存總賬，了解可供資源以滿(mǎn)足客戶(hù)購(gòu)貨需要；l 采購(gòu)員要了解各種物資的庫(kù)存量以便及時(shí)向有關(guān)部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)；l 核價(jià)員要查詢(xún)并核對(duì)合同價(jià)與發(fā)票價(jià)是否一致，以便決定開(kāi)具哪一種票據(jù)；l 合同員需要查詢(xún)合同明細(xì)；l 公司有關(guān)人員需要查詢(xún)各種票據(jù)的明細(xì)；l 公司有關(guān)人員要查詢(xún)合同的完成情況，以便確定往來(lái)單位的信譽(yù)度，并作出優(yōu)惠計(jì)劃；l 公司經(jīng)理需要了解未來(lái)季度某種物資的期貨數(shù)量，以便預(yù)計(jì)下一季度的進(jìn)銷(xiāo)額；l 公司經(jīng)理需要了解公司各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成情況，以便作出長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略計(jì)劃；（7） 現(xiàn)行系統(tǒng)系統(tǒng)分析2003年初公司購(gòu)買(mǎi)了“金碟”財(cái)務(wù)軟件，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理信息化，但隨著經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，僅僅在財(cái)務(wù)管理方面實(shí)現(xiàn)信息化，已不能滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，須盡快改變目前進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)管理仍然是手工的作業(yè)狀態(tài)。銷(xiāo)售的結(jié)算方式很多，手續(xù)繁雜，容易出錯(cuò)；銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)和倉(cāng)庫(kù)各有一本庫(kù)存明細(xì)賬，數(shù)據(jù)不一致問(wèn)題嚴(yán)重，月底對(duì)賬工作量大；人工開(kāi)銷(xiāo)售憑證，容易寫(xiě)錯(cuò)、算錯(cuò)，事后處理困難；由于銷(xiāo)售人員不能準(zhǔn)確掌握庫(kù)存，開(kāi)出的廢票很多，常常要退票；市場(chǎng)開(kāi)拓能力差，沒(méi)有設(shè)立設(shè)外省市經(jīng)銷(xiāo)網(wǎng)點(diǎn)；缺乏合理的庫(kù)存定額管理，庫(kù)存數(shù)字不準(zhǔn)，造成大量積壓或脫銷(xiāo)；沒(méi)有供應(yīng)商資料，無(wú)法控制進(jìn)貨質(zhì)量；由于業(yè)務(wù)人員忙于日常事務(wù)處理，無(wú)精力進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的分析；經(jīng)理得到的信息滯后，不能及時(shí)了解市場(chǎng)行情及企業(yè)運(yùn)行情況，影響了正確決策；沒(méi)有留下客戶(hù)資料，無(wú)法進(jìn)行市場(chǎng)分析和客戶(hù)分析，缺乏客戶(hù)服務(wù)的意識(shí)，有些客戶(hù)已經(jīng)流失；公司已使用了財(cái)務(wù)軟件，但業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)尚未建立，致使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能直接、實(shí)時(shí)地進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)冗余；單據(jù)繁多，數(shù)據(jù)冗余；“可供資源表”每周制作一次，不能實(shí)時(shí)反映物資的可供數(shù)量和市場(chǎng)價(jià)格，沒(méi)什么用處；歷史數(shù)據(jù)缺失，無(wú)法進(jìn)行銷(xiāo)售預(yù)測(cè)和分析；信息化意識(shí)薄弱，不原意嘗試電子商務(wù)。c. 環(huán)境分析首先從公司內(nèi)部大環(huán)境分析，目前公司的注冊(cè)資金3000萬(wàn)人民幣，其中90%為國(guó)有資產(chǎn)，10%為經(jīng)營(yíng)者群體持股。公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，主要任務(wù)是對(duì)x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進(jìn)行采購(gòu)、進(jìn)貨，銷(xiāo)售及存儲(chǔ)管理，并且還負(fù)責(zé)把客戶(hù)定購(gòu)的貨運(yùn)送到目的地。公司性質(zhì)屬于流通企業(yè)，目前經(jīng)營(yíng)品種已達(dá)250多個(gè)大類(lèi)、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工237人，進(jìn)貨客戶(hù)及銷(xiāo)貨客戶(hù)總共達(dá)到2000多家。如此大的一家企業(yè)目前僅靠財(cái)務(wù)軟件來(lái)運(yùn)營(yíng)，定會(huì)造成很多商機(jī)的貽誤，并且若想進(jìn)一步的經(jīng)營(yíng)降低成本，其空間將會(huì)越來(lái)越小。其次從公司的外部環(huán)境分析，目前該市場(chǎng)的利潤(rùn)空間較高，還會(huì)有相當(dāng)多的公司進(jìn)入市場(chǎng)，并且目前信息化是一主流，誰(shuí)掌握的信息更多更迅捷，就意味著能賺更多的差價(jià)，簽訂更多的客戶(hù)。因此盡快實(shí)施信息系統(tǒng)化勢(shì)在必行。d. 新系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)與流程需求分析新系統(tǒng)有四大功能，分別為進(jìn)貨管理功能、銷(xiāo)售管理功能、合同管理功能、庫(kù)存管理功能。進(jìn)貨管理又分為核價(jià)、拒付理由書(shū)、進(jìn)貨情況查詢(xún)，銷(xiāo)售管理分為核實(shí)雙方交易能力、簽訂合同、開(kāi)票、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)售查詢(xún)、注銷(xiāo)，合同管理分為合同登記、發(fā)票登記、合同查詢(xún)、合同統(tǒng)計(jì)、合同住校，庫(kù)存管理分為入庫(kù)登記、出庫(kù)登記、庫(kù)存查詢(xún)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)。新系統(tǒng)將面向合同員、核價(jià)員、倉(cāng)管員及業(yè)務(wù)主管，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)性，查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)便，真正實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷(xiāo)存的信息化。新系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)如下共有11張表，分別為臨時(shí)銷(xiāo)售合同，入庫(kù)單，發(fā)票明細(xì)，發(fā)貨單，可供資源表，合同明細(xì)，員工信息表，往來(lái)單位，注銷(xiāo)發(fā)票檔案，注銷(xiāo)合同檔案，物資，員工信息表除了有員工的信息還有員工的權(quán)限，根據(jù)其權(quán)限進(jìn)入不同的系統(tǒng)模塊進(jìn)行操作。臨時(shí)銷(xiāo)售合同是還未簽訂好的合同。至于其他幾項(xiàng)都是原來(lái)手工作業(yè)中都用到的數(shù)據(jù)，只是進(jìn)行了電子化。新系統(tǒng)的流程由數(shù)據(jù)流程圖DFD分層次地描述。二、新系統(tǒng)目標(biāo)促進(jìn)物資流通的社會(huì)化、合理化，建立一個(gè)能靈敏、高效、全面提供物資經(jīng)營(yíng)、管理和決策信息的公司微觀(guān)管理信息系統(tǒng)。① 實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷(xiāo)存，統(tǒng)計(jì)及財(cái)務(wù)工作的全面計(jì)算機(jī)處理，提作工作效率和工作質(zhì)量。② 提高物資流通的社會(huì)效益，建立物資配送信息子系統(tǒng).③ 及時(shí)提供物資經(jīng)營(yíng)、管理和輔助決策的信息，提高經(jīng)營(yíng)管理水平。④ 能進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的動(dòng)態(tài)分析及市場(chǎng)預(yù)測(cè)、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。⑤ 能提供與經(jīng)營(yíng)環(huán)境有關(guān)的供貨廠(chǎng)商和客戶(hù)單位供、需、價(jià)格、資源需求等方面的市場(chǎng)信息。⑥ 實(shí)現(xiàn)信息共享，滿(mǎn)足對(duì)各類(lèi)物資信息處理的準(zhǔn)確性、一致性、時(shí)效性和靈敏度的要求。三、系統(tǒng)整體特點(diǎn)n 結(jié)合批號(hào)管理一邊追蹤原銷(xiāo)貨及退貨資料n 可控管庫(kù)存量、在途量、未送貨量資料n 自動(dòng)更新應(yīng)收應(yīng)付帳款n 進(jìn)行貨物進(jìn)出口的相關(guān)核算n 海關(guān)編碼庫(kù)存清單n 自動(dòng)計(jì)算增值碼、關(guān)稅、消費(fèi)稅n 適用于小規(guī)模納稅人或一般納稅人四、新系統(tǒng)代碼設(shè)計(jì)本系統(tǒng)采用的代碼均為bigint型，長(zhǎng)度為8，采用順序碼。每種類(lèi)型代碼的第一位都不同，如員工信息表中的員工號(hào)第一位為1，往來(lái)單位表中的單位碼的第一位是2，物資表中的物資碼的第一位是3，以此類(lèi)推。每張表的第一條記錄都是*0000001，以后每添加一條記錄就加一號(hào)。由于采用順序碼，因此本系統(tǒng)對(duì)于具體的那個(gè)號(hào)碼屬于哪一類(lèi)，比如30000004屬于哪一類(lèi)鋼材并不清楚，也沒(méi)有必要清楚，因?yàn)楸竟臼且粋€(gè)小型的鋼材專(zhuān)賣(mài)公司，沒(méi)有很全面的資源。但是通過(guò)讀取號(hào)碼的第一位即可知道該號(hào)碼是屬于哪一類(lèi)號(hào)碼，到底是發(fā)票號(hào)還是合同號(hào)都能知道。本系統(tǒng)采用的代碼全為數(shù)字碼，方便系統(tǒng)自動(dòng)生成。當(dāng)要生成一條新記錄時(shí)，只需找到表中的最后一條記錄的編碼，將其加一，就是新記錄的編碼的，這樣做能做到方便且自動(dòng)生成。并且在直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)輸入時(shí)進(jìn)行一定情況的輸入糾錯(cuò)，因?yàn)橹荒苁菙?shù)字才能進(jìn)入該數(shù)據(jù)表，一旦輸入字母或符號(hào)便會(huì)報(bào)錯(cuò)。五、新系統(tǒng)邏輯模型設(shè)計(jì)1. 合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)主要包括以下內(nèi)容：① 合同管理子系統(tǒng)功能圖:功能建模② 合同管理子系統(tǒng)分層新DFD：信息流程建模③ 合同管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典：數(shù)據(jù)建模④ 合同管理子系統(tǒng)處理邏輯小說(shuō)明：流程模型的處理邏輯描述。（1） 合同管理子系統(tǒng)功能模型模塊功能說(shuō)明舉例如下： 合同管理信系統(tǒng)功能圖a 合同登記合同登記模塊負(fù)責(zé)輸入并編輯進(jìn)貨合同單，建立“進(jìn)貨合同”關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)文件。b 合同到貨該模塊負(fù)責(zé)輸入、并編輯供方發(fā)票，建立反映合同到貨數(shù)據(jù)的“發(fā)票明細(xì)”數(shù)據(jù)庫(kù)文件。c 合同查詢(xún)?cè)撃K提供未來(lái)期合同資源數(shù)和合同完成情況。d 合同統(tǒng)計(jì)該模塊每月/季/年完成“合同完成情況明細(xì)”和“合同完成情況匯總表”的制作和打印。e 合同注銷(xiāo)將已完成的合同在“進(jìn)貨合同”中注銷(xiāo)，并從“進(jìn)貨合同”文件中轉(zhuǎn)儲(chǔ)到“注銷(xiāo)合同檔案”歷史文件中。(2) 合同管理子系統(tǒng)信息流程模型 合同管理子系統(tǒng)第一層DFD 合同管理第二層DFD 合同管理第三層新DFD—合同登記處理邏輯的細(xì)化 合同管理第三層新DFD—合同到貨處理邏輯的細(xì)化 合同管理第三層新DFD—合同查詢(xún)處理邏輯的細(xì)化數(shù)據(jù)流定義卡名 稱(chēng): 進(jìn)貨合同單簡(jiǎn) 述: 供應(yīng)