【正文】 .. . . ..組員為：姚曉蕓、姚玲莉、周旻、錢蔚嵐、陸曉蓉、許艷萍X金屬公司系統(tǒng)分析報告一、 現(xiàn)行系統(tǒng)調查與分析報告（1） 現(xiàn)行系統(tǒng)組織概況現(xiàn)行系統(tǒng)組織介紹：X金屬材料有限公司是原x市物資局下屬的金屬公司于2001年底轉制成立的。公司目前的注冊資金3000萬人民幣，其中90%為國有資產，10%為經(jīng)營者群體持股。公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務，主要任務是對x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進行采購、進貨，銷售及存儲管理，并且還負責把客戶定購的貨運送到目的地。公司性質屬于流通企業(yè)，業(yè)務范圍主要是通常所說的進銷存管理。公司改制后，實行一體化管理和非獨立核算，有效降低了經(jīng)營成本，業(yè)務量穩(wěn)步擴大。成立的五年多來，經(jīng)營品種已達250多個大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工237人，進貨客戶及銷貨客戶總共達到2000多家?，F(xiàn)行系統(tǒng)組織機構與業(yè)務功能：x金屬材料公司設有辦公室、業(yè)務部、市場部、物流部、財務部和信息中心等部門。每個部下還設有若干職能部門或職能崗位。 x金屬材料公司組織機構圖 各部室的業(yè)務范圍如下：負責處理公司日常辦公事務（如文件管理，會議安排），行政考核，后勤管理等。是x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負責金屬材料的進銷存業(yè)務，具體職責有: ① 采購員6人，他們的職責是根據(jù)市場需求和庫存情況，負責鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請、與供應商簽訂進貨合同，與供應商保持業(yè)務聯(lián)系，進行合同督催等。② 合同員2人，其職責是負責登記采購員送來的進貨合同,并完成每月的合同統(tǒng)計與分析。 ③ 核價員1人，其職責是負責金屬材料到貨后的進價核價及入庫單處理。④ 銷售員4人，負責金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系等。⑤ 統(tǒng)計員2人，負責全公司的物資進銷存統(tǒng)計報表的制作與上報工作。負責各地區(qū)的市場開發(fā)工作。負責鋼材的運輸和倉儲工作，如鋼材倉庫負責鋼材的驗收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊負責送貨和取貨。負責全公司經(jīng)營活動中的收款、付款、開票和各種帳務及資金管理，進行財務分析，編制財務報表等。是以財務部的機房管理人員為基礎新成立的部門，負責公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設。 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務功能，可以用分層描述的現(xiàn)行系統(tǒng)功能圖進行抽象，建立現(xiàn)行系統(tǒng)的功能模型。以業(yè)務部為例， 如果把業(yè)務部的工作用功能圖抽象出來。 金屬材料公司業(yè)務部功能圖（2） 現(xiàn)行系統(tǒng)工作目標x金屬公司的性質屬于流通企業(yè)，業(yè)務范圍主要是通常所說的進銷存管理。現(xiàn)行系統(tǒng)的主要目標有：l 對各種單據(jù)、合同進行管理；l 對庫存、進銷貨情況進行管理；l 對合同和各種單據(jù)進行統(tǒng)計和查詢；l 實現(xiàn)人員合理分工，保證業(yè)務流程順暢完善；l 進一步提高人員的工作效率，提高業(yè)務量；l 提高物流服務水平；l 建立和擴大經(jīng)銷網(wǎng)絡，提高市場占有率；（3） 現(xiàn)行系統(tǒng)職能調查情況：分部門來說，各個部門的工作目標大致可列為如下：進貨：l 采購員判斷市場情況，簽訂采購合同；l 合同員登記合同并完成合同的統(tǒng)計與分析，其分析的信息為決策作出支持；l 核價員核對合同價與發(fā)票價，并產生相應的單據(jù)；l 通過電話及票據(jù)傳遞進行各個部門之間的消息通信l 對業(yè)務臺賬進行及時修改銷貨：l 對金屬材料的銷售進行管理，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系；l 進行可供資源表的維護；l 與庫存部門保持良好聯(lián)系庫存：l 對出庫及入庫的貨物進行核對與清點；l 對庫存進行統(tǒng)計與查詢；l 保持與進貨和銷貨部門的良好聯(lián)系（4） 現(xiàn)行系統(tǒng)功能需求各部室的業(yè)務功能需求如下：負責處理公司日常辦公事務（如文件管理，會議安排），行政考核，后勤管理等。是x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負責金屬材料的進銷存業(yè)務，具體職責有: ① 采購員6人，他們的職責是根據(jù)市場需求和庫存情況，負責鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請、與供應商簽訂進貨合同，與供應商保持業(yè)務聯(lián)系，進行合同督催等。② 合同員2人，其職責是負責登記采購員送來的進貨合同,并完成每月的合同統(tǒng)計與分析。 ③ 核價員1人，其職責是負責金屬材料到貨后的進價核價及入庫單處理。④ 銷售員4人，負責金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系等。⑤ 統(tǒng)計員2人，負責全公司的物資進銷存統(tǒng)計報表的制作與上報工作。負責各地區(qū)的市場開發(fā)工作。負責鋼材的運輸和倉儲工作，如鋼材倉庫負責鋼材的驗收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊負責送貨和取貨。負責全公司經(jīng)營活動中的收款、付款、開票和各種帳務及資金管理，進行財務分析，編制財務報表等。是以財務部的機房管理人員為基礎新成立的部門，負責公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設。（5） 現(xiàn)行系統(tǒng)信息需求現(xiàn)行系統(tǒng)的信息需求包括進貨合同單，供方發(fā)票，購貨要求，物資入庫單，合同完成情況明細，客戶的付款能力，銷貨合同，發(fā)貨單，臨時銷售合同等。我們可以將信息需求用信息流程圖的形式表現(xiàn)出來，如下圖所示：、這三個處理邏輯又分解成三張第三層數(shù)據(jù)流程圖。 業(yè)務部進銷存業(yè)務第一層DFD 業(yè)務部進銷存業(yè)務第二層DFD “合同管理”的細化DFD “進貨管理”的細化DFD “銷售管理”的細化DFD（6） 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求包括：l 銷售員查詢庫存總賬，了解可供資源以滿足客戶購貨需要；l 采購員要了解各種物資的庫存量以便及時向有關部門提出采購申請；l 核價員要查詢并核對合同價與發(fā)票價是否一致，以便決定開具哪一種票據(jù)；l 合同員需要查詢合同明細；l 公司有關人員需要查詢各種票據(jù)的明細；l 公司有關人員要查詢合同的完成情況，以便確定往來單位的信譽度，并作出優(yōu)惠計劃；l 公司經(jīng)理需要了解未來季度某種物資的期貨數(shù)量，以便預計下一季度的進銷額；l 公司經(jīng)理需要了解公司各種經(jīng)濟指標的完成情況，以便作出長遠的戰(zhàn)略計劃；（7） 現(xiàn)行系統(tǒng)系統(tǒng)分析2003年初公司購買了“金碟”財務軟件，實現(xiàn)了財務管理信息化，但隨著經(jīng)營業(yè)務的不斷擴大，僅僅在財務管理方面實現(xiàn)信息化，已不能滿足公司業(yè)務的不斷擴大，須盡快改變目前進銷存業(yè)務管理仍然是手工的作業(yè)狀態(tài)。銷售的結算方式很多，手續(xù)繁雜，容易出錯；銷售、財務和倉庫各有一本庫存明細賬，數(shù)據(jù)不一致問題嚴重，月底對賬工作量大；人工開銷售憑證，容易寫錯、算錯，事后處理困難；由于銷售人員不能準確掌握庫存，開出的廢票很多，常常要退票；市場開拓能力差，沒有設立設外省市經(jīng)銷網(wǎng)點；缺乏合理的庫存定額管理，庫存數(shù)字不準，造成大量積壓或脫銷；沒有供應商資料，無法控制進貨質量；由于業(yè)務人員忙于日常事務處理，無精力進行經(jīng)營活動的分析；經(jīng)理得到的信息滯后，不能及時了解市場行情及企業(yè)運行情況，影響了正確決策；沒有留下客戶資料，無法進行市場分析和客戶分析，缺乏客戶服務的意識，有些客戶已經(jīng)流失；公司已使用了財務軟件，但業(yè)務信息系統(tǒng)尚未建立，致使業(yè)務數(shù)據(jù)不能直接、實時地進入財務系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)冗余；單據(jù)繁多，數(shù)據(jù)冗余；“可供資源表”每周制作一次，不能實時反映物資的可供數(shù)量和市場價格，沒什么用處；歷史數(shù)據(jù)缺失，無法進行銷售預測和分析；信息化意識薄弱，不原意嘗試電子商務。c. 環(huán)境分析首先從公司內部大環(huán)境分析，目前公司的注冊資金3000萬人民幣，其中90%為國有資產，10%為經(jīng)營者群體持股。公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務，主要任務是對x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進行采購、進貨，銷售及存儲管理，并且還負責把客戶定購的貨運送到目的地。公司性質屬于流通企業(yè)，目前經(jīng)營品種已達250多個大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工237人，進貨客戶及銷貨客戶總共達到2000多家。如此大的一家企業(yè)目前僅靠財務軟件來運營，定會造成很多商機的貽誤，并且若想進一步的經(jīng)營降低成本，其空間將會越來越小。其次從公司的外部環(huán)境分析，目前該市場的利潤空間較高，還會有相當多的公司進入市場，并且目前信息化是一主流，誰掌握的信息更多更迅捷，就意味著能賺更多的差價，簽訂更多的客戶。因此盡快實施信息系統(tǒng)化勢在必行。d. 新系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)與流程需求分析新系統(tǒng)有四大功能，分別為進貨管理功能、銷售管理功能、合同管理功能、庫存管理功能。進貨管理又分為核價、拒付理由書、進貨情況查詢，銷售管理分為核實雙方交易能力、簽訂合同、開票、銷售統(tǒng)計、銷售查詢、注銷，合同管理分為合同登記、發(fā)票登記、合同查詢、合同統(tǒng)計、合同住校，庫存管理分為入庫登記、出庫登記、庫存查詢、庫存統(tǒng)計。新系統(tǒng)將面向合同員、核價員、倉管員及業(yè)務主管，實現(xiàn)信息的實時性，查詢、統(tǒng)計簡便，真正實現(xiàn)進銷存的信息化。新系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)如下共有11張表，分別為臨時銷售合同，入庫單，發(fā)票明細，發(fā)貨單，可供資源表，合同明細，員工信息表，往來單位，注銷發(fā)票檔案，注銷合同檔案，物資，員工信息表除了有員工的信息還有員工的權限，根據(jù)其權限進入不同的系統(tǒng)模塊進行操作。臨時銷售合同是還未簽訂好的合同。至于其他幾項都是原來手工作業(yè)中都用到的數(shù)據(jù)，只是進行了電子化。新系統(tǒng)的流程由數(shù)據(jù)流程圖DFD分層次地描述。二、新系統(tǒng)目標促進物資流通的社會化、合理化，建立一個能靈敏、高效、全面提供物資經(jīng)營、管理和決策信息的公司微觀管理信息系統(tǒng)。① 實現(xiàn)進銷存，統(tǒng)計及財務工作的全面計算機處理，提作工作效率和工作質量。② 提高物資流通的社會效益，建立物資配送信息子系統(tǒng).③ 及時提供物資經(jīng)營、管理和輔助決策的信息，提高經(jīng)營管理水平。④ 能進行各項經(jīng)濟指標的動態(tài)分析及市場預測、財務預測。⑤ 能提供與經(jīng)營環(huán)境有關的供貨廠商和客戶單位供、需、價格、資源需求等方面的市場信息。⑥ 實現(xiàn)信息共享，滿足對各類物資信息處理的準確性、一致性、時效性和靈敏度的要求。三、系統(tǒng)整體特點n 結合批號管理一邊追蹤原銷貨及退貨資料n 可控管庫存量、在途量、未送貨量資料n 自動更新應收應付帳款n 進行貨物進出口的相關核算n 海關編碼庫存清單n 自動計算增值碼、關稅、消費稅n 適用于小規(guī)模納稅人或一般納稅人四、新系統(tǒng)代碼設計本系統(tǒng)采用的代碼均為bigint型，長度為8，采用順序碼。每種類型代碼的第一位都不同，如員工信息表中的員工號第一位為1，往來單位表中的單位碼的第一位是2，物資表中的物資碼的第一位是3，以此類推。每張表的第一條記錄都是*0000001，以后每添加一條記錄就加一號。由于采用順序碼，因此本系統(tǒng)對于具體的那個號碼屬于哪一類，比如30000004屬于哪一類鋼材并不清楚，也沒有必要清楚，因為本公司是一個小型的鋼材專賣公司，沒有很全面的資源。但是通過讀取號碼的第一位即可知道該號碼是屬于哪一類號碼，到底是發(fā)票號還是合同號都能知道。本系統(tǒng)采用的代碼全為數(shù)字碼，方便系統(tǒng)自動生成。當要生成一條新記錄時，只需找到表中的最后一條記錄的編碼，將其加一，就是新記錄的編碼的，這樣做能做到方便且自動生成。并且在直接進入數(shù)據(jù)庫輸入時進行一定情況的輸入糾錯，因為只能是數(shù)字才能進入該數(shù)據(jù)表，一旦輸入字母或符號便會報錯。五、新系統(tǒng)邏輯模型設計1. 合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)主要包括以下內容：① 合同管理子系統(tǒng)功能圖:功能建模② 合同管理子系統(tǒng)分層新DFD：信息流程建模③ 合同管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典：數(shù)據(jù)建模④ 合同管理子系統(tǒng)處理邏輯小說明：流程模型的處理邏輯描述。（1） 合同管理子系統(tǒng)功能模型模塊功能說明舉例如下： 合同管理信系統(tǒng)功能圖a 合同登記合同登記模塊負責輸入并編輯進貨合同單，建立“進貨合同”關系數(shù)據(jù)庫文件。b 合同到貨該模塊負責輸入、并編輯供方發(fā)票，建立反映合同到貨數(shù)據(jù)的“發(fā)票明細”數(shù)據(jù)庫文件。c 合同查詢該模塊提供未來期合同資源數(shù)和合同完成情況。d 合同統(tǒng)計該模塊每月/季/年完成“合同完成情況明細”和“合同完成情況匯總表”的制作和打印。e 合同注銷將已完成的合同在“進貨合同”中注銷，并從“進貨合同”文件中轉儲到“注銷合同檔案”歷史文件中。(2) 合同管理子系統(tǒng)信息流程模型 合同管理子系統(tǒng)第一層DFD 合同管理第二層DFD 合同管理第三層新DFD—合同登記處理邏輯的細化 合同管理第三層新DFD—合同到貨處理邏輯的細化 合同管理第三層新DFD—合同查詢處理邏輯的細化數(shù)據(jù)流定義卡名 稱: 進貨合同單簡 述: 供應