【正文】 中南林業(yè)科技大學(xué)《文化用品商店進銷存管理信息系統(tǒng)》系統(tǒng)分析和設(shè)計2007級物流工程專業(yè)組長:柴 艷學(xué)號:20070943組員:吳貴文學(xué)號:20070967組員:徐麗波學(xué)號:20070903組員:譚黃勇學(xué)號:20070989組員:李 英學(xué)號:20070982指導(dǎo)老師:吳迎學(xué)教授 2010年6月目錄0 前言 41 項目計劃 5 項目概況 5 項目計劃 62 文化用品商店物流信息系統(tǒng)分析 8 8 9 10 16 243系統(tǒng)設(shè)計 29 29 庫存預(yù)警決策流程設(shè)計 32 批量進貨決策的設(shè)計 35 37 37 394 系統(tǒng)實現(xiàn) 46 用戶登錄模塊 46 主界面 47 銷售管理 49 基本信息管理 50 計算器 525總結(jié)與展望 546 個人主要業(yè)績： 550 前言◆作業(yè)背景本系統(tǒng)的設(shè)計主要根據(jù)《物流信息系統(tǒng)》課程的基礎(chǔ)知識，通過對文化用品店的實地調(diào)查分析，了解現(xiàn)有文化用品店在經(jīng)營過程中遇到的各種問題，通過分析比較，找出普遍存在的不合理現(xiàn)象。根據(jù)這些情況進行分析和可行性研究，應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的方法設(shè)計一個信息系統(tǒng)來解決問題。通過這樣一個過程來鍛煉小組成員之間的組織協(xié)調(diào)和合作能力，同時學(xué)會系統(tǒng)開發(fā)的基本過程和注意事項，了解自身的不足和優(yōu)勢。在文體用品店進銷存信息系統(tǒng)設(shè)計的過程中，我們以系統(tǒng)開發(fā)的方法、數(shù)據(jù)庫管理管理工具（Photoshop、Access、Visio制圖工具及其他開發(fā)軟件等）分析、設(shè)計和實現(xiàn)一個單一的文化用品店信息系統(tǒng)?？梢杂行p少一些單一店在管理和運作過程中采用手工操作所帶來的不良現(xiàn)象，同時可以幫助店長進行采購管理決策、財務(wù)結(jié)算管理和供應(yīng)商管理。另外我們所設(shè)計的庫存預(yù)警系統(tǒng)可以很好的幫助店長和員工進行庫存管理和采購批量決策?！暨x題說明近年來，隨著社會生活水平的不斷提高，我國的文化用品店正在以迅猛的速度占領(lǐng)市場，特別是學(xué)校周圍，文化用品店之間的競爭趨勢越來越激烈。產(chǎn)品雖小, 潛力不小，這就是文化用品發(fā)展的特點。技術(shù)成熟度高、產(chǎn)品生命周期長、原料相對易得、設(shè)備制造技術(shù)、產(chǎn)品標準化程度低，是文化用品的共性，這些導(dǎo)致產(chǎn)品供應(yīng)商、產(chǎn)品種類、客戶也異常的混亂，這給文化用品店的管理工作和進銷存帶來了極大的挑戰(zhàn)。要想在競爭中獲勝就只有在不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量和其他增值服務(wù)的基礎(chǔ)上，利用先進的、適合店面發(fā)展的信息系統(tǒng)來提高管理水平和營運水平，加快客戶服務(wù)反應(yīng)速度等。削減管理人員和作業(yè)人員，這樣能夠減少資金和人力資源的浪費，為店面的長期發(fā)展提供科學(xué)保障。根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，一般的文化用品小店，盤點工作量十分繁重，一般需關(guān)門，用一天左右的時間來進行盤點，如果更大的店，盤點工作量會更大，甚至增加幾倍。所以我們急需為其設(shè)計一個功能齊全的信息管理系統(tǒng)，避免盤點工作的繁重。針對這些重點我們把設(shè)計選題的方向設(shè)在了文化用店的進銷存管理信息系統(tǒng)設(shè)計上。1 項目計劃 項目概況 文化用品商店物流信息管理應(yīng)用現(xiàn)狀據(jù)財政部統(tǒng)計資料顯示, 2002年,全國政府采購的文化用品規(guī)模已經(jīng)突破1000億元, 其中, 科教文系統(tǒng)采購金額280億元, 占了近1/3。隨著《中國政府采購法》的出臺, 政府采購的增長已成定勢。然而，由于中國物流發(fā)展起步晚，對于品種繁多，供應(yīng)商分散的文體用品專賣行業(yè)，其物流發(fā)展緩慢，物流配送環(huán)節(jié)不合理，庫存管理不科學(xué)，退貨率高等現(xiàn)象已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的瓶頸，不僅增加了其管理難度而且限制了其發(fā)展的規(guī)模。實踐證明，信息系統(tǒng)的健全將會給各行各業(yè)帶來前所未有的經(jīng)濟效益和社會效益。據(jù)調(diào)查顯示，一般店面都逐漸開始重視信息系統(tǒng)的建設(shè)，他們不斷引進POS機等系統(tǒng)，采用自動化來代替手工操作。另外，一般文體連鎖店的總部都引進了先進的物流管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化物流配送、倉儲、流通加紅和分揀等物流流程。隨著近幾年我校招生人數(shù)的持續(xù)增加，校區(qū)的合并，學(xué)校文化用品店的規(guī)模隨之增大，服務(wù)對象也從校內(nèi)擴展到校外，商品的數(shù)量急劇增加，有關(guān)商品的各種信息量也成倍增長 文化用品商店物流信息管理解決的主要問題通過該系統(tǒng)的設(shè)計，主要解決以下問題：第一是能夠處理文化用品商店的日常業(yè)務(wù)，包括進、銷、存管理，商品采購、供銷商廠商的管理、銷售情況統(tǒng)計報表等。第二是能夠?qū)崿F(xiàn)前臺營業(yè)員的pos機掃描收銀與手工收銀同時進行，并支持斷網(wǎng)收銀，時時更新數(shù)據(jù)庫信息。第三是能滿足文化用品商店管理對信息的需求，及時準確地收集處理與經(jīng)營有關(guān)的各種信息，并能將其分類整理。第四是提高集中管理水平，充分利用計算機系統(tǒng)處理大量數(shù)據(jù)的能力，將各個供銷商供給的不同類商品集中管理起來，使管理工作規(guī)范化，以提高其應(yīng)變能力。第五是為了提高管理工作效率，本系統(tǒng)要具有信息傳遞快捷，海量記憶能力和高速處理能力，可以大大提高業(yè)務(wù)管理中的工作效率。使管理人員能從大量數(shù)字工作中解脫出來，通過系統(tǒng)自動生成的日報表，季度報表，年報表，對每類商品在特定的時間段的銷售進行對比，來結(jié)合贏利等經(jīng)濟效益進行分析，集中做好分析和決策工作。第六是解決文化用品商店庫存管理現(xiàn)階段的問題，使庫存成本降低，提高利潤。有效地控制庫存成本是文化用品商店經(jīng)營業(yè)績提高的關(guān)鍵。實現(xiàn)庫存決策的智能化、自動化。第七是滿足文化用品商店人事管理的個性化需要。日后，文化用品商店人事資源發(fā)生改變，能夠方便添加和修改模塊，不需要重新購買其他人事管理類系統(tǒng)就可以滿足新需求。第八是能方便學(xué)校教職工購買文化用品商店的商品，同時文化用品商店員工可以通過該系統(tǒng)查詢和提交相關(guān)信息，提高超市管理的綜合性，服務(wù)性。第九是整體系統(tǒng)按結(jié)構(gòu)化設(shè)計，每個模塊可以獨立運行使用，某些模塊可幽選擇已商品化的部分軟件產(chǎn)品，在硬件配置時，配置要合理，要盡量降低系統(tǒng)威本。 項目計劃我們組的設(shè)計任務(wù)是開發(fā)一個適合文化用品商店進銷存的信息系統(tǒng)。根據(jù)文化用品商店進銷存相關(guān)的各項數(shù)據(jù)，對系統(tǒng)進行分析，進行實地調(diào)研。以下是對設(shè)計任務(wù)的一個細致分工。 表11項目計劃序號工作內(nèi)容主要參與人方法工具進度1系統(tǒng)規(guī)劃全體成員調(diào)研、討論—系統(tǒng)分析2目標分析全體成員調(diào)研、討論3用戶分析李英用戶角色分析—4組織結(jié)構(gòu)分析徐立波、吳貴文組織結(jié)構(gòu)圖—5業(yè)務(wù)流程分析徐立波、吳貴文、李英、柴艷業(yè)務(wù)流程圖—6功能分析柴艷組織/功能關(guān)系表—7數(shù)據(jù)分析徐立波、吳貴文、柴艷匯總、檢查、分析；U/C矩陣—8庫存預(yù)警決策流程設(shè)計吳貴文庫存預(yù)測及預(yù)警模型、實現(xiàn)、批量進貨決策的設(shè)計9數(shù)據(jù)流程分析徐立波、吳貴文、柴艷、李英 數(shù)據(jù)流圖、—系統(tǒng)設(shè)計10網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)設(shè)計吳貴文網(wǎng)絡(luò)設(shè)計三部曲、網(wǎng)絡(luò)拓撲圖11功能模塊設(shè)計柴艷子系統(tǒng)劃分、模塊劃分、HIPO圖12代碼設(shè)計柴艷規(guī)范設(shè)計13數(shù)據(jù)庫設(shè)計譚黃勇、徐立波、吳貴文ER實體圖、關(guān)系表—14處理過程設(shè)計譚黃勇、徐立波判定樹、判定表、結(jié)構(gòu)化語言系統(tǒng)實現(xiàn)15欄目設(shè)計譚黃勇分析、討論；欄目樹形結(jié)構(gòu)—16物理存儲結(jié)構(gòu)設(shè)計譚黃勇分析、設(shè)計—17布局設(shè)計譚黃勇分析、設(shè)計；ACCESS；VB —18總體風(fēng)格設(shè)計譚黃勇討論；ACCESS—2 文化用品商店物流信息系統(tǒng)分析隨著文體用品店市場的快速擴展和信息系統(tǒng)軟硬件的迅速更新，文體用品店管理系統(tǒng)正在向三個現(xiàn)代化接軌——物流信息現(xiàn)代化、管理信息化、商流信息化。文體用品經(jīng)銷存系統(tǒng)最終通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將采購，銷售，庫存，財務(wù)，報表統(tǒng)計查詢有機的結(jié)合在一起，為店內(nèi)的管理，決策，日常業(yè)務(wù)運作提供信息平臺支持。 系統(tǒng)目標對文化用品點的進銷存進行優(yōu)化，提高集中管理水平，充分利用計算機系統(tǒng)處理大量數(shù)據(jù)的能力，將各個供銷商供給的不同類商品集中管理起來，使管理工作規(guī)范化，以提高其應(yīng)變能力。 系統(tǒng)業(yè)務(wù)描述先進的管理技術(shù)離不開信息系統(tǒng)的支持，我們信息系統(tǒng)的建立可以進行以下幾個業(yè)務(wù)：基本信息管理：員工信息管理，商品信息管理及分類設(shè)置銷售管理：銷售訂單處理，銷售退貨處理，業(yè)務(wù)查詢，收銀查詢及客戶管理采購管理：采購訂單處理，供應(yīng)商管理等庫存管理：庫存查詢，庫存盤點等財務(wù)管理：掛失結(jié)算，應(yīng)收帳單，應(yīng)付賬款單及其他收入單等報表匯總：銷售單匯總，收款明細，商品銷售匯總，銷售額匯總系統(tǒng)維護：系統(tǒng)設(shè)置，備份，恢復(fù)，權(quán)限設(shè)置，操作員密碼 用戶分析質(zhì)量和服務(wù)是文化用品店的價值核心，客戶對文化用品店的要求越來越高，而同時客戶愿意為得到這點高質(zhì)量和服務(wù)支持較高的價格，目前文化用品店的目標客戶主要來自學(xué)校、辦公場所。系統(tǒng)的用戶分為五大類：系統(tǒng)管理員，信息管理員，信息輸入員，一般用戶 。對各類用戶進行具體闡述： （1）系統(tǒng)管理員：類別維護（長時間不用的過期信息數(shù)據(jù)的刪除），系統(tǒng)維護（菜單維護，其他數(shù)據(jù)維護）。主要負責(zé)維護和管理軟件系統(tǒng)平臺. （2）信息管理員：信息維護（供給信息和需求信息的維護以及刷新信息）。主要負責(zé)及時更新文化用品信息,，管理反饋信息。（3） 信息輸入員： 主要負責(zé)商品編碼及其輸入。（4） 客戶：信息評論(用戶可以對我們的服務(wù)發(fā)表意見，評論，留言，也可以 給我們提出意見或建議)，商品查詢，反饋（用戶的反饋留言，意見將會直接傳達到系統(tǒng)管理員）。在詳細調(diào)查中，需要了解文化用品商店內(nèi)部各級組織結(jié)構(gòu)，這樣可以使系統(tǒng)分析人員進一步明確調(diào)查對象和方向。而為開發(fā)一個適應(yīng)文化用品商店進銷存發(fā)展的信息系統(tǒng)，對其組織結(jié)構(gòu)與功能分析是必不可少的。文化用品商店為了進行進銷存管理，實現(xiàn)商店的目標，必須建立合理的組織結(jié)構(gòu)。它是指其內(nèi)部機構(gòu)按分工協(xié)作關(guān)系和領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系有序結(jié)合的總體，組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該從管理的需要，遵循精簡、統(tǒng)一、自主、和高效的原則。文化用品商店的組織結(jié)構(gòu)不僅影響到商店的效率，也直接影響到進銷存管理信息系統(tǒng)的實施方案，因此在整個設(shè)計中占有重要的地位。本次設(shè)計采用的是直線型組織結(jié)構(gòu)形式，以下是文化用品商店的具體組織結(jié)構(gòu)圖： 圖2—1 組織結(jié)構(gòu)圖為使文化用品商店職能劃分情況被更加明顯的體現(xiàn)出來，下表對其具體職能范圍作出了說明。見表21表21 部門職能分工表序號部門名稱部門主要職能1店長進行財務(wù)管理，制作采購計劃和銷售計劃，銷售統(tǒng)計，2收銀員結(jié)賬，銷售盤點，財務(wù)記錄3采購員負責(zé)采購訂單處理，采購作業(yè)，退貨處理采購商品信息統(tǒng)計4營業(yè)員導(dǎo)購，貨架貨物盤點和防損，庫存統(tǒng)計表22組織功能分析表序號業(yè)務(wù) 功能聯(lián)系程度組織采購庫存銷售財務(wù)統(tǒng)計查詢采購計劃采購工作采購任務(wù)分配進退貨處理采購信息管理入庫驗貨擺貨上架庫存查詢庫存統(tǒng)計銷售計劃銷售退貨銷售統(tǒng)計賬款結(jié)算賬務(wù)處理費用支出統(tǒng)計報表匯總查詢1店長*******2采購員****√3收銀員√√**4營業(yè)員√***注：*表示該業(yè)務(wù)是對組織的主要業(yè)務(wù)表示該業(yè)務(wù)是參與協(xié)調(diào)該項業(yè)務(wù)的輔助單位√表示該單位是該項單位的相關(guān)業(yè)務(wù) 空格表示單位與對應(yīng)業(yè)務(wù)無關(guān)業(yè)務(wù)流程分析可以幫助系統(tǒng)分析人員了解該業(yè)務(wù)的具體處理過程，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)調(diào)查中的錯誤和疏漏，修改現(xiàn)行系統(tǒng)的不合理部分，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程，進行流程重組，為目標系統(tǒng)的開發(fā)打下基礎(chǔ)。 在物流信息系統(tǒng)的自動運轉(zhuǎn)過中，業(yè)務(wù)流程分析是系統(tǒng)智能化運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，也是物流數(shù)據(jù)流程分析的基礎(chǔ)。對現(xiàn)行進銷存物流系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和功能進行分析，需要將詳細調(diào)查中有關(guān)各項業(yè)務(wù)流程的資料從業(yè)務(wù)流程的角度串起來以便作進一步的分析。業(yè)務(wù)流程分析可以幫助我們?nèi)娴牧私庠摌I(yè)務(wù)的具體處理過程和注意事項，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)調(diào)查和規(guī)劃過程中的錯誤和疏漏，修改現(xiàn)行系統(tǒng)的不合理部分，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程，進行流程重組，為目標系統(tǒng)的開發(fā)打下基礎(chǔ)。 圖 22 總的業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程說明: 供應(yīng)商根據(jù)訂單信息和收款情況后，組織發(fā)貨，到貨后向文體用品店發(fā)出到貨通知單，由采購員進行到貨確認并驗收貨物。營業(yè)員將驗后的商品進行擺貨上架。對商品進行銷售。銷售過程中POS機會根據(jù)存入的商品數(shù)量信息和銷售動態(tài)需求分析對庫存進行預(yù)警，營業(yè)員根據(jù)預(yù)警進行庫存動態(tài)盤點查看，查看后，根據(jù)查看的庫存信息確認缺貨情況，同時用剩余的庫存對貨架進行補貨。然后把庫存缺貨情況提供給店長，店長根據(jù)缺貨單和銷售報表統(tǒng)計分析得出的預(yù)測采購單向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，并開始進貨作業(yè)；采購作業(yè)由采購員完成，店長負責(zé)采購計劃，并和供應(yīng)商進行財務(wù)管理。采購作業(yè)流程分析：采購作業(yè)包括訂單處理、檢查商品數(shù)量、質(zhì)量，并將采購的商品基本信息錄入計算機系統(tǒng)等。圖 23 采購子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖作業(yè)說明：首先是店長根據(jù)銷售計劃報表需求分析和庫存缺貨單信息制定采購計劃，初步形成采購計劃單文件，根據(jù)采購計劃單和計算機統(tǒng)計的供應(yīng)商信息進行采購任務(wù)分配，采購員根據(jù)采購任務(wù)單組織采購作業(yè)發(fā)出訂單，當供應(yīng)商到貨后采購員對貨物進行登記