【正文】 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)在文秘工作中的作用 摘要： 隨著現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展及其在實(shí)際生活中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的政府及企業(yè)管理模式逐漸向著電子化的管理模式發(fā)展，最終形成了一個高度智能化、網(wǎng)絡(luò)化的電子政府和電子企業(yè)。而在管理中，文秘工作是有預(yù)見性和超前性的 ， 是一項(xiàng)細(xì)致的工作 ， 任何一個微小的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題 ， 都會造成一定的影響。文秘人員自身素質(zhì)如何 ， 直接影響著企業(yè)各項(xiàng)工作的開展和任務(wù)的完成。高速推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對文秘工作將會產(chǎn)生哪些影響？文秘工作者應(yīng)該如何應(yīng)對以適應(yīng)這個市場，促進(jìn)辦公室工作更好的完成 ？本文就此問題做出探討。 關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；文秘工作；辦公自動化；信息化時(shí)代 一、 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù) (一 ) 相關(guān)概念 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò) 所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò) ， 就是把分布在不同地區(qū)的計(jì)算機(jī)和專門的外部設(shè)備，用通信線路互連接成一個大規(guī)模的高性能網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ， 使眾多的計(jì)算機(jī)可以更方便地進(jìn)行信息傳遞 ， 硬件、軟件、數(shù)據(jù)信息等資源共享信息等資源。 [1]其基本功能是幫助資源共享、信息的傳輸與集中處理、均衡負(fù)荷與分布處理、提供綜合信息服務(wù)等的實(shí)現(xiàn)。是現(xiàn)代通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物 ， 是提高信息資源利用效率，加快信息傳遞的有效途徑。 一個計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)人網(wǎng)絡(luò) ， 便實(shí)現(xiàn)了共享資源，提高可靠性，同時(shí)分擔(dān)負(fù)荷和實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理。 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用指建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的各種應(yīng)用服務(wù)。在國家及政府的大力倡導(dǎo)下，電子商務(wù)、政務(wù)、企業(yè) Intra 的建立與應(yīng)用等，政企兩股力量搶進(jìn)的推進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。中國網(wǎng)民數(shù)量迅速增加，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)給人們提供了過去未曾有過的速度與便利。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)從無到有，迅速滲透到中國大部分地區(qū)，國人已經(jīng)視網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)為日常生活中不可缺少的部分。 [2] (二 ) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的 發(fā)展 ， 網(wǎng)絡(luò)速率在不斷提高 ， 網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍隨之不斷擴(kuò)大 ， 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用也在迅速發(fā)展。地域上分散的具有獨(dú)立自治功能的計(jì)算機(jī)通過通信設(shè)施互連的集合體 ， 完成資源共享、遠(yuǎn)程操作、協(xié)調(diào)配合等功能 ，以達(dá)到計(jì)算機(jī)的互連互操作和協(xié)同工作。 目前發(fā)展較為完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)主要包括：傳統(tǒng)的 Inter 的發(fā)展，如電子郵件、文件傳輸、遠(yuǎn)程登錄等；網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的發(fā)展，如各種操作系統(tǒng)的互連功能、網(wǎng)絡(luò)管理功能及網(wǎng)絡(luò)安全功能等； Intra 的發(fā)展主要是Inter 技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的有效傳輸； 移動計(jì)算技術(shù)，移動通信與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合使便攜 PC、筆記本、手持 PC 及其他移動設(shè)備的硬件和操作系統(tǒng)成為新的技術(shù)發(fā)展方向，通過無線或有線方式為移動用戶提供信息訪問信息管理服務(wù)； WWW 信息服務(wù)技術(shù)的發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)資源共享和信息查詢的重要手段；計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)的發(fā)展，如工作流管理系統(tǒng)、協(xié)同編著和協(xié)同設(shè)計(jì)、多媒體計(jì)算機(jī)會議等。 [3] 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路應(yīng)用技術(shù)在各個行業(yè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的掌握，對于每一個就業(yè)、從業(yè)、待業(yè)人員都有非同小可的影響及作用。其中，傳統(tǒng)的 Inter 應(yīng)用技術(shù)、 WWW 信息 服務(wù)技術(shù)、 Intra 應(yīng)用技術(shù)以及計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)，都對我國文秘工作有深厚的影響作用，既為文秘工作提供了便利，同時(shí)又對文秘工作人員提出了更高的職業(yè)要求。筆者將在下文，詳細(xì)分析闡述兩者間的重要關(guān)系。 二、 文秘工作 (一 ) 文秘工作的定義 1998 年 5 月， 我國 勞動部（ 現(xiàn)勞動和社會保障部 ）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》 中 將 “ 秘書 ” 概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為 領(lǐng)導(dǎo)決策 及實(shí)施服務(wù)的人員。 [4] 在我國， 秘書分三類：初級秘書 ， 以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；中等秘書（一般性秘 書） ，能 用英文寫一般信函、起草 報(bào)告 和準(zhǔn)備會 會議 等 ；高級秘書（經(jīng)理助理） ， 起草重要的 合同 文本、懂 法律 、稅務(wù)知識， 具備 應(yīng)急處理能力，有較強(qiáng)的語文素養(yǎng)和較高的 應(yīng)用寫作 能力 。 (二 ) 文秘工作的職責(zé) 文秘工作內(nèi)容沒有定勢，可以概括為：輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作 ， 并擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往以及后勤服務(wù)等。文秘工作處于協(xié)調(diào)各部門和連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位 ， 同時(shí)具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大主要職能。具體作業(yè)包括如記錄工作、公文處理、檔案管理、信息參考、行政事務(wù)等。 [5] 1. 記錄工作 記錄工作包括領(lǐng)導(dǎo)口 授記錄、接待來訪記錄、電話記錄、會議記錄等。文秘工作文員需要詳細(xì)記錄各種日常事務(wù)的細(xì)節(jié)，以便今后存檔、調(diào)用，做到任何細(xì)節(jié)事件都有據(jù)可查，通過對記錄的整理，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考，最終做出正確的決策。原始的記錄手段主要依靠紙筆記錄和文秘工作人員的記憶力，這種單一簡單的手段存在一定的主觀性，難以保證記錄信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。 2. 公文處理 公文處理包括對各部門呈遞的材料初審，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，已經(jīng)對領(lǐng)導(dǎo)做出的指示起草文件，向其他部門下達(dá)安排信息等。公文的處理要求文秘人員要能夠熟悉和掌握文件處理的程序與方法、文件立卷的原 則方法以及檔案的接收、整理、保存、使用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、分析的原則和要求。傳統(tǒng)不僅會由于文秘人員的能力差異影響了公文的規(guī)范性，且大量的紙質(zhì)材料對于檔案管理工作有較大的工作負(fù)擔(dān)。 3. 檔案管理 檔案管理工作的主要任務(wù)是文檔的收集、整理、保存、鑒定、分析、檢索、編研、利用及統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作 ， 其中 ， 利用最重要也是最有價(jià)值的環(huán)節(jié)。檔案管理工作的目的在于做能夠?yàn)楸静块T、本單位中心工作服務(wù) ， 這也是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。文件是檔案的來源 ， 檔案是文件的歸屬。處理完畢、具有保管利用價(jià)值并進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔的文件 ， 實(shí)現(xiàn)文件向檔 案的轉(zhuǎn)化是文秘工作的主要任務(wù)。文秘人員是文件的重要形成者 ， 形成的文件質(zhì)量 ， 直接影響檔案整個政府、企業(yè)及部門的工作質(zhì)量和效率。因此，文秘人員需要具備一定的綜合素養(yǎng) ， 以保證其經(jīng)手辦理的規(guī)范性文件材料能夠?yàn)樯霞壒ぷ鳎踔琳麄€部門、政府、企業(yè)，提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠、具有較高價(jià)值的原始材料。 [6]過去的檔案管理需要大量的人力物力，因?yàn)榧堎|(zhì)的材料的保存保管不僅意味著高成本，同時(shí)需要較大的空間，在檔案的調(diào)配查閱時(shí)，也耗時(shí)耗力。 4. 信息參考 文秘工作人員要學(xué)習(xí)黨和國家頒布的各種文書檔案規(guī)范性文件，在工作過程中需要處理大量的信 息，包括各種數(shù)據(jù)、文案等正式或非正式的材料。在整理收集了多方的信息后，要具備一定的分析能力，對領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的幫助，這需要文秘人員有公正廉潔的職業(yè)道德操守，同時(shí)具備客觀真實(shí)的分析能力。文秘工作還要求文秘人員思維要靈活不局限、避免陷入狹隘之地。 5. 行政事務(wù) 除上述職責(zé)外，文秘工作人員還需要完成相關(guān)的行政事務(wù)，例如領(lǐng)導(dǎo)的日程安排及其他上級下達(dá)的任務(wù)。在工作過程中，思維要超前，思維要有邏輯性 ， 安排工作要井然有序。 三、 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文秘工作中的應(yīng)用 文秘工作的綜合性、復(fù)雜性和重要性，要求文秘工作必須緊跟時(shí)代的步伐 ，進(jìn)入信息化時(shí)代，建立自動化辦公系統(tǒng)。 辦公自動化隨信息化的根深蒂固，應(yīng)運(yùn)而生，在 20 世紀(jì) 70 年代中期在發(fā)達(dá)國家率先發(fā)展起來。我國的辦公自動化經(jīng)過從 80 年代末至今近二十年的發(fā)展，已從最初簡單的面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到現(xiàn)今面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。在部分企業(yè)，也已率先建立起了一套較為完善的系統(tǒng)的集成辦公環(huán)境。 辦公自動化通過建立內(nèi)部的通信平臺和信息發(fā)布平臺，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部信息傳達(dá)的及時(shí)便利性；實(shí)現(xiàn)了工作流程、檔案管理的自動化，徹底的建立了一套完整多部門協(xié)同合作的辦公系統(tǒng)，并通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)了檔案管 理的現(xiàn)代化、自動化；辦公自動化的系統(tǒng)是輔助辦公的重要工具，涉及會議管理、車輛管理、物品管理等；辦公自動化的重要性還體現(xiàn)在信息集成功能上，大量的業(yè)務(wù)信息，需要一個系統(tǒng)的自動化管理系統(tǒng)來處理大量的信息，以提高整體的反應(yīng)速度和決策能力；同時(shí)，辦公自動化對于今天分布式的辦公，有重要的作用，是寫了分支機(jī)構(gòu)、跨區(qū)域辦公模式及移動辦公的可行性和便利性。 綜上所述，要提高政府和企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平及工作效率，文秘人員必須首先建立一個套以計(jì)機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、結(jié)合了科學(xué)管理思想和行為科學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)，以促進(jìn)辦公活動的規(guī)范化和制 度化。 [7]下文中，筆者將從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文秘工作的影響及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文秘工作的要求兩個方面來論述計(jì)算機(jī)網(wǎng)路應(yīng)用技術(shù)在文秘工作中的應(yīng)用。 四、 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用對文秘工作的影響 通過前文對文秘工作內(nèi)容的分析描述，筆者認(rèn)為，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)對文秘工作的影響是方方面面的，是深刻而有意義的。 從文秘工作的分類來看，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文秘工作的影響主要體現(xiàn)在記錄工作、公文處理、檔案管理、信息參考及行政事務(wù)中。而從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的分類來看，對文秘工作帶來重大影響的應(yīng)用技術(shù)主要是傳統(tǒng)的 Inter 應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng) 絡(luò)操作系統(tǒng)、 Intra 應(yīng)用技術(shù)以及計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)。在下文中，筆者將站在后者的角度來分析闡述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用對文秘工作的具體影響。 1. 傳統(tǒng)的 Inter 應(yīng)用技術(shù) Inter 是最大的國際性計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，并且目前仍在不斷擴(kuò)大規(guī)模，擴(kuò)展用戶群。作為 Inter標(biāo)準(zhǔn)的 TPC/IP協(xié)議族越來越得到廣泛的支持和發(fā)展 ，成為網(wǎng)絡(luò)組建及互連的首選模式。 Inter 的應(yīng)用領(lǐng)域非常廣闊 ， 電子郵件（ Email）是最常用和最重要的 Inter 服務(wù)之一 ， 其他常用的 Inter 服務(wù)包括文件傳輸（ FTP）、遠(yuǎn)程登錄 (Tel)、網(wǎng)絡(luò)新聞（ News）以及各種查詢服務(wù)。[3] 電子郵件對于文秘工作中的信息采集、發(fā)布，與傳統(tǒng)的郵件相比不僅具有速度快、價(jià)格低的優(yōu)勢，同時(shí)相應(yīng)的附加功能也為行政事務(wù)提高了效率，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、政府、部門內(nèi)外部的信息無障礙溝通。文件傳輸和訪問，對于文秘工作的檔案管理、公文處理等職責(zé)都體現(xiàn)了其重要的價(jià)值。大大提高了傳輸效率，但是其中的安全性、并發(fā)控制和不同平臺之間的差異依然是技術(shù)研發(fā)人員需要考慮的重點(diǎn)難點(diǎn)。遠(yuǎn)程登錄實(shí)現(xiàn)了跨地區(qū)單位部門、分支機(jī)構(gòu)直接的資源共享，在文秘工作中體現(xiàn)為公文、 檔案的傳輸與共享。 2. 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng) 與傳統(tǒng)的 Inter 相比，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)更傾向于提供計(jì)算機(jī)連接、管理和保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)順利運(yùn)行的后臺支持，主要是各種通信協(xié)議、程序的支持。實(shí)現(xiàn)了多對多的資源平臺，而不是傳統(tǒng) Inter 的一對一的資源傳遞。這些技術(shù)上的支持，為文秘工作提供了體統(tǒng)的檔案、文件、公文的上傳、下發(fā)、存儲、分類、調(diào)用提供了穩(wěn)定系統(tǒng)的平臺。以向內(nèi)部提供一個方便易用、緊密互連的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)，其中網(wǎng)絡(luò)安全功能對于內(nèi)部檔案管理的權(quán)限等做出了明確的協(xié)議規(guī)定，以確保信息流動安全可靠。 3. Intra 技術(shù) Intra 是 Inter 技術(shù)在一個企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息資源在其內(nèi)部各部門間的有效傳輸。 Intra 把企業(yè)的各部門連成一個統(tǒng)一的整體，成為企業(yè)發(fā)展的新熱點(diǎn)。 Intra 應(yīng)用技術(shù)為企業(yè)提供了一個完善的信息資源共享和管理的環(huán)境，從而大大改善了企業(yè)內(nèi)部信息服務(wù)，不僅增強(qiáng)了信息交流與各部門之間的寫作，提高企業(yè)的效益，同時(shí)也大大降低了文秘工作人員的工作強(qiáng)度。從成本的角度來看，這種高效率的系統(tǒng)運(yùn)作使得文秘人員可以輕松的實(shí)現(xiàn)一個人完成更多的工作量，降低了企業(yè)、政府的人力資源成本；從效率效果的角度來 看，不僅實(shí)現(xiàn)了高效運(yùn)作，同時(shí)因?yàn)闇p少了過程中參與的人員，降低了由于工作交接帶來的誤差和錯誤，保證了信息的準(zhǔn)確性。 4. WWW 信息服務(wù)技術(shù) WWW 信息服務(wù)技術(shù)對于文秘工作的影響主要是在信息查詢、收集方面，文秘人員能夠在短時(shí)間能收集到圖文并茂的大量信息供領(lǐng)導(dǎo)決策做參考。大量的信息是優(yōu)秀的文秘人員必備的，但信息的真實(shí)有效性也頗為重要，這就要就文秘工作人員有一定得分析能力。 5. 移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 移動通信與計(jì)算機(jī)的結(jié)合通過便攜式 PC、筆記本、手持 PC 機(jī)其他移動設(shè)備，為文秘工作人員的工作提供了及時(shí)性。使得文秘人員對上級領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù) 更加便利優(yōu)質(zhì)，尤其對于信息參考、日程安排等工作。 6. 計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù) 筆者認(rèn)為，如果說前面的技術(shù)為文秘工作提供的是間接輔助工作，那么計(jì)算機(jī)協(xié)同技術(shù)則為文秘的日常工作提供了更直接的影響作用。計(jì)算機(jī)協(xié)同工作（ CSCW）是是地域分散的一個群體借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，共同協(xié)作完成一項(xiàng)任務(wù)。通過建立協(xié)同工作的環(huán)境，改善人們進(jìn)行信息的方式，消除或減少人們在時(shí)間和空間上的相互分隔的障礙，從而節(jié)省工作人員的時(shí)間和精力，提高群體工作質(zhì)量和效率。如共享文件系統(tǒng)提供的資源共享能力，電子郵件和多媒體會議系統(tǒng)提供的人與人之間的通信支持功 能，工作流和決策支持系統(tǒng)的組織管理功能。 [3]常見的計(jì)算機(jī)協(xié)同技術(shù)主要有：工作流管理系統(tǒng)、多媒體計(jì)算機(jī)會議及協(xié)同編著和協(xié)同設(shè)計(jì)。 這其中對文秘工作影響最直接的是工作流管理系統(tǒng)和多媒體計(jì)算機(jī)會議。工作流管理系統(tǒng)對工作流的管理提供輔助支持，自動完成有關(guān)信息交換和傳遞，從而加速了有關(guān)的電子文檔的處理速度，提高工作效率。同時(shí)，由于文秘工作的基礎(chǔ)就是會議等信息的記錄，多媒體會議使得會議信息有案可查，并且實(shí)現(xiàn)了異地會議的進(jìn)行。 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅給文秘人員的工作創(chuàng)造了前所未有的環(huán)境條件 ， 而且?guī)砹思夹g(shù)手段的更新和思 維方式、價(jià)值觀念、生活方式的全面變化 ，