【正文】 第六章 簽訂購(gòu)貨合同與備貨操作 ? 【 引例 61】 ? 2021年 11月 17日 (周五 )， Peter White 看了外貿(mào)業(yè)務(wù)員張磊當(dāng)天發(fā)的改證函后，非常感激外貿(mào)業(yè)務(wù)員張磊，因?yàn)閺埨谟姓\(chéng)信的品質(zhì)，不圖小利，把信用證金額多開(kāi)一事告訴他。于是馬上按照張磊改證函的內(nèi)容填寫(xiě)信用證修改申請(qǐng)書(shū)，向匯豐銀行迪拜分行提出改證申請(qǐng)。 2021年 11月 20日 (周一 )，中國(guó)銀行湖北省分行商業(yè)銀行通知張磊，匯豐銀行迪拜分行的信用證修改書(shū) (Amendment to a documentary credit )已到。 第一節(jié) 操作原理及步驟 ? 一、簽訂購(gòu)貨合同 ? 1. 操作意義 (1) 簽訂購(gòu)貨合同是外貿(mào)企業(yè)落實(shí)貨源的外在表現(xiàn)形式。 (2) 簽訂購(gòu)貨合同是企業(yè)出口貿(mào)易順利完成的基本保障。 (3) 妥善簽訂購(gòu)貨合同是企業(yè)出口經(jīng)營(yíng)方案的重要組成部分。 ? 2. 簽訂購(gòu)貨合同的注意事項(xiàng) (1) 出口企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)外客戶需求，結(jié)合國(guó)際市場(chǎng)和國(guó)內(nèi)市場(chǎng)行情簽訂購(gòu)貨合同。 (2) 購(gòu)貨合同要求內(nèi)容完整。 (3) 購(gòu)貨合同要求文字規(guī)范、用詞準(zhǔn)確，充分利用合同條款保障購(gòu)銷(xiāo)雙方的利益。 ? 二、備貨操作 (一 )原材料采購(gòu)跟蹤 ? 1. 原材料采購(gòu)跟蹤要求 ? 1) 適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間 ? 2) 適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量 ? 3) 適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn) ? 4) 適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量 ? 5) 適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格 ? 一個(gè)合適的價(jià)格，要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得：①多渠道獲得商品報(bào)價(jià)；②比價(jià)；③議價(jià)；④定價(jià)。 ? 2. 原材料采購(gòu)跟蹤的流程 ? 原材料采購(gòu)跟蹤流程如圖 61所示。 圖 61 原材料采購(gòu)跟蹤流程 采購(gòu)單跟蹤 定制采購(gòu)單 內(nèi)部報(bào)批 原材料檢驗(yàn) 原材料進(jìn)倉(cāng) ? 1) 制作 《 采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單 》 ? 外貿(mào)業(yè)務(wù)員在制作采購(gòu)單時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。 (1) 審查 《 采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單 》 。外貿(mào)業(yè)務(wù)員在審查 《 采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單 》 時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容：適當(dāng)?shù)牟少?gòu)人。采購(gòu)所需的內(nèi)容，只有需要的部門(mén)最清楚，由部門(mén)以書(shū)面形式提出原材料的采購(gòu)。確定原材料要求的內(nèi)容，包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。以型號(hào)規(guī)格表明采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。 (2) 熟悉采購(gòu)的原材料。 (3) 價(jià)格確認(rèn)。 (4) 確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 (5) 確認(rèn)原材料采購(gòu)量。 (6) 制作采購(gòu)單。采購(gòu)單的主要內(nèi)容有：原材料的名稱，確認(rèn)的價(jià)格及付款條件，確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)的采購(gòu)量，確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購(gòu)單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購(gòu)單的一部分，其主要內(nèi)容包括：交貨方式、驗(yàn)收方式、處罰條款、履約保證、品質(zhì)保證 (保修或保險(xiǎn)期限，無(wú)償或有償換修等規(guī)定 )、仲裁或訴訟。 (7) 發(fā)出采購(gòu)單。 ? 2) 采購(gòu)單跟蹤 ? 采購(gòu)單跟蹤是外貿(mào)業(yè)務(wù)員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購(gòu)單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購(gòu)單，外貿(mào)業(yè)務(wù)員則應(yīng)全力跟蹤。跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。 (1) 跟蹤原材料。 (2) 跟蹤加工過(guò)程。 (3) 跟蹤組裝檢測(cè)。 (4) 跟蹤包裝入庫(kù)。 ? 3) 原材料檢驗(yàn) (1) 確定檢驗(yàn)日期。 (2) 通知檢驗(yàn)人員。 (3) 進(jìn)行原材料檢驗(yàn) (4) 處理質(zhì)量檢驗(yàn)問(wèn)題。 ? 4) 原材料進(jìn)倉(cāng) (1) 協(xié)調(diào)送貨。 (2) 協(xié)調(diào)接收。 (3) 通知送貨。 (4) 原材料 (零部件 )入庫(kù)。 ? 原材料的庫(kù)房接收過(guò)程如下：①檢查即將送達(dá)的貨物的清單信息是否完整 (包括原材料的采購(gòu)單、型號(hào)和數(shù)量等 )；②接收原材料，對(duì)應(yīng)采購(gòu)單進(jìn)行核查；③檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；④檢查包裝及外觀 (注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨 )；⑤卸貨；⑥清點(diǎn)原材料；⑦搬運(yùn)入庫(kù)；⑧填寫(xiě)原材料入庫(kù)單據(jù) (注意原材料檢驗(yàn)合格才能填寫(xiě)原材料入庫(kù)單 )；⑨將原材料入庫(kù)信息錄入存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。 (5) 處理原材料 (零部件 )問(wèn)題。 ? 由于供應(yīng)商或者外貿(mào)業(yè)務(wù)員的原因，原材料 (零部件 )在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：原材料 (零部件 )型號(hào)與采購(gòu)單中的要求不一致；未按照采購(gòu)單中指定的原材料數(shù)量送貨；交貨日期不對(duì)；原材料的包裝質(zhì)量不符合要求。此類問(wèn)題，外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)該與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決。 ? 3. 原材料采購(gòu)跟蹤方法 ? 外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要在預(yù)定的交貨期開(kāi)始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫Γ硪环矫婵杉皶r(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的原材料 (零部件 )，以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本下降。 ? 1) 催單的方法 ? 催單的方法主要有按采購(gòu)單跟催和定期跟催兩種。 (1) 按采購(gòu)單跟催。按采購(gòu)單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法。①聯(lián)機(jī)法。將采購(gòu)單按日期順序排好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。②統(tǒng)計(jì)法。將采購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。③跟催箱法。制作一個(gè) 30個(gè)格子的跟催箱，將采購(gòu)單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應(yīng)的采購(gòu)單。 (以上方法的目的是保證外貿(mào)業(yè)務(wù)員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。 )④ 計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟OutLook系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能，將每月需要辦理的催單事項(xiàng)，輸入日歷。每天打開(kāi) OutLook系統(tǒng)后，它會(huì)自動(dòng)提醒外貿(mào)業(yè)務(wù)員當(dāng)天需要辦理的事項(xiàng)。 (2) 定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購(gòu)單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。 ? 2) 催單的規(guī)劃 (1) 一般監(jiān)控。倘若采購(gòu)的原材料為一般性、非重要的商品，則僅作為一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表，有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。 (2) 預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間。比較重大的業(yè)務(wù)，外貿(mào)業(yè)務(wù)員可在采購(gòu)單或采購(gòu)合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。 (3) 生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察。對(duì)于重要原材料 (零部件 )的采購(gòu)，除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外，外貿(mào)業(yè)務(wù)員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察，應(yīng)在采購(gòu)單內(nèi)明確約定，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。 ? 3) 催單的工作要點(diǎn) ? 外貿(mào)業(yè)務(wù)員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。 (1) 事前規(guī)劃。具體包括：確定交貨日期及數(shù)量；了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備的利用率；供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃或交貨日程表；提高供應(yīng)商的原料及生產(chǎn)管理；準(zhǔn)備替代來(lái)源。 (2) 事中執(zhí)行。具體包括：了解供應(yīng)商備料情況；企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援；了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率；加強(qiáng)交