【正文】 第十章 銷售與收款核算與管理子系統(tǒng) 【本章目標(biāo)】 銷售是企業(yè)價值實現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)會計信息系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分。本章通過對銷售與收款業(yè)務(wù)核算以及管理的要求和業(yè)務(wù)流程分析入手，描述了系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)，闡述了系統(tǒng)常用功能。通過本章的學(xué)習(xí)應(yīng)掌握： 銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點 銷售與收款子系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程的基本要點 主要數(shù)據(jù)文件的結(jié)構(gòu)、作用和特點 銷售與收款子系統(tǒng)初始設(shè)置內(nèi)容 銷售、收款業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化策略 統(tǒng)計分析 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】 銷售與收款核算與管理的需求分析 電算化環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)的流程分析 銷售與收款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 第一節(jié) 銷售與收款核算與管理的需求分析 一、 銷售管理的重要性 銷售是指企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)品、商品或勞務(wù)活動而取得收入的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的實現(xiàn)過程。 銷售活動的內(nèi)容 銷售活動包括兩個方面： ① 將生產(chǎn)出的產(chǎn)品發(fā)送給購貨單位。 ② 企業(yè)通過銷售活動將產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金或應(yīng)收賬款，促成資金運(yùn)動持續(xù)健康運(yùn)轉(zhuǎn)。 銷售管理的意義 企業(yè)通過銷售活動獲取收入，用于補(bǔ)償為生產(chǎn)產(chǎn)品而消耗的生產(chǎn)資料、人力資源成本、稅金及其他費用，形成企業(yè)利潤，確保企業(yè)生存和發(fā)展。因此，銷售核算和管理是企業(yè)會計工作的重要內(nèi)容。 在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)只有以銷售為龍頭靈活組織生產(chǎn)才能有強(qiáng)大的生命力。因此，通過對企業(yè)銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，為企業(yè)經(jīng)營管理者提供可靠、合理的決策依據(jù)也是企業(yè)管理的重要方面。 二、銷售與收款核算和管理概述 不同類型的企業(yè)銷售活動不完全相同，對應(yīng)的會計核算也有區(qū)別。具有典型意義的兩類企業(yè)是工業(yè)企 業(yè)和商業(yè)企業(yè)。以工業(yè)企業(yè)為例，銷售核算與管理包括以下內(nèi)容： 銷售收入的核算 銷售成本的核算 銷售稅金的核算 應(yīng)收賬款的核算 銷售與收款的管理 三、銷售與收款業(yè)務(wù) 流程分析（重點） 企業(yè)經(jīng)營活動過程中，具有多種銷售模式，如先開發(fā)票后發(fā)貨、先發(fā)貨后開發(fā)票、分期收款、委托代銷等。不同銷售模式在業(yè)務(wù)流程上基本相同，但是又各有其特點。以先開發(fā)票后發(fā)貨的業(yè)務(wù)處理流程為例，分析業(yè)務(wù)流程，如圖 10 1 所示： 圖 10 1：銷售與收款業(yè)務(wù)流程圖 如圖所示，銷售與收款業(yè)務(wù)的流程如下： ① 銷售報價與接受客戶訂單。銷售業(yè)務(wù)員找到銷售機(jī)會后，將根據(jù)商品價格政策給客戶提供銷售報價，雙方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成共識后簽訂銷售訂單。如果客戶不在已有客戶名單內(nèi)，需要考慮將客戶信息添加至客戶名單中。企業(yè)根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)。 ② 批準(zhǔn)賒銷業(yè)務(wù)。銷售業(yè)務(wù)可分為現(xiàn)銷和賒銷兩種結(jié)算形式，對于賒銷業(yè)務(wù)，必須由信用管理部門根據(jù)賒銷政策，以及對每個客戶的已授權(quán)的信用額度進(jìn)行賒銷審批。 ③ 向客戶開具銷售發(fā)票和提貨單。企業(yè)根據(jù)銷售訂單，給客戶開具銷售發(fā)票，客戶以銷售發(fā)票為憑單辦理銷售結(jié)算。 ④ 按銷 售單發(fā)貨。倉庫部門根據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單，發(fā)貨給裝運(yùn)部門或直接發(fā)給客戶。部分企業(yè)采用一式多聯(lián)的銷售發(fā)票，客戶可持銷售發(fā)票的發(fā)貨聯(lián)到倉庫部門提取商品。 ⑤ 編制會計憑證。區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷業(yè)務(wù)并按銷售發(fā)票編制轉(zhuǎn)賬憑證或現(xiàn)金、銀行存款收款憑證，再據(jù)以登記銷售明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬或現(xiàn)金、銀行存款日記賬。 ⑥ 確認(rèn)、計量并記錄銷售成本。根據(jù)存貨計價方式和所銷售商品數(shù)量，計算銷售商品成本，編制轉(zhuǎn)賬憑證，再據(jù)以登記銷售成本明細(xì)賬和存貨明細(xì)賬。 ⑦ 辦理和記錄銷貨退回業(yè)務(wù)。如果由于商品質(zhì)量、品種、數(shù)量 等不符合要求，客戶會將已購貨物退回給企業(yè)。對于客戶的退貨事件，企業(yè)需要開具紅字銷售發(fā)票沖減原來已經(jīng)確認(rèn)的銷售業(yè)務(wù)，財務(wù)部根據(jù)紅字發(fā)票退還客戶貨款，并沖減已經(jīng)確認(rèn)的銷售收入、銷售稅金及銷售成本。倉庫部門確認(rèn)收回所退商品，并用紅字登記庫存賬。 ⑧ 壞賬管理。根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款狀況和提取壞賬準(zhǔn)備的相關(guān)制度，及時準(zhǔn)確地提取壞賬準(zhǔn)備。對于確實無法收回的貨款，獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)后，經(jīng)審批后，注銷這類壞賬。對壞賬計提、發(fā)生與收回編制會計憑證。 四、銷售與收款核算和管理的特點（重點） 銷售管理是一項頻繁而又 復(fù)雜的管理活動，銷售與收款核算和管理主要具有以下特點： 業(yè)務(wù)頻繁，數(shù)據(jù)量大。 企業(yè)的銷售活動是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，幾乎每天都會有一定數(shù)量的銷售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。對于銷售商品種類很多的商業(yè)企業(yè)是顯而易見的。對于工業(yè)企業(yè)，或者其經(jīng)營的產(chǎn)品和零配件的種類比較多；或者雖然產(chǎn)品單一但產(chǎn)量大，業(yè)務(wù)處理比較頻繁，因而相關(guān)的往來單位也比較多。無論哪種情況涉及的數(shù)據(jù)量都會比較大。 銷售活動參與者眾多，實時性要求高。 銷售活動涉及多個部門，從以下銷售流程圖說明，如圖 10 2 所示： 圖 10 2：銷售活動涉及的多個部門 銷售活動由多個部門共同完成，在實際運(yùn)作過程中分為多個作業(yè)，不同作業(yè)由不同部門或人員完成，前一作業(yè)的業(yè)務(wù)信息直接影響后一作業(yè)的開展。因此，對這些作業(yè)進(jìn)行處理時需要實時將信息傳遞給下一作業(yè)的經(jīng)手人，系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的實時性要求很高。 業(yè)務(wù)處理復(fù)雜，可靠性要求高。 在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的銷售模式和貨款的結(jié)算方式是靈活多樣的。銷售方式可以分為普通銷售（先開發(fā)票后發(fā)貨、先發(fā)貨后開發(fā)票）、委托代銷、直運(yùn)銷售、分期收款等多種模式。結(jié)算方式有現(xiàn)金、支票、匯票、托收承付和商業(yè)票據(jù)等多種方式。另外銷售中還會有銷售折扣和折讓以及銷售退貨等需要處理。所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及資金流也涉及 物流核算，而且還涉及稅收的合理計算，從企業(yè)內(nèi)部管理角度和稅務(wù)外部監(jiān)督角度而言，都要求客觀正確。因此，系統(tǒng)需要處理的業(yè)務(wù)復(fù)雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。 核算與管理并重。 為了使企業(yè)決策者及時制定出合理的生產(chǎn)、銷售及催款策略，必須以銷售和收款業(yè)務(wù)的核算為基礎(chǔ)，加強(qiáng)銷售與收款分析，如進(jìn)行產(chǎn)品銷售預(yù)測、產(chǎn)品盈利分析、應(yīng)收賬款賬齡分析、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)分析等，為市場營銷提供多層次、多角度的預(yù)測和決策信息。 以上特點表明，銷售與收款核算和管理非常復(fù)雜，在手工環(huán)境下無法實時、動態(tài)地反映銷售與收款業(yè)務(wù)，無法滿足企業(yè)管理需求。因此，構(gòu)建電算化環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)對于提高核算和管理質(zhì)量都具有重要的意義。 第二節(jié) 電算化環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)的流程分析 一、銷售與收款子系統(tǒng) 的目標(biāo) 規(guī)范銷售流程，全面收集銷售信息。 實行動態(tài)管理，有效控制 “銷售 ——發(fā)貨 ——收款 ”三個環(huán)節(jié)。 實行價格管理與信用管理，防范經(jīng)營風(fēng)險。 多角度銷售分析，提供銷售決策支持信息。 與其他會計子系統(tǒng)集成使用。 二、銷售與收款流程（重點） 銷售與收款流程主要對客戶報價到實現(xiàn)銷售、收回貨款的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。本處為了簡化業(yè)務(wù)流程圖，以下的介紹不涉及發(fā)貨處理，發(fā)貨處理在存貨核算系統(tǒng)中已有所介紹。銷售與收款的電算化流程如圖 10 3 所示： 圖 10 3：銷售與收款流程圖 銷售環(huán)節(jié)流程描述 銷售管理流程可以從銷售報價單開始，也可以從銷售訂單或銷售發(fā)票開始，需要根據(jù)企業(yè)管理要求和業(yè)務(wù)特點來選擇具體流程起始點。 ① 綜合客戶購買商品的數(shù)量、提貨時間以及商品價格政策等內(nèi)外因素，在系統(tǒng)中錄入報價單，并將報價單提交給客戶。 ② 企業(yè)和客戶針對報價單進(jìn)行交易談判，雙方達(dá)成一致意見后，簽署銷售訂單。在系統(tǒng)中錄入銷售訂單時，可以參照報價單，將商品名稱、規(guī)格型號、銷售單價等信息由系統(tǒng)自動寫入銷售訂單。 ③ 根據(jù)企業(yè)管理需求，可以在銷售訂單環(huán)節(jié)進(jìn)行信用和價格檢查（也可以不在訂單環(huán)節(jié)實 施控制，而只將控制點設(shè)置在銷售發(fā)票處），檢查訂單所對應(yīng)客戶是否滿足信用條件，檢查訂單價格是否符合商品價格政策。對于不符合信用政策和價格政策的銷售業(yè)務(wù)實施控制，既有效促進(jìn)銷售增長，又有效回避經(jīng)營風(fēng)險。 ④ 客戶于提貨日到企業(yè)提貨并辦理結(jié)算手續(xù)，企業(yè)需要在系統(tǒng)中錄入銷售發(fā)票，銷售發(fā)票可以參照銷售訂單生成，銷售訂單信息將自動寫入銷售發(fā)票。 ⑤ 由于銷售訂單和銷售發(fā)票的處理存在時間差，因此，需要針對銷售發(fā)票再次進(jìn)行信用和價格檢查。當(dāng)信用和價格檢查通過或?qū)徟ㄟ^后，才能保存銷售發(fā)票，并繼續(xù)存貨出庫和銷 售收款處理。 ⑥ 根據(jù)銷售發(fā)票進(jìn)行記賬，系統(tǒng)自動生成記賬憑證并將憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)。 如果銷售采用現(xiàn)金交易方式，則生成憑證： 借：銀行存款 貸：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交稅金 ——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額） 如果銷售采用賒銷方式，則生成憑證： 借：應(yīng)收賬款 貸：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交稅金 ——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額） 收款環(huán)節(jié)流程描述 ① 如果企業(yè)提前收到客戶款項，則在收款單上登記收款信息；如果企業(yè)在已經(jīng)發(fā)生銷售活動后收到款 項，則可以參照銷售發(fā)票生成收款單，收款單的收款金額可能與銷售發(fā)票不一致（款項部分收回）。將收款信息保存到收款單文件。 ② 根據(jù)收款單進(jìn)行記賬，系統(tǒng)自動生成記賬憑證并將憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)。 借：銀行存款 貸：應(yīng)收賬款（或預(yù)收賬款） 對于采用現(xiàn)金交易的銷售業(yè)務(wù)，只需要在銷售發(fā)票環(huán)節(jié)或收款環(huán)