【正文】 鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 1 鄭州卷煙廠流程制度 的 梳理 和優(yōu)化 方案 一、 目標 建立 科學(xué)規(guī)范、簡潔高效 的鄭州 卷煙廠流程體系，完善健全 企業(yè)標準體系。 二、原則 先梳理，后優(yōu)化； 以流程梳理為切入點 ， 將 流程和制度進行匹配， 進而 梳理 和優(yōu)化 制度； 分類分級優(yōu)化 流程 ； 根據(jù)二八原則， 對核心流程識別并 重點進行優(yōu)化 （ 需 跨部門討論）。 三 、操作步驟 成立項目組織 項目組組長：范國民，副組長：袁致光，成員：各部門行政負責(zé)人，負責(zé)動員和對重大事項的決策。 項目組下設(shè)日常工作組、三個專業(yè)小組和部門編寫小組 。 日常工作組組長：袁致光，成員 由企業(yè)管理部、 人力資源部、 咨詢公司相關(guān)人員組成，負責(zé)項目的跟進與協(xié)調(diào)工作。 大生產(chǎn)流程優(yōu)化 專業(yè) 小組由生產(chǎn)管理部牽頭， 成員由質(zhì)量管理部、質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)測站、設(shè)備管理部、物資供應(yīng)部、原料部、市場營銷服務(wù)站、三個車間行政負責(zé)人和相關(guān)人員組成， 負責(zé)大生產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評審。 大政工流程優(yōu)化 專業(yè)小組 由黨委工作部牽頭 ， 成員由紀檢監(jiān)察部、審計部、廠工會、整頓督查辦、離退休管理辦公室行政負責(zé)人和相關(guān)人員組成 ，負責(zé)大政工、大監(jiān)督相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評審。 綜合管理優(yōu)化 專業(yè)小組 由企業(yè)管理部牽頭 ， 成員由辦公室、人力資源部、財務(wù) 部、安全保衛(wèi)部行政負責(zé)人和相關(guān)人員組成 ，負責(zé)管理支持類相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評審。 各部門 編寫小組，負責(zé)流程梳理階段的流程識別工作。 編寫小組的組長由部門負責(zé)人擔(dān)任，編寫小組成員 各安排一 至二 名 員工 ，要求其對企業(yè)的運作比較熟悉。 編寫小組人數(shù)可根據(jù)流程數(shù)量來確定，首先預(yù)估小組負責(zé)編寫的流程數(shù)量，再根據(jù)每人 5 條左右的標準分配（最好由流程執(zhí)行人員負責(zé)編寫相應(yīng)的流程）。 方案培訓(xùn) 時代朗迪負責(zé)流程制度梳理和優(yōu)化的培訓(xùn) ，并在流程梳理和優(yōu)化階段提供答疑支持。 鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 2 培訓(xùn)對象一般為 日常工作小組和 流程編寫小組成員，有利于日后推行 與維護。 梳理流程清單 （ 1）本項目關(guān)于流程的范圍 本項目所稱流程 包括 部門內(nèi)流程、跨部門流程 和組織 間流程 。 1） 部門內(nèi)部流程是指在本部門內(nèi)但需要跨崗位完成的業(yè)務(wù)和管理流程。 2） 跨部門流程是指至少需要兩個以上部門完成的業(yè)務(wù)和管理流程。 3） 組織 間流程是指 鄭州卷煙廠與公司、 其他 企業(yè) 存在業(yè)務(wù)和管理關(guān)系的流程。 需要注意的是：一個崗位完成一項工作（活動）所經(jīng)過的工作步驟不作為流程， 我們稱之為 標準作業(yè)程序（ SOP）。 （ 2） 各 部門 流程編寫小組負責(zé)提煉本 部門 的流程清單 在以部門為 中心進行流程收集時， 需要對本部門 參與的流程列出流程清單，填入表 1《流程調(diào)查表》 。 編寫小組在梳理流程清單前， 需要 了解與本 部門 有關(guān)的 標準 （ 制度 ） 等，因為很多流程隱含在這些文件里面 ，同時也是制度梳理的基礎(chǔ)工作。 編寫小組 提出流程清單后，組長組織 本部門進行 討論 并 對成果 初審 。 表 1 流程調(diào)查表 部門名稱： 部門負責(zé)人： 小組成員： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 流程名稱 流程主要執(zhí)行 者 流程參與者 流程接口情況 相關(guān)制度 備注 序號 名稱 流程責(zé)任人 所有參與方 有無接口 接口部門和流 程 1 A B C 2 A B C 3 A B C 4 A B C 5 A B C ? A B C 填表說明： （表中內(nèi)容均須填寫） ① 在識別流程時，可以參考鄭煙廠（ 2021） 16號文《關(guān)于機構(gòu)設(shè)置及職能分配的通知》、《鄭州卷煙廠管理分手冊》和《管理要素調(diào)查表》文件來確定部門的流程。 ② 流程名稱宜采用主謂格式，如：原材料采購流程、畢業(yè)生招聘流程。 ③ 流程主要執(zhí)行者指流程責(zé)任人，可以理解為對此流程有效執(zhí)行 負有重要責(zé)任的部門和崗位，應(yīng)盡量明確到部門崗位。 鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 3 ④ 流程參與者是指此流程所有參與的部門和崗位。 ⑤ 流程接口情況是指此流程與其他流程存在輸入輸出關(guān)系或者直接的支持關(guān)系，盡量注明在此流程哪個環(huán)節(jié)需要和其他流程有銜接。 ⑥ 相關(guān)制度是指此流程與哪些制度相關(guān)聯(lián)，注明有關(guān)制度的編號、名稱。 ⑦ 備注：根據(jù)此流程特點，選擇 ABC一項 在梳理流程時，流程可能有三種情況： A 正在執(zhí)行且有文字規(guī)定的流程 B 正在執(zhí)行但沒有文字規(guī)定的流程 C 應(yīng)該有但目前缺失的流程 在 討論 流程 清單的時候，可以順便討論 本部門為 主要執(zhí)行者 的流程 步驟，便于編寫 小組 更快地編寫 流程 說明 。 流程 說明 模板見表 2。 審核流程清單 各 部門 編寫 小組提出流程清單后交與日常工作小組審核，審核時主要關(guān)注小組與小組間的流程是否有重疊或遺漏，是否有些流程可以合并。 日常工作小組也可以組織編寫小組一起討論流程清單。 描述流程現(xiàn)狀 流程清單 確定 后， 各部門 編寫 小組 開始編寫流程初稿。 流程初稿應(yīng)包括流程圖和流程說明 （流程描述） 。 在 繪制 VISIO 流程 （流程圖） 之前，必須對流程有一個準確、全面的描繪，理清流程思路。 ? 流程怎么開始？由誰開始？ ? 有哪些部門或崗位參與？ ? 有 哪些需要決策或判斷的環(huán)節(jié)？ ? 哪些環(huán)節(jié)會形成階段成果？什么成果？ ? 一個流程在哪里結(jié)束？ 編寫人在此時不要 融入個人 思想 ，只需要描述 流程現(xiàn)狀， 以便于 下一步流程優(yōu)化。 編寫人如果碰到不太熟悉的流程時，不要憑自己的感覺描述，而要去詢問相關(guān)人員，爭取描述流程全貌。 表 2 流程 說明 模板（舉例） 流程名稱： 必填 一、流程范圍： 不要求，但建議填寫 二、流程目的： 不要求，但建議填寫 三、流程說明： 鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 4 編號 活動名稱 活動說明 輸入 輸出 責(zé)任部門 和崗位 參考時限（天 /小時） 流程重點關(guān)注考核點 適用的標準名稱和章節(jié)條 1 必填 必填 必填 必填 必填 不填 不填 必填 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …… 填表說明： ① 活動名稱用詞組概括說明，如制訂方案、提出申請、匯報成果等。 ② 活動說明是對該流程活動（步驟）進行詳細描述，每步記錄的操作要反映現(xiàn)有實際操作，而不是計劃中的將來。 ③ 輸入是指該活動發(fā)生的依據(jù)和條件，輸出是指該活動產(chǎn)生的成果或結(jié)果。從形式上包括信息（客戶需求、訂單、指令、文案等）、物料（原材料、零部件、半成品、產(chǎn)成品等）、資金（應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、費用支出等）。 ④ 責(zé)任部門（崗位）是該活動的主責(zé)崗位，只寫崗位名稱 （以部門組織結(jié)構(gòu)圖的崗位名稱為準） ，不寫員工名字。流程活動如果是“相關(guān)部門”，要明確是哪些部門；流程活動中所涉及到的專有的或臨時成立“領(lǐng)導(dǎo)小組”、“評審委 員會”等的人員組成進行簡要說明解釋。 ⑤ 參考時限（天 /小時）是指該活動完成所需的時間。 ⑥ 流程重點關(guān)注考核點是指該活動對流程有效執(zhí)行起著重要作用，同時注明考核要點（指標）。 ⑦ 適用標準的章節(jié)條款：對于流程活動需要依據(jù)的相關(guān)標準（制度）需要注明是哪個標準的第幾章、第幾節(jié)或第幾條款。 其他要求：流程說明應(yīng)保留足夠的細節(jié)，讓其他沒有接觸過該流程的人能夠了解該流程的各環(huán)節(jié)、各控制點，能夠?qū)α鞒痰挠行赃M行整體評估，能夠進行測試以驗證流程執(zhí)行的有效性。 流程 說明 （ 僅作為參考 ） 流程名稱： 制度執(zhí)行檢查流程 一 、流程范圍：公司制定下達的、除生產(chǎn)技術(shù)方面以外的各項管理制度的貫徹落實情況檢查。 二、流程目的：確保公司下達的各項管理制度能夠有效貫徹落實。 三、流程說明： 鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 5 編號 活動名稱 活動說明 輸入 輸出 責(zé)任部門 和崗位 參考時限 （天） 流程重點關(guān)注考核點 適用標準的章 、 節(jié) 、條 款 1 提出任務(wù) 職能部門就某管理制度的貫徹執(zhí)行情況提出專項檢查方向。 2 擬訂方案 根據(jù)擬開展的檢查內(nèi)容特性擬訂工作方案。 方案（草 案） 3 請示 就擬開展檢查的事項向領(lǐng)導(dǎo)做專項請示。調(diào)整確 定方案。 方案（草案） 《方案》 4 實施檢查 獲批后，按方案組織 實施檢查。 檢查報告（草稿） 5 反饋 就檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，向“問題單位”逐一反饋，聽取解釋或陳述，必要時調(diào)整檢查報告（草稿）。 檢查報告（草稿） 檢查報告（匯報稿） 6 匯報 將檢查結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)做 專題匯報。 檢查報告（匯報稿） 《檢查報告》 7 通報 按公司規(guī)定文體形式將檢查結(jié)果在一定范圍內(nèi)通報。 《通報》 8 追蹤督查 對檢查中發(fā)現(xiàn)且已通報的問題的整改情 況進行追蹤督查。對有條件整改而未積極整改的，提出處理建議。 《督查報 告》 9 結(jié)束 流程圖等流程說明確定后，由咨詢公司進行 培訓(xùn)， 編寫小組 采用規(guī)范的流程圖符號 繪制流程圖 ， 保證流程圖的統(tǒng)一和規(guī)范 。 評估現(xiàn)有流程并進行優(yōu)化 流程現(xiàn)狀描述出來后， 由時代朗迪提供流程優(yōu)化的培訓(xùn)。 評估、優(yōu)化流程時不單單要關(guān)注 流程活動， 還要關(guān)注涉及的崗位 、表格， 要詳細描述每一 活動 的操作說明，對每一 活動 的時限要求、涉及的制度都要寫清楚，鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 6 便于操作。 跨部門、 企業(yè)間流程 討論 日常工作小 組 篩選 出一些跨部門 的 流程，判斷是否需要邀請相關(guān)人員一起參與 ，交由三個專業(yè)小組組織討論 。 如果某流程涉及到別的部門 ，但是他們只是被動執(zhí)行，就無須跨 部門 討論。 對于難以把握的 跨部門、 企業(yè)間 流程 ，可以擴大討論范圍 。 審核 研討結(jié)束后， 各部門 編寫小組進一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式 標準以及流程之間的接口是否正確 ， 同時對企業(yè)的 關(guān)鍵流程和涉及到 廠長及公司的流程，提交給高層審批 。 進行試推行 日常工作小組編寫試推行計劃，指導(dǎo)試推行工作，一般試推行為一個月。 各編寫小組負責(zé) 推行本小組的流程。小組先將流程分發(fā)給流程涉及部門，然后組織培訓(xùn)，培訓(xùn)完后進行考試，通過后才依照新流程執(zhí)行。 在試推行期間，各部門如果有意見或建議，將信息反饋至 日常工作小組 。 正式啟用 流程 經(jīng)過試推行后的完善，正式下文 執(zhí)行。 四、補充說明 本項目的重點在于流程的梳理和優(yōu)化，通過和流程的匹配對 標準（ 制度 ）進行梳理 ，并按照標準化的原則（ 統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和優(yōu)化 ）進行制度優(yōu)化。 本項目從時間上大致劃分為三個階段： 第一階段：流程 制度 梳理。成果是形成流程清單和流程初稿。 第二階段：流程 制度 優(yōu)化。重點是 對核心流程的優(yōu)化。 第三階段：流程 制度 實施。 具體工作和時間安排見附表。鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化 時代朗迪 7 附 表： 整體計劃安排 階段 工作步驟 工作分解 工作說明 工作成果 完成時間節(jié)點 負責(zé)部門 備注 第一階段：流程制度梳理 1 流程制度梳理培訓(xùn) 10 月 31 日 咨詢公司 參會人員：各部門體系管理員 2 初次流程描述 填寫流程調(diào)查表和流程說明 流程清單和流程說明（初稿） 11 月 11 日 各部門 由各部門體系管理員負責(zé)初次描述，部門負責(zé)人給予指導(dǎo)和資源配合 3 審核修改 對提交的流程清單和流程說明進行審核，提出修改意見 整理 后的流程清單以及對流程說明修改的總體建議 11 月 15 日 企業(yè)管理部、咨詢公司 4 流程制度梳理要點培訓(xùn) 11 月 16 日 咨詢公司 根據(jù)情況安排 5 再次流程描述 根據(jù)整理后的流程清單和總體建議完善流程說明 流程說明（修訂稿） 11 月 25 日 各部門 部門負責(zé)人對流程說明（修訂稿）進行確認 6 流程圖繪制培訓(xùn) 11 月 26 日 咨詢公司 參會人員：編寫人員 7 繪制流程圖 根據(jù)